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摘要:档案是企业和事业单位事务活动开展的重要依据，其管理工作关系到企业及事业单位的发展。本文分析了当前档案管理工作的现状，指出了当前档案管理工作中存在的问题，并对档案管理工作的创新提出了相关建议。
关键词:档案管理；现状；创新
引言
随着信息技术的快速发展以及时代的不断进步，传统的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求，亟需对档案管理工作进行创新。档案是重要的信息资源，是活动业务开展的凭证和记录，对促进企业和事业单位的发展起到重要的作用。而档案管理工作的有效开展能够提高档案资源利用率，基于此，笔者进行了相关介绍。
1 档案管理工作现状
1.1 档案管理工作现状的概述
档案管理也被称之为档案工作，其不单单指的是对档案文件进行保管与储存，而是档案管理机构对档案材料本身展开系统化管理，并且进行加以利用等相关业务工作的总称，也可以将其看作是国家档案事业最为基础的组成部分。从档案管理工作的主要功能以及基本性质可以看出，除了作为一项管理工作之外，这项工作也存在一定的政治性和服务性。由于档案管理工作本身的性质不是物质财富，依靠它本身并不能产生经济效益，而且档案以及相关内容的产生也是由于历史事件的产生而产生的，是由于之前发生的一些事情留下来的一些文件信息需要生成档案去进行管理，并不是因为档案的管理人员工作人员或者是档案管理的机构自己产生的，所以从工作性质来看具有一定的管理性。然而就档案管理系统而言，其并不是孤立的，而是在各种各样的社会管理系统中，无法进行替代和缺少的重要组成部分。
1.1.1 原始档案管理存在的弊端
档案管理工作主要包括文件收集、整理、档案价值鉴定、档案保管、档案目录编制和档案检索、统计、文件编辑和研究、提供使用等八个相关步骤。档案管理工作所管理的内容是所有收集到的档案信息，将档案信息安全长久的保存下来，是档案管理工作中最重要的部分。传统的档案管理工作往往存在以下缺点:(1)运输困难。档案并非单纯的纸制品，还有一些丝帛等制品，运输时要避免碰撞，避免损伤，使运输难度加大；(2)不易于保存。固有的档案管理工作的方式主要以纸质档案为主，还有一部分档案的材料是丝类制品、竹子、金属、贝壳等等，这些材质多易氧化、不易保存在潮湿的地方，同时需避免暴晒等等，平时护理工作复杂且困难重重，需耗费大量人力物力；(3)不易于取阅。由于档案数量众多，即使归类整理，在急于参阅时仍然要耗费大量时间。且许多档案均是孤本，还需誊抄才能外借等等。因此，档案管理员的工作量大，且工作难度大。
1.1.2 信息时代下的档案管理工作内容
一般来说，传统的档案管理工作方式及内容，与信息化的档案管理工作相比较是有很大差别的，信息化的档案管理工作要求我们将档案工作和现代信息化计算机结合起来，这样可以更好的完成档案管理工作，这样一来，就对相关的档案管理部门有了更新的要求，不仅要在规划下进行，同时也要在组织下进行，在一定程度上对档案信息资源进行相应的采集，对其进行有效的整理以及保存。依托计算机档案对信息的管理在一定程度上可以与之前保管的实体相互分离，使得档案管理工作进一步走向现代化和数字化管理的模式。
1.1.3 信息时代下档案管理工作的特点
信息时代下的档案管理工作主要表现出以下特点:一是随着我国经济和科技技术的不断进步，计算机技术已经融入了我们的生活，由此看来，对于档案管理的特点来说，除了要遵循相关法律规定之外，同时也要对相关的政策以及法规进行遵循，并且这些政策在一定程度上都是由档案管理部门进行统一制定的。二是针对目前来说，档案管理的方式大多数以电子档案形式或者是重要电子文件形式呈现，这也标志着我国正在逐步走向信息化现代化的时代，同时也使档案管理变得更加方便。三是依托计算机技术的档案管理工作会更加容易进行，对于网络信息的更加深层次的应用，使得档案管理工作的进行更加数字化，同时由于网络的普及使档案管理逐步网络化，这样一来，在进行档案管理工作的时候会更加便捷，提高了工作效率，并且管理的相关内容也更加准确。
1.2 档案管理工作中存在的问题
1.2.1 管理制度缺乏规范性
迄今为止，虽然我国的档案管理较之前的模式来看已经有了很大的变化，逐步进入了电子信息化的管理模式，但是依然沿用了之前的管理模式和管理制度，在一定程度上不能完全适应新型的管理方式，管理有一定的盲目性。档案管理的人员也没有进行专业的培训，相关的内容都不是非常了解，档案管理的相关步骤也并不熟练，都是从传统档案馆里的有关部门调度过来的。
近些年来，我国相关部门出台了一些关于档案管理的法律法规，由于法律的约束力档案管理工作取得了一些成绩，但是档案管理工作还是有一些欠缺，制度上存在不完美的部分，像是没有完整规定的部门去整理卷宗，也没有固定的相关人员对档案进行管理，这样一来出现问题的话就会难以解决。
1.2.2 档案载体保存和安全
因为信息档案管理是以计算机电子文件的形式保存，材料一般是CD或磁盘来存储的，某些情况下磁盘是容易产生生理反应的，会发生卷曲，磁性脱落无法读碟，这样就会损害里面的文件，这样相比之下，纸质档案的保存寿命更长，电子产品的保存寿命正常情况为十年左右，在这期间就要求我们需要对文件进行更新整理，而纸质档案就可以较为长时间的保存。由于电子档案有很大的脆弱性，很容易受到损害使数据无法读取。
2 对档案管理工作创新的认识
2.1 创新是社会发展的必然选择
创新是引导社会不断进步的重要力量，更是一个国家不断进步的灵魂，是促进国家长足进步发展的不竭动力，可以更好的让我们在新形势下去认识新鲜事物，运用更新的思想武器去完成工作和日常活动，我国已经进入了全面建设小康社会的全新时期，这就要求我们必须要不断创新，对客观世界可以有更加深层次的理解，档案事业的可持续发展要求我们必须不断进行创新，档案工作也是党和国家以及各个组织的重要组成部分，因此，不断对档案管理工作进行创新，也是档案管理面临的必然要求。
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2.2 创新为档案部门发展带来不竭动力
多年以来，档案管理工作在我国经济的快速发展和社会的不断进步下已经取得了长足的发展。基础业务档案和档案信息资源建设逐步加强，档案管理工作的基础设施和工作条件大大改善；在社会的大背景下档案管理工作的相关部门也逐渐学会了适应，档案相关工作者的社会意识以及社会服务功能愈来愈强。但档案工作也存在一些问题，如档案馆(室)收集和管理的矛盾，服务对象也不是非常全面，单一的服务项目，服务手段的落后等。档案工作想要与时俱进不断发展，就需要解决这些眼前的问题，只有通过创新才可以创建一个新形势下的档案管理工作。
2.3 创新能够促进档案事业的可持续发展
档案事业的可持续发展在档案工作的进行过程中也是不容忽视的问题，我们应该从社会需求的角度出发，对档案管理部门的工作效率以及对于档案文件的利用和进一步开发充分结合起来，使得档案管理工作和社会关系可以建立一种相互协调互相促进的关系。这标志着社会功能的加强和改善，除了发展经济协调社会之外，重视人文的发展，实现档案事业的可持续发展的途径主要有不断提高档案的社会服务功能，并在其基础上不断创新。
3 档案管理工作的创新
3.1 档案系统的创新
对档案管理工作进行跨越时代的进步，首先要做的就是对档案的系统进行创新，重中之重在于对档案管理的脉络进行新的梳理，将各项复杂的档案管理脉络进行简化，同时为了实现信息时代背景下的档案管理创新，需要适当地采用科学的信息化手段进行档案管理，如此一来，能够大大的提升档案管理的效率，还能够在一定程度上保证档案管理的信息准确性，不仅如此，现今来说，大部分的档案分为两种形式，一种是实体文本格式，另一种是电子文本格式，都需要进行准确的分类与储存，这些都需要科学化、信息化的档案管理系统来进行，由此可见，档案系统的创新是现代化发展的必然选择，想要更好的进行档案管理的工作就要有新方法新思路。
3.2 思想观念的创新
想要对档案管理进行创新在观念层次便要进行改革，新的思想理念要从始至终伴随着档案管理的创新发展。档案管理工作的创新必须依靠于现代化的技术和新兴的管理制度，对档案管理要进行社会与网络的同步改善，将创新知识在档案管理的脉络中体现出来，转变落后的思想，让藏起来的各类档案信息重见天日。此时必须建立两种观念:一种是将有用信息转变为意识的积极观念。档案管理工作十分复杂，档案信息库非常巨大，现实中各类档案被分散保存在各个单体档案中，在有需求时，将相关档案文件寻找归类，发挥其根本作用，所以讲档案信息进行编辑整理加工为更加直接的信息是档案工作的关键。另一种是利用档案更加便捷有效率的观念。在档案管理工作的过程中应该认识到管理档案的根本在于将档案信息有效的利用起来，从思想观念方面入手，提高对工作的认识和重视程度，这样才能更好的提高工作效率，对档案信息加以有效的运用，这样才能将档案管理工作的价值发挥到极致。
3.3 管理方式的创新
由于使用档案的人员众多并且丰富，档案馆拥有的丰富资源仍然不够利用。原因在于档案资源十分有限，并且档案管理的方法十分落后，档案资源的利用率十分低。因此，对于档案资源必须要不断丰富和优化，使用户的需求得以满足，对文献资源更要加强系统划分，更加高效的为每一位需求人员提供精确的服务。过去的档案管理工作更加依赖于纸质档案的存放管理方法，更加倚重于员工手工操作，而现今科技发展促使档案信息更多地依靠于计算机技术，电子档案和声像档案的建立和存放管理更加具有现实意义，更加被广泛利用。档案信息存放的科技化使手工操作逐渐减少，立卷和检索更加方便科学，也使保管和统计工作节省了更多的时间，档案存放与物质载体的分散更是让档案管理工作上了一个台阶。对档案信息的进一步检索和传输要通过更加独立的科技储存形式来实现，就要对档案管理信息做到更深层次的利用。
3.4 服务方式的创新
档案管理工作在社会工作中的地位非常重要，由于档案管理工作的性质档案管理工作也是服务类，也是需要提供服务来表达它的工作职能。而档案管理的服务也是档案管理工作的核心之处。不断提高档案管理服务质量，促进档案管理工作蓬勃发展，促进社会经济发展，必须要坚持可持续发展。改善档案服务现状应从两个方面着手:第一，丰富创新档案服务的内在。由于社会经济水平的提高，档案服务的范围愈加广泛，内容愈发丰富，因此丰富创新档案服务十分重要。第二，由于科技的进步，信息化技术也有了长足的发展，档案服务的方法随着档案工作条件的不断变化和改进，也不断进行创新。因此需要在现实中不断对服务方式进行创新，在实践中进行丰富及改善服务活动。工作过程中，必须不断改善档案服务的现状，使其更加主动及时和有针对性，不断加大对档案工作各方面的研究，在了解档案工作的需求方面更应重视，实现档案服务障碍的进一步减少，创新服务。
3.5 加强档案信息数据库的建设
建立数据库对档案信息的管理来说也是至关重要的部分，数据库的建立是档案加以改革完善的重点，在档案管理工作逐渐向着信息化的圈子迈进的过程中，在档案信息数据库上面下功夫是加快我国档案建设的重要因素。建立健全数据库要从基础细节一级级着手，在长时间的建立过程中，必须将计算机技术与各项档案管理工作相协调，充分利用计算机技术的有效性，将数据与档案目录有机结合、协调发展。对档案管理信息化结构模式的加以完善，将数据库的结构建立完成，促成开放式网络和分散式相符相成的数据库网络模式，促进档案管理工作的工作效率得到很大程度上的提升，进一步提高档案工作信息化的效率。
3.6 管理队伍素质的提高
为了促进档案管理工作的长远持续发展，必须从根本上带动人文的进步和创新，即要从根本上重视到档案管理团队甚至是每一个工作者的素质。
3.6.1 树立敬业理念
档案工作人员必须热爱自己的工作，从内心感受每一次工作的乐趣，时刻积极完成任务，善于对工作提出建议和意见，并且不应止步不前，要时刻对自身的档案管理工作进行各项创新。
3.6.2 养成勤思考的好习惯
作为一名档案管理人员，必须牢牢把握自己的工作，了解到工作的方方面面。相关的工作人员应该改变传统的档案管理工作的模式，对相关工作做出相应突破，针对传统的工作环节和档案进行归类的传统方法，都应该做到有所创新。
3.6.3 提高自身职业道德和精神
从平时的日常工作中总结经验，积极务实，结合自身不足之处以及所处在的环境，树立务实精神。从身边的工作出发，探索发现更加有利于工作发展的因素，开创新技能。
4 结语
综上所述，档案管理工作是档案事业中的一项重要工作内容，当前传统的档案管理模式已经无法满足时代发展的需求。因此，档案管理工作人员要充分应用现代信息技术，加强档案的数字化建设，提高档案管理的整体水平，从而使得档案管理更加高效，充分发挥档案资源的作用，促进企业和事业单位的发展。
参考文献:
[1]分析信息时代下档案管理工作的创新发展[J].张玲.赤子(上中旬).2015(01)
[2]事业单位档案管理现状及其创新措施分析[J].刘俊.新闻研究导刊.2016(16)
论文作者:房晓
论文发表刊物:《防护工程》2017年第19期
论文发表时间:2017/12/8
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 工作论文; 信息论文; 在一论文; 传统论文; 《防护工程》2017年第19期论文;