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林清澄、刘秀荣同志最近在《中国档案》1999年第12期上发表了《文件生命周期理论不是万能的》，读罢此文，深感有必要再就所谓的“文件生命周期理论”讲几句话。
一、还是称：“文件生命理论”更恰当。
潘连根先生在《中国档案》1999年第5期上，发表的《如何认识“文件生命周期理论”》称：“如根据笔者掌握的材料分析，国外虽流行‘文件生命周期’这个概念，但原来并无‘文件生命周期理论’的提法，是何嘉荪先生在《文件生命周期理论及对我们的启示》一文中首次将其称为理论，……”是不确切的。国外，早在何氏之前（依潘氏所引，何氏的《文件生命周期理论及对我们的启示》一文发表于1991年的《档案学通讯》第6期）就已出版过文件生命理论的专著。
苏州大学张照余博士1990年在美国威州大学访学期间，得阅罗尔·库切和J·V·卢棱的《文件生命——档案与文件管理的系统分析》一书，已将文件生命称为理论。该书出版于80年代，原文为法文版，后由戴维·霍曼尔译成英文。1992年张照余将此书译成中文，由陕西人民教育出版社出版，该书的“文件生命周期”英文为："the life cyde ot records"其中，"cycle"一词有两种解释：(1)循环、周期；一转；(2)周期、循环期（指时间上的）。但值得注意的是，在英语中，"cycle"一词也常用"span"代替，"span"则表示一个时段或距离。因此，张照余将书名译为“文件生命”而没用“文件生命周期”。用“文件生命理论”，而不是用“文件生命周期理论”来揭示文件运动的规律，无疑会更为贴切。因为，文件的运动形式并不是单一的，针对每一份文件的个体而言，不仅所经历的生命阶段不会完全相同，而且没有显示出有什么“循环期”。
文件生命理论，是从文件的运动过程，考察其存在价值的变化规律的理论。何嘉荪教授所言，人们通过对文件生命过程的研究发现：“（一）文件从产生形成到最后消亡（或臻于永恒）是一个完整的生命过程，即文件的运动具有完整性；（二）文件在其全部生命过程中，先后表现出不同的作用和价值，使其整体生命周期可以区分为不同的运动阶段，即文件的运动又具有阶段性；（三）文件运动过程中各种因素之间有着特定的内在联系，因而在不同的运动阶段应根据其不同的特点，采用适宜的存放与管理方式。”如果这就是何氏所要表达的“文件生命周期理论”的话，值得特别指出的是，这个理论并没有告诉我们，什么“是适宜的存放与管理方式”。
不可否认，1950年英国档案学者马勃斯在第一届国际档案大会上提出的文件生命的三阶段论（即关于文件的现行、暂存和永久保存3个阶段的理论）与文件的保管场所——办公室、文件中心和档案馆相吻合，出于对文件中心的理论解释，而演变成一种学术思想，那么它就应该具有更广泛的社会意义。文件生命理论的核心是关于文件的价值形态及其在生命过程中所呈现出的变化规律。因此，文件生命理论是普遍适应于世界各国的，并不只适用于建立文件中心的国家。
二、文件（档案）生命理论。
档案工作实践的普遍性，决定了世界档案学具有共性，但各国档案工作的个性，又决定了它们的差异。“文件生命理论”虽形成于西方，但中国同样在60年代，结合本国档案工作的实际，进行过一个关于“档案自然形成规律”的讨论。如果我们在认识了西方关于“文件生命理论”之后，再回过头来看这场讨论，其实质也是一次关于文件（档案）生命理论的讨论。
中国始于1960年的关于“档案自然形成规律”的讨论，正如山西王荣声、王玉声所言，“它最初的真实内涵是‘文件材料的自然形成规律’”。可见这个讨论的初衷也是要认识文件运动规律的。正是这场讨论，中国档案人认识到，档案的形成是有规律可循的。曾三同志讲：“什么是文件材料的自然形成规律？什么是历史联系？大家都可以研究一下。”但这场讨论出现的“文件材料的自然形成规律”与后来的“档案自然形成规律”被扯在了一起，表述为：“由文书部门或有关人员立卷归档形成档案开始，经过档案室，最后集中到档案馆，这就是档案形成与运动的过程。”这显然是把文件（档案）的运动过程依次划分为3个阶段，即文书部门阶段、档案室阶段和档案馆阶段，这是文件（档案）生命理论的雏形。遗憾的是，这场讨论是为了纠正“大跃进”运动中对档案的误解展开的，因此，对“文件材料形成规律”的认识没能上升到更高的理论层面，但它毕竟是以“档案、文件形成规律”为主题，并达成了某种共识。
要注意这样一个现实：文件生命理论，在不同的国家和地区，由于国家管理体制和文化传统的差异，会表现出不同的形式。但变化了的形式，仍然是一个规律。
文件生命理论在“大文件”的概念之下，把文书与档案的区别看成是处在不同运动阶段的文件所具有的不同的价值形态，所以档案又属于文件。它所形成的社会基础是文件档案统一管理的体制。文件（档案）生命理论在“归档”的概念之下，把文件和档案区别开来，文件不是档案，档案也不是文件。它形成的社会基础是文书工作与档案工作分别管理的体制。
文件生命理论与文件（档案）生命理论是建立在不同的社会实践基础之上的，不可能脱离实践而存在。要避免陷入一个误区，即并非所有承认文件生命理论的国家，都有着一个共同的管理模式和对这一规律的一致性的解释。
三、文件生命理论的实践意义。
林清澄、刘秀荣同志在《文件生命周期理论不是万能的》一文中提出了5条：一是，文件生命周期理论不是我国文书处理部门立卷的理论依据；二是，文件生命周期理论没有提供文件和档案价值鉴定的理论依据；三是，文件生命周期理论担当不起对我国档案机构设置和管理体制改革进行指导的重作；四是，文件生命周期理论没有为文件、档案工作系统的改革提供方法论；五是，文件生命周期理论没有也不可能对档案的开发利用和开放工作起指导作用。那么文件生命理论的实践意义在哪里呢？
文件生命理论告诉我们：文件从产生形成是一个生命过程，我们可以把这个过程划分为不同的阶段，处在不同的阶段，文件所具有的价值形态不同，这是非常有实际意义的。欧、美在这一思想的指导下，形成了“大文件”的概念，把文书与档案的区别看成是处在不同运动阶段的文件所具有的不同的价值形态。并进一步把文件生命划分为3个阶段，即文件的现行、整存和永久保存。3个阶段的划分又与文件的保管场所——办公室、文件中心和档案馆相吻合。
“档案”与“文件”既相互区别，又相互联系的认识，使很多同志认为，中国没有文件生命理论，然后推导出，“文件生命周期理论不宜中国化”。如果说，办公室、文件中心、档案馆是文件生命理论的产物，那么，文书部门、档案室、档案馆不也是一种文件生命理论的产物吗！所不同的是，这里讲的是档案与文件相互区分的理论，故可称之为：文件（档案）生命理论。
文书部门、档案室、档案馆前后衔接，分工明确，形成了一个文件（档案）管理体系。档案室是这个体系中的一个中间环节，起着接收文件“归档”和向档案馆移交“档案”的责任。但如果从管理的对象来看，文件中心和档案室并没有什么大的区别，管理着具有半现行性的文件或者“档案”（国外称之为半现行文件）。从管理的关系来看，似乎有所不同，一个是“不出屋”式的，一个是“脱离式”的，这就有了很大的区别。从所属关系来看，档案室的“档案”仍然没有出原部门，而文件中心的“半现行文件”从某种意义来讲，已进入半社会状态。从管理方式来看，档案室属部门式管理，而文件中心则是社会式管理。关键是，所有这些不同，并不能用来说明，文件生命理论与文件（档案）生命理论有什么矛盾，而恰恰说明了这两种生命理论的不同特色。
文件生命理论，是应该受到普遍尊重的，因为，它确实反映了文件运动的客观规律性，违反客观规律办事，也就违反了科学的原则。但在这里需要明确的是，文件生命理论要同本国档案工作实践相结合。要尊重文件生命理论，尊重本国的文化传统，尊重国家档案的管理体制，使这3个方面协调起来，我们才能寻找到一条适合中国的、高效的档案工作理论、方法和体制。
四、文件（档案）生命理论与档案工作体制的改革。
各国的档案概念往往有不小的差距，谢伦伯格对此曾有过这样的意见：“‘档案’一词显然没有一个不可变动而必须优先采用的、最终的、最完备的定义。它的定义可以在不同的国家作不同的修改，以适应不同的需要。被采纳的定义都应该提供一个基础，使档案工作者能够在这个基础上有效地应付他们为之服务的政府所产生的各种材料，凡是有损于他们的工作效力的定义，就不应该接受。”
21世纪，我国的档案工作将面临许多新的情况，首先是政府机构的改革和市场经济的发展，使我国的政府机构和社会发生了很大的变化，这突出地表现为，体制和运作方式的变革，这种变革必然反映到档案工作上来，档案工作者如谢氏所言，应如何有效地应付他们为之服务的，改革了的社会所产生的各种材料？但中国又是一个地域发展不平衡的大国，档案工作情况也是如此，在中国的改革和发展的过程中，一些地方和部门对传统的档案室管理模式进行改革，建立联合档案室、寄存中心或者文件中心，我们应持欢迎的态度，鼓励探索。因为，外部环境变化了，档案工作者不能以不变应万变，但探索，不能违背文件生命理论，我们应学会从社会实践去看档案或者文件的运动规律。
档案工作者面临的另一种挑战是，档案形成方式的变革所带来的重大影响。电子计算机技术与网络技术的应用使文件的形态与传递方式发生了改变，当然任何人都不能无视这种变化，但这种变化是否大到需要修正我们的档案观念或者对档案生命理论的重新认识，还有待时日。
一些同志，出于对文件生命理论的错误解释，认为，既然是一个大文件的概念，那么“文件都是档案”（注：何嘉荪：《文件生命周期理论完全适用于中国》，《山西档案》1998年第5期。），完全混淆了文件在不同生命阶段所具有的不同的价值形态。须知，处在不同生命阶段的文件，是有区别的，不能抹杀这种不同的价值形态。我们要根据文件所处的不同阶段，采取不同的管理方式来管理这些“不同的文件”，这也是文件生命理论的启示。
更有甚者，在“文档一体化”的研究中提出所谓“既然文件管理与档案管理要一体化，那么，与其相对的理论概念是否也应一体化呢？”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。）持这样观点的同志认为，“文件生命周期理论将这‘原属一物’的事物，统称为‘文件’”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。），“采用‘大文件’概念更好一点”（注：何嘉荪：《扩大档案概念外延是科学合理的》，《山西档案》1995年第5期。），显然这些同志并没真正认识文件生命理论。“文档一体化”指的是对文件与档案的管理可以选择合一的方式，但并不能对二者不加区别，视为一物。
文件生命理论与文件（档案）生命理论是文件运动的阶段、价值理论，是客观存在，人们对它的认识可以说还并不全面。但它无疑为我国文件、档案工作的改革提供了方法论。要把文件（档案）生命理论写进档案学著作中去，因为它是档案基础理论的重要组成部分，任何轻视、排斥文件生命理论的作法都是不可取的，但也不能把文件生命理论的作用抬高到包医百病的地位。
要全面、正确地认识文件生命理论，不是非要坚持文件中心就遵循了文件生命理论，搞档案室就不是文件生命理论。档案学理论是发展的，而且要从实际出发，才能认识、把握规律。
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