电子资源的优化管理与利用，本文主要内容关键词为：资源论文,电子论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
随着电子化、网络化的发展，图书馆的电子资源逐渐增多，其类型也由磁盘版、光盘版、 联机版向网络化方向发展。与传统的光盘版、联机版数据库相比，网络数据库具有检索速度 快、费用低、支持多用户同时检索等诸多优点。目前，在图书馆、情报服务机构中，出现了 多种电子资源并存的局面，拥有的电子资源数量也成倍增多。
电子资源可根据不同的要求进行分类。按载体形态，可分为磁盘版、光盘版、联机版、网 络版；按数据类型，可分为书目数据库、文摘索引数据库、全文数据库；按文献类型，可分 为期刊数据库、会议文献数据库、专利数据库、学位论文数据库、技术报告数据库、电子图 书数据库等；按文献语种，可分为中文数据库、英文数据库等；按来源，可分为自建数据库 、购买的数据库。
为了满足各层次、各学科的用户对多种类型的二次文献和一次文献的检索需求，各类图书 馆、情报服务机构都购买和自建了各种数据库。每种数据库都有各自的学科范围，检索软件 、服务方式等都不尽相同，即使是同一学科的文献，也可能包含在多种数据库中，尤其是交 叉学科。而有些检索系统却包含了多个不同的数据库，如Cambridge Scientific Abstracts 。对如此丰富的电子资源，目前各图书馆大多采取以检索系统为单位的数据库列举方式，一 种检索系统给用户一个使用入口。这种单一的模式，已经不再适应现代电子资源管理的要求 了。因为对用户而言，面对几十、上百个数据库，难以确定要进入哪个检索系统，用哪些数 据库。就算是了解每一种数据库所涵盖的学科范围，熟悉每种检索系统的使用方法，要完成 一 个课题的检索，往往也要通过多个数据库检索，才能相对地把文献查找齐全。随着数据库在 图书馆的普通使用，问题也日益突出，要改变这种现状，只有优化电子资源的管理。本文将 从4个方面对如何加强电子资源的管理作一初步探讨。
1 通过馆藏书目数据反映电子资源
在传统图书馆中，主要的馆藏资源为印刷本图书资料，因此馆藏书目数据中只包含印刷版 图书、期刊、会议录。随着电子资源的增加，特别是近年来电子期刊、电子版全文数据库的 剧增，只反映印刷本资源的馆藏书目数据已无法满足读者的查询要求了。由于全文电子期刊 数据库有查找迅速、即查即得、使用方便等优点，与印刷版期刊相比又较便宜，大多数图书 馆在保证一定的印刷版资源的基础上，都在向电子化、网络化资源的方向发展，许多图书馆 中收藏的电子期刊种数已超过印刷版期刊。如目前清华大学图书馆购买的西文电子期刊达
5000多种，而印刷版的西文期刊不到2000种，因此在馆藏书目数据中反映电子资源已势在 必行 。
尽管目前的CN-MARC记录格式还没有适合标引（著录）电子期刊的格式，但MARC21的问世已经 解决了对电子资源进行标引著录的问题。对于基于WWW的OPAC，在对全文电子期刊进行MARC 标引时，不仅要把印刷版期刊所要求标引的字段标记清楚，还要把全文数据格式、来源数据 库（包括网址）、可得到的电子版起始卷期、年代、电子期刊的URL等一些反映电子期刊的字 段标引出来。如果将电子版全文数据资源纳入联机公共书目检索系统，用户在查找书目数据 的同时，就可以得到所需的文献全文，这将使得传统的书目数据检索大为改观。目前，有部 分大型数据库系统已经可以提供其电子期刊的MARC数据，如EBSCO包括的所有数据库电子期 刊(http://www.global.nepet.com/)。利用数据库商提供的这些MARC数据，根据图书馆制定 的电子期刊著录标准，我们将很快可以在联机公共书目检索系统中查找本馆订购的电子期刊 等电子资源。
图书馆收藏的音频、视频、图片等电子资源也逐渐增多，对这些资源进行标引、著录也势 在必行。对电子期刊、图书、报纸等以文本格式为主的电子资源可以用MARC数据格式，但此 法对音频、视频、图片就不是很适合，因此可以选择适合其标引的元数据格式。
2 链接二次文献与馆藏书目数据库和全文数据库
传统意义上的二次文献库，检索结果为只包含题录、文摘的文献记录，要获得文献全文， 还必须通过其出处等题录信息，到馆藏书目数据库和全文数据库中查找。为了得到一篇文献 ，往往要费时费力地查找很多数据库。如果二次文献记录较多，这样查找一次文献的困难就 会更大。为了适应市场需求，数据库商纷纷开发功能强大的数据库检索系统软件，或增强已 有的检索系统功能，特别是加强检索系统的管理功能，使用户能够实现文摘索引数据库与OP AC和全文数据库的链接，在完成二次文献检索后，可以立即知道在馆藏书目数据库或全文数 据库中是否有该文献的全文。如果全文库有该文献，还可通过超文本链接直接与全文数据库 中的全文相连，这将极大地提高文献检索效率。目前，Cambridge Scientific Abstracts、 OVID、WebSPIRS from Silver Platter、EBSCO、ISI等数据库检索系统都具备与大部分OPAC 和全文数据库相链接的功能。
图书馆在购买这类二次文献库时，应注意考察数据库检索系统的各种功能，以便在使用数 据库时，能充分利用检索系统的各种功能，使数据库发挥更大的作用，给用户以最大的便利 ，最大限度地满足读者的各种需求。在购买二次文献库后，仍应与数据库商保持密切的联系 ，以便及时了解数据库检索系统版本的更新情况及新增的功能，做到检索软件及时更新，新 功能能得到及时利用。
实现文摘索引数据库与图书馆联机书目检索系统及全文数据库的链接是十分必要的，而基 于WWW的网络版数据库检索系统比光盘版数据库检索系统更容易实现。随着数据库检索软件 功能的增强，特别是数据库服务向网络化的发展，在购买数据库时，应更多地考虑购买网络 版数据库。如果有条件，还可把已有的光盘版数据库转换成网络版。
3 建立电子资源导航系统 3.1
建立电子期刊、报纸、会议文集及电子图书导航系统
随着电子化、网络化的发展，图书馆各种全文电子文献剧增，增幅最大、利用率最高的是 电子期刊。这些电子文献分布在各种数据库中：有出版社自己制作出版的数据库，如Elsevi er Science，Academic Press，IEEE/IEE Electronic Library等数据库；有数据库商开发 的 数据库，如Bell & Howell Information and Learning(formerly UMI)、EBSCO等。这些出 版社大多规模较大、亦很著名，制作以其印刷版出版物为特色的全文数据库品质较高，但数 量有限；数据库商开发的数据库大多按专题或服务对象，根据各出版社相应的电子报刊制作 而成，出版物数量较多，但只有部分出版物有全文数据，品质较高的出版物有限，但发展较 快。
对于分布在不同的数据库中的电子期刊，要快速定位某种期刊，需要在各个数据库作多次 检索。我们知道，每个数据库都有各自的检索界面，且采用不同的检索方法，这使得读者颇 感不便。随着全文数据库的不断增加，来自读者的快速定位所需期刊的要求将日益突出。如 果将分散在不同数据库中的电子期刊集中在一起，建立一个具有浏览、检索等功能的导航系 统，无疑将为读者提供一个方便、快捷的电子期刊查询途径。通过电子期刊导航系统，读者 可以按某种顺序（如按刊名、主题、刊名字母顺序）浏览分布在不同数据库中的期刊，也可按 刊名、ISSN、来源数据库、学科分类（或主题）等途径检索期刊。检索或浏览的期刊，应包括 期刊名、ISSN、来源数据库、全文起止时间、学科分类及其它相关信息。对期刊刊名、来源 数据库、学科分类（或主题），应建立各自的超文本链接点。刊名链接点应直接链接到该电子 期刊在数据库中包含的各卷、期页面，通过该链接点可以直接浏览各卷期的期刊全文。来源 数据库链接点应直接指向该数据库入口，以方便读者进入数据库按主题词或关键词、作者等 途径进行检索。学科分类（或主题）链接点可指向导航系统中该学科（或主题）所包含的全部电 子期刊，以方便读者按学科查找期刊。
电子版报纸、会议文集导航系统可以如电子期刊导航系统一样单独建立，也可与电子期刊 放在一起建立有关电子文献导航系统。
电子图书与电子报刊、会议文集有所不同，可单独建立电子图书导航系统。
建立电子期刊导航系统最大的问题是找到电子期刊的URL。有的数据库中，电子期刊的URL 须通过该数据库商的认证系统加上各期刊的PubID而形成，如UMI ProQuest系统中的电子期 刊。各出版社自建的全文电子期刊数据库，其电子期刊的URL是固定的，在数据库电子期刊 列表中，直接挂在刊名上。这种电子期刊的URL的访问权限是通过计算机的IP限定的，这种 数据库有Elsevier Science,IEEE/IEE Electronic Library，Academic Press等。大型数据 库商纷纷将其数据库中包含的电子期刊的详细信息放在其网站上，提供给图书情报机构利用 。这些电子期刊信息有的是Excel表格格式，有的是用逗号分隔的ASCII格式，有的是HTML或 P DF格式。数据库商提供的信息有详有略，大多包含刊名、ISSN、电子期刊起止时间、出版者 ，有些还有每种刊的URL。若能充分利用这些数据，即可方便快捷地建立电子期刊导航系统 。
3.2 建立数据库导航系统
电子期刊导航系统的建立给读者提供了一个方便快捷的电子期刊查找途径。通过电子期刊 导航系统，读者可以浏览电子期刊中各期的文献，但无法实现按关键词、主题词或作者在数 据库或期刊中进行文献的检索。目前，要实现该功能，还必须利用支持数据库检索的检索系 统。
图书馆的电子资源大多包含在各种数据库中，有的检索系统只提供一个数据库的检索，如C A、EI Compendx Web；有些则包含了多个不同的数据库，如Cambridge Scientific Abs tracts就包括60多个数据库，内容覆盖生命科学、水科学与海洋学、环境科学、计算机科学 、材料科学以及社会科学等领域，而每个具体数据库所包含的学科范围却不同。图书馆一般 都只按检索系统给出检索入口，所以只有将各个检索系统的数据库一一反映出来，数据库电 子资源才能被读者充分利用。
要使读者能方便、快捷地利用数据库资源，可将不同检索系统中的数据库信息集中起来， 建立一个具有浏览、检索等多种功能的数据库导航系统。通过数据库导航系统，读者可以按 数据库名称的字母顺序浏览数据库，也可按数据库名称（包括缩写）和所属学科（或主题）检索 数据库，浏览或检索到的数据库，可得到其名称、出版者、起止时间、学科范围、数据库类 型（文摘索引、全文）、使用指南等有关信息。
建立了期刊和数据库导航系统，读者无论是从期刊的角度，还是从数据库的角度查阅文献 资料，都将十分方便。
3.3 电子资源导航系统的维护
电子资源导航系统一旦被建立就必须及时进行更新和维护，以保证其权威性和有效性，确 保读者能方便、快捷、有效地查找到所需的文献资料。电子资源在图书馆中所占的比重越来 越大，地位也越来越重要。全文数据库本身也在不断地充实和完善中，电子期刊的数量在增 加，回溯时间在延长。如EBSCO的数据库Business Source Premier，2000年1年内，其全文 电 子期刊的数量由1300种增加到1800种，增长幅度达38%。电子资源导航系统数据更新的 必要性由此可见一斑。
电子期刊导航系统应及时反映电子期刊的增、减信息，对电子期刊URL的有效性要给予监控 ，及时更换无效期刊的URL。一般情况下，同一数据库电子期刊的URL有相同的变更规律，若 以数据库为单位，关注其有关电子期刊的变更情况，那么电子期刊导航系统的维护和更新可 以更加方便、有效、准确地进行。
4 实现同一检索平台下的分布式数据库检索
期刊导航系统只有从期刊的角度浏览文献的功能，数据库导航系统虽可以引导读者从数据 库的角度检索文献，但某个学科的文献资料可能包含在多种数据库中，尤其是交叉学科，读 者要完成某个课题的检索，往往要通过多个数据库作多次检索，才能将与该课题有关的二次 文献、一次文献找全。读者要较好地完成检索，首先须了解并掌握这些检索系统的使用方法 。我们知道，每个检索系统都有各自的检索界面和检索方式，检索式构造规则、检索算符、 检索字段等都不尽相同。读者要掌握这些检索系统的使用方法并非易事，这给读者进行文献 检索造成了重重困难。如果能在同一个检索平台下，实现多数据库检索，问题将迎刃而解。
目前，数据库商自行开发的系列数据库的数据结构、字段相同，大都能在其检索系统中实 现多数据库同时检索，如CSA、EBSCO、UMI检索系统。由不同数据库商开发的数据库，其数 据结构、字段大多不相同，像OVID、Silver Platter的检索系统可实现跨多个异构数据库的 检索，Dialogweb、FirstSearch可实现其包含的所有异构数据库的预检。要实现在同一检索 平台下的多数据库查询存在多方面的问题。首先，各数据库可检字段不同。用字段限定检索 ，对有该检索字段入口的数据库来说，可实现字段限定检索；对没有该检索入口字段的数据 库却无法实现，Dialogweb将这种情况视为在所有字段中进行检索。一般情况下，大多数数 据库都具有一些常用的字段，如title、author、abstract、subject、words、anywhere等 。而跨库检索可将可检索字段定为常用字段。再者，各数据库对可检索字段定义不同，代码 也不同，如keyword、subject。第三，读者的认证问题。图书馆购买的数据库有网络版，也 有光盘版；有通过本地镜像服务器提供服务的，也有异地通过Internet网进行服务的。图书 馆购买的数据库大都已经有了各自的检索平台，数据库的使用权限有些是通过计算机IP来限 制，有些是通过用户名和口令来判别，而有些具有双重限制，这给跨库同时检索造成了不可 逾越的障碍。
建立一个读者认证系统是首先要解决的问题，这个认证应是对有使用权限的所有数据库的 统一认证，并将认证结果自动带到以后的检索过程中。然后是建立分布式数据库的检索系统 。可以分两步，先建立一个预检系统，将命中结果反馈给读者，再由读者决定进入哪个具体 的数据库或选择浏览哪几个数据库的检索结果，这样可以减少响应时间，提高查询速度。认 证与检索系统两者应结合在一起。
5 结 语
通过将电子资源加入OPCA系统，建立电子资源导航系统，将文摘索引数据库与全文数据库 和OPCA相链接，以及建立分布式跨库检索系统，我们将构筑一个多维的、具有网状框架结构 的电子资源管理模式（见图1）。
用这种网状结构模式管理图书馆电子资源，读者将可以通过多种方式、多条途径、多个角 度利用图书馆的电子资源，使文献检索向一步到位的目标跨进了一大步，也使读者在电子资 源的大海中不致迷失方向。在现有的技术条件下，我们很容易实现前三个方面的操作。建立 分布式多数据库检索系统，在目前技术条件下还很难完全实现，但这应该是一个努力的方向 。
笔者只讨论了对图书馆馆藏和订购的电子资源的管理，这些电子资源是以文本为主的电子 期 刊、图书、报纸等，还未涉及到数字化的图片、音频、视频等多媒体电子资源，以及在Inte rnet上大量存在的电子资源，这些资源的收集、整理、标引、管理等，对图书馆来说，也是 不容忽视的问题。