南京公路发展（集团）有限公司 江苏南京 210033
摘要：工程档案是高速公路经营管理单位档案管理的重中之重。本文以南京公路发展（集团）有限公司工作实践为例，阐述了公司构建档案信息化系统对于管理工作的指导和支持作用，特别是建立专业的桥梁信息化系统，能够实现对各个路段的桥梁工程档案资料分类存档和调阅，进而可以及时对所属道路和桥梁进行检测、维护和管理，保障了桥梁、道路的安全畅通。
关键词：档案；信息化建设；桥梁养护；利用
导言：公路集团在企业发展过程中，逐步积累下来大量的档案资料。综合档案室每年都会新生成大量档案资料有待整理归档，对于公路集团管理工作而言，特别是所属桥梁的养护项目档案，它属于工程专门档案，符合一般档案的特点和要求，内容丰富、总量庞大、专业特征性强、档案收集时间长，并且由多个单位或部门在工作过程中共同形成。桥梁养护项目文件的整理、归档、移交等工作应尽可能同时实行，为确保档案的齐全和完整，须从档案的多方面、全流程、一体化管理。
1主要做法
1.1构建企业数字化档案馆，实现信息资源共享
数字档案馆作为一个全新的档案管理方式，是企业管理自身发展的需要，也是档案管理发展的必然趋势。新的时期，结合当前工作要求，公路集团对档案管理提出了“统一平台、统一管理、信息共享”的一体化、全覆盖管理思路。为保证档案管理工作与企业发展相协调，公司依托专业技术力量，建立了一套全新的管理系统和体系——企业数字档案馆，已经成功实现了档案信息传输的网络化、档案管理的自动化和档案信息利用的网络化，能够有效发挥档案的信息服务功能，为企业生产、经营、管理决策提供准确、科学的依据。
1.2结合企业实际，开发专用数字化档案系统
档案数字化是随着现代科学技术发展应运而生的，是一种集合计算机应用、OCR识别、图文扫描、数字摄影（含录音、录像）、多媒体技术、数据库技术、数据存储等不同门类技术发展而综合演变、组合衍生的一种新型档案管理形态，它能够将各种载体的档案信息转化为数字化的数据形式进行存储，继而以网络化的形式互联互通，借助计算机系统进行管理，从而形成一个结构有序的档案信息库，极大地提高档案利用的及时率，能够较为充分的实现资源共享。
1.2.1建立档案信息收集系统、立卷归档管理系统。通过系统的建立，能够实现档案信息等资料的自动编制和自主导入，大大提高了档案信息资料的编制效率，从而有效降低工作量、切实提高了工作效率。
1.2.2建立档案资料检索条目和查询客户端。为便于档案及时利用和调阅，开发建立基于互联网的档案信息化检索和查询平台，进一步提高了档案应用程度。
1.2.3进一步完善现场档案资料管理。根据企业关于档案管理的实际需求，从系统内提取符合规范、标准的案卷目录、文件目录模板，可有助于提高现场档案资料填写的准确性和规范性，既满足了档案管理标准要求，又缩减了管理时间。
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1.2.4智能化汇总案卷信息。通过集合以上系统功能，实现对公路桥梁养护项目实施过程中的资料和数据进行统计、分析。
1.3开发建立桥梁养护管理系统
我们通过在企业网站发布可供开放的部分档案信息，上传一定数量的开放的档案目录和可供查阅的档案原文、照片、影像等资料，方面用户从企业网站了解和查找所需的部分档案信息。为了做好桥隧结构物管理，我们在档案管理系统的基础上，开发了桥梁养护管理系统，对跨江大桥、沿线175座桥梁、北象山隧道、400余座涵洞通道建立了管理系统。
1.4建立长江四桥主桥健康监测系统
在实际工作过程中，我们一方面利用长江四桥主桥健康监测系统，精准把握大桥结构总体受力情况，主要是依据事先布设的自动化传感装置及测试系统来获取桥梁受力状态的主要信息。另一方面，利用电子化人工巡检定期检测，对大桥构件及附属设施的表观局部损伤情况进行排查和衡量。
1.5狠抓档案基础管理，提升全员档案规范化管理的意识
1.5.1充分利用公司网站和内部OA网络、公司内部刊物等作为宣传交流档案管理的渠道，适时开展档案资源重要性的教育和研讨，切实增进员工在档案管理和利用方面的意识。建立了企业档案管理的专门机构，配备了稳定的专、兼职档案管理人员队伍，加大了对软、硬件设施设备的投入，通过执行严格的制度和完善的措施，保证、促进档案信息资源的开发利用工作落实。
1.5.2扩大档案信息来源，丰富档案储备资源。我们有意识的要求专兼职档案人员切实加强日常档案信息的收集和积累，再将搜集来的档案信息初步分类和筛选，按事前、中、后的时间顺序以及立项、报批、核准等规定的流程进行管理归档，力求做到档案信息数量充足、内容丰富、结构合理、可利用价值高。
1.5.3提高编研人员素质，增强档案编研实效。我们注重收集与企业经营发展、工程养护等管理过程中产生的专项和综合的编研资料，整理形成符合企业需求、质量较高、具备实际效用的档案材料。公司同时积极创造条件，让专兼职档案人员定期参加继续教育和专项培训，提升综合素质。
2对工作效益的影响
公路集团自开展档案信息化建设以来，档案信息资源开发利用取得了显著进步。桥梁养护管理（健康监测）系统实现了对公路集团南京四桥段、绕越东南段、绕越东北段、雍六高速段所属桥梁的动态和静态数据的存储、查询和统计功能，实现了将现阶段桥梁技术状况评定和未来桥梁状态预测的一体化功能，所有报表全部自动生成输出，为公司的信息化管理和桥梁管养科学决策提供了有效的技术支撑。
3产生的经济及社会效益
公路集团通过开展档案信息化建设与公司桥梁养护（健康监测）管理系统相结合，加快了各类档案特别是桥梁养护项目档案信息化采集的步伐，改变了公司档案管理人员的工作模式，同时也给公司和社会节约了资源，提高了社会经济效益：
3.1从创造的直接经济效益来看。公路集团根据公司桥梁养护（健康监测）管理系统的数据分析，在行业主管单位的高度重视与大力支持下，获得了专项科技补助45万元，组织开展钢混组合结构桥梁养护对策研究工作，该工作不仅填补了行业养护管理空缺，而且提升了公司桥梁养护专业技术水平，实现桥梁养护管理“出标准”。
3.2从档案移交成本方面来看，根据档案整理市场的价格预计，如果采用现行科技手段将档案原件进行数字化处理，再将经数字处理后制成的微缩品、光盘向相关部门和单位移交，与采用传统的方法将项目档案原件复印出多套纸质复印件的方式相比，可以大大节约档案管理项目成本。
3.3从推动档案管理信息化程度上来看，开展档案信息化建设和公司桥梁养护（健康监测）管理系统相结合，就要求系统使用者具备相应的计算机操作水平，促进了档案工作者改变思想观念、更新知识结构。
3.4从工作效率和利用范围的角度上看，将档案管理的整个过程交由系统设计，减少了档案管理流程的时间，提高了档案工作人员的工作效率。
4结语
公路集团通过信息化打造桥梁养护平台，持续创新档案管理手段和方式，使档案信息化系统和桥梁养护管理系统两者相互结合、嵌入，实现了对桥梁养护工作的综合利用，让公司工程档案为推进服务企业发展、服务领导决策、服务地方经济建设做出更大的贡献。
参考文献
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[2]徐泽宁,肖利君.高速公路科技档案数字化管理系统设计与开发[J].湖南交通科技，2017，43(1)：200-206.
[3]范新萍.对企业档案信息资源开发利用的认识[J].卷宗，2014(6).
论文作者:付冰洁
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2017年第31期
论文发表时间:2018/3/28
标签：档案论文; 桥梁论文; 档案管理论文; 管理系统论文; 公路论文; 信息论文; 公司论文; 《建筑学研究前沿》2017年第31期论文;