新时期企业档案利用的方法和保障
文/大唐河北发电有限公司马头热电分公司 王素文
【摘要】 档案利用是企业档案管理的终极目标，在企业档案管理中，由于现代化的档案管理系统的产生，网络信息化的发展，档案利用的形式、渠道丰富起来。依据档案利用内容、目的和形式的不同，分类管理，简化档案利用手续，服务企业，服务职工。
【关键词】 档案利用；简化手续；分类管理；档案信息安全
档案管理的最终目的是档案利用，服务企业，服务职工，搞好档案利用是档案管理的终极目标。企业管理中，生成的档案门类众多，根据档案利用的内容不同、目的不同、形式不同，需要履行不同的手续方可提供利用。这就涉及手续的办理工作，如果过于复杂，就失去了档案管理本身的意义；过于简单，又无法保证档案的安全。经此原因，个人认为档案利用应分类进行管理。
一、档案利用的种类
（一）公开信息利用。采用开放式利用的方法，即把档案目录及信息通过档案管理系统全部共享，通过设置档案管理系统权限确定档案利用范围。有权查询档案的档案利用者可从档案管理系统直接调阅档案信息。
湖南农业大学“农经创新实验班”为最早一批选用这种管理模式进行开班教学的高校。根据“加强基础、拓宽专业、因材施教、重点培养”的指导思想下，由教务处负责学生培养的总体方案，之后大学四年按照通史教育、大类培养、宽口径专业培养、融入社会的管理原则，利用学校的优质的教学资源对学生进行创新创业能力的培养。这种教育模式下，学生首先通过通识教育安排的安排的公共基础课程，对基础知识进行全面和系统的学习和加深；过大类培养、宽口径专业培养学生延展知识层面。针对不同学生情况，有针对性地选择课程的安排，注重学生个性化的培养。
（二）不公开信息利用。不公开信息亦可将档案目录公开，经领导审批可到档案室提供查阅、复制、扫描、拷贝、借阅利用。
（三）秘密档案利用。秘密档案分为秘密、机密、绝密三个等级。分级履行不同的手续按照特定的方式提供利用。
二、不同的档案内容对应不同的档案利用方式
人人都知道“创业难，守业更难”，李志勇也不例外。随着野生菌的销量越来越可观，他也发现了很多问题，其中最显著的问题是，野生菌生长周期短，保鲜时间更短，可是用冰柜将新鲜野生菌冰冻起来，并不能解决问题，一经过冰冻的野生菌，解冻后会发生性状改变，一下锅就都软烂掉了。
1.企业内部、生产设备、厂房的设计说明、图纸之类不涉及机密的科技档案，应该对公司内部技术人员施行公开信息利用管理，以能更好地服务于企业的生产、运营。2.对于一般的获奖证书、奖状、奖牌类实物档案，均具有全厂知悉性质，应做公开信息利用管理。3.对于文书、声像类档案。文书类档案中普发的公司管理制度、通知，需公司全员执行的，声像类档案中的具有宣传、纪念性质的资料，可做公开信息利用管理；其他不涉密文件做不公开管理。4.对于证照类档案。证照类档案就如我们个人的身份证件，是企业的身份证件，应该做不公开档案管理。5.对于一般的具有法律效力的以及重要会议的声像、照片档案，如董事会会议纪要、董事会文件、重要会议的声像、照片，会计档案，一般应不提供与档案形成部门以外的部门利用，应做不公开档案利用管理。6.秘密档案应按照不同的密级，做秘密利用管理。档案移交时，移交部门应根据档案内容，在移交清单内确定密级。
三、档案利用的保障措施
档案利用的保障措施分为两部分：一是档案利用的最佳服务性。二是档案利用过程中档案及档案信息的安全性。首先，我们谈谈档案利用的最佳服务性。档案部门的宗旨是“对历史负责，为现实服务，替未来着想”。针对当今，档案的最大价值就在于它的可利用性，提供优良的档案利用服务，是档案部门的首要任务。做好档案的利用服务，我们要从以下几个方面加强档案建设：1.档案人员要勤整理。把档案分类整理，按照公开、不公开，秘密、机密、绝密档案进行分类，编制公开档案目录，便于一定范围内的人员随时调阅档案使用。2.健全档案管理系统，档案管理系统应能实现权限管理，对于多类人群设置档案阅读权限，便于相应级别的人员进行档案调阅。3.保障档案形成部门的优先利用权，促进档案收集。档案的形成和积累是档案利用的基础，档案形成部门对于本部门形成的档案的优先利用权，用得方便，途径可靠，追溯性强，让档案归档部门乐于把工作中有利用价值的材料全部归档。
档案利用过程中档案及档案信息的安全性问题是对档案本身和档案内容控制的保障。档案利用是要促进社会科技、经济、政治、文化的进步，不能引起骚乱，不能造成危害国家、社会的影响，这便涉及档案安全。个人认为，档案安全保障要从以下几个方面做起：1.做好档案利用制度。档案利用制度是档案管理过程中档案不遗失，不损坏的重要保障。提高公司各级人员对档案的保护意识，做到档案利用过程中不乱涂、乱画，不丢失、不遗忘。有服务，有考核，方能保证档案在它应有的位置上发光放热。2.由于现代化电子档案的形成，网络信息技术的发展，在档案管理过程中，泄密事件时有发生。所以档案管理系统必须能实现在一定范围内不同的人能调阅不同范围的档案，自动实名记录登录次数，查询档案名称，并可打印留档，有效控制档案的失密。3.档案利用方式升级控制。由于现在信息设备发达，手机既是通信设备，也是摄影设备，不可避免地会发生人员在查阅过程中进行拍摄、录像等行为，所以，档案的查阅、复印利用应该归为一类控制。4.档案利用标志。档案利用过程中发生的复制、拷贝、扫描文件内容的利用方式，应在档案内容版面上逐页做好利用标志，控制利用范围和次数，防止档案超越档案管理范围，滥制档案副本，滥用档案。5.做好利用档案登记。档案利用登记是档案损坏、丢失、泄密事件追溯的重要依据，做好档案利用登记，是档案安全的重要保障。严格执行档案利用登记制度，做到档案借出的每一页都有登记。纸质的要有档案利用登记本，电子的在上述第二条已提到，这里不再赘述。6.提高厂内各级管理人员、技术人员的保密意识。做好档案保密宣传，签订档案保密协议书，使各级管理人员、技术人员懂得利用档案是自己的权利，档案保密是自己的义务。
又是一天晴朗的日子，传染病患到绝顶的时候！女人们抱着半死的小孩子，女人们始终惧怕打针，惧怕白衣的“鬼子”用水壶向小孩肚里灌水。她们不忍看那肿胀起来奇怪的肚子。
四、结语
总之，档案的利用应以服务为主，保护为要。尽量简化档案利用的手续，为企业职工提供最优质的档案服务，促进企业发展，维护企业权益，确保档案本身及档案信息安全。
【参考文献】
[1]刘扬.牢记职责与使命 切实维护档案安全[J].中国档案报,2018(3311).
[2]孙昊,冯华.壮美新兰台 八桂正飘香[J].中国档案报,2018(3308).
[3]侯晓微.档案利用刍议[J].贵州教育学院学报(社会科学版),1999(3).
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