摘要：办公自动化系统主要通过办公环境信息化、过程自动化，以电子邮件为核心，采用信息处理、文件管理、信息查询和办公事务处理等技术将一系列现代化的办公设备和先进的通信技术集成在一起，构成信息化的办公自动化系统。由于办公自动化系统的信息共享程度高，信息传输方式多样化，因此其信息安全管理就更加困难。基于此，本文阐述了办公自动化系统的主要作用以及影响办公自动化系统安全的主要因素，对办公自动化系统安全管理主要内容及其措施进行了论述分析。
关键词：办公自动化系统；作用；影响因素；安全管理；内容；措施
随着计算机技术的发展以及网络普及应用，办公自动化系统已经成为政府、企业和高校等单位日常办公的得力助手，为了保障办公自动化系统的安全运行，必须采取相应的措施加强其安全管理。办公自动化系统安全管理是信息系统与网络安全技术的融合，以实现多层次的系统信息安全保护。其主要表现为在网络、用户、系统、应用和数据等方面提供安全措施，对网络系统实施进行统一的安全管理。
一、办公自动化系统的主要作用
办公自动化主要是指借助计算机技术使办公室各项事务以及信息处理均能够实现自动化工作。办公人员通过计算机技术以及相关设备，实现办公信息的各种处理，例如：信息收集；信息传输；信息处理；信息储存；信息维护。从而使档案资料以及其他办公文件能够得到系统化的管理。办公自动化系统具有强大的功能作用，为企业的办公管理提供了许多的便利以及快捷。其具备的功能作用主要包括：（1）数据处理；（2）文字处理；（3）图片处理；（4）图像处理；（5）辅助决策；（6）网络通信等。其中文字处理主要是指通过计算机当中的编辑以及排版工具，对办公文件以及信息资料进行编制以及排版，促使繁杂的文件信息能够实现简洁化，从而有效提升办公效率。网络通信是指利用计算机中的网络交流系统，完成与外界的信息交流以及共享。
二、影响办公自动化系统安全的主要因素
影响办公自动化系统安全的因素主要有：（1）计算机病毒因素。计算机病毒对信息安全的危害极为严重，据相关统计，当前电脑病毒多达50000种以上，且每月新增300种的趋势蔓延，病毒入侵服务器的硬盘会导致电脑系统瘫痪，数据丢失。（2）黑客入侵因素。随着信息技术的发展以及网络的普及应用，办公自动化系统都与互联网相互连接，网上黑客不管在世界任何地方的入侵截取，就能控制网上的任何信息，通过筛选，获得其所需要的有关信息。（3）恶意软件等因素。黑客入侵和病毒感染都是恶意软件对电脑信息系统数据的破坏，导致信息被盗、机密泄露；除此之外，强烈外力对计算机设备的影响，人为地操作失误，也有可能对信息造成破坏。
三、办公自动化系统安全管理主要内容的分析
办公自动化系统安全管理体系主要表现为：（1）系统安全管理。办公自动化系统完整性是围绕系统软件和硬件及运行于系统之上的数据库和应用程序所采用的安全防护措施。安全防护措施应该首先为操作系统提供一个安全的保护伞，并为数据库和软件提供防火墙。在系统这一层主要的安全防护对象包括病毒防护、非法入侵检测、风险评估和系统整体性安全审计。（2）网络安全管理。网络是连接办公自动化和外界的桥梁，是系统主机之间、主机与网络之间、主机与设备之间互联的通道。从网络结构的角度，可以分为内部网和外部网。网络安全所涉及的是内部网的信息访问控制和信息完整性保护，外部网的信息获取与防侵入技术。目前，使用较为广泛的网络信息安全技术主要有防火墙、通信安全技术和网络信息管理技术。（3）系统应用和数据的安全管理。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆用户的账号和密码信息是网络信息安全最重要的内容，用户账号所涉及的方面很多，包括系统登录账号、网络登录账号、应用登录账号、电子邮件账号、电子身份、数据库的登录账号等，所以不仅要在技术层面上保证用户账户和密码这些信息的安全，更重要的是要在政策和操作规范上进行政策保障。只有通过双管齐下的方法，才能够全面地保障办公自动化系统的信息数据安全。在管理方面，可以对员工进行信息安全教育培训，提高全员的安全意识，制定用户的访问权限，划分用户级别，制定密码策略等来减少人为因素造成信息安全事故的发生。在信息安全技术方面，可以通过用户账号分组、用户身份认证等方法来防止非法访问，以至引发造成信息安全问题。（4）用户账户的安全管理。信息安全通过对特定的用户进行授权，实现对特定数据的访问控制，特定级别的用户接触到特定级别的信息。这一道防线最常用的实现方法主要有使用控制与权限授予这两种技术。（5）数据保密性的安全管理。 数据的保密性主要包括两个方面：一是在传输过程中保证不被第三方窃取；二是使用和转化过程中不被第三方监测。通常加密算法包括对称加密和不对称加密这两种算法，对称加密使用相同的秘钥可以实现信息的加密和解密。不对称加密算法常采用公钥和私钥所组成的密码组进行信息的加密和解密。
四、加强办公自动化系统安全管理的措施
1、严格办公信息全管理。为确保网络安全和办公自动化系统健康使用，首先，根据国家有关的网络信息管理法规，完善相应的信息防御长效机制，强化信息安全控制管理；其次，强化网络信息安全教育，杜绝网上泄密机会，有效防范操作泄密。第三，加强网络管理，利用高新技术防范措施，防止有害信息传播，确保信息不泄密。
2、合理应用防火墙软件技术。实现网络信息安全运行，微机操作人员要最大限度地掌握所使用的系统，充分发挥系统的效能，使系统始终运行在可靠安全的状态之下。目前，宽带用户所在的局域网的节点间的信息能被互联网的任何节点的网卡截取共享，因此，实施信息保护措施，可以安装防火墙软件协助人工技术防御；防火墙软件能够监视和预防入侵的黑客等非法软件，有效阻挡总数的三分之一，是人工技术防御的好帮手。
3、加强软件管理和修复管理。为了有效防御病毒等恶意软件的破坏和攻击，目前常用的技术手段很多，归纳如下：一是禁用非法软件。如：盗版、水货等。二是使用U盘、光盘时，及时杀毒。三是安装360安全浏览器、金山毒霸等正版杀毒软件，搞好监控阻挡。四是每天升级杀毒软件。五是及时修补系统漏洞。六是对不了解的电子邮件删除。七是不随便浏览民间网站或主页，对无关的软件不下载。八是注意密码保密，不外泄。用户设置密码尽量有自己的特色，相对复杂一些，避免恶意软件的破译。九是提高网络防御意识，加强防御功能。对存储保密信息的电脑一般进行物理隔绝，不与外网链接。给计算机安装监控、杀毒、自动升级等软件。不轻易让人接触存储保密信息的计算机。
结束语
综上所述，当前办公自动化系统应用十分广泛，信息共享范围不断扩大，传输渠道各种各样，信息安全控制的难度日益突出，引发很多安全问题，主要是人为因素造成的，诸如电脑黑客、病毒等等。因此为了有效防范恶意软件引发的风险，确保信息安全共享，必须加强办公自动化系统安全管理。
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论文作者:覃洋
论文发表刊物:《基层建设》2017年第36期
论文发表时间:2018/4/8
标签：信息论文; 办公自动化系统论文; 安全管理论文; 信息安全论文; 系统论文; 网络论文; 软件论文; 《基层建设》2017年第36期论文;