档案技术革命带来的理论思考，本文主要内容关键词为：理论论文,技术革命论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
一
计算机与档案不是偶遇，计算机进入档案工作领域有着深刻的社会背景和自身发展需要，可以说是一种必然。
80年代初期，风靡一时的《第三次浪潮》、《大趋势》等论著开始传播“信息化社会”这个时髦的概念，时隔十几年，它已经成为各国政治家、实业家甚至普通老百姓口中非常实在的话题。去年西方七国部长会议上提出了“全球信息化计划”，促使“信息化”进一步成为全球性话题，我国也将“初步建立以宽带综合业务数字为支撑的国家信息基础设施，国民经济信息化的程度显著提高”列入了2010年国民经济和社会发展的远景目标。当人类发现地球资源将无法支持以大量消耗材料和能源为代价而获取的工业化进程时，恰好又找到了信息化的新道路，无论是发达的工业化国家还是尚未实现工业化的发展中国家都把它作为发展经济的一条出路，我国更是把它看作提高整个国民经济的技术含量，缩小同发达国家差距的一次不可错过的机遇。在“信息化”过程中，计算机是一个主要角色，它一步一步地进入社会生活的各个领域，引发并带动了一系列的变化，它逐渐成为现代社会正常运转不可缺少的工具和条件之一。自然，处于信息业圈子之中的档案工作根本不可能置身于这种社会现象之外，计算机对档案工作的造访和在此处安身是顺理成章的事。
办公自动化是将计算机导入档案领域的一个直接的动力。文件与档案之间的天然联系使得档案工作不能无视或拒绝文件和文件工作的现状。我国计算机应用最广泛的是办公领域，全国现有的300万台以上的PC机中绝大部分用于办公系统，在机关等社会组织中，用计算机制作文件、统计和处理数据日益普及，形成了大量的电子文件；在科技部门和企业，计算机辅助设计（CAD）和计算机辅助制造（CAM）产生了越来越多的电子图纸；在其它领域，无纸贸易、无纸出版等都在不断淡化、修正着我们原有的“文件”概念。如果说单台计算机的使用只能影响文件的生成过程的话，那么90年代以来快速发展的网络技术又进一步波及到了文件的运转、传递过程和利用方式。计算机技术与各种办公业务的联姻制造了许多以手工方式无法识读、无法管理的电子文件。从眼前看，档案部门拥有计算机才能拥有快速、便捷的电子文件查询服务手段；从长远看，档案部门不可能永远拒绝电子文件转化成电子档案，也就不可能没有计算机这一必要的管理工具。
档案事业自身的发展也需要引进计算机等现代化管理手段。档案数量日益增多和管理资源有限的矛盾，档案寿命有限和要求长久保存的矛盾，利用需求增多、利用角度多样化和传统的检索、服务手段的矛盾等，无一不需要利用现代化手段来化解；提高档案工作质量和效率、开拓档案工作领域、开发档案信息资源的新途径、新方法也需要借助现代化手段来催生。计算机在档案领域中有许多事情可做，而没有计算机我们会有许多事情做不成或做不好。
二
计算机及相关技术的运用在给档案工作带来效率和发展的同时，也把大量新问题摆在档案工作者面前。在计算机辅助管理档案时期，主要是用计算机模拟人工管理，因而对档案理论的冲击还不那么剧烈。随着办公自动化的进展，电子文件的大量产生，计算机技术在档案工作领域中应用范围的扩展，档案工作的技术方法发生了一些质的变化，随之而来的是原有的一些定论、模式将被重新审视，原有的管理思想、管理原则将得到更新或补充，原有的档案学科体系也将得到充实和完善。这是档案技术更新的时代，也是档案理论发展的时代，这个时代需要，也可能造就出与缪勒、詹金逊、谢伦伯格等齐名，甚至贡献和影响更大的档案理论家，习惯手工管理案卷的档案工作者不仅需要学习摆弄计算机键盘、鼠标器以及磁盘、光盘等“新式武器”，还必须思考由此而产生的一系列理论问题。
——原始记录性是档案的本质属性。对于纸质文件来说，其内容的原始性通常要借助形式的原始性来证实和确认，原件成为集两种原始性于一身的法定代表。而电子文件便于修改、便于拷贝的特点使人们对其原始性失去了信任，虽然已有一些技术可防止伪造文件和在“原稿”上增删涂改，保证其内容的原始性，但是人们可以根据需要随时方便地复制电子文件，其复制件与原件毫无二致；对于长久保存的电子文件，需要定期进行复制，以防止信息损失；随着计算机技术的更新，必须将原文件在新的软件中转换格式，以保证其可读性。这样一来，“原件”的概念变得难以定义，如何认定电子文件的原始性和证据性便成为新的课题，成为电子文件能否转化为档案的关键。
——目前由于电子文件的证据性尚无有效保障，管理方法亦无定规，所以，机关即使是在无纸条件下完成了“文件”的办事职能，在转化为档案时也必须将其纸质化，也就是说为保存而专门制作一套纸质档案。鉴于电子文件便于检索、便于传输等优点，很多机关又自发地将其保存下来供日常查找利用。将保存起来的电子文件称为“档案副本”也罢，称为“资料”也罢，档案部门实际上已经把它纳入了自己的管辖范围，可以预见，从实用性出发，这种双套保存的作法会逐渐普遍起来并在相当一个时期存在，那么这种作法在理论上如何成立、采用什么管理方法可以使两套材料既互相关联又各尽所能，档案馆要不要承认和接受双套制等问题都需要我们搞清楚。
——电子文件自身的特点决定了其管理方法有许多不同于纸质文件之处，如由于电子文件的系统依赖性，归档范围就不能只是“办理完毕，具有保存价值的文件”，还需要考虑该文件的读取软件甚至操作系统；由于电子文件信息与载体的可分离性，“档案实体整理”可能被“概念整理”所取代，其实体单线排列的规定性也将被信息多元组合的可行性所取代；由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的内容、标准和方法将发生变化；电子文件在保管条件、保管要求以及检索、利用方式等方面也与纸质文件有诸多不同，在这些应用理论和技术的领域中也是课题丛生。
——来源原则重又成为档案学者关注的理论热点。这一历经200余年，在世界各国广为流传的档案原则在计算机技术的冲击下是否依然具有生命力，是否依然值得档案人员信奉，对此，各国档案学者的答案不尽相同，有捍卫者，有困惑者，也有人提出了“新来源观”。不同观点大多围绕电子文件系统的文件来源不再严格对应于现存的机关、组织机构这一现象而产生，实则根源于对来源原则的本质与精髓的不同理解，任何理论和原则都不是一种具体的方法，应该随着时代的前进、客观现实的变化而丰富和发展，来源原则亦应如此。
——我国档案工作者大约十年前就试图改进原有的文件～档案工作流程，提出了文件档案工作一体化的设想，这与外国学者提出的文件生命周期思想有着内在的吻合，计算机的介入加速了这一设想的实现，电子文件这一新成员的到来更加促使局部环节的协调向全面的实质性的一体化方向发展。在计算机文件档案管理系统中，各业务环节的要求应在系统设计时统一考虑，一些原流程中后期的工作将移至前期实施。系统的思想，协调的思想，前端控制的思想须贯穿于整个管理系统的设计和运行过程中。
——文件管理体制和档案部门的职能也会发生变化，由于网络技术的发展以及档案馆为维护和阅读各种文件必须接收或购置大量的有些甚至是昂贵的软件系统等原因，电子文件时代的档案馆或许不再必须接收各机关、组织的“档案”，而主要是行使对分散的档案信息集中控制并使其便于公众利用的职能，即从档案文件的保管基地转变为档案信息的控制中心。美国的戴维·比尔曼、澳大利亚的伦达·阿卡兰等人认为，档案员应该从保管员变成“审计员”，主要关注档案信息的联系性、完整性、准确性和可靠性，履行监督、审查和控制的职责。这种改变不会在一天之间到来，但它的内涵是深刻的。
我们已经并将越来越深地感受到电子计算机对于档案工作的巨大影响，加拿大档案学者特里·库克预见档案管理将因此转变成一种“后保管模式”。转变时期尤为需要理论思维，它会帮助我们把握正确的方向。