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摘要：随着教育的大众化和普及化，我国的高校毕业生人数屡创新高，人事部门在高校毕业生档案的转递和报到派遣手续的办理方面受到人数众多的限制，伴随着一系列的问题和麻烦。信息技术的发展能够很好的解决纸质档案传递、保存等方面的问题，有助于加速档案信息的传递，提高档案信息的管理效率。如今高校毕业生档案信息化建设已提上日程，本文以解决制约发展的现存问题为切入点，浅析高校毕业生档案信息化建设策略。
关键词：高校毕业生；档案信息化；建设策略
引言
高校毕业生的档案是高等学校受教育经历的基础性记录，其中承载了一个学生在学习和成长过程当中的历史经验，反映了学生的品质、人格、智力以及各项能力，是各个组织单位了解一个人的重要数据，被用作工作安排、转正定级、工龄计算、职称评审、养老保险和职务晋升等方面的依据之一。新时期，人事部门档案管理工作面临着诸多难题，信息化建设提供了全新的解决方案。
1 高校毕业生档案管理的现存问题
1.1 档案权利模糊
近年来我国高校毕业生的人数居高不下，人事档案的去向各异，按照规定，副本归档，而正本想要从高校转向用人单位时常却无法实现，一部分学生在毕业后并没有马上确定去向，这些没有确定去向的档案则经常滞留在已经毕业的院校里；然而在档案法律规范中，却没有对毕业生档案进行明确的定性和分类，档案管理工作陷入僵局。高校毕业生档案是教育与受教育的证明，也是最为原始的数据记录。虽然档案是为了记录高校毕业生的受教育信息而存在的，但是毕业生却没有保管权限，或者说是没有明确的档案所有权，档案权力模糊属于档案管理的明显缺陷。
1.2 档案质量下降
档案质量下降也是人事部门在高校毕业生档案管理过程中存在的重要问题之一。据高校档案全宗显示，学生档案主要包括在学历教育中的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。这些内容看似是能够反映一个学生的受教育过程，但是建立在同意登记完成的基础上，同一院校的学生除了奖惩方面，在诸多内容上都没有太多差异，对于学生的真实情况的写照不多，个性化内容被简化和忽视，评价内容的主观性较强，档案形式化的情况较为严重。这种档案只能称之为“人事档案”而无法提升到“人才档案”的高度。高校学生档案无论是纸质文件还是电子文件，在档案形式要件上仍然按照传统手工材料的制作模式归档，这给档案真实性保障和鉴别带来了极大的困惑。
1.3 管理机制不完善
人事部门在高校毕业生档案管理方面的机制不完善，高校毕业生档案在学生就读期间呈现多样化管理。一是高校档案馆按照人事档案与职工人事档案统一集中管理，或就学生档案单独分类管理；二是高校人事部门档案室与职工人事档案一并管理；三是学生管理行政单位负责档案保管及转递；四是教务或学生教育培养单位管理。受此影响，学生档案管理缺乏可控性强的整体化管理，加上硬性规定档案必须通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带，为档案传递带来了不少麻烦。很多高校为了避免这种档案管理的麻烦，开始忽视规定要求，选择根据学生需要进行档案的邮寄，甚至还有的院校直接将档案交给本人自带，这种避免麻烦带来的反政策现象影响了档案的真实性，加剧了档案管理的困难性和复杂性。
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2 高校毕业生档案信息化建设的策略
2.1 转变档案观念，树立人才档案观
对于人事部门来说，在高校毕业生档案信息化建设的过程中，必须要积极更新档案管理理念，高校毕业生的档案不应与反应学生真实样态之间割裂开来，变成一种形式，失去其存在的目的和意义。应通过档案法律法规明确高校毕业生档案分类，才能实现档案收集、整理、鉴定、保管、统计等全过程的社会应激管理。人事部门在高校毕业生档案管理的过程中，可在信息技术的支持下创新档案收录内容，尝试将更多能够为收录人才的组织单位提供客观认识学生的可靠数据，将在校期间能够反映学生各类基本品质、能力、个性、特点等方面的内容加入到档案当中。人事部门应将高校毕业生看作独立的、具有特殊性的个体，实事求是的记录人才的成长历程。
2.2 丰富材料内容，完善档案形制
人事部门在高校毕业生档案信息化建设的过程中，应当尽快完善各个学段的学生档案的电子档案系统的各项内容，形成完整的、统一的、全面的档案记录。将学生在各个学段的具体表现，学习情况，诚信度等相关指标共享到电子档案平台当中。尽快明晰高校学生档案的归档范围，完善高校学生电子档案管理机制，健全基于电子文件管理的档案信息化管理系统。为了避免档案当中评价内容的主观性和形式化，评价工作应在学习阶段进行，组建评价小组，客观公正地按照实际情况进行成绩与表现情况的评价。当前高校毕业生的档案中仍旧有一部分是纸质档案，也有一部分是电子档案，两种档案应相互整合，以电子版为主，纸质版为辅，提高档案保存的安全性和稳定性。人事部门高校毕业生电子档案应明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等规范性技术参数，保证归档电子文件的质量和可利用性。档案的凭证作用是记忆价值和其他功能的基础。无论是平面材料还是电子文件，在归档过程的每一个环节都应该有手书签名或签章作为立档标识。
2.3 强化学生的主体地位，明确档案权属
高校毕业生档案是为反映学生的学习经历而生的，是具有真实性、客观性和终身性的重要材料。学生应当具备档案的所有权，利用电子档案存档和传递能够有效避免档案信息遗失、损毁或被篡改，在保障了学生主体的权力的同时，也能为档案保存、传递和其他管理工作带来诸多便捷。人事部门在高校毕业生档案管理工作中，应明确档案是属于个人的，虽然个人只能通过学习过程当中的行为来谱写，但其主体性地位是不可动摇的，档案并不属于高校或其他组织单位。这种主体不明确的情况导致学生和社会对于谁是档案的所有者始终存在疑问，学生对于自己的档案不够了解和重视，而学生所在的各个组织单位仿佛成为了档案的负责人。应尽快改变局面，明确学生的主体地位，强化档案的归属性和意义性。
2.4 加强档案信息化建设，提高服务水平
在现有的高等教育学历证书电子注册管理系统的基础上，人事部门应建设高校毕业生档案管理系统，把高校毕业生档案纳入高等教育学历证书电子注册管理系统，实行同步管理，建构全国统一的高校毕业生档案管理权威机构。由高校按照特定的程序运用现代信息技术和计算机网络将毕业生档案信息转递到国家统一的高等教育毕业生档案管理系统，经有关机构或管理系统审核通过后，纳入数据库存档，形成权威性的高校毕业生档案国家信息数据库。人事部门应利用高等教育学历证书信息平台建立高校毕业生档案查询服务平台，疏通高校学历证书与毕业生档案一体化的网络服务渠道，按照档案管理规范和工作流程，为高校毕业生的用人单位和组织人事部门提供权威性的毕业生档案信息，为社会提供快捷、便利的档案共享服务。
结语
对于人事部门来说，高校毕业生的档案信息管理工作如果仍旧采用传统的保存、传递方式很难适应当前的社会需要，档案信息化建设是档案信息管理的必经之路。人事部门内部高校毕业生档案管理部门应当认识到信息化建设的重要性，及时将信息化建设工作提上日程，尽快解决档案管理中面临的问题，确保档案管理工作能够与国家、国际和未来的发展接轨。
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[4]金晶，李玉海.高校毕业生人事档案信息化管理初探[J].兰台世界，2007（16）：39-40.
论文作者:梁雪英
论文发表刊物:《防护工程》2018年第7期
论文发表时间:2018/9/4
标签：档案论文; 高校毕业生论文; 人事部门论文; 学生论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 高校论文; 《防护工程》2018年第7期论文;