改革档案鉴定工作的几点思考，本文主要内容关键词为：鉴定论文,几点思考论文,档案论文,工作论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案鉴定工作贯穿于档案工作的各个环节之中，是影响和制约整个档案工作的重要环节。美国档案学家、史密森研究院档案馆馆长威廉·莫斯指出：“鉴定是档案工作整个系统中的第一个关键性决定，是随后所有决定的基础。”（注：威廉·莫斯：《在中国人民大学档案学院的报告》，1992年。）国外档案界一直认为，“鉴定是最难应付的专业领域”。（注：美国档案工作者协会编：《档案工作的理论与方法》，档案出版社，1988年版第2页。）“对档案专业来说，是最具挑战性的领域”。（注：于力：《中外档案鉴定理论与实践的历史比较》，《外国档案工作动态》第90期，1997年5月。）然而，由于多种原因，目前我国档案界对鉴定工作的地位和意义认识相对不足。
近年来，在开展“优化馆藏”、“档案鉴定工作”的讨论中，不少有识之士对如何“消肿”、“消重”、“减轻负担”、“狠抓档案价值鉴定工作”等，提出了有益的见解。档案鉴定工作已经提上了议事日程。
一、强化宏观调控是改革档案鉴定工作的指导思想
我国各机关、团体、企业、事业单位形成的档案，在类型、数量、内容、价值等方面差异甚大，因此，国家不可能也没有必要对其鉴定、处置等全部问题作出条分缕析的规定。档案鉴定工作应自始至终紧紧抓住需要永久保存档案这一块。具体建议有：(1)对国家对社会有长远利用价值的需要永久保存的档案，由国家档案行政管理机关在总结实践经验和充分调查研究的基础上，制定一个永久保存档案的标准，列出需要永久保存档案的具体名目，作为必须留存的档案，以便按时向档案馆移交。(2)针对档案的不同价值对各级档案馆保存档案实施量的控制。永久保存档案与归档文件之间应当有个比例。究竟什么样的比例合适，应在充分调查研究、听取各方面的意见，以及参照外国经验的基础上，由国家档案行政管理机关作出决断。(3)对定期（长期、短期）保存的档案，由国家档案行政管理机关提出指导性意见，以便全国各系统、各地区、各机关、各级各类档案馆制定鉴定标准时有所遵循。(4)国家档案行政管理机关授权中央专业主管部门、省级档案行政管理机关，分别制定本系统、本地区的各种门类、各种层次的档案鉴定标准。这样就可以形成一个由国家鉴定标准、专门（业）鉴定标准、地区鉴定标准、档案馆与机关档案室鉴定标准组成的一个完整体系，各种标准有机衔接，分则独立，各司其职；合则一体，相互协调。运用标准和控制比例这把“双刃剑”，达到既确保国家对永久保存档案的齐全、完整、优化、安全保管的控制，又能杜绝已丧失保存价值和无价值的档案涌进或积存在档案馆室，使馆室藏档案长期处于精炼和优化状态。
二、修订和完善现有档案保管期限表
我国现有的档案保管期限表（鉴定标准）存在以下不足：(1)条款太少，过于概括。例如，文书档案保管期限表，每修订一次，条款就删除或合并一些，有日趋减少之势。1956年、1957年、1964年、1983年、1987年颁发的5个文书档案保管期限表，分别为48条、46条、39条、35条、33条。这与档案类型、范围的日趋增加的现状，国际上通行的文件处置一览表愈来愈详尽的趋势是相悖的。(2)界限模糊，随意性大。档案保管期限表的条款中，使用“重要的”、“一般的”、“重要会议”、“重要专题”、“一般专题”、“重要业务”、“一般业务”等字样的条款比比皆是，据统计，该类条款约占1/3。这种界限模糊、富有弹性的语言，容易使鉴定时犹豫不决，降低效率。在划分保管期限时，又会因人而异，出现较大的随意性。(3)身兼二任，难以两全。现行的文书档案保管期限表，既是全国各机关、团体、企业、事业单位鉴定档案价值确定档案保管期限的依据，又是各级各类档案馆挑选、积累档案财富的依据。对文件的第一价值和第二价值的鉴定合并在一起，一表二任，同一个部门同时完成，显然不够科学。(4)形式单一，内容简略。现有的档案保管期限表全属表格式，条款主要反映档案的形成机关和文种，注释和举例太少，操作时难以区分档案的具体价值，也无法保证永久保存的档案确实具有永久保存的价值。(5)重宏观，轻微观和典型。侧重于方针政策性、综合性、总结性、结论性文件保管期限长，这无疑是正确的。但对典型的、微观的、依据性、原始性的基本情况和数据方面的文件，保管期限一般偏短。长此下去，会造成进馆档案“骨头多肉少”，难以满足定量研究和系统研究的需要。
修订与完善保管期限表，建议从以下几方面着手：(1)由一元化向多元化发展。档案的作用是多方面的，其价值呈多种形态，还处于不断变化之中。档案价值从不同角度区分，有第一价值、第二价值；证据价值、情报价值、文物价值；现实价值、潜在价值；相对价值等等。在开展档案价值鉴定时，既要全面分析档案的各种价值，防止片面性，又要以辩证、发展、效益的观点去探索档案价值不断变化的规律。所以，对档案价值进行鉴定的标准，必须具有多元性，不适宜搞一个表一统天下，也不适宜从中央到基层的文件，保管期限都实行一刀切，这也是笔者主张构建鉴定标准体系的依据。(2)划分档次与标时法相结合。可将现有的保管期限永久、长期、短期3个档次，改为永久、50年、40年、30年、20年、15年、10年、5年、3年，使不同价值的档案各有明确的保存年限。保存期满进行复查后即可当机立断，失去保存价值的档案及时剔除销毁，形成一种制度。销毁保存期满的档案，是完成法定程序，不存在追究谁的责任问题。这样，就可解决鉴定工作中长期存在的“有期无限”、“随意拔高”、“鉴而不毁”的问题，确保馆室藏档案能从整体上吐故纳新，始终保持优化状态。当然，采用标时法，可能有人提出，由于档案的特点，决定了划分档案的具体保管年限时，不仅难度大，而且多几年或少几年未必合理。但从方便档案的鉴定和处置方面考虑，权衡利弊，标时法显然优于长期、短期之类的笼统规定。(3)适当细化保管期限表的条款。保管期限表是档案鉴定人员据以确定档案保管期限的重要工具，因而它不但要有理论上的正确性，而且要具有实践上的可操作性。条款具体，层次分明，鉴定时能使档案“对号入座”。适当细化保管期限表的条款要从相关档案的实际出发，需要拟制多少条款就拟多少条款，小机关的档案保管期限表，可能是几十个条款，中等机关的档案保管期限表的条款可能是100个左右，大机关与同系统机关档案保管期限表可能是200个左右。条款的表述要明确具体。一个条款一般应包括来源（形成机关）、内容、文件类型（或文种）。凡是含义不清的都应加上说明或举例，以方便实践中对档案据表定期。美国、日本、前苏联等一些国家对档案保管期限表（或称文件处置表）的条款就规定得明确具体。美国一个陆军部队的《文件处置标准》就有300多项条款，而且很多的条款还有详细的说明。如“机关人员登记案卷”一条的说明是：“这些案卷用于说明机关人员情况和控制机关的来访者，其中包括到达、离开、休假、临时出差* 等各种登记”。又如“司令部报告案卷”一条的说明是：“指挥官定期上交的有关各自部队的工作及活动情况的文件，其中包括司令部报告、特别报告、意见、评语、建议、地图复制品、透明图、草图以及解释和说明报告的照片。”（注：陈兆祦：《对美国档案工作若干问题的观察与思考》，《辽宁档案》，1992年第5期。）(4)符合全面、系统、准确的要求。所谓全面是指档案保管期限表的条款能包容相关范围内所有文件类型，以便鉴定时都“有条可归”。所谓系统是指档案保管期限表的众多条款都遵循一定的逻辑顺序加以系统排列，做到条理清楚、层次分明、方便使用。所谓准确是指档案保管期限表的条款、保管期限、附注、范例、总的说明等部分的文字表述，措词准确，含义清晰，界限分明，没有模棱两可、含糊其辞的语句。避免鉴定人员在使用时不得要领、无所适从，甚至产生理解上的偏差。
三、改革鉴定工作程序
我国的档案鉴定工作通常分三个阶段实施。第一阶段，在机关文件归档时确定归档范围，同时剔除的没有保存价值的文件由机关文书处理部门或业务部门保存一两年后即可销毁。第二阶段，对于归档文件正式确定具体的保管期限。通常是文件组合成案卷后，以卷为单位按照立卷类目或档案保管期限表的规定确定保管期限。这一阶段的鉴定工作主要由文书立卷人员具体实施。第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审。具体形式有两种：一是移交复审。即需要向档案馆移交的档案，由机关档案工作人员和档案馆有关接收人员共同对移交档案的期限加以审查。二是到期复审。即对保管期满的短期或长期档案，重新审查这些档案是否确实丧失了保存价值，确已丧失保存价值的即可销毁，若尚有保存价值则确定新的保管期限，予以继续保存。这种层层把关的鉴定程序，使档案馆收藏的档案一般都较精炼。但它也存在以下缺陷：(1)没有把文件的第一价值和第二价值的鉴定责任分解开来，交给不同部门去承担，而是在每一个层次，同时赋予两种责任，而且每一层次同时给予决定文件存毁的大权。(2)立卷时确定档案的“生存期”，是鉴定工作的关键性阶段，把档案的生杀大权，实际上是交给文书立卷者一人掌握。这个人又往往未受过专门的历史或档案专业训练，对档案的第二价值知之甚少，即使是精通业务的专业人员，也只能对档案的第一价值作出正确判断，没有精力和兴趣去考虑档案的第二价值。著名档案学家谢伦伯格在《现代档案——原则与技术》一书中指出：“一般的文书工作者或是同他一道的机关官员……不善于识别自己文件的研究价值，除非在某些问题和事务方面受到特别的训练。而且，如果没有专门的指示，要他们负责确定文件的研究价值，他是不会有此操心的癖好的。”在这样的情况下，极有可能会使一些具有研究价值的档案在归档立卷时就被判处了“死刑”。加之我国把机关档案的销毁（处置）权全部赋予机关领导人，档案行政管理机关与档案馆又缺乏有效的监督手段，更使鉴定的关键阶段出现的偏差与错误难以及时发现和纠正。(3)文件进馆的决定权事实上是由现行机关作出的。凡立卷归档时划定为永久保存的档案，省以上档案馆都接收，地（市）、县档案馆则接受永久、长期保存的档案。虽然说档案馆可以超前控制和指导，但保管期限早已定下来了，“生米已成熟饭”，又加上“批量接收”，工作量大，受时间与精力等因素的制约，接收时也只能作些局部调整和修修补补的工作。长此下去，会对我国档案馆馆藏质量造成* 成无法克服的负面影响。
有鉴于此，鉴定工作的程序应适当改革。归档立卷时文书立卷人员确定的保管期限，由于文书立卷人的条件限制，以及短时间内还难以深入认识档案的潜在价值等主客观因素，应当是初步的，还属于建议性质。机关对档案不管是决定销毁或是永久与长期、短期保存，都应以书面形式报告档案行政管理机关，经过审查批准后，才能进行处置与向档案馆移交。这样做就可以把档案第二价值的鉴定权、档案销毁权，控制在代表社会大众和档案馆利益的档案行政管理部门手上。采取这种做法，虽然增大了局馆的鉴定工作量，但从鉴定工作所处的特殊地位，以及为子孙后代保存最有价值的档案这样一个出发点去考虑是值得的。
四、赋予档案馆决定应接收什么档案进馆的全权
当前，档案馆接收档案的范围，有两个突出问题应解决好。(1)长期档案不进馆。长期档案进馆本是一个权宜之计，实践表明利少弊多。早在1964年，《国家档案局关于修订〈机关文书保管期限参考表〉的几点说明》中指出：“长期保管的档案是本机关需要长期使用，而不需要向档案馆移交的档案。……因而也必须考虑改变我们过去关于机关档案室要将永久和长期保管的档案一起向档案馆移交的规定。这一改变，是为了便于机关在较长时期内对这一部分档案的利用，同时，也为了避免档案馆中档案不必要的大量重复。估计到专、县一级机关一般没有专人管理档案，可以考虑将长期的档案移交专、县档案馆。”1983年国家颁布的《档案馆工作通则》规定省辖市（州、盟）和县级档案馆接收长期的档案进馆。实践证明，长期档案进馆不便于机关日常工作利用；不便于优化馆藏，造成了大量重复，也增加了档案馆整理、编目、期满档案鉴定以及日常保管的工作量，加大了库房的承载压力；不便于地（市）、县档案馆各项工作的开展。现在情况发生了很大变化，地、县机关的档案工作水平有了很大提高，人力也有所增强，因此改变长期档案进馆的条件已经成熟。(2)档案馆接收什么样的档案，档案馆应有决定权。从原则上说，永久保存的档案都应进馆。但综合档案馆必须站在其所属行政区域的角度，进馆档案要打破以往要求单个全宗齐全完整与小而全的做法，确立全面反映和维护本行政区域基本历史面貌和为国家积累档案财富的全局观念，使馆藏档案既丰富又精炼。为此，应始终抓好重点全宗（党委、人大、政府、政协等）的档案进馆，除接收永久保存的档案外，长期保存档案中重要的也可少量接收。它是综合档案馆馆藏的主体，档案利用价值高，并在一定程度上包容了二、三级单位的工作活动的历史面貌。一般的一级单位，以及二、三级单位的档案，虽然从覆盖面或层次上看应进馆，但要严加控制，属于划为永久保存的档案也要挑选，使其在馆藏中占的比例不太大。凡属工作性质、任务相同的单位、基层单位，则只选择有代表性的本机关形成的具有永久保存价值的某一部分档案进馆（属于选择性质）。接收档案由档案馆派人挑选，不受全宗与已划定的保管期限的局限。各机关的档案经档案馆挑选后，决定不予进馆的那部分档案，机关才有权继续保存或者销毁。
五、设立专司档案鉴定工作的机构
当今，世界上许多国家为强化档案鉴定工作，大多设立专门机构，让最有经验的专家去做档案鉴定工作。美国国家档案与文件署设有由14人组成的鉴定小组，负责制定和修改鉴定标准，审批文件处理申请和要求作为永久性文件移交国家档案馆的申请。此外，还指导文件中心的鉴定工作。（注：韩玉梅主编：《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社，1995年第93-94页。）美国的犹他州档案与文件局内设有分析处，负责鉴定工作和决定档案开放与否。（注：陈兆祦：《必须狠抓档案保存价值的鉴定工作》，《兰台世界》，1999年第2期。）前苏联档案总局和各加盟共和国的档案局设立评审委员会，职责是指导和监督国家档案馆和机关档案室的鉴定工作，解决鉴定中有争议的问题。档案馆与机关设立鉴定委员会，负责本馆、本机关档案的鉴定工作。（注：韩玉梅主编：《外国现代档案管理教程》，中国人民大学出版社，1995年第97-98页。）韩国政府记录保存所（档案文件局），设立评议室，编制9人（有4名历史学博士），职责是评价档案保存价值，设定公开范围（公开、保密、个人隐私、形成机关决定），评价载体状况（完善、一般或损毁），决定如何收录光盘（全部、部分或不收录）。（注：国家档案局编印：《外国档案工作动态》，1998年第1期。）他山之石，可以攻玉。根据我国情况，可在各级档案行政管理机关设立专司鉴定工作的机构或人员，负责制定和修改鉴定标准，审批档案处置申请，指导、监督档案馆、室的鉴定工作。各级档案馆与各机关设立鉴定委员会或小组，负责本馆、本机关档案鉴定工作。
六、制订鉴定工作细则、工作程序和质量检验标准
在深入总结实践经验的基础上，制订出操作性强、适用性好的鉴定工作细则、工作程序和质量检验标准，使鉴定工作程序化、科学化。
七、深入开展鉴定理论研究
鉴定工作滞后与鉴定理论研究滞后是互相关联的。我国档案界应把鉴定问题作为新世纪的重点研究课题，组织调研攻关，提出适应新形势、新情况的鉴定理论，为完善鉴定原则、标准、法规及方法，创建档案鉴定学提供科学依据，使我国档案鉴定理论研究工作再上新台阶。