澳大利亚维多利亚州电子文件策略及其启示，本文主要内容关键词为：维多利亚论文,澳大利亚论文,启示论文,策略论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
文章编号：1005-9652（2007）04-0018-04中图分类号：G279.1 文献标识码：A
随着江苏、安徽等地电子文件中心的建立，地方层面的电子文件管理模式与方法成为档案学理论和实践新的关注点。早在1995年，澳大利亚维多利亚州档案馆（Public Record Office Victoria,PROV，亦有人称其为“公共文件局”或“公共档案馆”）就启动了“电子文件管理策略”（Victorian Electronic Records Strategy,VERS）项目①，开始了地方电子文件管理方案的探索。VERS是一个关于维多利亚州公共机构电子文件管理标准、指导、培训、咨询以及项目实施的整体框架，其核心目标是确保该州公共机构形成和管理的电子文件的可靠性和真实性，从而提高政府公开度和责任感，有效保存数字遗产。如今VERS项目已历时十多年，其发展之路为我国各地电子文件中心的建设，乃至地方电子文件管理发展策略的制定提供了很多有益的借鉴和参考。
一、VERS的制定及实施
作为覆盖面广、内涵丰富的地方电子文件管理的整体策略，VERS并非一蹴而就的短期项目，而是一个成果不断积累、应用、深化的连续性项目。它已经经历了前期论证、标准制定、试验演示、推广平台和深化发展五个阶段。
1.前期论证
VERS的前期论证工作包括理论研究以及原型系统设计，历时近四年。
1995年，为解决如何确保电子文件的长期保存和持续利用这一挑战，维多利亚州档案馆联合澳大利亚联邦科学与工业研究组织和墨尔本大学的学者，开始了VERS的理论研究，1996年发布研究报告《永久保存电子文件》（Keeping Electronic Records Forever）。该报告有两个要点：其一，因为电子文件的寿命长于任何系统，故而宜采用数据的方法取代系统的方法保存电子文件，即电子文件必须是一个能够自我描述、自我证明的对象，由内容、结构以及说明文件间相互关系、维护其证据性的背景信息构成。报告建议采用XML来描述这样的对象。其二，电子文件应在其形成的同时被捕获。这两个结论为VERS方法定下了基调。
1998年，维多利亚州档案馆依照《永久保存电子文件》的建议开始实施VERS原型项目，由维多利亚州档案馆联合澳大利亚联邦科学与工业研究组织、安永国际会计公司共同承担。项目组通过详细描述典型的政府处理过程，以及调查研究州档案馆的档案管理过程，明确了在形成一份电子文件时需要捕获的信息。基于此，项目组开发了一个包括文件捕获、文件存储、文件发现三部分的原型系统。这样，VERS从对电子文件归档与管理② 的理论分析转入对一个可执行的解决办法的实际演示。
1999年4月，维多利亚州档案馆发布了长达142页的《VERS最终报告》③，归纳了上述研究结论，尤其突出了VERS原型项目的成果。报告推荐分层结构为电子文件的标准格式④，该格式采用XML将电子文件及其元数据封装在一起，称为VERS封装对象（VEO），由此实现电子文件的自我描述、自我证明。报告建议对元数据实行标准化，并对产生、保存VERS封装对象的电子文件归档与管理原型系统的体系结构、功能需求进行了详细阐述。此外，报告也对维多利亚州档案馆及该州各政府机构在电子文件管理方面的责任作出了具体的要求，指明了VERS项目未来的工作重点。
2.标准制定
前期的理论积累及VERS原型项目的实践经验，促成了2000年4月维多利亚州电子文件管理标准的出台，亦称VERS标准。2003年7月推出了2.0版本。
VERS标准并非仅由单一的文档构成，而是一个由多文档构成的标准体系。其中习惯上被称为VERS标准的是《电子文件的管理》（PROS 99-007），其根本关注点是公共机构如何遵循VERS标准。而具体的技术要求则由五个规范文档明确。《规范1：保存电子文件的系统需求》详细说明了一个可以长期保存电子文件的管理系统所需具备的所有功能；《规范2：VERS元数据方案》详细说明了一个遵循VERS标准的管理系统必须支持的元数据元素及其结构；《规范3：VERS标准电子文件格式》明确了VERS封装对象格式的技术定义，VERS封装对象格式是保存电子文件的强制性要求，采用XML来描述文件及其元数据；《规范4：VERS长期保存格式》列举了PROV认为适合于长期保存文档的数据格式；《规范5：向PROV输出电子文件》列举了PROV在接收电子文件时所认可的载体和机制。此外，州档案馆还提供了六个建议文档，提供VERS标准的背景信息、说明材料以及支持VERS标准和相关规范的范例，以帮助公共机构理解和实施标准。VERS标准2.0版本、支持该标准的规范以及解释VERS标准的建议之间的关系如下图所示。
3.试验演示
前期准备结束、标准正式制定之后，VERS项目开始进入实际执行阶段。1999年5月，维多利亚州基建局（Department of Infrastructure,DOI）从州政府的“科学、技术与创新”计划中获得了480万美元的资金用来实施符合VERS要求的电子文件归档与管理系统，该项目被称为VERS@DOI。
作为一个试验性工程，VERS@DOI项目旨在积累经验以便进一步在维多利亚州政府内实施电子文件策略。该项目历时3年，最终建立了一个电子文件归档与管理系统。该系统能够捕获桌面和应用软件产生的电子文件，并将它们及其元数据以VERS封装对象的格式保存起来。同时，该系统在提供知识库、开展知识管理以及电子商务等方面都具有重要作用。
此项目实施过程中获得的知识产权是公开的，其他有意实施VERS的机构也能够使用这些知识产权。
4.推广平台
2002年5月，澳大利亚维多利亚州政府斥资820万美元在州档案馆建立州VERS推广中心（VERS Centre of Excellence），负责监督VERS在整个州政府范围内的实施。中心拥有一个在VERS项目实践中发展起来的专家小组，涉足与项目规划、项目管理、文件与信息管理分析、合同谈判、市场以及变化管理等VERS相关的众多领域。通过这样一群专家，该中心提供一系列服务以帮助机构更好的采用和实施VERS，具体包括：提供电子文件管理知识、经验、技术等咨询服务，并提供资金以改善机构的电子文件管理能力；在州政府机关的范围内共享VERS解决方案和实施办法；通过认证鼓励软件和服务供应商提供更多的产品进入市场；保持VERS标准与国家和国际标准的同步；对部门进行年度评估；承担有关数字保存的研究；对有关人员进行培训；为与电子文件保管有关的特定领域（尤其是法律法规领域）开发建议和指南。
5.深化发展
在VERS推广中心的支撑下，维多利亚州电子文件管理的水平得以持续提升。近年来，VERS在以下两个方面进一步深化发展。
（1）数字档案馆
数字档案馆项目是VERS推广中心项目的一部分，于2004年1月正式开始实施，2005年底完成。该项目旨在为后代保存维多利亚州数字遗产，其存储数字对象包括两类：维多利亚州政府产生的符合VERS要求的电子文件，以及维多利亚州档案馆所收集的纸质文件的数字拷贝。
数字档案馆的一个关键设计准则是“绝不丢失一份电子文件”，建设目标包括四个方面：支持州政府电子文件的最佳管理方法；保管其中需要永久保存的电子文件；提供对馆藏电子文件的在线检索；改进文件的使用权限。该项目取得了一系列的成果，包括电子文件在线移交系统、数字文件的保管仓库、电子档案管理系统（管理电子文件及其元数据）、在线检索系统等。
（2）州政府机关的实践
2004年3月，州司法局的文件管理系统实现了对VERS标准的遵从，该系统能够按照1.0版本VERS标准产生和输出电子文件。司法局的实践为VERS的全面实施积累了更多的实际经验。
2004年8月，维多利亚州开始在整个政府内实施VEBS，将按照为现有文档管理系统配置档案管理的主要功能、配置形成关键电子文件的业务程序、配置整个系统三个阶段持续进行，整个过程约需6-9年。目前，所有州政府机关都处于第一个阶段的不同时期。
二、VERS的经验及启示
VEBS在其制定和实施过程中，积累了许多宝贵的经验，值得我们反复咀嚼，消化吸收。
1.目标明确，定位高远
目标决定手段和过程。自始至终，VERS项目都坚持同样的目标：永久保存数字遗产。VERS项目组指出，该策略的基本立足点是提供电子文件的长期保存。当然，在可能的情况下，VEBS也支持电子文件的日常使用，但这不是重点，也与电子文件长期保存没有冲突。同时，作为维多利亚州电子政务行动的一部分，VERS还支持电子政务，保存电子记忆并提供利用，是电子时代政府不可推脱的责任。
相比而言，我国各地目前已经开通的电子文件中心，除安徽省之外，其余均主要立足于现行文件的利用服务，虽然以电子化的方式公开政务是我国电子政务建设的应有之义，但档案部门的核心职责——保存社会记忆却无形之中被忽略，这个职责履行不力，同样是政府责任的缺失。
2.以扎实的科研为基础，以有效的示范项目为先导
VERS项目并非维多利亚州政府一时起意的产物，它的提出和实施也不是在一朝一夕完成，而是经历了一个相当长而严谨的论证和实践过程。
从对世界范围内电子文件归档与管理工作的现状和潜在问题，以及维多利亚州政府文件管理的法律环境进行研究，指出维多利亚州政府对经济、可靠的电子档案管理办法以及维护电子文件证据性的迫切需求，到发表《永久保存电子文件》报告，提出采用能长期保存电子文件的标准格式以及在电子文件形成时将其捕获等建议，然后依照建议开发原型系统，得出运用封装格式捕获、管理和检索电子文件是可能的也是可行的结论，继而发布最终报告总结成果、规划今后工作，再到2000年正式推出VERS标准，VERS在实际执行前的准备工作历时5年多，充分保证了VERS实施的理论依据和参照标准。
仅仅有理论的深入探索是不够的。1999-2004年期间，州基建局、司法局先后开展了试验性实践项目，为VERS的具体执行积累经验，又耗时近5年。在此基础上才导致了在整个州政府内实施VEBS方案的诞生，以及州数字档案馆项目的建设。
以扎实的科研为基础，以有效的示范项目为先导，VERS项目严格遵循着理论指导实践、实践促进理论的方法论，由浅到深，逐步深入，每个项目在实施过程中所获得的经验和知识，都被用来支持后续项目的开展，从而实现整个VEBS项目持续地深化发展。从最初的理论研究，到州政府机关全面实施VEBS的三阶段方案，以及数字档案馆项目的完成，维多利亚州政府管理电子文件、保存数字遗产的基础构架已经形成。
而我国建设电子文件中心或数字档案馆时，理论研究和需求分析的环节往往薄弱，欠缺整体规划和持续开发，一个显著的表现就是历时短、建设快，短辄几个月，长则一两年。短平快的项目虽然容易让人见到近期效益，但其方法的科学性、合理性、可持续性却可能大打折扣，无法为地方电子文件管理的整体发展提供平台，从长期效益来看，还可能存在投资浪费。十年磨一剑，在信息化水平相对较高、法制标准环境相对完善的澳大利亚维多利亚州尚且如此，我国各地管理体制复杂、机关信息化水平差异大、法制标准不健全，前期的论证、分析和试验更是需要细细打磨。加强项目规划，加强先期科研，加强项目审计，是提高我国地方电子文件中心、数字档案馆建设项目质量的必要前提。
3.以电子文件封装格式和数据保存格式为依托，以电子文件归档与管理系统建设为中心
如果说理论和实践螺旋互动是制定和实施VEBS的方法论，那么“以电子文件封装格式和数据保存格式为依托，以电子文件管理系统建设为中心”则是VEBS本身所强调的管理电子文件的核心方法。
在技术上，VERS方法突出的要点有：第一，保存电子文件，需要将文件以及证明其凭证价值的元数据和特定的系统相独立，由此形成了基于XML的电子文件封装格式的方案，VERS标准体系中的规范2、规范3即与此相关；第二，利用电子文件，需要知晓文件编码方案，并采用能够解码的应用程序，因此VERS建议州政府机关采用PDF、TIFF作为长期保存电子文件的标准数据格式，VERS标准体系中的规范4即与此相关。
而无论是将电子文件及其元数据予以封装，还是将电子文件存储成标准的数据格式，都需要在系统中实施。纵观VERS的制定和实施过程，处处以电子文件归档与管理系统的开发为中心：1998年建立原型系统以验证、发展《永久保存电子文件》的结论；1999年的《VEBS最终报告》中，建议维多利亚州档案馆应“支持商家开发符合州档案馆和州政府机构要求的新系统”，建议该州各政府机构应“开发能在电子文件生成之时可靠和全面的将其捕获、支持州档案馆规定的档案功能的系统”；其后基建局、司法局的实践项目，最终的成果都是建成了符合VERS要求的电子文件归档与管理系统；2004年开始的全州VERS实施方案也是围绕着档案管理功能在各种系统中的部署展开的。
维多利亚州在开发、部署符合VERS要求的电子文件归档与管理系统时，走了一条非常务实的道路。在VERS提出和实施之前，不少政府机构已经在使用一些文件管理系统，要将原有的系统撤销后再建设新的系统，成本昂贵，代价太高，而且几乎是不现实的，因此，将VERS与机构正在使用的文件管理系统结合起来，从而形成满足VERS要求的电子文件归档与管理系统，是非常必要且有价值的。司法局的实践就是完成了VERS与其原有的文件管理系统的结合，全州的VERS实施方案也是完成对各种既有系统的改造。
VERS方法的经验再次证明了元数据、数据保存格式、管理软件是应对电子文件管理挑战时无法回避的问题。而相关要求仅凭档案馆是无法满足的，需要立档单位在文件形成过程中就予以遵守。这是我国地方政府推动电子文件管理工作需要克服的关键难题。
4.以标准的制定和执行为主线，注重标准的配套性和可操作性
VERS系列标准在推动VERS方法中至关重要，是否遵守VERS标准是检验各单位的电子文件管理是否满足VERS要求的唯一方法，也是VERS后续项目开展的参照依据。VERS系列标准涉及电子文件的产生和保存、管理、销毁、迁移等多项活动，其显著特点就是配套性好、可操作性强。各个规范之间的关联度很大，比如规范3的封装格式就是以规范2的元数据方案为依据，规范4、5都对其涉及的元数据元素作了详细规定；除了规范之外，州档案馆还专门编制了指南与建议，指导机构理解标准的内容。
VERS标准的实施还有两个强有力的后盾：一是澳大利亚国家档案馆陆续出台的相关标准、规范和指南，如1996年制定的、后来成为国际标准ISO 15489《文献与信息——文件管理》的国家标准AS 4390《文件管理》，1999年制定的《联邦机关文件管理元数据标准》，2000年出台的《文件管理系统设计与实施手册》等；二是维多利亚州制定的基础性文件管理标准及其配套规范，包括《PROS 97/001公共文件管理》、《PROS 97/002公共文件的形成和维护》、《PROS 97/003公共文件的销毁》。这些标准规范的实施为VERS标准的贯彻打下了坚实的基础。
无论是国家层面，还是地方层面，我国现有电子文件管理标准并不多，且配套性、可操作性均不强。一些重要的标准，如元数据标准、电子文件管理系统功能需求标准，尽管呼吁良久，甚至立项多年，尚未出台。此外，原有分类、鉴定、移交进馆等关键业务方法规范，也需要结合国内外近年来相关领域的最新成果和进展，重新调整，以形成统一、配套的标准方法体系，否则，即便日后出台了电子文件管理的专门标准，其实施基础和实施效果也不容乐观。
5.以咨询和服务为支撑，注重广泛的合作与共享
为了帮助政府机构更好的采用和实施VERS，维多利亚州政府特地拨款筹建了VERS推广中心。这一举措堪称独到，VERS推广中心的实质就是研究中心、咨询中心，它为州电子文件管理提供智力支持和全方位的服务，包括科研、资源以及专家级的建议和指导。而作为整个VEILS项目的主持者，维多利亚州档案馆自始至终担负着对所有VERS实施项目进行指导和解答疑难的重任，即使在作为专门咨询机构的VERS推广中心成立之后，这项任务也不曾被取消。
在VERS项目的进展过程中，多方合作和项目成果的广泛共享是其另一个重要特征。包括墨尔本大学、澳大利亚联邦科学与工业研究组织在内的学术团体，包括安永国际会计公司、文件管理软件供应商Tower Software等在内的企业，以及包括基建局、司法局、财政局、维多利亚多媒体中心等在内的政府机构都是VERS项目的重要参与者，多方合作保证了项目成果的科学性、普适性和可实践性。通过合作与成果共享，扶持了文件管理软件产业，提升了机构的文件管理专业知识和技能，形成了多方共赢的良好局面。
电子文件管理是一项面临诸多新问题的工作，我国不同地方、不同行业、不同性质的机构的电子文件管理问题都有其一定的特殊性，复杂性高，更加需要富有实效的咨询和服务。因此，各地档案行政机关需和学术界、产业界以及文件形成机构加强合作，归纳提炼国内外相关成果，构建项目、工程之间信息交流和成果共享的机制与渠道，培育我国尚很薄弱的电子文件管理软件产业，合理配置各种社会资源，吸引多方力量共同推动电子文件管理工作的快速发展。
注释：
①关于VERS的完整信息，参见澳大利亚维多利亚州档案馆网站专题VERS：Forever Digital.http://www.prov.vic.gov.au/vers/vers/default.htm
②原文为archiving electronic records，与我国多年来形成的习惯用法“电子文件归档与管理”意思颇为相近。
③译文参见澳大利亚维多利亚州档案馆.《澳大利亚维多利亚州电子文件战略报告》.国家档案局外事办编印.《外国档案动态》，2001年第1期
④在VERS方案中，元数据层层封装在文件外面，故而项目组形象地称之为洋葱（onion）结构。
标签：文件管理论文;