档案馆出证程序的完善与保障，本文主要内容关键词为：档案馆论文,程序论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案馆利用馆藏档案出具的证明，在解决户口、工龄、工资、土地纠纷等问题中发挥了不可替代的凭据作用。一些人正是看中了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证明，少数档案馆也有意或无意地制发了一些虚假证明。这种现象的出现，有人的因素，但出证制度不健全，特别是出证程序不完善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规范出证行为，保证档案证明的真实性。
一、出证程序的完善
出证程序是档案馆应利用者的申请，以馆藏档案为依据，制作并出具档案证明的过程。档案证明的重要作用，要求出证程序应当具有完整性、阶段性和连续性。完整性是指出证程序应从利用者向档案馆提出出证申请时起，到档案馆向利用者出具证明时止。阶段性要求出证工作应当按一定步骤，分阶段进行。连续性则要求出证程序中的各个阶段应前后相连，不能间断。出证程序应在不断总结实践经验的基础上，逐步达到以上三个方面的要求。从近年的实践看，完整的出证程序应当包括以下五个阶段。
1、申请和受理
只有利用者提出出证申请，才能引起档案馆的出证行为。利用者提出申请后，档案馆应对申请进行审查，以确定是否受理利用者的申请。审查应从三个方面进行：一是形式审查，即审查申请的方式是否符合规定。申请有口头申请和书面申请两种方式，从目前规定看，都应当是允许的，但利用未开放的档案，一般应有书面申请。二是内容审查，即审查利用者所需档案是否在馆藏范围之内。三是审查利用者是否具备利用其所需档案的资格条件，所以可称为资格审查。对国内利用者而言，利用开放档案，只需持有本人工作证或身份证等有效证件；利用未开放的档案，还应持有单位证明。在实际工作中，单位证明和书面申请通常是合二为一的，而以“介绍信”的名称出现，这应看作是一种简便有效的方式。
审查结束后，档案馆应作出是否受理的决定。如果同意利用者的申请，应填写《档案利用登记簿》，以示正式受理。如果拒绝申请，则应说明理由，必要时还应提示利用者应该怎么做。
2、查找依据
档案馆出具证明是以馆藏档案为依据的，所以，查找依据也就是查找档案。
查档结果会出现下面三种情况中的一种：一是查到的档案正好能满足利用者的需要。这种情况最理想，可以直接据此制作证明。二是没有关于利用者需要的任何档案材料。这种情况也很好处理，只需向利用者说明情况，便可终结此项程序。三是查到了有关材料，但不能完全满足利用者的需要。这种情况下，应先征询利用者的意见，如果利用者认为有用，就可据此制作证明；否则，也可就此终结出证程序。
3、制作证明
对利用者而言，档案证明是指依据档案制作的具有证明作用的材料，因此应包括编制的证明和复制的证明。两种证明的制作方法大同小异：一是编制或复制证明。编制证明就是用文字表述档案所记载的事实；复制证明就是制作档案复制件。二是指明依据。较简单的做法是用一组数字标出制作证明所依据的档案原件的档号。也可用文字指出全宗名称、档案门类、保管期限和卷号、页号等。三是制作签署。在证明制作结束时，制作人应在证明上签署自己的姓名。对于多页证明，除在落款处签名外，在其他各页上也应签名，以防张页被更换。
制作证明除了要忠于档案外，还应有规范的形式，特别是要标有制作证明的依据，并要有制作人的签名，以便核查和明确责任。
4、审批证明
证明制作完成后，还应由馆长或馆长指定的人员审批并加盖单位印章后才能生效。
审批包括审核和签署两个方面。审核的内容有两项：一是审核证明的内容是否真实，即证明内容与档案原件是否相符。此时，还应注意审查档案原件是否有被篡改现象；如果原件被改动，凡依改动部分制作的证明都应是无效的。二是审核制作形式是否规范，是否标明了制作证明的依据，是否有制作人的签名。对内容真实、形式规范的证明，审批人应签署自己的姓名以示同意。证明有多页的，审批人同样应在每页上签名。
经过审批的证明，即可加盖单位印章以示生效。对多页证明，除了加盖落款章外，还应加盖骑缝章。
5、出具证明
经过以上几个阶段的工作，档案馆就可向申请者提供其所需要的证明。在出证时，一项最重要的工作是填写《出证登记簿》，除了记录利用者的单位、姓名和要求外，还应有档案原件的档号和证明制作人、审批人的姓名等内容。此外，如果利用证明能够产生较好的效益，还应要求利用者配合，详细填写《档案利用效果登记簿》。
二、出证程序的保障
没有完善的出证程序无法保证档案证明的真实性；但是，有了完善的出证程序而不履行，同样不能保证档案证明的真实性。因此，还必须采取一些措施，以保障出证程序得以切实的履行。
1、实行分工负责制
出证程序是一个完整的过程，但并不是说这项工作必须由一个人完成。相反，为了防止或减少弊端的发生，应按不同阶段实行分工负责制。分工负责制并不要求五个阶段必须由五个人分别完成；但是，证明制作和证明审批两阶段的工作必须由两个人分别承担。因此，制作人不能审批自己制作的证明应是一项硬性制度。如果馆长是制作人，其制作的证明同样也应由其他人审批。
2、实行复议制
实行分工负责制是内部监督制约措施，实行复议制则是外部监督措施。
申请人或其他人员对档案馆出证行为和出具的证明的合法性、真实性有异议时，应当允许他们向档案馆或其同级、上级档案行政管理部门提出复议申请。有关部门接到复议申请后，应按期复核，并作出复议决定。复议认为不合法的出证行为，应由档案馆予以纠正；不真实的证明，应由档案馆或档案行政管理部门撤销。
3、建章立制
出证程序对于规范出证行为、保证档案的真实性具有重要作用。但是，目前的档案法规中有关出证程序的规定却很少见，更不系统。为此，建议国家档案行政管理部门尽快制定关于出证程序的专项规定，系统地规范档案馆出证程序。在国家专项规定出台之前，地方档案行政管理部门也可先制定有关规范在本地实施。