21世纪数字档案馆发展之我见，本文主要内容关键词为：档案馆论文,我见论文,数字论文,世纪论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
数字档案馆（Digital Archives）是随着计算机网络技术、数据库技术以及多媒体技术的发展而产生的一种新型档案馆，至今还没有一个统一的定义。借鉴相关学科数字化发展的研究情况，笔者认为，数字档案馆是一个数字化的信息系统，它把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源以数字化的形式存贮，以网络化的方式互相连接，从而提供及时利用，实现资源共享。
网络和通讯系统是建设数字档案馆的重要条件，若网络系统不完善，就会失去建立数字档案馆的意义。80年代初始，国际档案理事会已经觉察到了建立档案参考数据库对实现各国间互通信息和恢复国家档案遗产的意义。1981年，“文件和档案管理规则”专门探讨了建立这种数据库的可能性，第三十次国际档案圆桌会议又专门将这个问题列入议事日程进行了讨论。（注：C ·诺加雷：《信息技术对档案和档案工作的影响》，《第十三届国际档案大会报告集》第154页。）如今， 全世界最大的档案数据库，即美国的RLIN网络作为全国性的网络，正逐渐发挥着国际性的参考数据库作用，这个数据库已面向国外档案界以及其他领域开放，显示了高效率的“数字化”信息。（注：C ·诺加雷：《信息技术对档案和档案工作的影响》， 《第十三届国际档案大会报告集》第155页。）
数字档案馆在我国必然有一个渐进的发展过程，虽然目前档案界对该问题还没有达成共识，但是笔者相信，数字化档案馆的发展是不可逆挡的。不管它以怎样的形式发展，它本身都充满着强大的生命力，它的建立和发展会给21世纪的档案馆工作注入新的活力和生机。
一、数字档案馆对传统档案馆的影响
数字档案馆使用数字技术采集、存贮和保存信息并提供存取信息，那么数字档案馆无疑将对传统档案馆的工作内容与程序产生重大影响。当然，有些影响只在未来才能够充分显现，目前还难以窥测。笔者拟对传统档案馆与数字档案馆的主要业务活动作一简单比较，如下图：
业务范围
传统档案馆 数字档案馆
馆藏发展*收集档案,进入馆藏
*选择适于电子转换的档案
与管理 *整理、保管加入馆藏
*库房装具维护 *数据库的建立、控制
*网络系统的维护
编目*手工编目 *自动化编目
标引*人工标引 *自动标引
*全引目录 *电子目录
目录*案卷目录 *虚拟目录
*卡片目录
利用服务*帮助用户查询档案信
*电子检索服务
息及相关资料 *通向传统档案馆服务的界面
*指导用户使用档案馆
*馆际之间信息互换
信息 *联机建立用户使用情况文档
*建立用户使用档案反
馈情况登记
统计*人工统计 *自动统计
鉴定*内容鉴定 *内容鉴定
*技术鉴定
从此表可以看出，尽管传统档案馆和数字档案馆的许多任务和业务活动很相似，但由于操作环境特征的变化，完成这些业务活动的方式也完全不同。21世纪的档案馆发展将不再受制于物理空间，它们所能收藏的档案数量也将没有空间制约。当然，这些场景在近期还不能完全转化为事实，但是，我们可以先行对数字档案馆的发展作一前瞻性探讨。
1.馆藏内涵的变化
从传统档案馆向数字档案馆的变革是一个复杂的过程。传统档案馆以收藏纸质档案为主要内容，而数字化档案馆则要朝着各种载体形式并存的方向发展，包括各种电子文件、光盘、多媒体、缩微载体和声像载体等，尤其是要增加数字化馆藏的建设。21世纪的数字档案馆所拥有的完整的馆藏含义应该是“物理实体馆藏+虚拟馆藏”。这样一来，就需要对传统馆藏发展的目标——旨在构建一个庞大的本地馆藏——进行重新界定；馆藏评价标准需要加以重新考虑，因为实体档案的收集质量不再是决定性因素，而大量的高质量的虚拟档案则会成为评价馆藏优劣的重要方面。另外，档案馆经费的使用情况也将发生变化，越来越多的经费将用于存取档案库房内外的各种类型信息资源。因此，笔者认为，随着馆藏内涵的发展变化，传统档案馆的馆藏发展政策也应该根据最新信息环境的要求和特点相应地调整其内容和方向。
2.技术服务的变化
传统档案馆的服务方式相对单一，等客上门是最常见的服务方式。相比之下，数字档案馆是开放式的，用户可以通过终端联网的方式查找所需要的信息。正如美国档案学家D ·比尔曼在第十三届国际档案大会辅助报告《虚拟档案》一文中所说的那样：虚拟档案出现之时也就是用户不论在哪儿都能查阅任何地方的文件，而不必知道它们存放在何处之时。（注：D·比尔曼：《虚拟档案》， 《第十三届国际档案大会报告集》第72页。）而且，信息检索系统的功能也不再局限于纸质文件信息的输入、处理、存贮、检索和输出，而且还能够加工各种视频、音频资料。这样的检索系统不仅具有灵活的数据组织、管理和检索的能力，而且还具有联机信息处理、资源共享、远程传真、电子邮件等多种功能。传统档案馆的检索功能是静态的，而数字档案馆的检索功能则是动态的，档案馆的服务方式必然发生根本性的变革，从单一服务转变为多元、多层次服务，从而增强与用户的紧密联系，加快档案信息的使用频率，有效地提高服务质量。
3.员工角色的变化
档案馆员工角色的变化同社会的发展是息息相关的，档案管理者、文化布道者和文化传播者是20世纪下半叶档案馆步入自动化发展阶段以来所担当的主要社会角色。而现在，随着信息网络技术的大量应用，档案馆员工的角色也随之会发生重大变化，他们不再是单纯意义上的档案保管者，他们应当成为：（1）信息资源的管理者；（2）信息资源的分析与组织者；（3）信息提供与传播者；（4）信息利用的导航者。需要指出的是，档案馆传统的文化管理者的角色已经蕴含在信息资源管理者这一角色之中。档案馆员工要承担起如此多的角色，无疑要付出巨大的努力，不仅在观念和心理上要作好充分准备，而且在知识和技能上都要有显著的提高，计算机技术、网络知识和信息的鉴别筛选能力对他们来讲是至关重要的。不论如何，21世纪的档案馆员工必须接受挑战，勇于承担责任，必须不怕失败和挫折，必须敢于面对指责和越来越激烈的竞争，努力为档案事业开创更加美好的新天地。
二、数字档案馆发展进程中面临的若干问题
1.数字档案馆会不会取代传统档案馆
对于这个问题，笔者比较赞同苏州大学档案系吴品才老师的观点，答案是否定的。其原因有四：（1 ）数字档案馆又被称作是无墙档案馆或虚拟档案馆，它只是一个“信息空间”，而这个信息空间要靠传统档案馆的信息资源相互联接才可以构成；（2 ）无论知识载体发生怎样的变化，都需要档案馆对一切知识的记录进行收藏，不能因为电子文件的方便、快捷而忽视了纸质档案的收藏，实体档案和虚拟档案可以并存；（3）数字档案馆的出现替代不了传统档案馆固有的一些功能， 如传统档案馆不仅仅是档案信息的查录场所，它还是学术交流、人际交往、咨询获取的社会交流场所。当然，数字档案馆也可以在网上进行交流，但是要受到高昂费用的限制；（4）对特定用户来讲， 查询档案信息费用的高低决定了用户群的分散，对那些付不起高昂费用的用户来说，到传统档案馆查询档案仍然是一条主要途径。
正如冯惠玲在她的博士论文中所指出的那样：数字档案馆并不会成为传统档案馆的替代，但可以把它看作是传统档案馆的一种“新功能”。传统档案馆有一些独特的功能不能被数字档案馆所取代，但我们将会看到物理传统档案馆和非物理的数字档案馆并存的新格局，到那个时候，档案馆保存和再现社会记忆的功能将大大增强。（注：冯惠玲：《拥有新记忆——电子文件管理》，《档案学通讯》1998年第2期。）
2.技术问题
（1）如何使纸质档案与数字档案合理配置？
（2）哪些档案应该被数字化？
（3 ）如何利用多媒体技术把过去收藏的声像资料和其他相关资料转化为数字存贮起来？
（4）什么样的存贮机制最便于利用档案信息？
3.数字化信息的保存问题
传统档案馆已经建立了一整套安全、有效的保存档案文件的管理方法和操作规范，而在数字档案馆中，数字化信息的内容和位置极易发生变化，信息的可变性和易丢失性极大地威胁着档案信息的安全性，因此，如何保存数字化档案信息，对已经熟悉了传统档案管理方法的档案馆员工来讲无疑是一个巨大的挑战。
4.其他问题
（1）怎样制定馆藏资源的馆际互借问题？
（2）如何克服接受数字档案时的心理障碍？
（3）应该怎样公正地评价数字档案馆？
（4）档案馆学教育何去何从？