试论商业管理信息系统的开发及应用，本文主要内容关键词为：管理信息系统论文,试论论文,商业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
提要 本文谈我国商业管理信息系统的应用现状、信息特点及开发策略。
关键词 商业管理 信息系统 计算机
随着信息时代的到来，在商业领域中对计算机管理信息系统的要求越来越高，计算机作为一个先进的技术手段，用以辅助商业的现代化管理，已经是当前我国商业管理手段变革的具体反映。
1994年7月， 国内贸易部制定了《关于加强流通领域电子计算机及电子技术推广应用的实施意见》，其中强调：今后新建网点，尤其是大中型商业，物流高施项目，包括商场贸易中心、批发交易市场、期货市场、宾馆、饭店、仓库等，均应在立项的同时把计算机管理和自动控制系统列入计划，否则不予立业，不准开业。这是国内贸易部贯彻落实中央领导关于商业信息化、网络化，金融电子化的指示精神而采取的措施之一。由此看来，商业管理信息系统（MIS）的开发与应用迫在眉睫。
一、我国商业管理信息系统的开发与应用现状
长期以来，我国商业企业实行粗放管理，凭经验办事，银台收款多是手工作业。随着改革开放的深入发展，十几年来，国内一些商业企业开始尝试用计算机这一现代化的管理手段和技术，并取得了可喜的成果。据有关部门统计，目前国内最大的100家零售商业企业中有近1/4已采用了以电子收银机（E〈R），前台销售终端（POS）， 后台计算机管理信息系统（MIS）为主要特征的信息系统。如上海华联超市、大连商场、武汉商场、天津劝业场、北京西单商场等一批企业已从自己的实践中感受到了现代商业电子科技所带来的直接和间接的经济效益。以中软、优航、九强为代表的一批计算机公司推出了适合于我国商业企业特点的商业管理信息系统（MIS），并开始在一些大中型商场推广使用。 上海商业储运联营公司、广州市百货批发公司等一批商业企业也自行研制了适合于自己企业特点的计算机管理信息系统。
采用计算机管理后，带来的效益是明显的。广州市百货批发公司采用自行开发研制的《批发企业购销存计算机管理系统》以来，销售额从应用前1986年的1.14亿元上升到1992年的2.1亿元。但是， 从我国现代商业发展的需求来看，商业企业计算机管理仍有许多不尽人意的地方，系统建设成功率低，即使已建成的系统很多也未能充分发挥其预期的作用，企业受益不大，还有的为此背上了包袱。总结经验教训，探索成功之路，推动我国商业现代化，缩短与发达国家之间的差距，是从事计算机管理和实际开发工作者的重要使命。
开发一种管理系统，最重要的一环是系统分析。我们所想设计的商业管理信息系统，需要通过分析现代商业企业的信息要求和特点后，按信息处理的需要来具体设计。
二、商业管理信息系统的信息特点
从计算机应用于管理领域以来，一般认为：在科学计算中，信息量不很大而计算较复杂；在经济管理领域中，信息量较大而计算较简单。然而从近年来的发展看，在经济领域中，有很多情况是不仅信息量大，而且还需要一些复杂的数学模型与运算，这就大大提高了电子计算机的应用范围，也增加了系统开发的难度。
（一）信息量大，信息源广
在商业系统中，由于是以商品流通作为主要的流通环节，因此必然发生较多的数据往来。在一个中等商业企业里，每天至少要发生几万乃至十几万元金额的营业往来，而这些金额都是由一件件商品交易汇集而成的，因此必然含有大量的信息，包括顾客喜欢的付款方式，喜欢购买何种产品，商品价格的高低，商品的产地等等。这些信息的来源从内看可来自企业的销售记录、服务记录、顾客的投拆记录以及贸易联系记录等；从外看可来自政府的统计数据、年度报表、行业综述等，而且以往的市场研究也能提供有用的信息。总之，立足于大信息量、广信息源的处理是商业管理信息系统的首要问题。
（二）信息的数据结构多样化
在商业系统中，数据结构的多样化主要表现在以下几个方面：
1.商品数据结构复杂。由于商业系统经营面宽、商品种类多，同一类商品中有各种不同的产品，而每一种产品又有不同的规格、型号、产地等多种情况，同时，由于目前我国商品编码并不规范，这就增加了数据组织与信息处理的难度。因此，在商业管理信息系统的数据处理中，一方面需开发者精心设计与实施，同时也必须配备相应的硬件和软件资源才能使系统达到预期的目标。
2.多种不同的数据结构并存。在商业系统中所处理的不仅是商品流通信息，还包括很多其他重要的信息，如商品来源信息、仓库管理信息、设备投资信息、各种管理费用以及经营分析与预测等等。
（三）信息具有多种不同的数据表现形式
商业系统中出现的不仅是传统的数据形式，还有商业系统本身的特有形式。如目前盛行的POS系统中的条码信息， 它是以条形码的方式把商品的名称、规格、价格、厂家等信息存储起来的。又如某些商品不仅需要它的名称和规格等文字信息，还需要相应的图形信息。无论条码也好，图形也好，在计算机中全是以数据的方式存放起来的。因此，在系统中既要有非文本数据信息的输入，又要有这些信息向文本数据方式的转换以便存储与处理，还要有向各种输出方式提供转换的接口，这也是在数据组织中必须考虑的。
（四）多种数据类型的信息处于一个系统中
在商业管理信息系统中，各种不同数据结构、不同数据类型的信息处于同一个系统之中，宏观上要求对商品流、货币流与各种信息流进行并行的分布式实时处理。在进行数据的采集与组织过程中必须从系统的观点出发，通盘考虑数据的全局组织，细致考虑各类数据之间的关系和相互之间的数量与逻辑联系，确定原始数据的存储和派生数据的计算，以及各种数据信息的存贮量和处理频度，才能有效地完成数据组织工作。
三、商业管理信息系统的实质是数据库管理系统
在商业管理信息系统中，商业信息表现形式是数据，数据是系统工作的对象，是系统的主体部分。在数据库技术出现以前，曾一度使用文件系统管理数据，但文件系统管理数据存在着数据冗余量大、数据与应用程序过分地相互依赖及缺乏对数据进行统一管理方法等问题，因此，文件系统被数据管理的最新技术——数据库所替代是很自然的。数据库的主要特征是数据可以共享，数据具有最小冗余，并能保持数据的一致性。
采用数据库结构的商业管理信息系统具有如下功能：
1.计划、统计方面。商品流转计划编制系统，商流总值日报、月报系统；商品流转报表分类汇总系统。
2.财会方面。资金定额管理系统；客户倍用状态管理系统；商品销售实时管理系统。
3.工资人事方面。工资、福利费发放系统；人事档案管理系统。
4.经营分析方面。商品季节比率分析；商品销售ABC分析； 商品经营保本期分析；商品流转情况分析；客户往来情况分析。
上述的功能模块，可反映出商业管理信息系统结合了商业企业管理的实际需要，它巧妙地通过对商业信息（表现为数据）的定义、存储、操作、控制来为企业的业务活动、经营管理、决策咨询提供基础或进行应用，其实质为数据管理系统。
四、商业管理信息系统的开发与应用策略
对于商业企业来说，建立一套实用的商业管理信息系统，其开发策略主要有以下几种：
（一）自行开发策略
实施这种策略研制系统时，可利用企业原有的业务人员，如统计、财会、企业管理等专业人员，由于他们较熟悉各种业务环节，所以在短期学习计算机技术后，容易形成合理的业务数据流程，而且在模块设计中适合业务人员进行输入输出操作。系统的技术功能包括：建立商品帐卡，建立往来客户记录；按顾客要求，选择商品进行销售业务，打印发票，并记录商品出入帐；自动计算供货金额，计算毛利额、毛利率；每天输出购销存平衡表，登统商品购销表；每月输出月度结算平衡表，商品明细帐页；输出统计的总值表，商品表，并利用储存的资料，进行不同指标和方向的经营业务分析。
自行开发策略的优点是：能密切联系应用实际，开发出成功的系统；能从自行开发中锻炼和培养企业的计算机应用人才。自行开发策略的弱点是：制定的系统无具体标准，不易通过社会公论；受企业环境条件所限，对支持系统运行的设备和数据库语言的使用跟不上时代发展速度。
（二）专家开发策略
由于商业管理信息系统的主要任务是快速、准确地实现数据存储、处理、交换与提供，实现商品流通的宏观调控和决策支持，考核商业企业业务人员的工作业绩等，对这样一个系统既要求有一定的实用性也要求具有一定的水平，开发起来具有较高的难度，因此可以考虑由具有一定权威的部门组织有关方面的专家进行系统调查、分析和总体设计、程序编写、调试等工作，设计好的商业管理信息系统能够保证一切有关的数据输入在正确的范围之内，并具有防止误操作的功能。
专家开发策略的优点是容易得到社会公认，不足之处是研究渠道通过了计算机商业专家组，研制开发时间较长，企业工作人员掌握起来还需更长时间。
（三）开发与应用过程中的几个具体实施措施
1.政府部门应加强开发商业MIS系统工作的引导和宏观管理。 当前首先应搞好商业流通企业通用软件的标准化工作，选定大中型零售企业、批发企业、连锁超市、专卖店这4种形式的商业MIS系统为突破口，组织有关科研院所、大专院校和有实力的企业联合攻关，并可利用某些部门已开发成功的MIS系统，这样既可避免低水平的重复， 又可缩短开发周期，节约研制投资费用，提高MIS系统的质量。
2.通信网络是一个关键环节。现代贸易以大市场、大流通为基础，许多现代商业企业在同城的不同位置兴起了连锁经营，在异地又开设了所属子商店或异地另一商场联营某种商品等等。要实现对商业企业的良好管理，必须抓好通信子网组态和网络体系结构的选择，建立一个商业管理信息系统的计算机远程通信网络。
3.分期分批进行联网。商业管理信息系统的建设一开始不可能是大范围的进行，应选择我国经济发达地区和经济效益好的企业先行联网，实现一个区域性的网络和主要城市之间的信息交换，以期获得较快的收益，一旦时机成熟，再进行大范围的联网。
4.加速商业信息标准化建设。国家有关职能部门应尽快制定技术和产品标准规范，同时也应对商品编码，电算化会计、代码和通讯规范等进行规范化。在制定这些标准时，应注意与国际标准接轨。
5.加快应用人才的培养。商业MIS系统的应用，是计算机技术、 现代通信技术和商业经营管理理论的综合运用，这势必需要一大批既懂计算机技术和理论，又通晓商业经营之道的复合型人才，而单靠商业部门是不可能在短期内培养的，只有商业企业、计算机厂商、教育部门等多方携手，制定并实施切实可行的人才培养计划，才能从根本上解除商业部门的后顾之忧。具体做法可参考这些年财政部培养电算化财会人员的作法，采取国家、企业、计算机厂商3方联合的形式进行。
收稿日期：1995—06—10