德州市城市园林规划设计研究院 山东德州
摘要：近年来，档案管理科学化建设问题得到了业内的广泛关注，研究其相关课题有着重要意义。本文首先对相关内容做了概述，分析了当前档案管理现状，并结合相关实践经验，分别从转变档案管理观念、运用现代化的技术手段等多个方面提出了档案管理科学化建设的有效措施，阐述了个人对此的几点看法与认识，望有助于相关工作的实践。
关键词：档案管理；科学化；建设；策略
1前言
作为一项实际要求较高的实践性工作，档案管理科学化建设的特殊性不言而喻。该项课题的研究，将会更好地提升对档案管理科学化建设问题的分析与掌控力度，从而通过合理化的措施与途径，进一步优化该项工作的最终效果。
2概述
档案管理是单位管理工作的重要组成部分，但传统的管理方法由于受到各类因素的影响，已经无法满足现代社会的发展需要。在科学技术不断发展的条件下，单位需要转变档案管理理念及方法，积极地运用现代化的技术手段，提高档案管理的科学化水平。
社会形式的变化使得档案管理的类型不断增加，原本单一的档案管理方式逐步朝着多元化的方向发展，而档案管理的难度也随之而增加。面对日益复杂的档案管理工作，档案管理人员的工作压力和工作量都会增加。如果继续采用人工方式对档案进行管理，就无法对一些比较复杂的档案资料作出合理的分类，且有些档案本身比较模糊，要对其进行明确的划分也比较困难。传统管理方式中虽然对计算机有所利用，但仅仅是对档案资料进行入库登记和出库登记，这样的管理方式在新时代显得十分落后。比如，在计算机中建立档案管理的Excel表格，当有新的档案进入管理室时，管理人员会将档案名称输入到表格的入库栏；当有档案被借出、调用时，则将其名称输入到出库栏。这样只能查询到档案的简单信息，无法对档案资料实施全面的管理。所以，必须要采取科学合理的方式，提高档案管理的科学化水平，以更好的与档案管理发展趋势相匹配。
3当前档案管理现状分析
3.1重视度不足
在档案的管理上，我国的大部分企业和事业单位都存在着混乱的情况，主要原因在于，我国处于经济的高速发展期，企业和事业单位都十分重视自身的经济利益，对经济业务的关注度比较高，由于档案管理并不能直接地的创造经济效益，对于档案管理的重视程度不足。除此之外，档案管理本身就是一项较为繁琐的工作，在档案的管理中需要投入大量的物力和人力，才能完成档案的保管和整理，部分企业认为没有必要花费太多的人力和物力投入到档案管理中。
3.2档案管理制度存在缺陷
对我国的档案管理制度进行研究，我们可以发现，我国档案管理水平的提高速度缓慢，主要体现在随着科技的不断发展，关于档案管理的方法和管理技术并没有得到提升，尤其是当前网络信息时代，信息化办公已经成为工作的主要形式，但信息化办公的形式并没有广泛的应用到档案管理的工作中。档案管理中对于计算机技术的使用，仅仅局限在电脑上进行点按的保存以及查找等操作，只是将档案在计算机上进行保存，并没有实现网络的共享，未充分的发挥出档案资源的作用。
3.3档案管理人才缺乏
当前国内档案管理水平偏低，不仅仅是由于档案管理工作本身不受重视之外，还源于档案管理人才的缺乏，这成为限制档案管理水平的重要因素。由于不重视档案管理工作，导致对于档案管理人员的素质要求不高，一些优秀的人才人员，觉得档案管理工作没有发展空间，不愿从事档案管理工作，造成了档案管理人员的整体水平偏低，档案管理人才匮乏。
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3.4档案管理不规范
主要体现在：一是归档格式不统一，排列混乱，影响档案文件的存档工作。如文件封面和文件内的包装，无统一规格。二是在整理过程中，有很多链接不符合档案的要求。如分类杂乱，组合不合理的，申报期不准确，档案起草不当等。三是文件不规范。档案管理员认为，只要完成文件收集任务即可，不组织，不整理，导致文件组织混乱，想找到一个有价值的文件信息难上加难。因此，文件管理不规范将直接影响该文件的使用价值。
4档案管理科学化建设的有效措施探讨
虽然企业逐渐开始注重档案管理工作的建设，但是在实际操作过程中还存在着各种各样的问题，比如档案管理人员的专业素养偏低、档案管理工作的认知度差和非专人管理，所以在此基础上，企业应该优化档案管理路径，从多个方面和多个角度进行完善，进而促进企业稳步前进。
4.1转变档案管理的观念
从目前企业档案管理工作来看，档案管理建设观念还较为传统，所以为了优化档案管理路径首先需要改进档案管理的理念问题，企业必须积极的采取一定的管理办法，寻找最适合企业发展的现代化档案管理理念，理念可以从成熟的同行管理者中借鉴，但是切记不要盲目的应用到自身档案管理中，需要根据企业实际管理状况制定贴切实际的管理方案，并在逐渐改进中不断完善。除此之外，企业需要引进法制理念，档案管理已经涉及到隐私问题，所以企业需要在改进管理观念的同时运用法律的强制性对管理工作的监督，保证档案管理工作切实有效的进行。
4.2完善相关管理制度
档案管理制度不仅需要详细的档案管理规定落实，还需要企业各种相关制度配合和约束，做到不断完善管理制度，不断优化其运行机制，推进档案管理工作的进行。在实践路径的选择中，企业需要立足于宏观发展和微观发展角度，从整体层面上促进档案管理制度的完善，进一步创新档案管理模式，与此同时，由于工作人员在实际管理过程中会出现非专人管理现状，所以企业需要改进档案人员的约束制度，制定针对性的管理办法，增加档案管理人员的责任感和使命感，从总体上保障档案管理工作的顺利推进，也保证了档案信息的安全性。
4.3提高企业档案管理的配套设施
传统的档案管理工作是一项比较费力费时的工作，为了促进档案管理工作的顺利开展，企业需要合理利用计算机和互联网技术优化档案管理工作，进而实现档案管理工作的信息化管理，企业在实践过程中，需要投入必要的资金建设档案管理信息化办公室，保障办公室各项硬件和软件系统的安全性，如有些企业本身有档案信息管理办公室则需要定时的维护和更新管理系统，为实现信息安全做充分的准备。企业如果认为建设档案管理办公室经济成本较大，则可以采用和科技公司合作的方式，为建立电子化的档案管理办公室提供技术支撑，保证实现档案管理工作的高效性和安全性。
4.4培养档案管理的专业人才
从企业档案管理现状来看，档案管理人员的实践水平和专业知识素养常常不达标，而且随着档案管理工作的精细化，越来越需要专业人才，所以企业需要培养档案管理的专业人才，科学化管理，不断提高档案管理人员的专业技能和安全意识。比如企业可以定期组织档案培训学习会，组织员工学习专业知识提高自身的业务能力，学习现代化档案管理技术和技能，最终提高档案管理的科学化水平。除此之外相关部门需要定期组织日常工作的审计，不仅包括查验档案变动情况，而且需要定期考核档案工作人员的专业技能知识，对不合理的行为及时作出改进和调整，对于不合格的管理人员进行培训，利用多样化的手段督促档案管理工作者高效的工作。
5结束语
综上所述，加强对档案管理科学化建设问题的研究，对于取得其良好实践效果有着十分重要的意义，因此在今后的档案管理科学化建设工作过程中，应该加强对其关键环节与重点要素的重视程度，并注重其具体实施措施与方法的科学性。
参考文献：
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[3]陈婷婷.信息化背景下如何提高档案管理的科学化水平[J].统计与管理.2016（21）：88-89.
论文作者:赵晓琳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第7期
论文发表时间:2018/5/23
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