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摘要：目前，随着建筑业的快速发展，建筑工程资料管理在工程建设领域有着非常重要的作用，然而，做好资料管理和保存工作，让用户通过工程资料的审阅对项目能有一个全面的认识是每一个施工管理人员的职责所在。当然，要想做好这项管理工作，只凭个体的努力是不够的，只有依靠各相关负责人以及全社会的共同努力才能保证建筑工程资料管理工作一步步走向完善。本文分析了建筑工程资料编制、收集、整理与装订以及规范管理存在的问题，提出进一步完善措施，以供参考。
关键词：建筑工程；资料管理；现状；完善措施；探讨
一、建筑工程资料管理的现状
1.相关人员资料意识薄弱
众所周知，任何一项建筑工程涉及到的资料都非常复杂，尤其是在工程竣工验收后所要交付给业主的资料非常多。在短时间内如果没有出现工程质量问题，则可以成功交付工程，随即施工队伍就结束工程，但在短时间内，没能收集整理出全面的工程资料，这也给工程资料管理带来了困难。而在利用资料时，工程资料还需要借鉴一些竣工验收证书或者工程决算、竣工图等资料，其他的工程资料就会被忽略，这就直接导致工程资料的利用率降低，从而不能确保完整、系统性的资料管理。
2.建筑工程资料管理质量低下
作为建筑工程管理的重要环节，包括施工前准备阶段的问卷资料和施工过程中形成的文件和竣工验收形成的文件资料都属于工程资料范围。当前，很多建筑企业对于建筑工程资料只注重资料的数量接受和内容分析，而缺少对资料的坚定，严重忽视了归档工作，从而造成工程资料中混入一些无保存价值的资料，进而影响对资料的优化管理与长期利用。不仅如此，有的工程资料在形成的过程中存在分量不足、保管丢失的情况，一些重要的文件和签字等资料随意性较强，最终导致工程资料质量不具真实性和有效性，建筑工程资料管理质量低下，严重影响工程资料的有效利用。
3.缺乏严谨的建筑工程资料管理体制
因施工企业和建筑企业的不重视，建筑工程的资料管理意识薄弱，普遍存在“重建设轻管理”的现象。很多企业的管理人员认为，资料管理是可有可无的，不能为企业创造更多的经济效益，所以不会对其投入人力、财力、物力等。甚至存在认为资料管理的不规范、不科学对于工程质量的影响不大的思想，所以很多关于建筑工程资料管理的体制也只是趋于形式化。除此之外，企业还缺乏相关的建立人员对工程资料管理进行监管。施工监理为建设方提供专业化、社会化的服务，以帮助建设单位对建筑工程的质量、进度、技术等方面进行控制，因此，监理方还要对工程资料的管理负起责任。严把各个环节的资料收集、整理与最后的资料形成、保管工作，全面保障工程资料的完整性和有效性。
二、建筑工程资料管理问题
在不同环节建筑工程资料管理或多或少存在一些问题，接下来对资料管理期间出现的问题加以总结。
1.建筑工程资料编制问题
建筑工程资料编制出现的问题主要体现在以下几方面：首先，对建筑资料编制依据的规范标准理解不深刻，部分条款与规范标准有所出入，影响建筑工程编制资料质量，甚至有涂改、造假现象出现。其次，不同单位编制工程资料仅从自身角度出发，缺少与其他部门配合方面的考虑，一定程度上影响工程资料执行质量。最后，部分资料编制人员综合素质较低，专业性不强、闭门造车，造成部分内容不真实、不准确，导致工程资料缺乏完整性。
2.建筑工程资料收集问题
收集是确保建筑工程资料完整的重要方法，但在实际执行时存在较多问题，如未将工程资料收集贯穿到工程管理的各个环节；部分资料员未深入到施工现场进行施工资料的核对，导致一些工程资料与实际存在偏差；部分资料员对资料收集工作不重视，收集不及时，未进行认真校对、核查，导致收集的工程资料存在较多问题。
3.建筑工程资料整理与装订问题
完成工程资料收集工作后，需进行整理与装订为后期归档奠定基础。但部分资料员工作粗心大意，分类标准不明确导致工程资料分类不当。同时，一般情况按照时间先后顺序对工程资料进行整理，但部分资料员仅将工程资料整理在一起，未考虑资料形成的时间顺序，给后期的查阅带来不便。另外，装订工程资料时未检查资料的完整性，导致部分工程资料遗漏。
4.建筑工程资料管理问题
建筑工程资料管理存在的问题主要包括以下几点：首先，部分资料员责任心不强，进行工程资料管理时未按照相关流程及规范进行，随意性较大，导致工程资料意外损坏的情况出现。其次，部分资料员专业知识薄弱，工程资料编号不规范，给后期管理工作的开展带来较大不便。最后，工程资料密级划分不准确，尤其是一些机密、绝密文件划分错误，导致重要工程资料信息的泄露。
三、建筑工程资料管理完善措施
建筑工程资料管理是一项细致要求较高的工作，除相关单位引起足够的重视外，资料员应提高工程资料管理意识，自觉克服资料管理工作中出现的不良行为，严格依据国家相关规范完成工程资料管理工作。
1.规范建筑工程资料编制行为
建筑工程资料编制是否规范往往给整个工程的实施产生直接影响，因此，建筑工程参与单位应将工程资料编制当做工作的重中之重，采取针对性措施保证建筑工程资料编制质量。首先，建筑工程参与单位应在综合分析建筑工程各个内容的基础上，结合单位工作特点及规律完成工程资料的编制。编制期间尤其应明确重要参数，给建筑工程的顺利实施做好铺垫。其次，认真研读工程资料编制规范，深刻理解规范要求，以此为基础完成工程资料的编制。最后，重视工程资料编制质量检查。认真检查各项工程资料内容完整性，及时发现遗漏内容，做好工程资料内容的进一步完善。另外，应保证编制内容的准确性，不能涂改、造价。
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2.严格落实资料收集工作
建筑工程实施期间产生较多种类的工程资料，为给后期管理工作的开展奠定良好基础，各参与单位应重视各类资料的收集，明确不同工程资料收集流程，确保收集资料的完整性、及时性。首先，提高认识。建筑工程参与单位应充分意识到建筑工程资料收集的重要性，结合单位工作特点，制定工程资料收集工作计划及实施措施。其次，组织资料员召开资料收集工作会议，使资料员明确资料收集内容，及资料收集注意事项。最后，资料员应注重自身素质的提高，不断总结与分析资料收集工作存在的问题，采取措施加以解决。工作期间定期到施工现场进行核对，及时了解建筑工程动态，全面掌握建筑工程实际情况。
3.确保整理及装订质量
建筑工程资料整理及装订是工程资料管理的重要环节，该环节需将收集的工程资料依据一定标准分门别类，而后装订最终完成归档。首先，要求资料员依据工程资料来源、类别及产生的时间顺序进行整理。为保证整理质量一方面资料员应认真工作，不能粗心大意。另一方面加强资料整理后的检查，确保准确无误、完整后再进行装订。其次，明确建筑工程资料整理细节工作，例如严格依据相关规范标准进行，确保资料顺序的正确性。最后，为保证装订质量，完成装订前认真检查各类资料的完整性，并严格依据相关规范进行编号。
4.规范建筑工程资料管理
建筑工程资料管理质量受多种因素影响，其中管理人员的综合素质是极其重要的因素，因此，在采取有效管理措施外，应将提高管理人员综合素质当做重要内容加以落实。首先，加强资料员责任心培养。一方面加强资料员思想教育，提高建筑工程资料管理重要性认识。另一方面积极营造建筑工程资料管理良好氛围，定期举行资料管理知识竞赛活动。另外，实行严格的奖罚制度。规范资料员不良管理行为。其次，提高资料管理员专业技能。定期要求资深人士举行工程资料管理知识讲座，不断完善资料员专业知识体系，不断提升资料员管理水平。最后，为防止重要信息的泄露。资料应明确不同建筑工程资料的重要性，准确划分不同资料密级划分，加强机密、绝密资料管理，确保建筑工程资料管理质量。
建筑工程资料管理应贯穿到建筑工程实施的各个阶段，要求不同参与单位根据建筑工程资料管理存在的问题，严格依据相关规范标准，采取针对性改善措施，切实做好建筑工程资料管理工作。
四、加强检查
施工资料管理是一项技术与管理并重，执行与实践交叉的综合性工作，资料的编制与整理涉及诸多的人员，如工程师、技术人员、质检人员、试验人员等等。若是缺乏应有的交流与沟通或是未按照施工进度同步进行，则会对资料的管理工作带来影响。为此，可通过横向的交叉检查来确保资料齐全、完整，该方法是施工资料检查中较为有效的方法之一，如对分项检验批质量验收资料进行抽查时，可对原材料的质保资料进行检查，看其是否齐全、是否与规范要求相符。
五、提高资料编制的工作水平
编制工程资料，首先应认真理解以及掌握相关标准的规定要求，施工单位最基本的业务条件即是编制工程内业资料，其编制形成的过程是决定工程资料质量的关键。施工单位应该在明确自己所承担的责任的基础上，以提高编制工程资料的业务水平为目标，加强对相关技术人员编制资料的训练。另外，工程项目开发公司也要加强对工程资料编制情况的检查。
六.竣工验收阶段的资料质量控制
1在工程竣工验收阶段，资料管理者应与工程项目管理人员一起检查以及审核资料文件，同时要结合建筑工程资料管理归档范围的要求，及时发现资料的欠缺部分，并进行查缺补漏，确保竣工资料满足完整、实时、准确等相关的要求。
2根据工程质量管理方面法律法规的相关规定，严格控制竣工验收质量，以确保工程建设资料的完整性与系统性，从而使工程资料在工程竣工验收中充分发挥其凭证作用。
七、充分利用先进资料管理设备
在电子信息技术高速发展的今天，现代化办公方式呈现出多手段、多角度、多层次形式。资料的信息统计工作完全可以充分利用各种办公软件，大力推行对磁介质资料、缩微资料、电子文件等的运用。工程项目各部门可以建立本部门的资料检索系统，方便工作人员查阅资料，从而提高整体的工作效率。
八、传递和变更记录资料管理
由于施工项目工程庞大，涉及的事物较多，因此也埋下了许多变动隐患，导致资料的变动也较为普遍，因此资料的有效性及完整性也会相应地发生变化，为了有效地明确资料的来龙去脉，各部门必须及时记录相关资料的增减变动及传递情况，以防止资料的遗失、失效、损毁，确保资料或信息的有效性与实用性。
九、结束语
总而言之，建筑工程的资料管理对于建筑企业来讲非常重要，因此，通过建立和完善相关的资料管理机制，提高管理人员的资料管理意识，明确好各项分工，聘请专业的人员进行管理，全面提高建筑工程资料管理的有效性。
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论文作者:高莉萍
论文发表刊物:《基层建设》2016年15期
论文发表时间:2016/11/3
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