对档案是文件前身观点的若干质疑，本文主要内容关键词为：前身论文,观点论文,档案论文,文件论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
究竟是鸡生蛋，还是蛋生鸡？这是人们在认识事物运动发展规律时提出的一个基本命题。在档案学研究中，档案与文件究竟是什么关系？它们之间谁主谁次、谁先谁后？这则是我们认识档案运动发展规律时必然要面临的一个基本问题。从辩证的观点来看，事物应该具有多面性和相对性，可以从不同的角度和取向上去进行认识，并能为我们全方位地认识事物带来多维构思和启迪。在档案学界，公认度比较高的观点认为文件是档案的前身，档案是由文件有条件地转化而来的。当然，也有一些学者提出了档案中有不属于文件范畴的东西，文件很难涵盖档案等不同观点，而濮阳市档案局的刘东斌先生则在2007年《档案管理》第二期上发表了《论档案形成在前》的文章，提出了完全相反的观点。对刘东斌先生敢于反思、勇于探索的科学研究精神，笔者深表敬佩，但对其文中（以下简称“刘文”）的有关论点，笔者却颇有疑问，特提出来与刘东斌先生商榷。
1 档案是记忆工具，就决定着它必然形成在前吗？
“刘文”认为“档案是记忆工具，所以形成在前”，“按照‘原始’即‘最初的，第一手的’解释，档案一形成就是档案，就该是最初的，根本就不存在‘前身’的问题。”对于该观点，笔者从文中并未看到系统严密的论证和阐述，而更多的是作者大量引用国内外学者对档案记忆性或记忆工具特性和重要性的观点及看法。档案具有原始性，是记忆工具，这是对档案本质特征的经典描述，也是对档案进行界定和认证的立足点，是档案学研究中的一个核心问题，但这并不意味着档案必然形成于文件之前，而恰恰说明档案是文件有条件的转化物。档案的原始性和记忆性不可能凭空产生，正是因为人们为了规范、协调和指导有关工作或活动而必须首先形成各种相应的文件，当这些文件在完成了现行执行效用后，人们才可能从印证和记忆事实，留备查考的需求角度进行鉴别选留，而使之转化成为档案。由此可见，档案“原始的”或“最初的，”“第一手的”基本属性必须建立在已经开展或完成了的工作或实践活动的基础之上。也就是说，正因为文件直接而翔实地规定、记载和反映着各种工作活动的情况，是人们履行各种职责的必然产物，将之转化为档案后，也才使档案具有了“原始的、最初的和第一手的”属性。没有文件的现行规定、记载和执行功能，就没有档案留备查考的“原始”记忆功能。就是史官记录、会议记录等记录性文件，也是现实活动中履行工作职责的直接产物，如记录人员进行记录是在履行其工作职责，他们所记录的内容，则是有关人员在实际活动中履行工作职责的情况，在这里，记录本身就是一种现实工作行为，因此只有当这种现实的行为完成并对应产生相应的文件之后，才能够从留备查考的功能上将之作为档案保存。可见，档案之所以具有“原始性”，就是因为其原始于人们在各种工作活动中为履行职责直接产生和使用的各种载体和形式的文件。为记忆而记忆的档案是没有多大意义的，离开人们开展工作活动的现实行为和事后的事实性查证需求，档案不仅无从记忆，其“原始性”也将不复存在。
“刘文”还认为：“记忆是人脑的信息贮存功能，人类认识世界和改造世界的一切活动都是从记忆开始的，其他活动都是建立在记忆基础之上的。也就是先有记忆活动后有其他活动，否则，其他活动将无法进行。”“档案不仅延伸了人脑的记忆功能，而且继承了人脑记忆的特性。也就是先有档案的记忆功能，然后才有其他功能，其他功能都是建立在档案形成在前的记忆功能之上的。档案是原始的历史记录，是记忆工具，记录的是原始记忆，所以档案形成在前。”对于这样的说法，笔者实在难于苟同，疑问有三：其一，如果不首先进行相应的活动，那么去记忆什么？记忆是对已经开展了的活动的有关内容和情况的记忆，而不是对未来将要进行的活动的记忆（如一份计划，它只是对决定要怎样去做的活动的记忆，而该计划具体实施的活动情况，则要通过总结来进行记忆）。其二，记忆能否决定和取代一切？即必须先有记忆活动和记忆功能，才有其他活动和功能吗？记忆对于总结经验，认识事物运动发展规律固然十分重要，但记忆也是有条件的。首先对于已经进行的活动并不是要把一切都记忆下来，而只是去记忆值得记忆的内容；其次，记忆不可能对一切都发生决定作用，只有当记忆的内容与需要开展的活动有关联性并能产生促进作用时，记忆才发生相应的借鉴或指导作用，但这往往也不是决定其他功能的作用；其三，档案的记忆功能从何而来？是否必须先于文件形成才能使其具有记忆功能？实际上决定档案具有记忆功能的关键点并不在于它必须形成于文件之前，而正好是形成于文件之后，文件是形成档案的最主要和最基本的物质基础。也就是说在判定一个事物是否为档案时，关键要看其是否具有历史记录特性，具有这种特性并值得保存备查的事物就能成为档案，就能发挥特有的原始记忆功能。有学者也认为：“非原生的材料，只要具有记录上的真实性，便具有构成档案的基本要素。”[1] 如果不是在首先形成文件等事物的基础之上来判定它们是否能够发挥记忆功能，并能够作为档案来保管和利用，那么就无法解释档案主要由什么事物演变发展而来，为什么记忆功能是其区别于其他事物的基本功能。
2 是档案之义形成在前，文件之意产生在后吗？
对于“刘文”中“档案之义形成在前，而文件之意产生在后”的观点及其解释，笔者主要有以下不同看法：
2.1 文字发明的最初功能并不单一地为了记录语言、记忆备忘。不可否认，记录语言、记忆备忘，是文字的一个重要功能，但是显然不是唯一的功能。文字的发明运用应该是多功能的，如日常生活和工作活动中的信息规范交流功能，书法审美功能等。相对而言，文字的日常交流和社会管理工具的功能可能才是其最基本和最主要的功能，因为这是文字使用量最大和最频繁的领域。从文字正常、合理的运动规律来看，恐怕还是先有实际的和常规的交流使用功能，然后才是记忆备忘功能。
2.2 记录语言、记忆备忘也是文件本身具备的一个基本功能。客观地说，文件与档案都具有记录语言、记忆备忘的功能，如何嘉荪教授就认为：“原始的（真实的）历史记录和有一定的保存价值，是档案与文件共有的特性。”[2] 当然，由于它们所作用的环境条件不同，也使这一功能的表现形式有所差别。对于文件而言，为了在实际的工作活动中便于信息准确传递及有效地履行职责，就需要把具体的工作内容和要求以记录语言、记忆备忘的文件形式表现出来，以便有关机构和人员知晓和参照执行；对于档案而言，为了便于全面和长远地反映一个机关单位各项工作活动的情况，就需要把各项工作活动中形成的有关文件集合起来，以系统完备的档案体系模式来体现其特有的记录语言、记忆备忘功能。文件与档案的记忆功能是相辅相成的，把它们有机结合起来，才能构成一个完备的记录备忘体系。其中，文件是对现实工作活动有关事项和内容的知照性和办理性的记忆备忘；档案是在文件形成的基础上把有关文件选留集合起来，对已经进行的各种工作活动情况的系统性和长远性的记忆备忘。
2.3 档案历来都是对特定事物的一个统称，没有具体的事物做支撑，档案也就无法形成。说档案是由档案构成的，显然说不通；说档案是由各种具体的档案组成的，则这些具体的档案是什么？它们正是人们在履行职责过程中所形成的具有相应查考利用价值的各种文件。这表明把文件作为属概念，才能比较清晰地阐明档案是什么和怎样构成等基本问题。对此，曾有学者专门撰文做过精彩论述[3]，而陈兆祦教授也予以高度肯定[4]。实际活动的多样性和具体性要求人们必须针对不同的需要来制发不同功能和名称的文件，以便对应地解决各种问题，然后才可能把它们集合起来作为档案进行保管和利用。这说明了两个问题：第一，从形成顺序上看，显然应该是先有针对各种实际活动的需要而形成的名称、种类多样的文件，然后再对这些文件进行选留并集合为档案。第二，从文件、档案一体的角度看，我们说某份文件是档案，是因为该文件已被纳入了某个档案体系之中，而成为该档案体系的一个组成因子，所以在这样的状态下它就是档案；我们说某个档案体系中包含了什么文件，是因为该档案体系正是由这些文件组合构成的。
3 文件与档案究竟孰为“源”孰为“流”？
“刘文”中的第三个主要观点认为档案是“源”，而文件是“流”，因而文件是档案的复制件。针对该观点及其支撑理由，我们的质疑是：
3.1 一个文件（尤其是重要文件）常常是由若干稿件及其定稿的印发件共同构成的一个完整体系，它反映了文件从制到发的全部功能和过程，如果将其肢解割裂开，能够得出正确的结论吗？全面完整地来看，说只有印发件才是文件，其他稿件不是文件而是档案，显然是不合情理的，实际上它们都是文件在其制发乃至办理过程中对应不同的阶段和需要而形成的具体文件形式，虽然各有其特定的表现形式、功能和具体名称，但都是文件。我们在称呼这些文件时，既可以从文件属概念的角度直接使用其专有名称，也常常会在其具体名称前加上文件两个字来体现其种属关系，如文件草稿、文件定稿、文件征求意见稿、文件签发稿等。这种种属搭配的称呼，在“刘文”称谓其自认为是档案而非文件的各种稿件时，就有较高的使用频率，如：“原来的档案变成了定稿、底稿或文件定稿”，“有原始记录性特征的文件定稿（或称定稿件、定稿）才是原本、原稿，才是档案‘原件’”，“一般情况下，档案形成后（文件定稿经签发印制成文件后），就将档案（文件定稿、发文签、印制的文件）存档保存”，“档案是原始记录，不管是文件定稿，还是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件。”这一方面表明构成档案最基本和最直接的要素就是各种形态与名称的文件，而把这些文件按照一定的联系和范围组合起来的档案体则称为案卷、类别、全宗等，所以我们可以根据某份档案是由什么文件转化来的而直接给出相应的称呼，如我们可以说某份档案是文件定稿（当然也可以简称为定稿，因为我们清楚它是文件定稿而非档案定稿），或者从文件的正规名称及载体形态上说它是请示、是报告、是图纸、是录音带等。但是按照档案一经形成就是档案，而文件是档案的复制件的逻辑理念，我们则无法对某份具体的档案给出明确合理的称呼。另一方面也表明“刘文”在偏离档案形成规律的前提下，对档案是什么，怎样形成等基本问题进行诠释的时候，最终还是不自觉地理性回归到档案是文件的转化物这一出发点上来。
3.2 文件转化为档案不仅发生在文件的稿本制作阶段，也发生在文件的印发、办理阶段，是与文件运动全过程相吻合的一个完整过程。首先，从工作活动的完整性来看，一项工作活动常常是由若干阶段和过程构成的完整行为，如构思策划、布置安排、组织实施、督促检查、总结提升等，与这些阶段和过程相对应就会产生文件的制作、印发和办理行为，如果仅从稿本制作阶段来形成档案，显然是不完整的。其次，从工作活动的多样性来看，文件在形成和转化为档案时必然呈现出灵活多样的模式。如有些文件只制作不印发；有些文件既制作又印发，但不办理；有些文件则只制作不印发，但要办理；有些文件既制作又印发还要办理等。这就需要根据工作活动的实际情况和文件的运动阶段及特点，灵活多样地进行归档，而不仅仅是文件稿本制作出来时的归档。再次，从工作活动的复杂性和交叉性来看，还有一个是从制发角度还是从收受办理的角度来归档的问题。作为制文单位，当然是以文件稿本为归档对象；作为收文单位，当然是以印发文件为归档对象。而在正常情况下，一个机关单位往往要同时对上述两方面的文件进行归档，其档案才完整齐全。
3.3 对原始记录性特征，原本、原件、原稿及档案唯一性的把握和界定是相对的，不应单一化和绝对化。任何事物都有相对性，一事物之所以成为该事物，往往是相对于与其相关的特定事物、现象、环境和条件而言的。
3.3.1 原始记录特征的相对性。首先，从工作活动的渐进性、多样性和复杂性等特质来看，所谓原始记录就是文件相对于其所针对的工作活动环节或内容等方面直接而真实的记录，因此这种纪录不可能只发生在文件的拟稿阶段，也必然会发生在文件的印发和办理等阶段。即文件稿本是对工作活动构思方案的记录；文件的正式印本是对构思方案正式生效并付诸实施的记录；文件的发文和收文是对哪些机构或人员对构思方案进行阅知或办理的记录，等等。其次，从文件记录的形式和特征来看，也会因其所对应记录的工作活动的特点和要求而有所不同。如文件稿本的拟稿性记录；文件正式印件的规范性、权威性记录；发文或收文的阅知，批办和回复性记录等，无不真实直接地对应记录着相关工作活动的实际情况。再次，从文件制作者和文件收受者的关系来看，相对于文件制作者而言，文件的稿本和发文就是其如何开展工作和履行职责的原始记录；相对于收文者而言，其收到的文件就是其需要阅知和参照办理的有关事项和活动内容的原始记录。
3.3.2 原本、原件、原稿的相对性。所谓原本、原件和原稿主要是相对于其作用对象而言的，离开其作用对象.也就无“原”可谓了。因此，相对于文件制作者而言，其文件稿本等就是直接记录其工作活动情况的原本、原件、原稿；相对于文件收受者而言，其收受到的必须阅知和办理的来文，就是其开展相关工作活动的原始依据，就是相应的原本、原件和原稿。
3.3.3 档案唯一的相对性。一般情况下，档案应是唯一的，这一提法并没有错，但它是怎样唯一的，却要相对来看。即它是相对于收存保管单位对其所收存档案的不重复性而言的，如文件制发单位收存的文件稿本自然是唯一的，因为其他机关单位不会也没有必要去收存；文件收受单位收存的来文对其而言也是唯一的，尽管该文件可能也会发往其他机关单位并被作为档案收存，但它毕竟是其他机关单位的档案而非本机关单位的档案，所以对于本单位的档案构成体系而言，它仍然是唯一的。而当我们把不同机关单位的档案汇聚到一个档案馆，作为一个更大、更高层次的档案体系进行保管时，档案馆一般又会注意调控进馆档案的重复问题，以相对保持其所保存档案的唯一性。
综上可见，档案的原始纪录，原本、原件、原稿和唯一性等特征及其表现形式，应该是动态的、多元的和相对的。正因为有了文件作为“源”的多姿多彩，才会汇集成档案作为“流”的川流不息和“有容乃大”。如果按照“刘文”中的标准来界定档案，那么所形成的档案将多么苍白贫乏，它们将无法对应地再现出形式多样、变化万千的各种工作活动的原貌。
4 档案工作是一项集档案制作、归档到档案保管为一体的工作吗？
按照“刘文”中的第4、5两个观点及其理由，档案工作实际上成为了必须先制作出档案稿本，然后再对这些稿本进行归档管理的工作。面对这样一种工作模式，我们有着许多的疑惑：
4.1 “档案稿本”由谁来制作？如果由文书人员和业务工作人员来制作，那么他们制作出来的东西究竟是文件还是档案？如果是文件，则顺理成章，因为文件是文书人员和业务人员开展工作活动和履行职责的直接产物，是他们工作活动的一个有机组成部分，对他们而言文件最直接和最首要的功能是在开展实际工作时能够规定工作活动内容、规范工作活动方式和行为，并便于在相关的人员与人员之间、机构与机构之间进行传递交流和参照办理。而把文件作为档案来留存备查则被视为第二功能或附带功能，是在文件稿本和印发件完成应有的现实使命后，再按照归档要求移交给档案人员或档案部门去管理。如果是档案，为什么不由档案人员直接去制作，而反过来要由文书人员和业务人员制作？这显然不是他们工作范围内的事情。如果由档案人员来制作，则会带来两个问题：一是大中型机关单位的档案人员往往不可能有足够的时间和精力直接参与到每一项实际的工作活动中去，并在大量的日常工作活动中撰制出开展实际工作所需要的数量和种类繁多的文件稿本，他们的基本职责主要是科学管理档案，做好档案信息资源的开发利用工作。二是一些小型的机关单位由于工作活动比较简单，文件和档案数量不多，文书工作和档案工作可以相互兼顾，但是要求这些兼职人员在撰制文件时脱离文件的功能和特点，仅从档案管理的需求角度去撰制所谓的“档案稿本”，显然是不合情理的。他们只能在保证文件现实使用功能和特点的前提下，再去兼顾将来作为档案管理的需要。
4.2 “档案稿本”由谁来负责归档？如果仍然由文书人员来负责，那么文书人员既要负责“档案稿本”的撰制，又要负责“档案稿本”的归档，他们所从事的主要工作已经成为档案工作，他们还是不是文书工作人员？文书工作还可以做些什么？还有没有存在的必要？如果由档案人员来负责，则早就已经被公认为无论对文书工作还是对档案工作都是弊大于利。
4.3 档案工作能够“一统天下”吗？为了有效证实档案形成在前的观点是合情合理的，“刘文”干脆提出了把“档案稿本”撰制、“档案”归档、档案保管利用集为一体的档案工作模式。既然“档案稿本”实际上是由文书人员撰制的文件，文件归档工作是由文书人员主要负责的工作；既然存在着文件转化为档案时文书工作与档案工作衔接协调的“上下游”之争；既然存在着档案管理“滞后”的误区，那么何不干脆把它们统统纳入档案管理范畴之中。都是档案、都是档案工作了，哪里还会有什么文件转化为档案、文书工作与档案工作协调的矛盾冲突？都“一统天下”了，还能不“天下太平”吗？事实并非如此。首先，该模式只能是一种一厢情愿的假设，在现实工作中，文书工作和档案工作毕竟是性质和特点不同的、需要按照其固有规律去分别运行的两项工作。从双赢的结果来看，它们之间可以进行功能互补，可以进行衔接配合，可以把它们纳入一个更大的系统进行协调运作，但却不能相互取代。其次，该模式就是付诸实际，也不可能产生所期望的效果。因为为档案而档案的运作机制必然会使档案和档案工作脱离现实工作而产生“先天不足”。另外，面对这样一个庞大复杂、内容繁多的工作体系，必须进行合理分工才能使其运作起来，而分工的最终形式恐怕还是要按照撰制“档案”、“档案”归档和档案管理的不同特点和要求来进行，于是在没有发生质变的情况下又回到了原点，即撰制“档案”和进行“档案”归档的人员实际上还是在履行文书工作职责。
尚有不少想法因篇幅所限而难于展述，特提出来，以存阙疑：事物往往是由特殊、个别与一般、普遍相结合而构成的矛盾统一体，能否用特殊和个别来否定并替代一般和普遍？欧美国家的政府文件一般是在进入永久保管阶段时才移交档案馆作为档案进行管理，这时再来“复制文件”去执行办理，是否为时太晚？而那些达不到永久保管要求的现行和半现行文件，它们是被作为文件进行管理利用的，又如何从档案的角度来进行“文件复制”？文件与档案的某些特点和功能在一定程度上可以互补甚至可以重合（这正是它们能够相互转化的前提），但是能否相互替代？……