摘要：随着社会主义市场经济的不断发展和计算机技术的飞速发展，档案管理的信息化和信息化已成为档案管理和计算机科学技术发展的必然趋势。因此，为了适应当前互联网时代的需要，充分开发档案管理信息资源，提高档案管理效率，档案管理信息化建设成为必然。本文在分析以往档案管理发展中遇到的问题及其发展趋势的基础上，结合现实和当前互联网的发展现状，分析了档案管理信息化的必然性。
关键词：档案管理；信息化建设；必要性
导言：档案管理作为资源管理的重要组成部分，在社会和企业的资源管理中发挥着重要作用。同时，随着社会经济和科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经很难适应社会的发展，因此建立档案管理信息化是非常必要的。推进档案管理信息化建设，可以有效提高档案管理的质量和效率，使信息资源得到更好的开发和应用。
1 档案管理信息化的特点
1.1 档案在使用和查询方面的特点
如何有效利用档案中的信息，提高档案资源的共享，已成为档案管理必须面对的问题。传统档案馆在查询和使用方面存在着手续复杂、纸质档案老化等问题。在信息化档案管理中，可以大大提高档案资源的利用率，简化档案的使用流程，在电子平台上可以实现一套流程。
1.2 档案在存储方面的特点
目前，纸质档案数量仍占大多数，但纸质档案有其不可逾越的缺点。首先，纸张文件是由纸张制成的，无论纸张的初始质量是好是坏。几十年后，如果不通过各种方案对纸质文件进行处理和保存，纸质文件将不可避免地受到一定程度的破坏。其次，由于手工录入纸质文件，纸质媒体在录入过程中会被破坏，错误较多，给档案信息的收集、存储、管理等诸多工作带来困难。通过网络平台的电子录入，可以实现档案的信息化管理，有利于加强档案管理，减少电子档案的存储环境，减少档案存储工作量。
2目前我国档案管理工作的主要问题
纸质档案仍然是我国档案管理的主要方式，因为纸质档案在填写信息时内容非常有限，组织起来非常不方便。此外，档案馆存储的信息更新速度很慢，难以适应现代社会的发展。同时，传统的档案管理方式不利于信息资源的共享，对工作效率产生负面影响，严重阻碍了我国档案管理和建设工作的发展。
2.1 档案管理建设的资金投入不足
档案管理是一项比较繁琐的工作，涉及的部门很多，档案管理需要大量的人力物力，需要配备相应的人员、硬件和软件设施。但是，在目前的档案管理中，资金的缺乏阻碍了档案管理建设的发展，不利于信息资源的开发和应用。
2.2工作人员的专业素质不高
档案工作人员在档案管理中起着主导作用，对档案管理建设的发展有着非常重要的影响。一般来说，档案管理工作需要专业性强、综合素质高的专业人员来完成。然而，在实际的档案管理工作中，大部分档案管理工作是由专业素质不高的非专业人员进行的。他们不是专业背景，大多没有接受过相关专业的档案管理技术培训，而是依靠自己的档案管理工作经验。此外，大部分工作人员没有及时更新档案管理知识，已经很难适应当前网络信息的发展需要。因此，人才因素对档案管理的发展有着非常不利的影响。
2.3企业的思想观念较为陈旧，对档案管理不够重视
尽管档案管理在社会和企业中发挥着重要的作用，但人们对档案管理的重要性认识不足，对档案管理的重视不够。目前，大多数企业忽视了档案管理的建设，缺乏一定的档案管理意识，观念陈旧，认识不到信息资源开发利用的重要性。因此，目前的档案管理工作仍然是一个非常低效的状态，你查我找。而且，一些有价值、有价值的档案未能发挥应有的作用，造成信息资源的浪费。
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2.4网络安全问题堪忧
近年来，科学技术和互联网的飞速发展为文件的录入和查询提供了强有力的支持。然而，随着网络信息的发展，计算机黑客和计算机病毒也在威胁着文件的安全。因此，考虑到档案管理的特殊性，必须对其进行保密和公开。在享受互联网带来的便利的同时，也要注意档案信息的保密性。
3档案管理信息化建设的途径
3.1强化档案管理信息化的安全建设
档案管理信息化的安全建设主要包括两个方面：一是环境安全建设，即确保档案管理信息化平台所在服务器处于安全的环境中，防止环境温度、湿度过高，或火灾等事故，造成服务器物理损坏。二是加强网络安全建设，通过访问控制、攻击监控、用户认证等机制，保护档案数据安全，防止外部非法入侵，确保档案信息数据的完整性、可用性、保密性和可控性。此外，还应实施定期备份机制。如果为了便于恢复和最大限度地减少损失而损坏了文件，文件备份的主要方式应该是远程备份。
3.2积极推进档案管理信息化的标准体系建设
档案管理信息化不仅是档案的输入、扫描和网络传输，而且每一步都要有相应的标准，防止因档案管理缺乏规范性和统一性而引发的一系列问题。因此，要积极推进档案管理信息化标准体系建设，确保档案管理工作在信息化技术条件下规范有序地开展。具体来说，要制定统一的档案归档管理技术标准，对档案信息资源的标识、描述、转换、存储、查询、交换和使用，如按统一格式转换音频文件，扫描文件的清晰度等，从而保证档案信息工作有统一的工作标准和依据，使档案信息工作有张可顺。
3.3重视档案管理信息化的人才队伍建设。
虽然信息平台和技术条件可以减轻档案管理人员的压力，但档案管理人员仍然是影响档案管理质量、效率和利用价值的决定性因素，因此，必须重视档案管理信息化人才队伍的建设。为提高档案管理信息人才的综合素质，必须加强定向培养，加强档案管理人员的继续教育，提高专业知识水平，档案管理人员的专业技能和档案管理信息技术。定期组织业务培训和专业技术培训，使档案管理人员掌握局域网、网络设备、数据库、网站、软件系统等信息技术和档案的编辑、保护等专业知识，中外档案史与档案管理专业，从而成为复合型的档案专业人才，同时要求档案管理人员具有良好的职业素质、较强的创新意识。
除了上述几点，档案管理信息化建设还需要注重档案信息深层次价值的开发利用。借助计算机计算能力和专业数据软件，对档案信息进行全面、深入的扫描和分析，重构档案数据信息之间的联系，从中提取有价值的信息资源。
3.4完善档案管理的信息化平台建设
首先，档案管理信息化建设需要一个完善的信息平台，这是档案管理信息化的基本条件。因此，有必要完善档案管理信息平台的建设。根据档案管理的具体内容、环节、特点和需要，设计平台的结构，在模块化平台上设计，对应档案的收集、整理、整理、存储、标识、统计和利用，并能为档案管理提供完整的功能，协助档案管理的有效开展。此外，档案管理信息平台的建设也需要考虑共享问题。因此，有必要设计一个标准的内外存取接口，方便档案信息的存取，提高档案的利用效率。
结束语
借助计算机技术和互联网，实现档案管理的信息化、数字化，对提高和保障社会各界的工作效率和质量具有重要意义。档案管理信息化是社会、科技和互联网不断发展的产物。为了适应我国社会主义现代化建设的发展，在全社会范围内进行档案管理信息化建设是十分必要的。通过分析我国档案管理的特点和现状，介绍了档案管理信息化在档案管理中的必要性，以及档案管理信息化的必要手段，从而了解档案管理信息化的必要性。
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论文作者:孙涓,李凤娟
论文发表刊物:《基层建设》2019年第29期
论文发表时间:2020/2/25
标签：档案管理论文; 档案论文; 信息论文; 信息化建设论文; 纸质论文; 互联网论文; 信息资源论文; 《基层建设》2019年第29期论文;