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在中国档案学会第二届青年档案学术讨论会上的讲话
首先，我代表中国档案学会，向与会青年朋友和所有同志们表示热烈的欢迎和衷心的祝贺。明年，人类将告别20世纪，进入21世纪。我国人民也将迎来建国五十周年大庆。在这样的情况下，召开第二次全国青年档案工作者学术讨论会，是很有意义的。
现在的青年，是跨世纪的人才，是承前启后、继往开来的主力军和接班人，任重而道远。在以江泽民同志为核心的党中央领导下，青年人，不仅要把毛泽东、邓小平等老一辈无产阶级革命家所开创的伟大事业继承下去，而且还要迎着各种困难、挑战和机遇，把建设有中国特色社会主义的伟大事业推向新的发展阶段，并交给未来的接力者进一步发扬光大，如此前赴后继，始终不渝。这是伟大而神圣的历史使命，也是十分难得的机遇。我们由衷的希望广大青年，积极响应江泽民同志的号召，认真学习马列主义、毛泽东思想特别是邓小平理论以及党中央的一系列文件，树立正确的世界观、人生观和价值观，以崇高的理想为目标，用无私无畏的精神、勇气和魄力，去创建更加辉煌灿烂的明天。
历史是人类过去认识世界和改造世界的足迹。我们档案工作者的基本任务，就是收好、管好和提供利用好昨天的档案，为今天和明天服务。因此，档案工作既很平凡又很重要。说它平凡，是因为它没有惊天动地、直接推动历史前进的巨大作用，只是一项条件性和服务性的工作，其基本的特点是埋头苦干和默默耕耘。说它重要是因为：第一，档案是党和国家的宝贵财富，是人类认识世界和改造世界的历史记录，是一切聪明智慧的结晶。当然许多档案也是错误和罪恶的历史记录。国家的全部档案可以说是一个综合性的知识宝库，具有资政育人、察古知今、温故知新、工作查考、解惑辨伪、原始凭证、生产管理、科学研究、经验总结以及延续和维护历史真实面目等多方面的重要作用。因此，我们必须设法让它为党为国家为人民为社会主义服务。第二，档案工作具有很大的普遍性，几乎没有什么行业、部门和领域不形成档案或可以离开档案，都应该把档案收好、管好，以便当前和日后使用。同时，档案工作还有维护党和国家机密以及个人隐私的职责。开放和利用都是有原则的，而不是随意的。越是重要的档案馆，越要慎重对待这个问题，绝不能掉以轻心。该开放的，不开放不对，不该开放的开放了，也不对。一句话，无论是开放利用还是内部控制使用，都要从党和国家的根本利益出发，绝不能从个人的好恶和得失出发。各国大体都是如此，没有什么例外。何况我们有我们的国情，我们有我们的路子和做法，对此必须十分清醒。第三，档案工作是一项与世长存的事业。历史越发展、科学技术越进步、人类社会越文明，这项工作就越需要，前景就越光明。所以，我们从事档案工作是很幸运的。当然，任何专业都是重要的，并且行行可以出状元。我的意思是说，不要分什么高低贵贱，最好是干一行爱一行，既然选了这个专业，就应该热爱这个专业，用全力去钻研和发展这个专业。只有如此，才有可能做出比较好的成绩。如果对自己的专业没有强烈的爱心，是很难钻进去并获得较好成绩的。
我们这个专业，从共和国成立时起，经过将近50年的发展，特别是最近20年的全面大发展，从理论到实践，都发生了巨大的变化。从实践上说，我们现在已经创建起一个涵盖面广泛、机构健全、关系密切、以档案室为基础、以档案馆为主体、以科教求发展、依法治档、统一领导、分级管理、自上而下的专业系统和工作体制。从理论上说，我们还创建了新中国档案学。这个学科以马列主义、毛泽东思想和邓小平理论为指导，形成了一个比较完整的科学体系，并正式编入中国大百科全书。它的基本特点是：实事求是、从实际出发、理论和实践相结合。从队伍上看，我们已经有了一支百万专兼职干部大军。其政治素质比较好，而基本骨干的科学、文化和业务素质普遍提高，年龄结构也比较理想，特别是中青年占了绝大多数，这是十分令人高兴的。我们的成就很多，这是三项最大的成就，并且都是中国档案工作者在党和政府的领导下前赴后继、不断开拓进取、求实创新的结果。这是我们今后继续前进的基础和资本。
有人说，我们现在正处在微电子与电脑网络快速发展的时期。这就预示着今后的一百年将是一个高科技飞速发展和现代化程度很高的世纪。根据中央的战略部署，到下个世纪中叶建国一百周年时，基本实现现代化，建成富强、民主、文明的社会主义国家。我相信我们的专业，也会相应地跟上去，基本实现档案管理的现代化。因为，档案管理的现代化不仅是整个国家现代化的一部分，而且它要为整个国家和各行各业的现代化建设事业服务，不相应发展是不行的。如果说本世纪最后50年，我们主要是围绕着“什么是档案和档案工作以及如何建设具有中国特色社会主义的档案工作”这个主题奋斗的话，那末在下个世纪前50年，就很可能要把“什么是档案管理的现代化以及如何建设并实现档案管理现代化”这个历史任务做为主题之一而奋斗了。这当然是我个人的分析，不一定妥当。
同时要看到，在实现档案管理现代化的过程中，必然会碰到各种各样的新情况和新问题，需要从理论和实践上加以解决。事实上，现在就已经出现了大量的电子文件，这些文件从形成到归档直到归档以后的管理，都可能带来一系列的问题。又如，现在已经出现了“文档图情资一体化”和信息网络化的趋势，究竟应该如何实施、如何参加以及如何对待？此事，听说国家档案局已经高度重视起来，正从加强学习、加强调查研究入手，准备拿出具体方案，以便适时采取相应的对策，推动我们的专业继续开拓前进！
档案管理的现代化，将改变档案馆室许多传统的工作关系、工作作风和工作方法；势必要求不断提高工作人员素质和综合管理水平；当然也必将要求加快基础工作的进度。仅以后者来说，少数档案馆基础工作的任务比较重，这是一方面；另一方面，也要认真研究总结经验。包括加工、整理、修裱、装订、著录、划密、编目等等，都应该力求抓住要领、避免无效劳动。既要保证质量，又要加快进度。一定要充分利用原有基础，而不要轻易打乱原基础。如果总把加工整理放在组卷上，往往是十个人九个样，甲做的乙返工，乙做的丙返工，结果是返不完的工。如果把重点放在区分全宗、年代、问题、修裱、著录、编目、多搞检索工具等工作上就会不同了。所以，一定要认真研究，实事求是，讲究实效，千万不要轻易返工。将来还要逐步力求多用现代化手段从事这些工作。
此外，还可能涉及到鉴定销毁的问题。主要是，档案馆有了光盘、磁带、胶带、胶片等等，是否还要保存原件？我认为，对于这个问题必须慎之又慎。如同砍头一样，脑袋一掉就安不上了。所以，我主张原件一律继续珍藏，不能轻易销毁。因为它是档案的根，留得青山在才能不怕没柴烧。只要时间没有充分证明完全有把握可以销毁原件时，就不必急于下此决心。再说即使将来可以销毁原件了，也必须加以区别，那些应该留，那些可以毁，不能一概而论。
至于通常大家所说的鉴定和销毁，则是个老大难问题。档案是党和国家的宝贵财富，但是如果不逐步剔除没有保存价值或失去保存价值的部分，也会变成负担和包袱，造成人力、物力、财力上的巨大浪费。因为是宝贵财富，所以在鉴定和销毁（特别是销毁）的时候，必须慎之又慎。对于不同时期、不同种类的档案，也必须采取不同的办法区别对待。比如，对于革命历史档案和清朝以前的档案，一般我们只嫌其少，不怕其多，可以考虑暂不进行鉴定和销毁；对于民国档案，原则上也可以采取这个办法。但考虑到这些档案离现在比较近，且国民党及其政府文牍主义十分严重，也可以适当放宽，以剔除那些过于庞杂和大量重复的东西。但必须深入研究，提出方案，慎重决策。又如，有些档案，时间久了就会失去保存价值，例如会计上的单据、凭证；而有些档案则是时间越久价值越高，例如天文、气象、水文、地震档案就是如此。当然，即使是这种档案也有可以剔除销毁的部分。问题是，如果销毁了有价值的档案损失就大了。大家知道，“详细占有材料”是马克思主义的一个很重要的观点。只有慎重对待档案的存毁，才能真正做到去其糟粕留下精华。因此，对于这项工作，国家档案局历来认为必须由懂专业，有知识、有权威的人组成专门委员会负责进行，而且必须用国家、历史、实践和科学的观点进行全面、历史和具体的分析，才能得出正确的结论并经得起时间的考验。
对于建国以后形成的档案，除财会、银行、商店等一些专门文件和科技文件仍按过去的规定鉴定销毁外，其它的档案，原则上仍可采取先鉴定保管期限，暂缓销毁的办法。特别是已经进馆的档案，如无特殊情况，以暂不开销毁的先例为宜。因为这个问题太复杂了，不是轻易能拍板的。我主张先做三件事：第一，继续抓源头，检查不归档文件的执行情况，先解决玉石不分、所有文件统统归档的问题。过去执行不好的，应引以为戒。过去规定不明确的，可以修改补充后重新颁布执行；第二，档案的保管期限，继续由形成单位鉴定，定期的留在档案室，长期和永久的按规定向档案馆移交。现在的问题是档案馆全宗之间的重复太多，其根子就在于档案室向档案馆的移交范围尚有问题。如果能够把这个关口把好，档案馆的重复现象就可以大大减少。我最近总是在想：美国为什么要成立文件局，由它决定哪些文件向档案馆移交或不移交？可能除了有其制度和传统的原因以外，也许尚有我们这个问题的因素？而英法的做法则是在档案馆设几名工作人员负责对政府各机关检查指导。这两种做法各有利弊；第三，应在深入调研和试点的基础上提出新的对策，逐步解决不敢销毁的问题。我认为目前对这个问题普遍采取慎重的方针是对的。也是国家档案局历来宣传教育的结果。这是一方面；另一方面，这个问题的确不仅是个实际问题，而且是个理论问题，有时也牵涉到政治问题，所以，一旦到了拍板的时候，往往下不了决心。因此，我认为，对于这个问题不能着急，只要把前面那些工作做起来，不妨采取调查研究的方法，从容做出决策。
我在这里讲的多了一些。目的是想说明：档案学是一门实践性、应用性、操作性很强的管理学。我们从事研究工作，必须深入实际，从实际出发，才能发现问题，也才能把研究工作引向深入，并以邓小平理论和党的方针政策为指导得出正确的结论。研究学问：要继承也要发展，有借鉴更要创新，能虚心也会独立思考；必须勤奋扎实，敢于坚持真理，也勇于修正错误；切忌主观片面，浅尝轧止，人云亦云。档案工作中值得研究的问题是很多的，除了总结实践经验以外，还有许多理论（包括基础理论）上的问题需要深入探讨。大家可以“百花齐放，百家争鸣”。比如本次讨论会的论文就探讨了一些问题。对我很有启发。我感到确实“后生可畏”！十分高兴。有些做保管工作的同志常常把兴趣放在研究历史上，这当然是可以的。但是，我以为应该首先把注意力放在本职工作和档案学上。这样容易结合实际总结经验，写出好文章，也更有利于改进工作、做好工作。现在的主要问题是，大家积极性很高，我们的规划、组织、引导不够。自从党的十一届三中全会以来，全国对档案学的研究是大大的加强了，出版了大量的著作，发表了许多很好的文章，其中很多著作和文章还受到了各种表彰或奖励。特别是许多中青年，写了许多很有新意和特色的作品。我们对此都非常高兴！希望大家把这种好形势、好风气广泛宣传，并带进21世纪继续发扬光大。江泽民同志说：“知识经济和创新意识对我们21世纪的发展特别重要”因此，我们更希望所有青年档案工作者在下个世纪多出成果、多出人才！“长江后浪催前浪，世上新人胜旧人”。后来居上，这是历史的一般规律。让我们共同面向新世纪、面向现代化、面向实际，加强学习、刻苦钻研、求实创新，并进一步加强规划、加强领导、加强有组织的集体攻关、团结协作、继续奋勇开拓前进吧！我们坚信未来是属于青年人的，青年人和老年中年结合起来，一定会把明天建设得更加美好！
我的讲话完了。不妥之处，欢迎大家批评指正。