对档案信息资源管理的再认识，本文主要内容关键词为：再认论文,信息资源论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“档案信息资源管理”是近年来档案界出现频率较高的一词，但时至今日，档案管理工作似乎并没有发生显著的变化。由“档案管理”到“档案信息资源管理”不仅是个提法，而且是跨越两个不同层次的管理阶段，“档案信息资源管理”具有其不同于“档案管理”的独特而丰富的内涵。我国目前的档案管理工作现状说明，我们还远没有达到档案信息资源管理的阶段，要实现这一目标尚有一段漫长的路要走。
一、档案、档案信息与档案信息资源管理
人所共知档案是一种特殊的历史文献——人们从事各项社会活动的原始记录，传统的档案管理主要靠人工劳动，工作重心是档案实体的整理与保存，在提供利用上以档案信息供给为导向，它实质上是人对物的管理。
“档案信息管理”的提出表明人对档案管理认识的深化，注意力从注重档案实体的管理转向档案内容的开发利用，在注重档案自身原始凭证性的同时进而转向对档案内容的关注。八十年代开始的档案编研服务与多种专题性检索工具的建立就是最具有代表性的事例。它重在解决档案信息的传播与共享，工作重点一是侧重解决信息管理的基础工作，例如著录标引工作的标准化及缩微标准化等；二是随着计算机技术普及，信息技术对档案信息管理的影响日趋明显。但截至今日我国档案界还远尚未建立起档案信息管理系统和实现真正意义上的档案信息管理，档案工作基本上仍处在实体管理阶段。
“信息资源管理”是七十年代末、八十年代初首先从美国兴起的，美国管理学者霍顿1979年首次提出信息资源有两层含义：当“资源”为单数时，信息资源是指某种内容的来源；当资源为“复数”时，信息资源是指支持工具，包括信息的供给、设备、环境、人员和资金等，即把信息资源管理认为是对信息内容及其支持工具进行的管理，以后又进而把信息资源管理推广到数据、信息和知识的管理。
如果把档案信息作为资源加以管理，这在概念上有三个问题值得思考：其一是档案信息资源化的条件。信息资源管理专家认为，信息不会无条件、自动地转换为资源。正如J·比特奈斯所说：没有经过整理的信息不是我们的朋友,甚至是我们的敌人——当然更不是财富和资源。因此档案信息构成信息资源的必要条件是信息管理，只有经过加工整理的档案信息才能融入信息资源的范畴，且还只能属于狭义信息资源的范畴。把信息作为资源加以管理，信息在一定程度上就应具有资源的一般特性——有用性和可开发性。联系到信息资源，有用性是指不是所有的信息都属于资源，它应能在不同空间与时间范围内产生经济价值；可开发性是指只有积蓄到一定程度，蕴藏有极大潜在价值和开发价值的信息才能构成资源。从这个意义上可以看出，不能简单认为档案信息就是信息资源，也不能认为任何经过组织管理的信息就是信息资源，档案信息构成信息资源的充分条件是档案信息的有用性与可开发性。其二是档案信息资源与一般信息资源的区别。信息资源管理要求确立信息资源是经济资源、管理资源和信息是商品的观念，它首先强调信息资源是一种经济资源，它是五种经济要素（人力、原材料、资本、科技和信息）之一。其次强调它是重要的管理资源，是管理中的战略资源，应充分发挥其决策功能，另外它还是一种特殊的资源，信息资源是一种特殊的商品。从广义上看档案信息资源具有信息资源的一般属性，但它又不等同于一般的信息资源：(1)不完备的商品性，从整体上讲信息是商品，但档案信息作为一种特定的资源，它并不具备完备的商品性，档案信息中有相当一部分内容是社会公众信息，不具有商品的属性，因此在档案信息开发利用中一味强调商品性或经济效益是有害的。(2)管理作用的历史性。由档案的属性决定它是一种历史记录，不象现在一讲到情报信息通常是指最新动态信息，只有当决策时需要回溯性利用时它才能发挥其管理功能，即所谓“以史为鉴”。(3)经济作用的有限性。一方面档案作为一种社会记忆，它记录了社会的方方面面，因此决定它不能全部成为经济资源，有相当一部分档案信息与经济有一定距离，特别是机关档案信息与综合档案馆的档案信息。另一方面在科技档案中有多套保存的特征，当为经济目的利用其中一套档案时，其他套档案就难以成为经济资源。其三是档案信息资源管理的特殊要求。首先是传统管理特征与现代管理特征并存。纵观我国档案信息管理发展的历史阶段同其他信息管理发展的阶段一样，大体会经过传统管理阶段、信息管理与信息资源管理等阶段，但由于档案信息管理相对其它信息管理的发展较为缓慢，再考虑到档案管理的特殊性，即使以后发展到信息资源管理阶段，档案实体整理与信息组织的工作特征、与信息资源开发利用的现代特征将会长期并存，它们不是相互取代关系，且不说我国档案管理中的信息管理阶段的发育还很不成熟，目前还只是处于信息管理的初级阶段。因此当我们现在兴致勃勃地谈论档案信息资源管理时，首先要做好档案实体整理和信息组织，否则开发档案信息资源就只能是一句空话。其次是档案信息开发与档案实体保护并存。在档案工作的历史上，我们以前强调较多的是档案内容与载体的统一，似乎二者是不可分离的，重在强调档案的原始凭证性。档案信息管理的提出大大深化了人们对档案作用的认识，档案载体与档案信息在一定时空下是可以分离的。所谓档案信息资源管理就是让有现实开发价值的档案信息从档案中游离出来，不仅要发挥档案的凭证作用，更要注重发挥档案信息的功能。由档案的基本属性所决定，强调信息的价值，并不排除档案自身的凭证价值，不象其它信息资源只注重信息的利用价值，从这个意义上讲档案信息资源化管理的同时亦需注重档案信息载体的保护，这是与其它信息资源管理中的一个显著区别。
二、档案信息资源管理的特殊困难
把档案中的信息作为一种信息资源加以管理是档案工作的发展趋势。正如档案信息不会自动转化为信息资源一样，当我们提出档案信息资源管理时也不是自然而然的就能顺利实现档案信息资源管理，其中有许多特殊的困难需要我们去面对，并从中找出解决的途径与方法。
(1)档案信息及其价值会丢失。我们知道档案信息构成信息资源的充分条件是其有用性与可开发性，问题之一是平常我们在收集档案时应收集记录有哪些信息的档案，这需要有极大的预见性。在文件归档或档案收集中我们虽然有所选择，但因收集范围、收集时间及其它人为因素的作用，往往会使许多记录有重要价值信息的档案难以收集齐全，由于时间与事物发展过程的单向性，这些档案信息会因时间流逝而消失。问题之二是已有的档案信息的价值会因时间流逝或客观需要的变迁而贬值或消失，信息的有用性与可开发性是个随时间变化的动态概念，这里就有一个信息供给的调整与补充的问题，人们开发哪些档案信息资源才能充分体现价值。因此从总体上讲有一个如何维护档案信息资源完整性与有效性的问题。
(2)信息不足与信息过剩并存。档案信息价值具有绝对性与相对性。从一般意义上看档案信息总是有用的，总能从某一侧面反映社会的一个侧影，但这种价值往往会因时、因地、因人而异，其作用又是相对的。从目前档案信息状况看，一方面档案机构保存有大量档案信息，但现实中人们利用时往往又感到有用的信息太少。造成档案信息不足与过剩并存的原因，一是与档案自身局限性有关，它作为一种历史记录距现实较远，难以满足现实的需求；二是与社会需求多样性与随机性有关，从整体上看档案作为一种社会记忆，不可能保存社会的所有记忆，去满足人们多方面的随机需求；三是与档案价值的隐含性有关，看似冗余的、一时没有发挥作用的档案又不能轻易销毁，日积月累造成档案信息载体不断膨胀。由这一矛盾所决定在档案信息资源管理中存在如何优化档案信息资源的问题，如果采用科学的方法与手段，既能优化馆藏又能有尽可能多的有利用价值的档案信息的供开采，有效解决档案信息的有用性和可开发性的问题。
(3)信息共享与信息保密的双向要求。信息共享与公开是信息社会认可的基本原则，但档案信息不同于一般的公共信息，对属于国家机密、企业商业秘密的信息应进行必要的信息保密与信息控制，为此要求合理确定保密与共享信息的范围。在档案信息管理中为满足这一双向要求，应当合理确定档案信息开放范围和密级划定，在维护国家与企业利益的前提下尽可能地开放档案信息资源，充分体现信息的共享性。
(4)集中提供信息与信息需求多元化的矛盾。档案部门为有效开发档案信息资源会采取多种信息加工形式，如编辑加工成各种档案信息编研成品或进行网上查阅，但由于档案信息利用具有明显的个人特征，尽管档案部门采取各种形式提供不同类型、不同层次需要的信息加工成品，但这些成果总是会难以满足社会个性化的需求。在开发档案信息资源与利用需求之间如何缩小差距，尽可能长久地为尽可能多的利用者所利用是档案信息资源管理中一个突出矛盾。
(5)档案信息资源开发动力不足。影响档案信息资源开发利用的因素是多方面的，其中一个重要原因是社会档案信息意识不强所致。由于档案信息离现实有一段（或更长）距离、保密过严、检索利用不便，或库藏信息结构不合理等多种原因，致使档案信息利用的社会化不够。如据笔者对有关数据的统计，以1998年为例，各级各类档案馆馆藏的1.38亿卷（册）档案，平均开放量为25.9%，一年以250个工作日计，每馆日均利用2.87人次，每人利用3卷次，利用量约占馆藏量的5.8%。由于社会需求不旺盛更导致档案部门主动开发档案信息资源的动力不足，难以实现档案信息资源的价值。
(6)信息技术带来的档案信息安全问题。在信息社会中当一切信息很方便地能从各种渠道得到时，档案信息进入社会信息系统是一个必然的选择。但在计算机网络中如何维护档案信息的安全性和完整性，有效防止人为的干扰破坏与信息技术自身的局限性，确保上网信息安全也是值得研究的问题。
档案信息资源化管理中的特殊困难尚不止这些。提出这些困难的目的只是想说明，档案信息资源化管理比档案实体管理的困难要多得多，欲要对实现档案信息实行资源化管理，在信息管理上存在的这些问题均应得到有效解决，否则我们在管理方式上就不可能上升到档案信息资源管理的阶段。
三、档案信息资源管理的发展趋势
对档案信息进行资源化管理，首先应明确档案信息资源的特点，看这些特点对档案信息资源管理具有哪些带方向性的启示。
从总体上看，档案信息资源不仅与一般信息资源有所区别，它作为信息资源的一部分，更具有许多共性：(1)档案信息可以重复利用，它的价值不因利用而损耗。(2)档案信息的价值需要在利用中才能体现，处于封闭的、静止状态的档案信息会因闲置而老化或贬值，这在科技档案信息中的体现尤为明显。(3)档案信息资源的利用具有较强的目标导向，不同信息对不同利用者有不同的价值，为此要求有效、有针对性地传递档案信息。(4)档案信息资源的流动性，它在信息网络中不受地域的限制，可以在广泛空间内流转。(5)信息资源的共享性，可公开的档案信息是社会的共同财富，人人有平等利用档案信息的权利，并通过法律、社会与契约的形式得到承认与保护。(6)档案信息的价值难以用定量的方法计算，人们利用档案信息的形式有转让技术成果、依据凭证、情报效益等多种形式，有的可以用经济手段计算，但有的难以用“钱”定量计算。
如果我们欲对档案信息实现资源管理就要寻找充分实现其特点的途径与手段。借鉴情报信息管理的经验，档案信息资源管理的途径或发展趋势大体应有以下四个方面：
(1)信息储备。如前所述，只有经过组织管理的、具有开发价值的且具有一定数量的信息才能构成信息资源，而欲达到这一目的，重要的任务是狠抓信息的储备。使有开发价值的信息能源源不断进入档案信息资源的范畴。为此不同类型的档案业务部门在档案收集上要进一步转变观念，例如，在档案收集渠道上，在重视归档与接收等传统渠道外要加大非主渠道的收集，档案馆（室）要“主动出击”，对有关档案信息进行收集或监控。在收集范围上除传统收集范围外，综合馆要加大对反映社会面貌变化的档案资料的收集，突出“以人为本”、“以社会为本”的思想；城建档案馆在重视城市基建档案收集外在加强对城市管理、城市规划、城市变迁、城市风貌档案信息的收集；企事业单位要重视对经营管理档案及企业外部有关信息的收集。在收集方式上要实行“坐等收集”与主动收集相结合。档案业务部门可定期研究本地区、本单位重大事件，不断调整收集内容主动收集。在信息资源储备与信息资源供给上保持一个良好的状态，充分体现信息资源的再生性和可开采性。
(2)技术管理。情报信息管理中曾经历了传统管理、信息管理与信息资源管理三个阶段，在信息管理阶段特别强调现代信息技术的应用，以光盘技术、缩微技术、计算机技术为代表的现代信息技术在信息的组织管理、信息传输上显示出巨大威力，给信息管理带来了革命性的变化。同理，面对数量庞大的档案信息，人的加工组织管理能力是有限的，当整个社会逐步进入信息化的快车道时，档案信息的加工与整理如果还停留在手工管理水平，必将为历史所淘汰。因此档案部门应该大力推进档案信息与现代化技术管理的进程，实行档案数字化管理。但从目前看，档案信息的网络化管理还只是初步的，网上的信息供给量与档案机构可供开发的信息储量，或与社会需求尚有较大距离。目前档案信息网中的信息目录、档案馆指南、机构简介等内容无论是加工深度还是内容深度与社会的需求还远远不能相适应。我们今后的任务是在现有的基础上，充分利用现代信息技术带来的便捷实现信息资源的流动性、目标导向性、共享性和价值性。为此笔者建议在调查研究基础上，一是向社会公布可提供服务的专题目录，二是加大按专题公布档案信息的力度，努力在专题服务上下大功夫，有针对性地传递档案信息，充分实现信息资源的属性要求。
(3)人文管理。情报管理中的传统管理阶段人文管理占有相当的比重，但在信息管理阶段中曾一度过分依靠信息技术，而忽视了人文管理的作用，在对信息资源管理中信息管理专家重新呼吁强化人文管理，这不是简单的历史回归，虽然信息技术的作用日益明显，但人文管理仍是信息资源管理理论的核心。按信息资源管理专家提出的管理思想，信息资源管理包括信息管理哲学、信息管理原理、信息管理技术、信息管理应用等，其中包括信息法律（知识产权、信息安全、信息保密等）、信息伦理（信息道德、信息行为等）、信息政策（国家信息政策）等人文因素居于核心地位，信息技术终归只能是工具与方法。其原因：一是人是信息的产生者、组织者、利用者、及信息资源的管理者与决策者，人在档案信息资源管理中起着决定性因素。二是信息技术只是信息资源管理的工具，有许多问题，如档案信息资源的完整性、信息资源的供给、信息的安全性与档案的原始凭证性不是仅依靠信息技术所能解决的，仍需要人的参与。正如情报学家M·柯京所说：“我们应当注入这样的思想，情报系统主要是人的系统，基本的人类价值观念应占统治地位，人与机器不是对等的搭档”。在推进档案信息资源技术管理中，应当重视相应的信息政策、信息法律和信息伦理的建立，没有这种人文管理提供支撑，要想充分实现信息资源的流动性、共享性和价值性是不可想象的，仅靠信息技术是难以实现信息资源管理的目的的。
(4)经济管理。信息是商品，这是信息资源管理的一个重要观点，充分发挥信息资源在经济活动中的作用，大力开辟信息市场推进信息产业化是信息资源管理的强大动力。前述中我们虽然指出了档案信息具有不完备的商品性，但部分档案信息（经济活动中的档案信息）则具备完备的商品属性，例如利用档案信息进行技术转让、技术咨询、技术服务等，今后可以在使档案信息溶入社会信息市场、信息产业的洪流中，充分实现档案信息资源的经济价值。
综上所述，档案信息资源（复数）的管理，是运用管理科学的一般原理与方法，从技术、经济、人文管理等多种角度，对档案信息资源进行科学的规划、协调、控制，确保档案信息资源的开发利用、有效满足社会对档案信息的需求活动的总称。档案管理由传统的实体管理到信息管理，进而到档案信息资源管理是其发展的必然趋势。但从我国目前档案管理水平看，基本上仍处于传统管理阶段或信息管理的初级阶段，远未达到信息资源管理的水平，对档案信息实行资源化管理是我们努力的最终目的，而决不是一个口号。为达到这一目的尚需从管理、技术、经济、人文等方面综合努力。近年我国档案界虽然提出了档案信息资源管理的问题，但实际工作的面貌改观不大，究其原因正是没有扎扎实实地去营造档案信息资源管理的条件与基础，为此我们应当全面理解档案信息资源管理的内涵与外延，充分体现信息与信息资源的基本属性，尽快推进档案信息资源管理，这正是本文所力图要说明的问题所在。