信息共享空间规划中的评价研究，本文主要内容关键词为：空间规划论文,评价论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
美国加利福尼亚大学洛杉矶分校Rosenfeld图书馆Amos A Lakos认为图书馆应该培养评价文化，评价文化是一种组织环境，在于此决策是基于事实、研究和分析，并且服务的规划与传递注重结果与影响的正面性与最大化[1]。信息共享空间（以下简称IC）的构建与规划是一个复杂的过程，涉及馆舍空间、资源建设、设备配置、人员结构和图书馆业务等诸多方面。成功的规划反映了人们对IC及用户需求的深刻理解，而评价正是深入理解IC本质功能属性、用户需求以及两者之间价值关系的重要手段，是IC规划真正体现用户的需求的保证。本文将对Ic规划过程中的评价活动做深入探讨，以期能助力国内IC研究、建设及服务的变革。
1 IC规划与评价
文献调研发现，国外IC网站有关图书馆IC规划或者图书馆IC计划的资料比比皆是，内容也日益丰富。国外Ic规划主要有以下几个步骤：①在分析读者需求及图书馆发展战略的基础上，明确创建IC的使命、目标、愿景和预期目标；②考察现有服务体系、设施、资源和人员等条件与实现目标的差距；③确定服务拓展空间，组织读者代表就服务项目及内容进行深入讨论；④考察和研究国内外成功案例，选择合适的构建模式与组织模型，确定合作伙伴；⑤确定运行机制、人员结构、资源配置、空间布局、设施配置和资金预算，撰写规划草案；⑥在深入调研的基础上反复以下步骤形成规划文档；⑦将规划文档提交专家组审定；⑧通过审定后形成正式规划文件，根据规划文件制定建设方案，进行初步设计、详细设计和施工设计[2]。
IC规划评价是通过评价活动确定IC价值，明确用户需求及其变化，找出能有效的满足这些需求的措施，帮助形成科学合理的规划方案的过程。美国研究图书馆学会研究教学与学习项目主任Crit Stuart在《学习共享空间规划工具包》（下称工具包）中总结了学习共享空间（Learning Commons，下称LC）规划成功与失败的因素，他认为规划过程中应以用户为中心开展深入的评价活动以加强对LC的理解，应邀请专家来帮助审查所获得的数据，应使用测试、沙箱等设计实验引领设计思想，应邀请工作人员和用户一道审查新想法，广泛征求意见、批评和建议等。失败的因素如未能开展有效的评估，未能正确地解释数据，新的愿景没有与员工、学生和教师有进行效沟通，工作人员没有充分参与到规划和构建活动中来，在设施建立后抵制持续评价的开展等[3]。
IC规划评价的具体过程包括确立评价使命、对象、内容，选择评价标准和方法，确定评价优先项目，形成评价数据收集计划，设定时间表，实施评价，使用数据改善规划过程，交流评价结果等。规划评价的特征包括：①以机构的使命为依据，作为图书馆或学校的重要组成部分融入机构的发展中；②系统性，它采用一系列有序和开放的方法获取评价信息；③以用户为中心，它重视用户的看法，邀请用户广泛参与；④多角度，评价使用多种方法与资源收集来自多个层面的信息；⑤注重实效，评价直接为IC规划服务，而不仅仅是为信息的收集与存档。
2 IC规划评价主体的组织形式
一个评价活动中包括评价主体与评价客体。评价主体是主导评价活动的人与团体，评价客体是评价活动所指向、所把握的对象。IC规划中，要发挥好评价的作用，首先要充分发挥评价主体（人）的能动性，并组建良好的评价团队，有计划、有步骤地开展数据收集与分析工作，为规划提供决策依据。国内外IC规划过程中评价活动的开展涉及多种组织形式，如项目规划委员会、改造计划小组等是规划活动的领导者又是评价活动的组织者与实施者，而图书馆评价委员会、学生与教师咨询委员会、图书馆监督委员会等也会开展一些评价活动。因此，本节将就国内外IC规划中参与评价的团体的组织形式作一归纳。
2.1 项目规划委员及其专业工作小组
项目规划委员会以促进学生的学习、培育学生的信息素养和研究能力为中心，结合学校与图书馆的战略目标确定项目愿景和目标，全面负责IC的总体规划和决策，并组建专业工作小组分工负责规划过程中的某一方面。如香港城市大学学习共享空间在改造之初，图书馆整合学校其他部门人力资源，筹建了IC改造计划小组，负责LC的实施。由图书馆馆长担任工程项目主管，下设事务协调部，与图书馆LC策划与计划顾问、首席建筑师、工程招标的承建单位负责人等一起工作[4]。规划过程中，项目规划委员会除为工作组提供项目文件、草案、工作文件、资源等相关资料外，还必须就项目规划过程中的评价技术与方法、评价数据类型等作出解释，帮助专业工作组实施评价活动。专业工作组在规划委员会的指导下开展必要的评价活动，收集评价数据，通过分析与解释得出评价结果，最后向规划委员会提出建议方案。规划委员会将审议这些报告、建议以及其他材料，并加以综合，形成最终的项目规划文档，用于构建工作蓝图、建筑计划等，如美国犹他州大学图书馆为了规划空间服务与设施，成立了IC组织委员会，其中的信息收集小组由三名馆员与两名计算机服务人员组成，负责开展必要的评价活动，了解学生对IC的想法与需求，征求委员会下其他工作小组的需求，调查有关IC使用方面的任何问题[5]。
2.2 图书馆评价委员会
有些图书馆设有图书馆评价工作委员会，专门负责图书馆评价工作，推动、实施及管理IC规划与服务的评价。如美国马萨诸塞阿姆赫斯特大学图书馆评价委员会主要职责是建议和协助评价馆员开展活动，一起审查、分析和讨论有关数据。委员会由评估馆员担任主席，成员包括评价馆员、志愿者和／或图书馆各部门工作人员，有时还包括一名学生员工，成员由图书馆长任命，任期两年。委员会按月定期或根据需要召开会议，还可邀请有关专业工作人员参加。会议内容的将被做成简报在图书馆网站等渠道公布，并向馆长汇报[6]。
2.3 学生或教师咨询小组
学生或教师咨询小组是用户参与IC规划的形式之一。通常情况下，IC规划团队确定建设理念，选择最佳实践方式，实施项目监控和管理等工作，团队成员大都是图书馆内部的管理人员、专职人员及其助理等。但用户作为IC的服务对象，其愿望、感觉和想法对IC建设无疑是非常重要。成立学生或教师咨询小组正是体现图书馆的承诺，即给用户在规划中留一席之地，认识到用户在IC建设中的作用，如帮助搜集信息，对与学生和教师直接相关的建议规划案作出反应，当问题出现时与他们的同事或同辈一起进行干预等。学生或教师咨询小组一般成立于IC项目之初，其成员由学生与教师共同组成，接受IC项目规划委员会领导。咨询小组的主要工作是开展评价活动搜集用户反馈信息，对规划与服务方面的问题作出评论或提出建议，适度地参与到规划中来。
2.4 IC监督委员会
IC监督委员会由各合作部门的代表和IC管理者组成，主要工作人员是空间规划与管理的直接负责人或参与者，其建立时间不应迟于新空间的开放时间。监督委员会以评估数据为生命线，主要职责是监督新空间规划建设工作是否按计划进行，负责IC的管理、观察、评估及发展。委员会定期举行会议，审查空间的运作情况，确定需要收集什么类型的数据以及使用哪些评估方法，组织各种评估活动，并同步更新愿景和目标。愿景、目标、规划数据、记录、发展方向、服务等咨询委员会的新决议及重要文档应通过网站或其他形式发布，与合作部门及共享空间中工作每个人一起分享。
3 IC规划评价的标准与方法
3.1 评价标准
IC出现时间较短，服务类型与模式差别较大，目前还没有形成相应的评价标准。美国ACRL称目前只有一些质性的图书馆建设标准可供IC建设参考，其中对共享空间建设者有帮助的有[7]：
①图书馆是否进行了周密规划，环境安全且有足够空间来满足工作人员和用户需要？
②图书馆建筑的物理系统设计和维护是否合理，温度和湿度是否控制在建议的水平？
③用户对促进学习的共享空间的看法，如座位的数量和类型等？
④图书馆空间是否满足馆藏及印刷资源当前及未来增长的需要？
⑤图书馆工作空间的配置是否能满足当前和未来的需要，是否有利于工作效率的提高？
⑥图书馆的导航标志是否明晰，是否方便使用？
⑦图书馆是否为用户和工作人员提供了符合人体工程学的计算机？
⑧电源及网络布线是否满足用户存取电子文献的需要？
⑨图书馆是否方便残疾人的使用？
⑩是否根据《ACRL远程教育和图书馆服务准则》为远程学习者提供了相应服务设施？
3.2 评价方法
IC规划中需使用大量的评价方法以获取用户反馈，选用合作适方法是评价成功的关键。Crit Stuart的《工具包》精选了适于在学习共享空间规划阶段中使用的12种方法[3]。Beagle在《信息共享空间手册》中详细叙述了在战略规划的第一阶段通过参考引介内容分析、调查、焦点小组方法发现用户需求[8]，本小节将讨论IC规划评价中的常用方法及其选择。
3.2.1 调查与评论方法
调查是规划过程中使用最多的方法之一，它通过快速和相对简单的方式获取用户对某一主题的看法。调查表投放形式很多，如在图书馆主页或计算机工作站的登录页面让用户选择填写，向到馆的用户发放，依托专业调查网站等。调查获得的信息经过认真分析，形成调查结果，并就费用、培训、人员配置、技术需求、扩张潜力等方面提出计划或建议。LibQUAL+调查中“图书馆作为场所”部分对确定当前用户对图书馆空间的看法是一个非常有用的工具。香港城市大学图书馆在2007年3月开展了针对学习空间改造的调查，了解用户对空间计划和设施的满意度，对在图书馆允许吃零食和讨论时产生吵闹噪音的态度，对图书馆的使用模式等的看法，确定革新计划中应优先增加和淘汰的设施等。调查结果为LC改造计划的制订提供了有益的参考[4]。评论能深入反映用户对某一问题的看法，与空间建设相关的评论可以帮助工作人员监督或将问题减少到最低限度。评论的收集渠道很多，如调查表中的用户意见或评论，图书馆网页上的用户意见提交表单，置于图书馆醒目位置的意见箱，或设在用户必经之处供留言的挂纸白板等。
3.2.2 访谈法
访谈法是用来收集人们经验、态度、看法、关注和价值等信息的定性研究方法。根据实施方式，访谈法有很多种，可以根据具体情况和需要灵活选用。①焦点小组访谈是邀请符合调查目的受访者，以小组的形式针对某些问题一起座谈、展开讨论，以获得必要信息的过程。它是一个集思广益的评价方法，能迅速获得关于用户需求、信息行为、空间布局、技术配置等方面的信息。通过对焦点小组中产生的用户观点进行趋势、主题和共有观念的分析，可帮助图书馆确定应当在哪里集中资源、设施、技术等，从而避免因无法准确“猜测”用户需求及偏好等所带来的规划风险。美国犹他州大学图书馆在IC规划期间开展焦点小组访谈中发现用户在图书馆中同时以个人和小组的方式学习，用户寻求帮助的方式也有很大的差别，噪音和足够的学习空间是影响图书馆使用的重要因素[5]。②午餐邀请访谈是在友好融洽的环境中邀请用户共进午餐，就某一主题与用户一起探讨，是图书馆跟踪用户看法、征求意见的一种有效途径。在项目建设早期对规划和概念形成特别有用，受访者的反馈可融入其他评价数据中以加深对事物和概念的理解。③实地调查访谈是观察学生在他们喜欢的环境中行为、收集用户在校园中行事、学习和交往等信息时的一种有用的方法。访谈者走进学生住宿区、社区、计算机中心等教室以外受用户欢迎的环境中去，采访个人或学习小组而获得用户对某一主题的反馈。④结构性访谈是访谈者根据事先设计好的问题，按相同的方式和顺序向受访者提问。访谈过程包括事先创建一系列适合于操作并易于回答的问题、安排访谈、提供访谈的背景、提出问题、仔细倾听、做好笔记、收集所有的访谈，并作趋势、主题、意义分析，最终形成总结文档，向项目委员会或图书馆提出报告等。结构性访谈减轻了访谈的操作难度，几乎所有的工作人员经过指导都有能力开展。⑤录像访谈是结构性访谈的另一种形式，与之不同的是记录机制——使用录像，有更好的数据分享和解释能力，可用于规划的开始阶段，以便更好地了解客户对空间的需求。访谈过程被录像并建立副本，在采访完成后供规划小组审查以确定对建设项目的意义、影响。不足是花费的时间相当多。
3.2.3 实验法
建筑设计中的设计实验与沙箱实验在IC规划中也得到一定的应用。①设计实验。随着空间改造或新建，规划的要素通过评估或其他探索而不断累积，最终建筑师和设计师将有关概念体现到平面计划中。有时候项目策划者和用户对需求的理解会不太一致，甚至是南辕北辙，而用户设计实验允许空间规划在最后时刻作重要的调整，为未来的使用者和其他人奉献他们的智慧，参与空间规划提供了机会。设计实验一般邀请8-10人参与，时间约一小时。首先带领参加者参观即将改造的楼层或空间，让他们对空间的功能、布局等有一个整体印象，然后以2-3人为一组，请他们在一张空白的平面规划纸上以表示元素和设施的剪纸为道具自行设计空间，如觉得应在未来空间中加入新的元素或设施也可标上，最后在规划纸的边上对设计作解释。用户规划图最后交给建筑师、规划小组、学生咨询委员会等一起审查以寻求规划灵感。②沙箱实验。规划过程中可能会有一些与服务、资源相关的新概念，可在空间建立前运行小规模的沙箱实验来测试概念是否适合于新的空间以降低建设风险。沙箱实验是一种与实验空间或“实验室”相类似的用于概念测试的低成本方法，可以用来确定空间的人员配置、规划的效率、扩展性和影响等问题。具体程序如下：先确定实验规模、人员配置水平、完整性，以及评估程序，在图书馆或其他合适的地方找一个可转换的用于实验的空间，用低成本或现成的材料和资源启动实验，收集试验数据并进行的认真分析，得出实验结果。
3.2.4 聘请校内外专家
无论是在设施改造的开始阶段还是IC规划和建设的过程中邀请专家参与都是非常有帮助的，专家的专业知识帮助形成规划与评价的框架，专家在一定意义上也会成为决策的宣传者。在图书馆的规划中已经越来越多地出现了人类学家、生物工程学家、人力专家、计算机专家、家具专家、技术专家和其他人的身影。专家大多数来自校内，也可视需要聘请进校外专家。
3.2.5 报告卡法
报告卡法用于新设施或改造工程向用户开放之际。空间规划项目通常由来自图书馆和合伙伴中的个人来承担，工作将可能被分配或指排给多个工作小组或团队。报告卡法要求每个小组根据分工对所承担的IC建设部分作出自我评价，内容应包括服务、资源、技术、人员培训、用户反馈等，项目负责人从所有的报告卡中提炼出本质的东西并加入自己的评论与解释，形成总结文档，将为今后的工作提供参考，报告卡将为管理者成功地管理IC提供帮助。
3.3 评价方法的选择
评价方法的选择是需要慎重考虑的问题。许多IC在规划与评价前都会参考大量的文献及同行的经验，选择适于本单位开部门使用的评价方法。在选择时，要确保选择的方法能回答评价所关心的问题，有能力管理这些方法并可能获得相应的资源，能收集到足够的反馈信息，能为成功的规划带来有帮助的结果，能评估IC规划及要素的长处和不足。同时注意选择直接和间接、定性和定量的方法，评价IC的多个侧面，评价内容也要有选择性，并争取评价专家的支持与帮助，尽量使用已有的被证明有效的评价标准等。
4 IC评价数据分析与评价报告
美国高等教育协会在《实施学生学习评价的九项原则》中指出[9]“当评价来源于实践，并阐明人们真正关心的问题时，评价才会有真正的影响力。”因此，评价数据的分析必须以机构及IC的愿景和目标为中心，评价报告的撰写应针对报告的阅读者或听众。
4.1 评价数据分析
通过评价收集到的大量评价数据必须经科学合理地分析、解释才能得出有价值的结论。IC评价数据有定性和定量的两种，两种数据对IC规划都是极有价值的，但分析思路应有区别。定量数据分析可应用SAS、SPSS等软件，对采集到的原始数据进行运算处理，并由此对研究总体进行定量描述与推论，从而得出最后的测评结果。定量分析的方法包括描述统计分析、推论统计分析、多元统计分析等[10]。定性数据分析是对不能量化的数据利用哲学思想进行逻辑判断及推理，得出对事物的本质、趋势及规律性的结论，定性分析一般包括归纳分析、演绎分析、比较分析、结构分析等。无论是定性还是定量数据的分析，都应当将数据解释与已经确定的IC的愿景和建设目标相结合；选择使用合适的数据分析过程与技术，结合定性与定量的分析方法；明确报告将向谁提交，或淮将听取报告，对象不同报告的内容与形式也有所区别；阐明空间规划要素及其优缺点；在数据分析的基础上以IC的愿景与目标为框架提出发展建议；获取评价专家的支持与帮助；借鉴其他IC或类似机构的成功经验和成果等。
4.2 评价报告
IC规划评价报告最主要是向规划委员会、合作部门及学校有关领导，以及IC建设的参与者提交。他们最想了解的也许是IC的价值，用户的需求及信息行为，最佳服务模式，最佳的资源、技术、人员等的配置方式等，所以应根据他们关心的问题准备评价报告。评价报告一般需要回答以下问题：已经开展了哪些评价、如何实施的、发现了什么、有什么建议、评价的评价等。当然，以下问题也可视需要作为报告的组成部分，如评价目的、方法及选择理由、得到的最有价值结论、最重要的、最希望与大家分享的三件事情、评价过程实施中的经验与教训、用户对评价过程的反应等，以及报告人对评价过程的看法，是否需要调整，如何调整等。
5 结论
综上所述，评价是IC规划的关键，它体现了建设者决策前的审慎思考与基于证据的判断。规划应当强调用户中心地位，鼓励用户参与，重视通过评价获取用户需求与反馈，以确保空间规划与用户需求的一致性，确保空间规划的前瞻性及弹性以适应未来发展的需要，将评价集成到规划过程中，建立收集数据、分析和研究的组织架构，形成基于评价的规划决策机制。
收稿日期：2009-06-06