国家重点档案抢救工程质量管理研究，本文主要内容关键词为：国家重点论文,质量管理论文,档案论文,工程论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
［中图分类号］G272 ［文献标识码］A［文章编号］1003－2797（2009）01－0111－05
1 国家重点档案抢救工程中质量问题的提出
国家抢救珍贵档案的工作源于从20世纪80年代起中央政府保护重点档案方面的专项经费投入。其历史背景是，文化大革命给全国的档案事业带来了劫难，不少档案遭到了破坏，那些劫后余生的档案亟待抢救。此外，部分流散在民间的重点档案面临着走私海外的危险。这些问题引起了中央政府的高度重视。于是，从20世纪80年代开始，中央政府开始划拨破损珍贵档案抢救费，专用于珍贵档案遗产的保护。进入“十一五”后，国家对重点档案更加重视，中央财政用于国家重点档案抢救和保护的补助经费显著提高，各级地方政府也相应增加了投入，从而为国家重点档案抢救和保护工作提供了强有力的保障。从2006年起中央财政加大专项资金的支持力度，将每年用于国家重点档案抢救、保护、征集的经费增加到了9000万元。2006年底，中央财政设立的国家重点档案抢救和保护补助费预算顺利下达到涉及的29个省（自治区、直辖市、计划单列市）和新疆生产建设兵团。这笔中央财政专款与地方配套资金一起用于对国家重点档案的抢救、保护和征集工作[1]。
每年9000万元对全国而言并不是一个很大的数目，然而，它却超过了过去20年来抢救重点档案经费的总和。面对大量的经费投入和紧迫的抢救任务，有些档案馆急于求成，计划不详，组织不力，专业人才不足，就草草地开始了该工程的实施。更有甚者，有的档案馆干脆将抢救重点档案的任务进行外包，却没有对外包工作进行有效的监督和管理。正因为这些原因，国家重点档案抢救工程存在着严重的质量隐患。为此，在2007年6月召开的中国档案学会档案保护技术委员会学术研讨会上，与会代表对此反应强烈，不仅提出了不少有益建议，而且出台了《关于推进国家重点档案抢救工程科学化实施的建议（草案）》，通过中国档案学会转交国家档案局。上述《建议》内容丰富，其根本目的是，上至国家档案事业行政主管机关，下到各级各类档案馆，都应该通过各种手段保证国家重点档案工程实施的质量。
2 国家重点档案工程的质量与质量管理
质量在工程建设中起着决定性的作用，是工程建设成败的关键，任何工程概不例外，国家重点档案抢救工程也是如此。工程质量有广义和狭义之分。广义的工程质量不仅包括工程的实体质量，还包括形成实体质量的工作质量；狭义的工程质量是指工程的完成情况和产生效应是否符合既定目标[2]。国家重点档案抢救工程的质量主要限于狭义方面的含义，是指在搜集、修复、抢救以及保护、保管国家重点档案方面所做的工作是否达到了质和量的标准和要求。
抢救国家重点档案是一项重大的文化遗产保护工程。作为一项工程，它既具备所有工程相同的特点，也具有独特的方面。事实上，一般工程建设过程中如果出现差错，损失最大的是人、财、物；一旦重新投入人财物，该项工程仍可重新再造。与之相比较，国家重点档案抢救工程一旦出现质量问题，遭受损失的将是珍贵的档案遗产。“档案是原始的历史记录。”[3]档案的原始属性及其唯一性决定了这种损毁是不可恢复的。这就要求国家重点档案抢救工程容不得半点差错，否则就会导致珍贵的、独一无二的档案遗产遭受不可挽回的破坏。由此看出，加强国家重点档案工程的质量管理至关重要。
3 影响国家重点档案工程质量的因素
影响工程项目质量的因素主要有人员、机械、材料、方法和环境等方面[4]。对于国家重点档案工程而言，其主要因素表现在人员、制度和组织、设备和工具、经费、标准等多个方面。
在人员方面，一般说来，人员的技术水平、生理缺陷、心理行为和错误行为以及机构、领导等都会对工程质量产生影响。面对国家重点档案抢救这一新时代的重大工程，对参与者的技术、心态、行为都要进行培训和考核，有利于该工程质量的提高。在用人时，最好选用熟悉档案工作、具备档案保护特长的专业人才。
在制度和组织方面，在实施国家重点档案工程之前，充分考虑各个环节，详尽合理地安排工作，制定和审核工程方案，实事求是，从机构、制度、经济、效果等方面进行全面分析，确保工作步骤和工作方法的科学性、合理性和可行性。
在设备和工具方面，设备是工程实施的物质基础，需要因地制宜，按照技术先进、生产适用、性能可靠、使用安全、经济合理、操作和维修方便的要求来选择设备。国家重点档案工程涉及的设备较广，包括控温加湿仪器、裱糊工具、复制设备、计算机等，工具则更多。因此，不仅需要科学地加以选择，而且需要正确地进行操作。
在材料方面，国家重点档案抢救工程中涉及的材料林林总总，从纸张到磁带、胶片、光盘等，它们是工程质量的基础。以修裱为例，档案修裱所用材料应具有延长档案寿命的强度和特性，修裱材料不得对档案制成材料产生副作用或损害，修裱所用材料应与被修裱档案载体具有相类似的厚度、颜色和结构，修裱所用材料还应具有可逆性等等。
4 国家重点档案工程质量管理的内容和方法
通常所言的工程质量管理包括三个相互衔接的阶段：计划、控制和改进[5]。这是由著名质量管理专家朱兰博士首先提出的，通常被称为质量管理“三部曲”，对于工程质量管理具有普适性。借鉴工程质量管理“三部曲”，国家重点档案抢救工程质量管理的内容可以得到分析细化，见表1。
不难看到，国家重点档案抢救工程与一般工程有很多相通之处，都可以采取质量计划、质量控制和质量改进的步骤和方法，在质量管理过程和最终目标上，它们都是针对工程性质制定相应计划，开发合适的管理方法，并在已有的工作中找出缺陷，不断改进，最大程度上保证工程质量。但国家重点档案抢救工程的质量控制比一般工程更具特殊性和专指性，难度更大，任务更艰巨，而且在实施过程中更具不确定性，在评估上也很难有准确具体的测评方法和手段。这表明，档案文献遗产抢救工程是一项特殊的质量管理工程，需要在一般工程质量管理方法的基础上进行特殊分析，并采取相应的特殊处理方法。
5 国家重点档案抢救工程质量管理的案例分析
国家重点档案抢救工程实施以来，各地的具体实践为分析该工程的质量管理提供了鲜活的案例。
5.1 抚顺市档案馆重点档案抢救工程质量分析
抚顺市档案馆现有馆藏档案中，以民国档案为主体的近三分之一档案已于2006年被列入国家重点档案抢救范围，内容涉及民国时期抚顺县公署及政治、经济、司法、交通、卫生、教育、邮电等各个部门的情况，是研究民国时期抚顺地方史的重要史料，但这些档案受年代久远、破损严重、保管条件等因素的限制，大部分亟待抢救和保护。抚顺市档案馆计划用5年时间，利用国家重点档案抢救和保护项目经费，分期分批采用修裱、复制、电子扫描等方式对馆藏国家重点档案进行彻底抢救，使馆藏珍贵档案资料原件得到妥善保管并长期利用[7]。
案例分析：抚顺市档案馆对设备和方案等因素的控制较为妥当。在重点档案抢救工程的质量管理方面，履行了质量管理“三部曲”中的质量计划：建立了质量目标——抢救年代久远、破损严重的档案，届定了质量范围——以民国档案为主体的近三分之一档案，开发工程质量特性——对馆藏国家重点档案进行彻底抢救，使之得到妥善保管并长期利用。在质量控制方面，选择控制对象——利用过重点档案抢救和保护经费，针对差异采取措施——分期分批采用修裱、复制、电子扫描等方式对馆藏国家重点档案进行彻底抢救。
5.2 青海省国家重点档案抢救工程质量分析
2006年以来，青海省共争取到国家重点档案抢救和保护项目补助费达340万元，不仅改善了23个档案馆的条件，而且还征集到了一批珍贵的历史档案。其中，青海省档案馆投资48万元建设了特藏室建设工程。西宁市档案馆征集到具有630多年历史的湟中县陈氏家谱；海南州征集到党和国家领导人视察海南州的珍贵照片1000多张，并拥有了使用版权；西宁市城北区档案馆将一大批包括重大事件照片、名人书画、家谱、状元碑等在内的珍贵资料征集进馆；湟源县档案局创新征集手段，征集到了“2006年湟源县排灯展”照片、美国友人柏大卫先生第二批捐赠的34张湟源县历史照片等一批反映历史面貌和重大活动的档案[8]。
案例分析：青海省实施国家重点档案抢救工程是从不同的侧面展开的，人员的控制方面和设备控制方面都比较到位。青海省档案馆在设备控制、特藏室建设方面成效显著。在人员方面，西宁市、海南州、湟源县等都积极征集到了一大批珍贵资料进馆，得到了相关人员包括海外友人的支持。在方案控制方面，他们制定了收集标准，明确了以重大事件史料为征集对象。
5.3 四川省国家重点档案抢救工程质量分析
2006年四川省财政共拨款850万元用于全省清代巴县档案和民国档案抢救，2007年全省的重点档案抢救工程得到中央财政补助资金602万元。四川省档案局在抢救清代档案过程中，逐渐探索出了重点档案抢救的新路子。馆藏清代档案的抢救，包括清代档案修裱、缩微、著录标引、胶片转数字扫描等工作内容。针对清代档案破损、霉变严重，修裱任务量大、任务重的现状，局党组把它作为抢救工作的重要环节。通过实践，在管理制度、工作方式、操作方法上有了进一步的创新和突破[9]。据统计，2006年全省已抢救重点档案45万卷，其中“清代南部县衙门档案”、“咸丰朝巴县档案整理3万件”和“清代档案图片3000张”，上述三个项目已入选国家清史纂修工程。
案例分析：四川省的国家重点档案抢救工程质量控制方面，不仅设置了质量对象（馆藏清代档案），而且设置了目标值、目标实现措施（重要全宗档案的数字化、缩微处理等）。在选择控制对象（人员、经费、环境）方面做得较为成功，为该工程顺利实施提供了物质保障。从影响该工程的因素来分析，四川省在人的控制、设备的控制、方案的控制以及材料的控制方面都把好关，对于档案抢救和裱糊人员的培训工作尤其值得肯定。
5.4 南京市秦淮区档案馆国家重点档案抢救工程质量分析
几年来，南京市秦淮区档案馆修复破损、霉变、油渗档案192卷1881页，复制古老珍贵档案30卷1801页，全文数字化区委区政府全宗档案4.86万页，建立多媒体数据库照片2500多张、录音录像15盘。为进一步做好国家重点档案抢救和保护工作，区档案局研究制定十一五期间档案保护工作规划。一是完善档案抢救和保护机制。建立重点档案保护与抢救经费制度，实施珍贵档案利用特批制度，逐步建立特藏室或特藏专柜，完成馆藏濒危档案的保护整理。二是制定“十一五”期间年度保护计划。有计划地分年度实施档案全文数字化、珍品复制、破损修复、重点征集等抢救和保护项目。三是加快馆藏档案数字化进程。完成重要全宗档案全文数字化和缩微胶片数字化转换，完成全部照片、录音录像档案数字化。各单位档案室逐步完成室藏重要、珍贵、利用率高档案的数字化，并实现向档案馆电子档案移交或共享。四是加强重要档案征集。对地区“三个文明”建设过程中的重大活动和有影响的名人事件档案加大征集力度，有重点地保护历史文化遗产和散存于社会环境中的珍贵档案。五是开展档案保护技术科研。加强库房档案病虫害防治和特殊档案保护研究，积极探索电子政务环境下档案的保管利用，建立档案信息数据备份和灾难恢复机制[10]。
案例分析：南京市秦淮区实施国家重点档案工程质量管理也有很多值得借鉴的地方，例如修复和保护档案的数量、方法以及方案和机制。在质量计划方面，他们制定了十一五期间年度保护计划，并制定了具体方案，对质量对象也作了界定；在质量控制方面，制定经费制度，实施珍贵档案利用特批制度，采取全文数字化、珍品复制、破损修复方法；在质量改进方面，加快数字化进程，完成档案全文数字化和微缩胶片数字化转化，完成照片、录音录像、档案数字化，并开展档案保护技术科研以及、防治和保护研究，积极展开探索。
上述案例包括省级、市级、区级档案馆重点档案抢救工程质量管理的情况。从地区分布上看，西部、中部和北部地区的档案馆都有所考察，具有一定的代表性，因此，可以从中窥探我国国家重点档案抢救工程质量管理的概貌。从质量管理的角度考察，各档案馆在质量计划、质量控制方面都作出了努力，也取得了成效。但是，客观地看，上述档案馆都只是做了档案抢救工程质量管理的一部分工作，且存在着诸多不足，主要表现在工程质量控制体系的建立、开发过程特性的规定、评估方法的设定等，需要在实践中进一步完善。
6 加强国家重点档案抢救工程质量管理的途径
当前，国家重点档案抢救工程建设正在稳步推进，但该项工程的质量隐患不可漠视。为确保该项工程的质量，需要从计划着眼，从控制入手，边实施边改进。为达此目的，需要在经费、标准、政策、人才、技术方法等方面提供保障。
（1）经费。从以上4个比较典型的案例可看出，经费对于国家重点档案抢救工程质量来说至关重要。经费是工程质量的物质保障，就连经济实力相对薄弱的青海省在2006年也拨出了340万元的经费，用于该项工程的实施，并修建了特藏室。四川省2006年财政拨款850万元，用于全省清代巴县档案和民国档案抢救。经费的划配额度不但可以对国家重点档案抢救工程的质量起到保障作用，还可以反射出各地区对该工程质量的重视程度和实施力度。
针对当前国家重点档案抢救经费的管理，笔者认为，需要引起国家和地方共同重视，除了国家财政拨款外，还要求地方积极争取资金，建议采用“个人认领”、“社会捐助”等形式，在扩大社会影响力、提高民众保护意识的同时，还需要筹集更多的资金，同时还需要制定有效的措施，建立严格的资金追踪和监督机制，将资金落到实处。
（2）标准。正如笔者在界定国家重点档案抢救工程时所表述的，国家重点档案抢救工程管理的质量最终依靠一定的“质”和“量”进行检验。检验取决于各项标准的执行和完成情况。然而，遗憾的是，正如前文案例中所提及的，除了重点档案的入选标准外，目前尚没有出台其他相关标准。这是导致目前国家重点档案抢救工程质量失控的重要原因。
为此，笔者呼吁，国家档案行政管理机构需要出台有关该工程的“质”和“量”的专门标准。除此之外，与该工程相关的每一个环节包括运用设备、工作人员（所学专业和工作经验）、重点档案划分等级标准以及由此规定的备份方法、形式和数量等也应该严格成文，作为该工程实施的标准与评估的参数。笔者建议尽快出台的标准有：《国家重点档案抢救工程实施人员资格标准》、《国家重点档案抢救工程实施的质量标准》、《国家重点档案抢救工程实施技术规范与质量标准》、《国家重点档案抢救工程实施单位资质管理办法》、《国家重点档案抢救工程中设备采购质量及使用标准》、《国家重点档案抢救工程中的重点档案分级分类标准》、《国家重点档案抢救工程评估标准》等一系列相关法规条例和执行标准。
（3）政策。为了确保国家重点档案抢救工程有效实施，真正做到高效务实，除了中央政府制定的专门政策外，各级政府和相关部门需要建立相关政策。除经费政策外，该工程的质量管理政策更不可忽视。然而，国家重点抢救工程中，不少方面仍存在着政策制度缺失或者有名无实的现象。为此，各级档案行政管理部门需要制定科学可行的政策，以切实保证重点档案抢救工程的每一个步骤有章可循。例如，湖北省档案局、石嘴山市档案局等建立了一套对经费分配政策、工程质量严格监督机制。当前，当务之急是在大方向上制定出一系列严格的制度来统一规范全国的国家重点档案抢救工程质量，例如《国家重点档案抢救工程责任制条例》、《国家重点档案抢救工程实施人员考核和奖惩规定》等。此外，政策和法规需要相衔接，对国家重点档案抢救工程实施过程中造成重点档案丢失、损坏以及盗卖者需要实施法律制裁。
（4）人才。人才是决定工程质量的另一个关键因素，人才素质直接影响到工程的成败。国家重点档案工程的人才严重缺失，为此，可以通过培训和教育加强人才培养。有的档案局对人才的培训问题很是重视，例如新疆自治区档案局与财政厅联合举办了全区各地州市财政局、档案局有关人员参加的培训班，为国家重点档案的抢救工程培养了大批的专业人才[11]。四川省档案局也紧锣密鼓地展开了民国档案抢救和裱糊人员培训工作[12]。同时需要看到，大部分相关部门都对参与该工程的工作人员进行培训教育的重要性极其淡漠，在该工程中运用一些对该工程不熟悉甚至是非档案专业人员，甚至不对这些“外行”进行任何方式的培训就匆匆让其上岗，这是一个特别值得注意和改进的重要问题。
在高校教育方面，目前为止，仅有中国人民大学和武汉大学的档案学专业研究生教育中开设了国家重点档案保护方面的专业。现实中出现了“三少”的现象：学习档案专业的人少，开设保护专业的学校少，选择保护方向的学生更少。薄弱的专业人才教育与日益汹涌的国家重点档案抢救工程大潮形成了鲜明对比，这种严峻的现象给该工程的质量保障带来了负面作用。当前形势下，开发国家重点档案抢救工程的专门教育尚不必要，但加强档案学本科教育中档案保护课程力度、扩大档案保护研究生教育规模是非常必要的。
（5）方法和技术。档案保护过程中，技术性保护占据主导地位[13]。国家重点档案抢救工程也是如此。因此，结合实际，利用科学技术，制定合理的方法，采取高效率的技术，是保证国家重点档案抢救工程的重要前提。先进的工作方法和技术，能够减少不必要的资源和成本浪费，在工程质量中起着举足轻重的作用。
国家重点档案抢救工程中运用到的技术分为成熟技术、新开发技术、正在研发的技术三类。其中，成熟技术需要优先考虑，新开发技术需要加强中试，条件成熟时尽快应用。而正在研发的技术则需要加大研发力度，条件不成熟时绝不轻易加以运用。抚顺市档案馆分期分批采用修裱、复制、电子扫描等方式对馆藏国家重点档案进行彻底抢救，湖北省的国家重点档案抢救工作主要采取修裱、去污、加固、字迹恢复、更换卷盒、复印、缩微、扫描、翻译、汇编出版和仿真复制等方法进行抢救，都是成熟技术的运用，为国家重点档案抢救工程的质量提供了保障。
（6）工程质量验收。笔者查阅了大量相关资料，没有发现关于国家重点档案工程的质量验收方面的内容，也没有研究国家重点档案工程验收问题的成果。究其原因，目前尚没有制定统一的验收标准和评估方法。
关于工程质量验收的方法依阶段和类型的不同而不同。对于一般项目通常采用文件审阅、实物观测、性能测试或进行特殊试验等方法[14]。对于重点档案工程的质量验收而言，首先要制定相关标准，例如对不同等级的重点档案制定不同的验收标准，包括外观修复程度、保存环境、备份形式、数量等。在验收方法上，应该采用查看工作记录、绘制图表、定量定性、检验外观和质地等。
本着“未雨绸缪”，国家重点档案抢救工程实施之前就应制定好有关工程质量验收的标准。在制定过程中，不仅要制定整个工程完成后的验收标准，而且需要制定阶段性评估标准。只有通过阶段性评估标准，才能紧密跟踪和监督该工程每一个环节的质量情况，并登记在册，借鉴前一个阶段的工作情况，对后一个阶段的工作方法和目标等进行及时调整，例如，在检查前一个阶段工作时发现某些档案变质速度加快，在后一个阶段的计划中就应该采取将其放到特藏室里进行特别保管等方法。当然，阶段性验收得出的结论，也可以在各级档案部门之间讨论和交流，彼此形成经验学习和失误改进的氛围，对各有关部门的下一个阶段的工程质量会有很好的促进作用。
（收稿日期：2008-10-10）