论区域性人事档案馆的建设，本文主要内容关键词为：档案馆论文,区域性论文,人事论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号]G278 [文献标识码]A [文章编号]1002-3887(2001)01-0130-04
人事档案综合地记录了每一个人的自然情况与既有的经历，如德、能、勤、绩、主要奖惩等，是党政组织、企事业单位了解、选拔人才的重要信息源。因此，重视对人事档案管理的研究十分必要。
一、现行档案管理——“档随人走”的弊端
管理档案之目的，是为了提供利用。评价一种人事档案管理模式、管理方法是否科学，关键看其是否能维护档案实体和信息的完整与安全，是否能有效地为经济建设服务，是否能快、精、准地为人们提供利用。现有的人事档案管理上随人归属于单位的管理方法——档随人走，并不能适应市场经济条件下市场对档案的需求，不是促进人事工作的发展，而是制约人事工作的向前发展，阻碍人事档案的开发利用。具体表现为：
1.“档随人走”的管理方法，导致人事档案分散于社会的各个角落，不利于国家对档案的管理和控制，造成管理上的混乱，影响到人们对人事档案的利用。就以职工档案的管理为例：目前，职工档案管理渠道不一，有些职工档案由劳动行政部门管理，有的由当地档案馆管理，有的由企业主管部门管理，还有的由企业自身管理，或由人才交流中心和职业介绍中心（所）管理，甚至有些职工档案由职工本人保管。由于职工档案的“多头管理”（注：熊增良.企业职工档案管理中的问题[J].北京：中国档案1995,(2):22.），造成职工档案利用工作互相推诿，加之管理条件不善，而影响到劳动部门有关劳务介绍工作的开展。又由于多头管理所造成的职责不明确，而导致档案材料得不到及时的补充，致使人事档案缺乏动态性而降低了其参考利用价值。
2.“档随人走”的管理方法，使人事档案的实体和信息得不到安全的保障，甚至会造成对人事档案的破坏。由于“档随人走”，人事档案自然而然地归属于各用人单位管理，又由于各单位的条件的不同及领导、员工对档案的态度不同，人事档案得到的待遇也不尽相同。在军政组织、国企、集体企业等人事档案相对地得到重视，而在一些私企及民营机构，却难以得到这样的善待了。正如《人事档案岂能不翼而飞》（注：杨国华.人事档案岂能不翼而飞[J].沈阳：兰台世界2000,(2):17.）一文中指出的那样，在一部分中小企事业单位中，人事档案已经出现了私有化的倾向。少数中小型企业单位的负责人，特别是区街企事业单位的少数领导干部，其档案法律意识相当淡薄，只顾一心抓经济，对档案的法律法规知之甚少，个别人甚至根本就不知道还有《档案法》；他们对人事档案工作既不了解也不重视，头脑中压根就没把个人保管他人档案和肆意更改人事档案看作是违法违纪行为，认为我是负责人，任何事都是我说了算，给人事档案工作留下了极大的隐患。“档随人走”还造成了不具备管理人事档案的单位也接管了人事档案或个人保管自己的人事档案的情况发生。这些都很容易造成对人事档案的实体和信息的破坏。一是使虚假材料混入档案内；二是档案被烧、被丢失。1999年6～7月大连市中山区档案局就连续接待了6位个人查阅档案的利用者，他们都是因为单位保管的人事档案丢失而来。究其人事档案丢失的根源，有的是因亲属在某企业任负责人，调入时人事档案由这位负责人保管，当其离任时，档案不知去向；有的因原企业资不抵债，被另一企业兼并，当事人到新企业后发现保管在原企业的人事档案不翼而飞。在深圳就曾发生过尊荣集团因管理不当及不重视等因素而导致人事档案被烧毁的事件。人事档案丢失或被烧毁或被篡改，都是对人事档案实体及信息的破坏，也违反了人事档案真实性的要求，使人事档案失去了现实效用。
3.“档随人走”的管理方法，无形地造成了对人事档案信息体系的割裂肢解。过去，我们只注意到一个人的人事档案要集中管理，一个单位、一个组织的人事档案要集中保管，而忽视了从整体上看，这也是对人事档案这一信息体系的肢解分割。因为，“档随人走”必使人事档案分散于社会的各个角落，使人事档案实体难以集中，当然其信息也就更难集中了，致使难以从整体上对这一信息体系进行开发利用，无形地割断了彼此的联系。
4.“档随人走”的管理方法，从整体上看，不利于对其进行科学化、现代化管理。由于各个单位，组织的条件不一，由于条件不足，许多单位的人事档案得不到专门的照顾，无专门的库房保管，无专门的人员管理，往往同其他类型的档案同库房保管，限于人力，物力、财力的不足，根本无能力实行人事档案的科学化，现代化管理，只能停留在传统的手工管理上，这是同四化建设的要求不相适应的。既然现有的人事档案随人归属于单位的管理方法不科学，已不能适应“四化”建设的需要，那么，人事档案管理的出路又何在呢？笔者认为，建设区域性的人事档案馆，是解决人事档案管理科学化、现代化的出路所在。
二、建设区域性人事档案馆
建设区域性的专门人事档案馆，就是建立保管包括军政组织、企事业单位在内的所有人员的人事档案的专门人事档案馆，并运用先进的现代化手段对人事档案进行系统、科学的管理和开发利用，使其更好地为祖国的现代化建设服务。这里的区域性主要是以行政区域为主，辅以地理区域相结合，可以指一个县、一个市、一个省的范围，也可以指一个国家的范围。从整体上看，区域性的人事档案馆是一个人事档案的管理系统，它是由众多的子系统组成的，这些子系统就是人事部门统一领导下的各省、市、县的专门人事档案馆。这是一个控制系统，它保证了国家人事部门对人事档案的管理与控制，既必要又可行。
（一）必要性。实践告诉我们，建设区域性的专门人事档案馆是市场经济条件下人事档案管理上的要求。
“档随人走”的管理方法是我国既有的人事档案管理模式，在计划经济时代，这一模式的采用有着其科学性，但市场经济条件下的今天这一模式依然占据着人事档案管理方法的主导地位，却值得我们商榷。随着市场、经济、科学技术的发展，世界变得愈加密切联系，各行各业因人事档案而联系在一起，人事档案日益成为信息产业的一个分支，它要求各行各业各个部门产生的人事档案必须统一于一个管理系统，进行集中、统一的管理、开发利用和控制。这是市场经济条件下市场对人才的需求和人才对市场的要求进一步发展的反映。在计划经济体制下，人们的就业往往是被动的，且流动性不大，一个人在一个组织、一个单位往往一呆就是十几年、几十年甚至一生，其人事档案也就相对应地归属于用人单位。在这种情形下，其人事档案对于别的单位、组织来讲，就无多大的参考利用价值了。而随着市场经济的建立和发展，人才被作为一种资源投置于市场进行流通，使得人员流动变得经常和频繁，也使得人事档案的流动性加大了。随着市场对人才要求的提高，人事档案的内容也就变得更加丰富，已由于过去的“政治型”（注：詹委兰.浅谈人事档案在改革中的开发与利用[J]，南宁：广西师范学院学报.（哲社版）1993,(3):131.）转变为“业绩型”（注：詹委兰.浅谈人事档案在改革中的开发与利用[J]，南宁：广西师范学院学报.（哲社版）1993,(3):131.），其中蕴含着巨大的资源信息，对其进行开发的提供利用已成为必然要求。随着人员流动的加大，各行各业各部门也因人事上的关系变得日益联系在一起，这就要求他们彼此之间必须加强合作以促进人事工作、人事档案工作的顺利开展。现行的人事档案管理机制并不能适应市场对人才的需求也不能适应人才对市场的需求，这就要求建立一个中枢机构，对人事档案进行系统管理与控制，进行有效的开发利用。这一中枢机构就是区域性的专门人事档案馆。建设区域性的专门人事档案馆，是市场经济发展的要求，是人事档案管理工作系统化的要求，是人事档案作为一种社会信息资源的要求，也是对人事档案进行有效控制的途径，它的建立，将促进人事档案工作的飞跃发展，促进人事档案工作的规范化、标准化和现代化。
（二）可行性。区域性人事档案馆的建设，在某种程度上已为实践证明是可行的，同时也体现了《中华人民共和国档案法》的有关精神。
1.实践中的可行性。现在，不管是在国内还是在国外，各种专门档案都出现了各自集中保存的趋势，如城建档案集中保存于城建档案馆中，企业档案则保存于企业档案馆中（还未普遍实行），而城建档案馆是区域性的专门档案馆，实践证明非常有效地解决了城建档案的管理问题。同为专门档案，人事档案是否也适合于集中到专门人事档案馆进行管理呢？这个问题可以从深圳市企业人事档案管理的方法得到解答。深圳市的做法是：实行分层次和相对集中管理。其具体的管理模式主要有三种：一是实行分层次管理体制。全市局级干部和一、二类企业领导的档案由市委组织部统一管理；流动干部（辞职、辞退、出国留学、受聘到三资企业、外商驻深代表机构、民营企业、私营企业、“三来一补”企业工作的专业技术人员和管理人员）的档案由市人事局人才服务中心统一管理；上述企业流动工人档案由市劳动局就业服务中心统一管理；二是实行集团、总公司集中统一管理，如：国有免税商品公司、华强电子公司等单位档案由集团公司集中管理。三是实行相对集中与分级管理体制。建设集团本部的干部、工人、二级公司的经理、副经理、党委（支部）书记、人事部长、办公室主任、财务部长由集团集中管理，其他人员的档案由二级公司自己管理（注：严书祥等.我市企业人事档案管理的现状及对策思考[N].深圳：深圳特区报.1995-09-14.）。如果深圳市建立一个专门的人事档案馆，那么对于第一个管理模式来讲就是一个全宗中的三个子系统即企业人事档案全宗中的三个管理单位－领导干部单位。对于第二个模式来讲，其实只是按照来源原则对人事档案管理单位、流动干部档案管理单位和企业流动工人档案管理进行分类管理即将一个集团、一个总公司作为一个管理单位进行管理。第三个模式与第二个模式基本是相同的，只是在一个管理单位中再分一、二级管理单位而已。再比如建立区域性的专门人事档案馆，具体的运行可以从非国有企业的人事档案的管理中得到体现。在具体的运作过程中专门人事档案馆可以按高标准现代化管理的要求，实现非国有企业员工人事档案信息资源共享，方便利用。由员工所在单位按《企业职工档案管理工作规定》的要求，将员工的聘用、晋升、新订立劳动合同材料，奖惩材料，专业技术职务评审材料，参加党、团等材料送档案馆装入个人档案。企业需要聘用这类人员时，可以依严格规定到专门人事档案馆查阅其档案。专门人事档案馆运用计算机进行管理与检索，将非国有企业员工人事档案的主要信息，如出生年月、学历、履历、服兵役情况等内容输入计算机。查阅时用计算机进行检索调阅，一般情况下不查档案原件，这样做到了方便、快捷。按照资源共享的原则，公安、工商部门如果工作需要，只要履行审批手续，可以到人事档案馆查阅、打印有关人员的档案资料，这样可以充分实现档案信息资源的共享。
2.理论上的可行性。从以上的分析可以看出，建设区域性的专门人事档案馆，对人事档案进行集中统一的管理，一方面体现了人事档案现实性、真实性、动态性、集中性的要求，使人事档案更好地发挥其作用；另一方面，它符合了《中华人民共和国档案法》的要求。《中华人民共和国档案法》规定：档案工作实行统一领导、分级管理的原则，档案管理要有利于维护档案的完整与安全，档案管理要便于社会各方面对档案的利用。这样的原则也适用于人事档案的管理工作。区域性人事档案馆的建设，同样地体现了“统一领导、分级管理的原则”的精神，既有利于维护人事档案信息的完整性与安全性，也符合新时代下人事档案作为一种信息资源的管理要求，即信息资源要进行有效的集中，进而进行系统化管理实现资源共享，方便社会的利用。
由此可见，无论是从实践还是理论的角度，建设区域性的专门人事档案馆，对人事档案进行集中系统管理都是可行的。
三、建设区域性人事档案馆意义重大
综上所述，建设区域性的专门人事档案馆有利于解决由“档随人走”的管理方法所带来的种种问题，不妨取某一地区作为试点，一旦成熟予以铺开，这当然可能给人事档案管理工作带来巨大的震动，但其重要意义是显而易见的。
1.可适应时代发展。人事档案的分散保管及多头管理已不能适应时代的要求。建设区域性的专门人事档案馆，对一个区域的所有的人事档案进行集中统一管理，就可以改革陈旧落后的管理方式和手段，逐步实现人事档案管理的科学化、现代化。如添置必要的温湿控制设备、缩微复印设备、计算机管理设备，建立实用性较强的微机人事档案管理系统，使人事档案信息能够及时输入和输出，提高检索效率，快速准确地为人才开发和经济建设服务。早在20世纪50年代初，美国已在圣路易斯设置了全国人事文件中心，负责保管联邦政府所有离职人员的人事文件。它的建立，也是因为人事文件（档案）保存地点的分散而导致难于查找的原因引起的。目前，这个文件中心有两个库房：一个保存军职人员的人事档案，一个保存文职人员的人事档案。共有人事档案1亿多卷。每年发出的证明达200多万份。由于人名、出生地、日期、文件材料在库房的位置、卷号等都输入了电子计算机，所以，查找速度非常快。目前，我国的人事档案保存的地点如前面分析是十分分散的，管理混乱，很不利于人事工作的开展和对人事档案的开发利用。建设区域性的专门人事档案馆，可从根本上解决这一管理问题，且随着时间的推移，还可以与多个区域性的专门人事档案馆通过高科技等手段联合起来，建立更大的跨区域的专门人事档案馆，从而建立全国性专门人事档案馆，进而实现对人事档案的系统生命线管理。
2.有利于对人事档案实体和信息的保护，避免损坏档案的现象发生。因一个人的人事档案相固定地保存在专门人事档案馆内，这样就可避免因经常传递、移交而出现的问题以及不移交档案的现象发生；也可避免如前面所分析的因管理不善而出现的档案失真、损毁、丢失、残缺等问题的发生，保护了档案的真实性。建设区域性的专门人事档案馆，可以实现人事档案管理队员的专业化、知识化，为人事档案管理的现代化及人事档案管理工作的稳定性、持续性提供保障。
3.有利于国家对人事档案的开发利用和控制。建设区域性的专门人事档案馆，对人事档案进行系统管理与控制，对人事档案进行加工整理形成人才资源数据库，根据社会的需要提供人才。同时还可以结合人事代理工作，提供与流动人员人事档案有关的社会化服务。如进行“合同签证”（注：孙硕实.规范与提供利用相结合——谈谈流动人员人事档案管理[J].北京：中国档案.1997,(6):24.）服务。随着事业单位人事制度改革的深入，许多单位与专业技术人员和管理人员签订了聘用合同，通过合同的方式明确双方当事人的权利与义务关系。合同签证即是对这种合同关系的鉴别和认证，通过合同签证进一步确保了聘用合同的有效性和合法性，一旦发生纠纷，合同即是解决纠纷的依据。经签证的聘用合同，是人事档案的重要组成部分。又如“社会保险”（注：孙硕实.规范与提供利用相结合——谈谈流动人员人事档案管理[J].北京：中国档案.1997,(6):24.）。根据国家有关政策，流动人员在工作期间和退休之后享受待业保险和养老保险，专门人事档案馆（人才流动机构）应按照国家的有关规定，做好保险金的收集、发放和记载工作，为解除流动人员的后顾之忧提供优质服务。
4.可节省人力、物力、财力，减轻各用人单位的负担。这里可以参照一下美国联邦文件中心的情况。美国认为，文件之所以要送到文件中心保管，是因为可以大大节省场地和大大降低保管费用。据统计，在联邦政府机关的办公室，每立方英尺文件的保管费用平均为7.66美元，而在文件中心只需0.51美元。在政府机关的办公室，每一立方英尺的文件都要占用一平方英尺的场地，而在文件中心，每168立方英尺的文件只占用30平方英尺的场地，就是说大约可以节省4/5的场地，虽然区域性的人事档案馆有别于美国的文件中心，但其管理的方法和手段仍是可以借用到区域性的人事档案馆的。由此看来，区域性的人事档案馆还有利于节省场地和降低管理的费用。
收稿日期 2000-09-27