科研事业单位所长办公会的组织流程与规范化管理
——以中国科学院研究所为例
文/中国科学院武汉分院综合处 张晓颖 韩轶
【摘要】 中国科学院在新时期办院方针指导下，严格规范所长办公会过程管理，不断强化决议事项落实，着力提升领导班子决策的科学化、民主化水平。本文以中科院23个科研及管理单位为研究对象，采用定性分析与定量研究相结合的方法，就如何细化所长办公会议组织流程和规范管理进行了思考与建议。
【关键词】 民主集中制；科学决策；过程管理；风险防控；督办
一、所长办公会概述
民主集中是民主基础上的集中和集中指导下的民主相结合的制度，是党的根本组织制度和领导制度。1949年，毛泽东同志形象、系统地总结了党委会的工作方法，并提出党委书记要善于当“班长”，要把问题摆到桌面上来，“互通情报”，学会“弹钢琴”，要“抓紧”，胸中有“数”“安民告示”“精兵简政”等具体要求；2015年，习近平总书记提出，县委书记要带头实行民主集中制，要按照程序进行决策，特别是涉及资金、项目、用人等重大问题，要经过集体研究，不搞个人专权。这些要求不仅规范了党委会的工作方法，也对科研事业单位各类办公会议的召开以及重大决策的制定起到了借鉴作用。
中国科学院研究所主要实行所长负责制以及民主讨论基础上的所长决策制度。2017年4月，为深入贯彻落实习近平总书记对我院提出的“三个面向”“四个率先”要求，主动适应国家创新驱动发展战略和建设世界科技强国的新形势新任务新要求，中科院修订印发了《中国科学院研究所综合管理条例》，对所务会议制度以及党委参与“三重一大”决策等内容做出了规定，也对所长办公会组织流程与规范化管理这一工作提出了新的要求。
所长办公会遵循“集体领导、民主集中、个别酝酿、会议决定”的总体原则，以“提高单位决策的科学化、民主化、规范化水平并形成有效的议事决策机制”为管理目标，是各单位领导班子集体分析全所工作形势，讨论决定重大决策和重大事项的办公性质会议，也是单位业务、行政的最高决策会议。一般而言，会议成员由所领导班子成员组成。其中，所长助理列席，管理部门负责人、学术委员会主任、职代会主席、台站站长、公司总经理等可根据工作实际列席。
二、中科院所长办公会组织与实施总体情况分析
（一）样本选取。我院在全国共设12个分院以及114个研究所，本次研究分别以各地区23个科研及管理单位为分析对象，先后收集整合了19项所长办公会制度或“三重一大”议事流程。其中，定量研究了各单位所长办公会召开次数、决议事项等具体内容，对其组织情况及保障决策有效执行的相关规定进行定性分析的同时，也选择其中具备典型性的经验做法做重点分析研讨。对样本数据分析后发现，约有83%的样本单位明确制定并发布了所长办公会相关的规章制度及管理办法。其中，2017年度，各单位年平均召开13.25次所长办公会，每次讨论及决议事项6.8项，平均召开时长3.13小时。通过对相关制度的分析，我院各单位的所长（院长）办公会的议事内容主要集中在重大事项决策、重要干部任免、重大项目安排、大额资金使用等几个方面，涉及部署落实党委确定的有关学科布局、机构设置、资源配置等重大发展和改革举措，审议决定科技项目立项与管理及评价奖励等重要事项，审议通过年度预算方案和财务决算，审议通过重要文件，审议大额资产购置、基本建设、大额资金使用、重大经济活动、重大对外合作事项、职工收入分配与福利等相关事项，审议研究管理干部的任免和科技骨干的聘用与解聘等具体内容。
（二）组织实施过程中的关键流程分析。所长办公会的组织召开，从最初提出议题和讨论决策，到最终的工作督办和事项落实，共涵盖提出议题、审议议题、汇总议题、审定议题、共同讨论决策、拟定会议纪要、征求各部门意见、审核会签、所长签发纪要、正式发文、下发会议事项督办单、组织实施、反馈实施情况、下发督办通报等14项关键流程节点，涉及所领导班子、所长、分管领导、各职能部门、办公室（综合处）、公文管理人员等6类相关责任人（具体过程如图所示）。其中，每一项工作任务都需要严格对照管理办法，做好质量管控和过程资料留存。
在议题确认过程中，一般由各职能部门负责人向分管领导沟通酝酿并确定初步方案，或由分管领导提出议题后要求相关职能部门向办公室（综合处）申报拟提交议题，并形成所长办公会提案表等过程资料。其中，议题提出或承办部门需提前准备好相关文字或PPT形式的汇报材料，供会议讨论决策时参考使用。例如，某研究所明确要求各职能部门填写所长办公会提案表，提供拟执行方案并获主管领导批准同意后于会前提交至综合办公室统一汇总；某单位在所务会管理办法中，就议题所涉及材料的内容、形式、提交方式进行了明确的要求，并规范设计了所务会议题的提交模板。同时，办法还严格界定了保密材料的提交及处理方式。在讨论决策过程中，一般由提出议题的职能部门负责人全面真实地介绍有关情况，供领导班子成员充分讨论后做出集体决策。对于会议上未形成统一意见的事项，应暂缓做出决定。会议要求办公室（综合处）负责人列席，并认真记录，于会后形成会议纪要，经所长签发后正式发文。某研究所院长办公会召开过程中，则要求公财处处长列席并起草会议纪要，党委书记会签后由院长签发；某单位在本单位制定的管理办法中，明确要求当所长办公会讨论与参会人员或其亲属相关问题时，应实行回避制度，以保障讨论决策的公正性。在决策实施过程中，需要根据所长办公会纪要内容将需要督办或通知的事项归口到相关职能部门，各部门组织落实负责办理并及时将组织落实情况报办公室（综合处）。这一工作任务将形成督办单或通知单以及最后印发的督办通报等过程资料。在保障督办事项执行上，某研究所设有专职岗位，并在相关管理工作办法中，设计了专门的督办事项登记表和跟踪表，以保障各项决策有部署、有落实；在事项完成情况反馈上，多个单位都明确要求相关职能部门将督办执行情况于下次所长办公会议时通报，而个别单位则需将执行情况直接向主管院领导反馈；在通报督办成效上，某单位及时、定期收集各部门执行情况，全年汇总印发8期《督办通报》，有效实现督办率100%，完成率100%；在追纪问责上，某研究所明确规定对会议决定未执行或未执行到位的事项，分管领导须责成执行部门说明原因，对没有正当原因不执行的，将按本单位相关管理规定问责。
图1 所长办公会关键流程
在很多业内人士眼里，当下确实有点“山雨欲来风满楼”的味道。但问题真的有那么严重吗？也许这次美国对伊朗恢复石油制裁就是个“噱头”。
由图3的时序图可以看出,OSERDES2使用CLK0和CLKDIV两个时钟进展数据速率转换,其中,CLK0是高速串行时钟,CLKDIV是分频并行时钟[3]。在每个CLKDIV的上升沿将8位并行数据同时传入,经过固定的CLK时钟后,用CLK时钟将数据按顺序解串出来。每个OSERDES2必须与BUFPLL配合使用。BUFPLL可以将输入的高速时钟按照需求进行分频,同时生成一个SERDESSTROBE与OSERDES2的IOCE端口相连,来驱动OSERDES2正常工作。用一个BUFPLL同时驱动级联的OSERDES2的主和从模块。图像信息的串化部分原理图设计如图4所示。
总体来看，我院各单位按照“民主与集中”的原则，认真组织实施，基本能够保证定期、按时召开所长办公会。同时，通过制定完善相关管理办法、把握管控风险流程等具体举措，进一步健全集体领导和个人分工负责相结合的工作制度，明确决策范围，规范决策程序，强化决策事项落实，不断提升领导班子决策的科学化、民主化水平。现结合研究和调研情况，做出如下思考与建议。
三、对进一步规范所长办公会组织流程的思考与建议
1.2.1 循证护理小组 成立循证护理小组，小组成员包括2名主管护理人员、2名资深护理人员以及8名普通护理人员。小组在组建之后要对所有成员采取系统专业的循证护理培训[2]，保证每一位小组成员都能掌握循证护理的相关方法，为循证护理的实施打下扎实基础。
（一）加强相关制度建设是基础。结合调研样本单位情况，我院大部分研究所均制定了所长办公会管理办法或议事制度。但是，面临我国科技领域“放管服”改革等最新变化和政策要求，研究所仍需进一步提升对规范“三重一大”决策、实践监督执纪“四种形态”等工作的认知和重视程度，并对所长办公会组织召开中涉及的议事范围、召开时间等具体工作内容进行明确的界定和规范。
（二）做好风险流程管控是保障。在所长办公会组织管理过程中把握重要流程节点，核心是要树立风险理念、做好风险管理，针对性地审核流程，明确责任人，确保对各个环节的有效管控。特别是院长办公会会议记录本、会议纪要等原始的过程资料，往往是后期经济责任审计等工作中的重要内容，也是客观评价一个单位开展工作是否高效规范的重要指标，因此需要结合政策要求和制度规范，做好日常工作的积累。
（三）强化事项督办落实是关键。决策是方向，能指引发展趋势。决策若不实，就有可能将相关工作引入歧途，衍生一系列后果。新形势下，督办工作是加强领导、转变工作作风、提高行政效率、实现政务工作创新的有效途径。研究所通过建章立制、规范流程、明确职责、限时办结、及时催办等方式，可以有效实现“交必办、办必果、果必报”，保障所长办公会上决策部署的各项重大事项落到实处，为研究所改革创新发展保驾护航。
【参考文献】
[1]王传志.民主集中制:我国政治制度的核心机制[J].求是,2013(10):33-35.
[2]毛泽东.毛泽东选集(第四卷)[M].北京:人民出版社,1991:1440-1444.
[3]人民网.做焦裕禄式的县委书记[EB/OL].