东莞市麻涌镇人民政府人事办公室 523130
摘要：社会法制不断完善，各种法制制度的建设也不断完善，机关单位在档案管理和保存工作中也越来越注重法制的重要性。现阶段我国机关单位的有关部门都开始在一定程度上深入落实贯彻《档案法》的相关内容，逐渐强化和落实对于档案的管理工作为档案工作的发展营造了积极向上的空间。当然，现阶段我国机关单位在档案管理和保存工作的开展过程中依然存在一些较为明显的问题，从实际出发去看档案管理工作的结果，其实效果并不是特别明显。导致机关单位档案管理工作效果不太明显的原因是多方面的，有技术方面原因，有制度方面原因，也有人为的原因，然而根本上还是因为相关部门档案管理意识比较淡薄，从而造成在档案管理工作方面做不到很好地投入和执行。本文主要介绍了机关单位档案管理工作的必要性，提倡机关单位抓住档案管理工作的关键所在，结合单位实际工作开展，提高档案人员的综合素质，从而一定程度上促进机关档案工作的新进展。同时，倡议机关单位提高档案室基础设施投入，改善档案保管条件，加强档案人员技能培训，健全档案管理制度，全范围做好档案管理工作。
关键词：机关单位制度；相关档案管理；必要性分析
一、机关单位档案管理工作的措施
机关单位想要全方位提高档案管理工作开展的效率和质量，就必须强化相关档案工作措施，重点可以从以下三个方面入手。
1、加强领导和提高管理认识
机关单位档案管理工作必须在一定程度上加强企业管理领导，不断提高档案工作的认识，从而真正意义上做好档案工作。机关单位档案工作是最好的记录者，能够准确的反映一定时期历史并且记录以往活动的具体事宜，这些详细准确的记录将会在很大程度上推动经济建设的发展和社会文明的进步。随着社会发展的进步和信息共享的越来越频繁越，来越多的人开始调阅和利用档案信息，人们同样认识到了机关单位档案管理工作的重要性，同时也具备了与日俱增的档案意识和法制意识。因此给机关单位的档案管理工作提出了更高标准的要求，机关单位只有不断加快档案信息数据化建设，不断拓展档案服务新领域，不断提高档案管理工作的质量和效率，才能做到与时俱进，满足全新社会环境下人们对于档案管理的需求，才能跟得上时代发展的潮流和步伐。
2、加强档案室基础设施的建设
想要保证拥有完整的档案，就必须拥有更好的档案保管条件，才能做好档案管理工作。机关单位应该加强档案室基础设施的建设，并且持续增加投入，为档案保管提供更好的条件。这不仅仅是政治性上面的要求，也能较大程度提升机关单位档案工作的专业性。
3、提升机关单位档案管理人员的总体素质
只有不断提高档案管理人员的素质，才能持续稳定的完善机关单位的档案管理工作。目前档案管理工作中，企业的管理模式和工作环境服务对象有关的制度建设都在发生质的变化，更多的机关单位开始尝试在档案管理工作中应用高科技手段和工具，从而对档案管理人员的综合素质提出了更高的要求。因此，机关单位必须重视档案管理人员的素质教育和技能培养，通过完善的培训体系，确保档案管理人员能够适应新时期档案管理工作的需要，从而取得档案工作的进步，推动档案事业的持续发展。
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二、有关机关单位档案工作过程的保密程序
1、档案保密库房的建立
通常情况下，机关单位都是通过库房来进行档案管理的保存工作，确保档案工作过程中的保密性，因此可以说库房管理问题是机关单位档案保密工作的重中之重。实际档案管理工作对于库房有一定的要求，并非所有的房间都能用于档案管理的库房。档案保密库房的建立，有以下两个方面的要求。首先，办公楼的第一层保密程度较低，通常不能作为库房使用。如果库房设置在办公楼第一层，必须对门窗进行专门的加固，以防有人入室盗窃。其次，档案管理库房的房间布局有严格规定，办公室和库房必须分开，阅览室和库房也必须分开。通常情况下，库房还有加强防盗方面的要求，必须由专人负责库房管理，同时制定严格的库房管理制度，严防无关人员进入库房。
2.档案使用过程中的保密工作
一般情况下机关单位会指定严格的规章制度，规范档案的调阅和使用，比如外借制度、阅览制度、复制制度等。机关单位在制定档案制度时，必须确保制度建设符合实际工作开展的情况，不同的管理制度和措施应该对应于不同层次和不同程度的使用人员，制度应该规范不同的使用范围，同时保证规定不同的审核手段，这样才能确保文件的良好保密程度和完好无损，从而切实组好档案使用过程中的保密工作。
3.做好档案的调整工作
档案调整工作必须重点解决好下述两个方面的问题。首先，机关单位应该主动接受保密部门对其调密工作的监督知道，应该在具体工作开展过程中齐心协力进行档案涉密文件的鉴定工作。其次，机关单位严格执行保密规范标准和相信的时间标准，在工作开展中真正做到有法可依、有法必依、执法必严、违法必究。
三、加强档案信息自动化管理工作
机关单位档案管理工作具有很强的保密性和较高的复杂性。传统档案管理工作往往使用纸质文件作为工作对象，由于纸质文件的缺陷，这种管理工作很容易出现错误，而且工序效率比较低下。现阶段档案管理工作开始尝试使用高科技手段，建设信息化的档案管理体系，以规避传统以纸质文件为对象的档案管理工作中存在的一些问题。只有不断提高档案系统整体功能的重要信息手段和物质技术基础，才能促进机关单位档案管理的现代化计划的实施，才能全面实现机关单位档案的信息化处理。
1、档案管理的重要性
机关档案是一种宝贵的信息财富，通过机关发展过程中的不断积累，它的价值会不断被激发，这就是机关档案管理本质上的重要性。机关单位档案管理工作中经常会出现管理意识不强、相关档案资源开发利用效率低下的问题，从而导致档案管理很难跟得上社会发展的需要。因此，机关单位必须充分认识到这种重要性，理解新社会形势下对于档案工作的全新要求，切实做好档案管理工作。
2.关于机关单位档案管理的自动化
机关档案信息自动化运用是机关单位档案管理中的一项全新的工作，在现代化档案管理工作开展过程中，其优势越来越明显。首先，通过信息自动化运用，相关档案信息可以随时输入、随时更改，提供了极大的便利性。其次，通过信息自动化可以远程、无边界、实时的传递档案信息，其传递速度不受时间和空间的影响。再次，信息自动化具备很强的生命力，能够很大程度激发档案信息调阅和利用的便利性，可以更好地发挥档案信息的价值，为机关单位的工作开展和社会的发展进步贡献更大的价值。
结束语：总而言之，时代在发展，社会在进步，机关单位档案管理工作在全新社会形势和时代背景下，开始暴露一些管理工作中面临的问题，这些问题的存在，对机关单位档案管理的实际工作开展造成了实际性的影响，拖累了档案管理的效率和质量。因此，机关单位必须不断推进档案工作跨越式的发展，不断谋求创新的管理理念、方法和技巧，才能实现普通的机关档案工作更具创造性地开展，这是时代发展的必然要求。
参考文献：
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论文作者:曾嘉辉
论文发表刊物:《防护工程》2018年第23期
论文发表时间:2018/12/14
标签：档案论文; 机关论文; 单位论文; 管理工作论文; 工作论文; 档案管理论文; 库房论文; 《防护工程》2018年第23期论文;