摘要：档案信息化的核心就是不断转变管理方式。所谓档案信息化主要是指用数字化信息保存模式有效取代传统以实体保存的管理模式，达到长期保存档案信息的目的，真正意义上的实现档案资源共享，让档案信息使用者更好地寻找查阅，从整体上提高档案的管理能力。现阶段很多单位都已经实施了档案信息化管理，受多种因素的影响，档案信息化建设还在探索阶段，档案信息化建设还有待加强，为此笔者根据自己的工作经验，分析了档案信息化建设和档案管理中存在的问题，并提出了与之相应的解决策略，以期全面提高档案管理质量，合理利用档案资源。
关键词：数字化时代；档案管理；信息化；建设策略
1 大数据视野下档案信息化建设的重要性
1.1 档案信息化建设满足大数据时代的发展要求
随着大数据时代的到来，我国的数据处理和信息互换发展到了一个全新的水平，传统的档案记录和管理方式逐渐显露出弊端，例如，在信息互换方面，随着数据的不断增加，档案的数量也大幅上升，增加了档案管理人员的工作负担，也降低了档案记录的准确性，容易为后期信息资源的互换带来问题；在档案管理方面，由于档案数量呈现不断上升的趋势，管理人员对于已有档案的管理难免出现疏忽，很容易影响到已有档案的正常调动和使用。由此可见，传统的档案管理模式已经不适合大数据时代，为了确保档案管理工作的质量和水平，我们需要努力完成档案信息化建设工作，从而确保我国的档案管理工作处于良好的运行状态，为社会的发展打下坚实的基础。
1.2 档案信息化建设能够有效提高档案管理效率
因为档案是信息资源的主要载体，管理人员在整理档案时难免会遇到一些问题，例如档案分类不明确、档案的信息内容不全面、档案存放位置混乱等问题。这些问题不仅影响了相关单位的工作效率，还给档案管理工作人员增加了工作难度。除此之外，档案管理效率低的问题也影响到了我国在档案服务方面的发展，使我国的信息资源互换速度和次数受到限制。档案信息化建设可以很好地解决上述问题，档案信息化建设主要是将档案中的信息录入电脑，从而实现档案信息化的目标，管理人员可以直接从电脑中调出相关档案的内容，节省了档案查询的时间，不仅为档案管理人员提供了方便，还提高了工作效率，有助于推动我国的档案信息化建设工作的发展进程。
2 档案管理的现状和存在问题
2.1 档案工作人员在思想上不够重视
目前，部分档案工作者在思想上缺乏热爱工作、为民服务、奉献社会的意识和态度，没有认识到档案管理的重要性，没有意识到档案管理信息化建设对工作人员知识层面和综合素质的要求，缺乏创新和学习态度，不能积极地提高自己的思想水平和业务能力，难以胜任信息化时代下的档案管理工作，工作效率和质量偏低，阻碍了单位档案事业的进一步发展。
2.2 档案工作人员的业务素质偏低
目前，开展档案管理工作的信息化建设，对档案管理者的知识水平和业务素质提出了更高要求，要求档案工作人员掌握丰富的档案管理知识、法律知识、计算机知识、信息网络知识等，了解并掌握信息化档案管理的工作办法、操作流程、工作目的，严格遵守工作纪律和管理制度。而当前部分档案管理人员业务素质偏低，达不到信息化档案管理的要求，在进行档案材料的数字化处理、分类、保存、传输、使用时，效率偏低，缺乏档案信息网络安全意识，在工作上出现失误，影响了档案信息化建设的进一步发展。
2.3 档案管理工作制度不完善
部分单位由于缺乏档案意识和档案信息化建设意识，没有认识到档案管理工作的重要性，没有按照国家有关档案法律法规的要求，制订并完善档案管理工作制度并严格贯彻执行。未能有效激发工作人员的工作积极性和主动性，充分发挥档案管理对单位发展的促进作用。
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2.4 档案信息化建设投入不够
部分单位由于缺乏档案意识和档案信息化建设意识，没有认识到档案管理工作的重要性，未能按照信息化建设要求，配置必要的设施，采用先进技术，实现档案管理的信息化建设。
3 档案管理信息化建设的有效策略
3.1 扩大资金来源渠道
现阶段档案管理工作的主要经费来源是财政预算，想要开展信息化建设就必须拓展额外的资金来源渠道。对地方政府而言，应加大专项预算，扩大电子政务建设规划，确保信息化建设有着充足的资金支持。除此之外，还应积极引导其他社会组织参与档案管理的信息化建设，例如，与电信部门合作以获取免费或优惠的网络资源和支持、与计算机企业合作以获取优秀的市场可用资源，甚至来自资金、技术以及服务方面的支持。
3.2 规范档案信息化
建设统一的规范和标准是确保档案管理信息化建设能更好地整合外部信息资源的关键，同时也能促进资源共享以及长期保存。有鉴于此，必须对档案管理信息化建设进行规范，用严格、合理的标准来确保信息化建设工作的开展，促进档案管理信息化建设在软硬件设备及资源方面都能实现共享，为档案业务流程的优化以及档案管理整体水平的提高提高助力。
3.3 切实保障档案安全
针对档案管理信息化建设中的网络安全问题，档案管理人员应具备较高的安全和风险防范意识，主动加强安保措施，确保档案信息资料的完整性和安全性。具体而言，需要对档案信息在采集、分析、保存和使用等方面进行完善，用更科学的安全管理办法来保障档案安全，正确处理档案共享与档案保密的关系，同时备份好重要数据，不断优化安全防范技术。
3.4 加强档案信息与电子政务信息的共建
建设电子文件中心，能够解决档案资源在信息管理、后台存储方面存在的问题，并且有助于电子文件的数据结构和格式的有效统一，促进信息资源的共享实现。为此，档案管理部门应主动寻求与电子政务部门进行合作，通过内部网络及网站的建设来进行相关信息和资料的收集，从而有效分配和利用相关的软硬件设备，保障政务信息的公开化并借由网上查询功能来提供更好的便民服务。
3.5 加快数字档案馆建设
档案管理信息化建设过程中必须要对数字档案馆进行内容丰富和结构优化，尽可能实现档案目录数字化、编研成果数字化、档案全文数字化等。与此同时，结合用户的实际查阅需要，对一些常用的档案资源以及珍贵的档案原件进行扫描备份，确保用户能够实现全文浏览。
3.6 加强档案信息化人才培养
档案管理信息化建设工作必须要重视人才培养。这就需要档案管理人员具备足够的信息知识和操作技能，拥有相应的专业能力以应对档案信息获取、鉴定和评估工作。所以，档案管理部门应大力引进专业人才以充实现有人才团队，提高队伍的整体素质和水平。与此同时加强培训，创造良好的学习环境以积极鼓励并支持管理人员实现自我提升，最终通过能力的全面提升来适应档案管理信息化建设的要求。
结束语
总而言之，为了适应信息时代的发展，让档案工作充分发挥应有作用，我们应该加强档案管理的信息化建设工作，要提高档案工作人员的思想和业务素质，制订并完善档案管理制度，加强档案信息化、数字化硬件建设和档案信息安全系统的建设，促进我国档案事业的发展。
参考文献
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论文作者:吴昊
论文发表刊物:《知识-力量》2019年10月39期
论文发表时间:2019/8/30
标签：档案论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 管理人员论文; 工作论文; 信息论文; 管理工作论文; 《知识-力量》2019年10月39期论文;