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摘要：如果办公室可以高效地完成任务，就能够良好地沟通企业内外， 保证该企业的正常持续发展， 同时，可以为企业管理者提供重要的决策信息，因此，对企业办公室管理的创新与实践进行探究变得尤为重要。本文对此作出了深入探究，以期能够为企业的发展贡献力量。
关键词：办公室管理
一、现代企业办公室管理工作的内涵
在现代企业的管理工作中，企业办公室管理工作有着重要的内部作用。何谓现代企业的办公室管理？办公室管理，就是指企业中相关的办公室人员严格执行管理者层的有关决策，能够执行和解决企业内部的一系列行政工作，包括从计划、组织、领导和控制等过程的有效执行和解决，进而保证企业的工作能够有序的进行的过程。
二、现代企业办公室管理工作的重要性
众所周知，企业要想长远发展就一定要重视五力模型。其中一项为企业的内部竞争力，在哲学上也强调事情发展的内因而非外因，而且由于现代市场竞争日益激烈，企业在任何决策或者执行上有所缺失都有可能造成不良后果，因此，要注重对现代企业办公室的管理工作。一方面，现代企业的办公室作为企业自身的基础结构，其管理工作的展开情况直接影响到企业的运营情况和决策执行情况，也就是说，现代企业办公室管理工作的有效展开是保障企业有效运行的前提，另一方面，现代企业的办公室管理人员作为企业的人力资源，能够在一定程度上弥补物力资源的缺失，为管理者提供一定的信息来源，辅助管理者进行决策和管理等等，因此，要注重对现代企业办公室的管理工作。总体来讲，对于企业发展的重要性，办公室的管理工作重要性主要体现为以下两方面：
（一）办公室管理能够促进信息的有效交流
办公室是企业的重要基础部门，是构成企业整体的重要单位场所。因此，对于企业来讲，办公室管理工作承担着重要的信息传递工作，是上级与下级之间重要的沟通媒介。首先，办公室管理人员要将上级的有关决策和制度下发到各部门、各岗位人员当中去，在一定程度上可以监督下属人员的工作进行情况。还可以将下级信息传递给上级，让上级对下级的执行情况有所掌握，在此过程中还可以有一定的参谋权力，给予上级一些建议或者意见，提高管理者决策的准确性，这样就能够从局部工作进行有效协调，最终促进整体目标的有效实现。
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（二）办公室管理具有一定的参与权力
可以看出，办公室管理能够促进信息的有效交流，在信息的有效交流过程中，办公室的管理工作也是一个在为企业管理者提供建议，既与其共同参与到企业工作进行中来的过程。之所以说办公室管理具有一定的参与权力，首先，办公室的相关人员需要随时为管理者的决策制定提供有效精确的数据和信息，提高管理者决策制定的准确性；其次，办公室的相关人员需要从管理角度和全局层面对单位的实际情况、行业内外形势进行分析与考察来确认信息的准确性，找到相关政策法规以及可采用信息的来源，最终满足管理者的信息需求；再次，办公室的相关人员需要完善管理者决策的相关工作，制定好决策方案，最终监督下属的决策执行；最后，企业在进行危机公关处理等工作时，办公室管理相关人员可以给予一定建议，促进问题顺利解决。
三、现代企业办公室管理工作的有效方案
可以看出，现代企业的办公室管理工作对企业的有着极为重要的作用，因此，要加强现代企业办公室管理工作的优化与完善是十分必要的。为了促进这一目标的实现，提出了以下解决方案。
（一）制定办公室管理制度，严格规范办公室人员行为
俗话说“无规矩不成方圆”，任何组织的生存与发展都必须建立在有效的规章制度之上。制度相关有效的办公室管理制度，才能使办公室人员有标准可依，才能使企业的办公室管理者在对办公室人员进行惩罚与奖励时有所依据，不失偏颇，才能有效规范办公室人员的行为，才能让企业内部人员了解到企业文化。办公室人员有法可依，就会依据规章制度规范自己的行为，在了解企业文化的基础上，建立与企业目标相符合的行为，这样有利于企业发展目标的实现。只有办公室的管理者在进行奖励与惩罚时有法可依，才能让员工意识到自身的错误，且觉得处理公正，不失偏颇，才能让员工受到激励，意识到符合企业发展目标的行为，进而提高未来工作的主动性。制定相关有效的办公室管理制定，体现了企业的正规性与文化水平，加强了员工对于企业的未来发展信心。
（二）摆脱传统硬性管理方法，重视人力资源作用
制定企业的规章制度是促进办公室管理有效进行的首要途径，其次，还要重视办公室人员的重要性，摆脱传统的硬性管理，向更为实际有效的软性管理转变。所谓的软性管理，就是重视人员在企业发展中的作用，强调以人为中心，是将经营艺术与现代管理方法融为一体的管理，是从科学走向艺术的管理，是从控制为主的专项管理转向实施更具有全面性，长远性的战略管理。
（三）内部控制与风险管理的组织结构
企业应该根据自身经营特点和管理要求设立专门的机构或部门作为内部控制与风险管理的组织机构，并设立有利于保障决策层的决策执行的执行机构，下设内部控制与风险管理办公室，行使日常的内部控制业务，具体落实内控与风险管理制度建设、监督内控与风险管理制度的运行等，并向内控和风险管理委员会报告企业的内部控制情况。除此之外，企业还应尽量开发利用外部资源，企业的人力资源部门应该做好对企业员工的激励工作和选拔工作，这样，能够帮助企业培养创新思维，提高企业服务和产品的市场竞争力，企业在做出决策的时候会带有一定的风险，这些风险具有不确定性，企业应该采取一定的措施降低疏忽和错误出现的概率。
（四）企业的审计监控
企业的内部审计人员应该监督企业内部控制工作的执行情况，并拟写相关的监督报告。董事会应该根据审计部门提供的监督报告和其他信息，对企业内部控制的建立情况和实施情况进行评价，这样，在企业内部就会形成自我评估报告，与此同时，企业还应根据会计师事务所对本企业提出的意见，考察自身内部控制设计的有效性、执行的有效性和运行的有效性。
四、结语
总而言之，在企业面临的新形势下做好办公室工作，需要有强烈的企业主人翁精神和为不断适应新形势而提升自身综合素质的毅力和能力，切实做好企业的窗口形象，发挥好办公室的管理服务、综合协调以及参谋咨询职能，为企业的不断深化改革而勇于改变，勇于创新，勇于奋斗。
参考文献：
[1]周月萍.新时期企业办公室管理创新思路及方法[J].中外企业家,2013(02).
[2]王琳.新时期企业办公室管理实践思考[J].现代商贸工业,2013(06).
论文作者:丁映红
论文发表刊物:《江苏科技报》2017年2期
论文发表时间:2017/9/22
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