“零缺陷”理念对档案管理的启示，本文主要内容关键词为：档案管理论文,缺陷论文,启示论文,理念论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
“人非圣贤，孰能无过？”人们相信“是人就会犯错”。出错的原因一是缺乏对客观事物的认知，二是缺乏责任心和关注程度。知识的缺陷可以弥补，可以通过经验和学习来充实，但漫不经心的做事态度只能靠个人彻底反省觉悟来修正，靠提高道德水准和价值观来改进。如果改变做事的态度，关注每一个细节，小心谨慎地避免犯错，则可以大大降低犯错的概率。
20世纪60年代，美国管理思想家、质量管理大师克罗士比(Philip.B.Crosby)创立“零缺陷”管理理论，倡导从人的价值层面、精神领域入手，通过知识的积累和严肃认真的工作态度，建立质量防预系统，把工作做得准确无误。“零缺陷”管理的核心理念是“第一次就把事情做对”[1](P69-70)，而非事后补救。“零缺陷”并不是说绝对没有缺陷，或缺陷绝对要等于零，而是指把缺陷等于零作为最终目标，在工作职责范围内努力做到“零缺陷”。这种先进的质量管理理念在世界的“质量革命”史上掀开了新的一页，对提升制造业产品质量和服务业服务质量产生了革命性的影响。
一、档案质量管理“零缺陷”的必要性
档案记录人类各种社会实践活动中产生的有保存价值和利用价值的信息，是历史的见证，是存贮知识的原始记录，也是传播知识的一种形式和手段。档案信息资源作为人类信息资源中的重要组成部分，它的凭证价值和信息情报价值，为人们生产生活、科学研究提供参考和借鉴，为领导的管理和决策服务。档案管理中引入“零缺陷”理念，从档案材料形成、收集、整理，到存贮、保护、利用，制订相应的质量管理标准，这对档案质量的提高具有极其重要的意义。
某些产品出现质量问题可以返修，比如缺陷汽车产品召回制度，较好地解决了汽车质量缺陷问题。但档案质量问题不同，比如一些重大事件档案，记载了事件发生的时间、地点、人物、经过，但世事变迁，时空转换，物是人非，甚至物人全非，历史不可重来，要了解真相，唯有依靠档案记载，如果档案信息有误，可能造成领导决策错误，甚至贻害后人，造成无法弥补的危害。在上世纪80年代对“文化大革命”期间冤假错案的平反工作中，不少情况就是一份档案改变一个人一生的命运；档案用事实说话，在解决一些民事纠纷中，其凭证价值是别的任何东西都无法替代的，一份合同档案或协议档案，如果签字或日期漏填错填，就有可能埋下纠纷的隐患，甚至造成有关当事方的巨大损失；科技档案是科学研究的可靠材料，具有重要的信息情报价值，由于它的原始性和可信度，而与各种报纸杂志的信息不同，如果材料收集不全或有误，导致保存的档案资料价值打折扣，将会对后续的科学研究工作带来不可估量的损失。
以上分析表明，不出差错是对档案管理工作最基本的要求，在档案管理中必须引入“零缺陷”理念，努力追求和实现“零缺陷”质量目标。
二、实现“零缺陷”质量目标的一些思考
下面我们将从保证档案管理质量所需的软硬环境入手，来分析实现“零缺陷”质量目标的一些举措。
(一)档案管理质量标准和制度建设
档案管理是一个庞大而复杂的系统工程，应在全国范围内建立统一协调的制度和标准规范，建立全面的质量评价指标体系和科学评价方法；各档案管理机构不光要严格执行国家标准，还应在“零缺陷”理念指导下建立更高要求的质量标准和探索操作性强的评价方法。各级档案管理部门在统一法规，统一领导，分级管理原则下，科学地制定出相应的管理制度和操作规范细则，如《档案资料收集、鉴别、整理、归档制度》、《档案查借阅制度》、《档案保管保密制度》、《档案材料销毁制度》、《档案管理工作流程》、《管理工作人员职责》等等，确保档案管理工作有章可循，这是全面提高档案管理质量，实现“零缺陷”质量目标的制度保障。
(二)过程控制
1.档案材料的收集整理工作
从档案资料的来源上把好第一关，是实现“零缺陷”管理的基础。有长久保存利用价值的档案资料并不是档案管理部门自己产生的，这要靠档案工作者与相关部门和相关人员协作，主动地有意识有目的地去依法收集。归档的每一份材料无论从来源、内容、形式、时间等各方面都要严格审核、鉴定，保证档案材料的真实、准确、完整、有效。对手续不完备或内容不完整的不合格材料，要完善相关要素后再归档，否则会严重影响其保存利用价值，甚至造成严重后果。
收集到的档案信息要进行初次整理加工以方便利用。各档案机构根据自己馆藏资源特点及利用者实际情况，制定恰当的分类原则和方案，准确分类，有序编排，方便人们检索，使档案这种有价值的信息资源得到尽可能充分地利用。在档案整理过程中，必须小心谨慎避免差错。以江苏省干部人事档案的检查验收标准为例，“涂改造假、装错材料、缺少1997年以来副科级以上职务变动《干部任免审批表》”这三项是不能触及的三条红线，[2]因此这类差错是绝对禁止的。其实档案整理工作“没有最好，只有更好”，应该按照“零缺陷”目标，尽可能追求完美。
2.档案编研质量控制
档案工作的最终目的是提供利用。将档案信息进行编研加工，形成出版发行物，让更多的人接受和利用档案信息，这是提高档案利用效果的重要手段，因此档案编研质量也是档案管理质量的一种内在表现。档案编研出版物是档案信息的新载体，要求保持与原档案内容信息的一致性，不能传递错误的观念和信息，其基本的质量要求是：政治上不出差错，文字上不出毛病，内容真实完整，数据准确无误。引入“零缺陷”理念，把编研质量“零缺陷”作为编研工作的努力目标，就应该加强编校质量管理，提高编校人员的业务素质和责任意识，必要时采取交叉校对，增加校对次数等措施，提高编校质量。
(三)队伍建设
要实现档案管理“零缺陷”的目标，必须加强队伍建设，优化人员配置。要选调政治可靠，责任心强，做事细心，工作态度严谨的人充实档案管理队伍；档案工作者既是专业型人才，又是管理型人才，既要具备档案专业知识，熟悉档案工作业务，还要研究管理学；档案事业随经济社会发展而不断发展，不断面临新情况、新问题，要求档案工作者具备创新思维，重视知识更新，特别是熟练掌握现代信息技术，能利用现代化管理手段提高档案管理质量；档案管理机构应优化人员配置，鼓励和支持员工参加培训和学习深造，提高业务素质；专职档案管理机构要对所属相关部门档案工作进行宏观指导，对兼职档案人员进行业务培训，让他们不断提高档案专业知识水平和综合素质；应树立“档案质量，人人有责”的观念，要求全员参与，明确分工，各施其责，以严肃认真的工作态度，在自己的工作职责内努力做好自己的事情，实现“零缺陷”目标。
(四)硬件投入
硬件投入是提高档案管理质量的基础保障条件之一，“零缺陷”可谓是超严格的质量管理，对硬件投入必然有相应的要求。传统的纸质档案和直接提供案卷方式为主的被动利用模式使档案信息的利用价值受到限制，[3]当然也就谈不上高质量的档案管理。随着社会经济的快速发展，信息量大且传播速度快，档案信息的形成及存贮方式发生了根本性的变化，传统的档案管理设施已不能适应新的要求，必须加快数字化档案馆(室)的建设，加大硬件设施投入如计算机、高清晰度的数码机、复印机、传真机、扫描仪等必要设备，并适时更新升级，以对档案信息进行数字化处理和存储传输，提高档案管理中计算机和网络技术的应用程度。充分运用计算机和现代通信技术手段，加强检索工具研发，实现档案全文信息查询和统计分析，可以大大提高档案的利用速度及准确率，减少提供利用环节的差错，也减少对纸质档案地翻阅，有利于原始档案资源的保存，同时可根据档案的保密级别及特点，设置查阅权限最大程度实现档案信息资源共享，提高档案检索利用服务质量。
三、小结
“零缺陷”管理理论的创立，在世界范围内对提升制造业产品质量和服务业服务质量产生了革命性的影响，我们相信“零缺陷”管理理念也将深刻影响档案管理质量的提升。档案机构和我们每个档案工作者都应该秉承“零缺陷”管理理念，以严肃认真的工作态度做好自己分内的事情，关注细节，小心谨慎，共同努力实现档案管理“零缺陷”的质量目标。