档案管理的问题及优化
文/山东省枣庄市自然资源和规划局 王秋梅
【摘要】 机关事业单位在发展的进程中，会涉及到很多的档案资料，档案资料能够有效保障各项工作的开展，并记录单位的发展历史、管理机制以及人事变动等重要的信息，对于单位的发展有重要的参考意义。此外，在发展过程中，档案管理机制的不断创新给机关事业单位带来很大的动力，能够规避很多的风险，同时总结经验教训，促进单位的整体进步。基于此，本文针对机关事业单位档案管理的主要原则、存在的主要问题及完善措施进行深入的探讨，仅供参考。
【关键词】 档案；管理；机关事业单位；问题；措施
机关事业单位在经历全面深化改革的过程中，面临着一系列的问题，对单位档案的管理工作提出了更高要求。但是在具体的档案管理工作中，存在一些不规范的问题和现象，因此，为了更好地服务于社会及群众，需要利用现代化的手段以及理论对档案管理工作进行创新，建立信息化的档案管理机制。同时，有效掌握档案管理的方法和手段，整合信息资源，提升机关事业单位的工作效率，这是档案管理工作目前需要掌握的主要问题。
一、档案管理工作开展的主要原则
所谓档案管理工作，主要是针对档案信息进行整理，管理的内容主要包括档案信息的价值鉴定、档案内容的统计分析，历史归档、分类以及档案的利用等。这是机关事业单位成长的主要经历和参考。在进行档案管理工作的过程中，需要参考以下几点原则：首先是档案管理安全性原则，第二是档案完整性原则，第三是档案的应用便利原则。除了遵循以上原则之外，还需要档案管理人员具备专业的素质，保证档案信息的完整。
二、档案管理工作存在的主要问题
（一）档案管理的人员问题。对档案信息的收集管理工作是一项比较繁琐且连续的工作，因此对于人员的专注度要求很高，如果没有专业的人员支持，很容易造成工作的疏漏和损失。从目前机关事业单位人员的编制及数量上来看，在数量上具有一定的限制性，总体人员有限，分配到档案信息收集及管理岗位的人员就更少，档案管理人员的不足降低了整体的工作效率，对档案管理工作的顺利开展带来阻碍。甚至一些机关事业单位的档案管理岗位由其他部门的人员兼任，这样的情况虽然使人员的利用实现了最大化，但是在具体的档案收集和整理工作中会出现一定问题，造成档案的丢失和遗漏等。此外，工作人员之间流动性较大，岗位调动频繁，也不利于档案管理工作的开展。
（二）缺乏档案管理工作的执行力。随着社会法制化建设的发展，档案法律法规的宣传越来越重要，但是，依法办事、执法检查没有完全付诸实践，对档案法制化管理依赖程度比较低，依然存在有法不依的情况，导致法制化执行力度欠缺，阻碍机关事业单位档案管理法制化的进程。此外，随着时代的进步，档案管理遇到的问题也在不断变化，档案工作不能紧跟改革发展的形势，“依法治档”的宣传力度不够，执法监督成为档案管理法制化的薄弱环节，导致档案执法人员业务素质不高，执法的工作队伍没有号召力。
式中:Ki为整体刚度矩阵；δi为结点位移列阵；Ri为结点荷载列阵。i=1表示接触初始状态，通常根据经验和实际情况假定。求解式(1)，得到结点位移δ1，再计算接触点的接触力P1，将δ1和P1代入与假定接触状态相应的接触条件，如果不满足接触条件，就要修改接触状态重新进行计算。这样不断的迭代循环，直至δn和Pn满足接触条件为止，此时得到的解答就是真实接触状态下的解答。
孟子曰：“不仁哉，梁惠王也！仁者以其所爱及其所不爱，不仁者以其所不爱及其所爱。”公孙丑问曰：“何谓也？”“梁惠王以土地之故，糜烂其民而战之，大败，将复之，恐不能胜，故驱其所爱子弟以殉之，是之谓以其所不爱及其所爱也。”[4](P364)
三、档案管理规范化的具体措施
（二）建立完善的档案管理体系。完善的档案管理制度是保证档案管理工作顺利开展的前提。不同的机关事业单位有着不同的制度和管理模式。档案管理体系无论是形式还是内容方面都会有所不同。因此，在进行档案管理工作的过程中，必须有完善的制度支持。从而使档案管理工作更加规范化和制度化。第一，在国家有关规定的前提下，不断创新档案管理体系，并将制度运用到具体的实践工作当中。保证每个流程都规范化。第二，对于档案信息的记录工作需要特别重视，尤其是手写工作，墨水的颜色需要根据标准来制定。第三，对于档案信息的记录必须详尽而真实，减少重要信息的遗漏，从而提升档案信息的利用效率。第四，档案信息的记录必须规范化，不允许进行随意更改。第五，对于重要的档案信息，需要严加防护，并制定加密措施，减少信息的遗失。第六，对于档案信息管理人员的行为进行规范，避免出现违规现象。
（一）强化领导，合理规划。首先，需要强化领导，充分重视档案管理的主要作用以及对机关事业单位的重要意义，根据社会经济的发展和科技的不断进步强化档案的信息化管理。机关事业单位需要将信息化建设作为档案管理的主要内容。对于档案管理的主要人员以及管理层需要进行科学的配置。强化档案管理信息化的力度，进行必要的技术支持和硬件投入，并严格遵守档案管理工作的主要程序，从而提升管理水平。其次，机关事业单位要不断开展调研活动，制定有利于本单位发展的档案管理计划和目标，并进行合理化的探讨，结合工作的实际需求和管理目标，丰富信息化档案管理内容，科学合理地开展信息化档案管理工作。
2.11 缩略语文中尽量少用。必须使用时应于首次出现处先叙述其全称，然后括号注出中文缩略语或英文全称及其缩略语，后两者间用“，”分开(如该缩略语已共知，可不注出其英文全称)。缩略语不得移行。
（三）充分利用信息化手段进行档案的管理工作。社会在不断发展，科学技术在不断进步，信息化已经成为一种社会发展的趋势。无纸化办公也成为机关事业单位发展的主要方向。信息化的发展有利有弊，尤其在档案管理工作中引入信息化的工作流程，需要取其精华，利用网络化的便捷和高效完善档案的管理工作，同时提升工作人员的积极性。
四、结束语
综上所述，规范化的档案管理工作可以在很大程度上提升机关事业单位的工作效率和工作质量。必须遵循档案管理工作的主要原则，不断进行档案管理方法的创新，从根本上提升档案管理的安全及质量，同时建立有效的考评机制，并全面提升档案管理工作人员的专业素质，进一步促进档案管理工作顺利开展。
【参考文献】
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