电子文件时代档案来源原则的嬗变，本文主要内容关键词为：原则论文,来源论文,档案论文,文件论文,时代论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
[中图分类号] G352 [文献标识码] A [文章编号] 1002—3887(2007)02—0180—06
从20世纪初来源原则开始得到档案界普遍认可以来，人们对“来源”的概念并没有太多争议。然而，电子文件出现后，由于其形成、传播方式以及载体形式与纸质文件不同，以往那种以机关作为一个文件群体形成者的传统来源内涵发生了异化，传统来源原则中的“来源”变得不那么直观、明确了。因此，电子文件的来源需要重新考虑、酝酿和定义。如何丰富和发展来源原则，使其更加适应电子文件时代的档案实体整理，是档案学理论研究的一个重要课题。
一、来源原则的纸质化形态
来源原则是指档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一来源的档案不可分散、不同来源的档案不可混淆的整理原则。[1] (P199)来源原则是在逐步否定事由原则的过程中产生的，它从产生到完善经历了长期的发展过程，大体可分为三个阶段：
第一阶段，来源原则的提出。在此之前，欧洲各国档案馆普遍采用的档案分类方法为事由原则，这种按照预先拟定的问题或主题类别划分和整理档案的方法，保持了档案之间的逻辑联系，使得当时拥有单一来源的档案馆馆藏结构井然有序。然而，好景不长，法国国家档案馆的成立，馆藏结构的复杂性和来源的多样性使得事由原则变得无法适应。按照事由原则的要求，档案参照图书分类的模式，运用归纳和演绎的方法来整理和保管，而不论档案形成的机关，这严重混淆了档案的来龙去脉，打乱了形成机关具体的历史背景，造成了查找利用的困难。经过近一个世纪的探索，法国于1841年颁布了《各省和各地区档案整理和分类基本条例》，主要内容包括：其一，要求把来源于一个行政当局、一个公司或者一个家庭的全部档案集中在一起，组成全宗。档案人员在整理和分类时要尊重全宗，不得拆散。其二，每个全宗内的文件要先按主题后按年代、地区或字母顺序划分和整理。这些内容被后人加以抽象概括称为“尊重全宗原则”。这一条例的颁布在档案事业发展史上具有划时代的意义，因为它使档案事业真正成为一项同图书馆事业相区别的独立事业提供了理论上的依据。虽然法国的尊重全宗原则在实际运用过程中，仍然在全宗内保持事由原则，即按主题分类。但显而易见，来源原则已经成为了法国国家档案馆对档案进行整理分类的基本前提，它打破了档案整理混乱的窘迫局面，消除了事由原则带来的整理危机。
第二阶段，来源原则的形成。德国档案工作者吸取了尊重全宗原则的核心内容——来源，并加以延伸和发展。1881年颁布的《普鲁士国家机密档案馆档案整理条例》中提出了登记室原则。其要点是：(1)要求档案馆把从各机关登记室(相当于机关档案室)收进的档案按来源机关分开保管，不同来源的档案不得相混淆。(2)要保持档案在原登记室的整理顺序，不得再重新分类整理，以保持档案中已有的联系。这样，德国人就把尊重全宗原则中强调的来源，从仅指档案形成机关延伸到还必须保持档案在来源机关的原有次序，故又被称为尊重原有次序原则，显示其对尊重全宗原则的修正及与它的区别。与法国的情况相比较，德国的登记室原则要求进馆的档案不仅要保持来源一致，还要在此基础上保持在登记室建立的原始顺序。这是来源原则在实践指导意义上的灵活变动。这不仅使来源原则得到充分应用，还有效地促进了来源原则的加速发展。
第三阶段，来源原则的理论论证、普遍认可和丰富发展。1898年荷兰档案学者缪勒、裴斯和福罗英合著的《档案的整理与编目手册》指出，来源原则的实质在于来源的一致性。同一来源的档案组成的档案实体是一个不可分割的有机整体，它符合档案自身的形成和发展规律。并对“全宗”的概念作了理论上的论述和使用方法的解释，认为：全宗是一个行政单位或个人的全部档案，必须作为一个不可分割的有机整体交给一个档案馆保存，不得分散；在整理一个全宗时，必须反映全宗构成者的原结构，保持档案全宗的有机联系和不可分散性。此后，来源原则又经历了布鲁塞尔“图书与档案人员国际大会”的普遍认可、英国和美国“档案组合”概念的灵活运用、德国人的“自由来源原则”的升级、前苏联和中国的“全宗理论”的丰富和发展，已成为世界公认的现代档案管理的核心原则。
尽管来源原则在不同的国家有不同的表述，但其基本思想是一致的，即：尊重来源、尊重全宗的完整性、尊重全宗内的原始整理体系。这就是来源原则的历史形态。
从1789年“法国档案改革”揭开了现代档案管理的序幕开始，到今天规范化的档案整理和分类工作已成为档案工作重要环节和内容的两个多世纪中，档案整理和分类主要是围绕纸质档案(文件)进行。换言之，从笼统粗放的事由原则到现代成熟的来源原则，无不以纸质档案的整理和分类工作为实践基础。因此，来源原则的历史形态就是纸质化形态。
纸质化形态的来源原则集纸质档案整理的理论性和实践性于一体。其实践价值在于它是档案文件整理活动的基本原则，确立了纸质档案文件实体整理和分类的基本单元——全宗，使得原本异常复杂的纸质档案实体分类变得十分简单易行，有力地维护了档案的本质属性——原始记录性。因为，纸质档案一经形成，其信息内容和形式中所体现的文件形成者就和纸质载体结合在一起，打上了原始性的烙印，令人一目了然，体现了其来源明确性和可靠性。来源原则专门是针对纸质档案文件的固有特征和性质进行高度概括和总结档案整理原则。来源原则的理论价值在于它是档案学理论研究的原则之一，因为它促使研究者深入挖掘档案的历史形成过程和有机联系，有助于揭示档案的来龙去脉，保持历史的本来面貌。
二、来源原则面临的挑战
随着信息技术在机关的广泛应用，不可避免地出现了这样的趋势：借助网络化的电子载体，机关成员的联系更紧密，参与程度更广泛，协作配合的特点更明显，机关内部各机构的职能界限也变得模糊。由此，依赖职能差异来确定来源已经勉为其难，再加上电子文件信息与特定载体的可分离性、可流动性，使逻辑归档成为可能，产生了同一机构的文件不一定存放在同一物理位置的现象。这样，传统的来源原则和在此基础上形成的全宗理论将变得更加难以适从。
其一，来源原则的“来源”概念面临挑战。电子文件形成的方式和特点与纸质文件有很大区别，突破了一个实体机关与文件群体一一对应的传统模式。这是因为计算机与远程通信手段的结合，关系数据库的普遍使用以及信息网络的出现，使得不同机构使用共同的数据资源和共同参与形成一批数据不仅成为可能，而且成为日益增多的事实。这样一来，档案数据往往源于各种不同结构组织体，单一来源的概念发生了改变。人们打破机关、地区间界限形成，共享电子数据与信息。文件与其形成者不再是“一对一”关系，而是“一对多”或“多对一”关系，很难判断全宗。从中我们也可以清楚地感受到，电子文件正在冲破单一机构界限，而这正是传统来源原则所担心的。尽管全世界对来源原则顶礼膜拜，但对“来源”究竟意味着什么却缺乏足够的分析和深入的挖掘。笔者认为这其中既有人为因素，也有客观原因。所谓人为因素，一方面是指对沿袭已久的来源原则，往往肯定多于否定，对权威的尊崇压抑了质疑，人们已习惯于将注意力放在如何贯彻实施上，而忽略了对术语的深入探究。在现行文件领域中，来源原则受到了前所未有的挑战，这才迫使人们不得不重新全面审视，探其究竟。另一方面是指具体考察来源原则对人员的素质要求甚高，不但应具备深厚的理论功底和管理文件、档案以及组织文件工作的实际技能，而且要有强烈的历史责任感。所谓客观原因是指在对不同的应用模式和经验进行比较的基础上，特别是在电子信息环境中探索“来源”的含义是一项艰巨复杂的任务，对来源原则的分析比任何一个档案学术语概念更明确地显示出在不同的国情和行政管理制度上的区别。
其二，全宗在电子文件管理中遭到破坏。电子文件是以数字化信息形态存在的。平常在计算机显示器或在打印件上所见的只是电子文件的某种输出形态，它在物理介质上的存储形态完全不同于其逻辑显示。其内容的存储位置是变化的，并不固定依附于特定的载体，它可以以拷贝的形式依附在多个载体上，也能通过分布式存储的方法，将电子文件内容分解后存储于不同地点和设备，而在需要的时候才将它们重新组配结合。特别是多媒体电子文件涉及多种文件格式，如文本、音频、图像、视频等文件，它们可以存储在不同载体上，这样就造成了同一份电子文件的内容在存储时出现在不同载体上的现象。由于电子文件运动阶段及其划分与传统纸质文件相比发生了诸多变化，传统文件在文件价值、服务对象、保管场所和管理方式等各方面的对应关系已经不再适用于电子文件。电子文件不再是移交到档案馆集中统一保管，而是呈现“分布式保管”。电子文件的这种保管方式忽视了全宗的完整性，破坏了“一个档案全宗是一个有机的整体，每个全宗都应该各自独立保存，不得分散”的信条。
其三，“来源共同性”原则受到挑战。有的研究者认为，“源于各种不同结构组织体的数据的产生改变了单一来源的概念，电子计算机信息系统已经超越了传统的组织机构的界限，而来源原则和尊重全宗原则恰恰是由这个界限所决定的”。[2] (P7)有的研究者则从计算机具有强大的运算能力方面提出了看法，认为“计算机的智能管理和自动分类与组合功能，使得档案工作可以放弃文件的来源和全宗不可分散原则”。[3] (P18)前者担忧原来的来源原则无法解决新情况，而后者则较乐观地认为在来源问题上可以简单化了。由此，我们不难发现，要确定电子文件的来源，不可仅要求完整地保护全宗与文件系列和按照原始顺序进行分类归档。要使电子文件及其运行遵循来源原则，必须正确说明电子文件及其之间的原始联系。同时，在分析文件形成者职能的基础上，对电子文件进行管理是远远不够的，运用来源原则，意味着档案工作者要识别和保护电子文件的原始结构，这无疑是一个重大的挑战。
其四，电子文件生命周期的变化使得原始顺序呈现乱象。传统文件的运动阶段大多顺向前进，但相当一部分电子文件在特殊情况下可能作逆向运动。并且传统文件运动阶段的界限比较清晰、容易区分，但电子文件往往可能会同时处于不同的运动阶段，难以划清各阶段的界限。因此，纸质文件从生成到销毁的线性运动过程已难以适应电子文件。另外，电子文件在其生命周期内的顺序是变化无常的，既有形成时的最初结构顺序，也有经频繁使用后的最终结构顺序，甚至有时还有文件形成者根据自身工作需要对文件信息进行复制、修改或重新组合的顺序。来源原则的核心就是尊重全宗，尊重原始顺序，而电子文件生命周期的变化，显然打乱和破坏了文件的原始顺序。来源原则在此显得无所适从了。
三、来源原则的“重新发现”
20世纪70年代末80年代初，计算机在档案工作领域得到迅速推广。纸质文件时代的来源原则是否依然适用于电子文件的问题激荡着档案界的一池静水，出现了两种疏远来源原则的倾向：一是更多地关注文件的主题内容，而对文件的来源有所忽视；二是在档案鉴定、编目和利用中取代来源原则成为主导力量的是对文件历史主题内容的理解。由此，一些学者提出档案人员应向计算机专业人员或信息管理人员方向发展，才能适应新载体带来的挑战。档案界自身也把提供档案的信息利用视为档案人员的首要任务。这就导致了一些档案人员在管理实践中过多关注文件的信息内容，而对文件的来源有所忽视。还有一些学者认为，电子文件是计算机技术应用的产物，它们要求档案人员大范围进行信息处理，整理、鉴定和著录只需考虑文件的信息内容即可。因此，对文件信息内容的强调超过来源联系，使得来源原则对电子文件的指导作用与纸质文件相比要小得多。
直到1985年，美国的戴维·比尔曼和查理德·莱特在加拿大档案工作者协会会刊《档案》上发表了《来源原则的力量》，回答了人们对电子文件时代来源原则的质疑，成为促使北美档案界重新评估来源原则在电子文件时代价值的新起点。该文呼吁人们通过深入了解文件形成者职能及文件格式来提高来源原则检索信息内容的能力，建议档案人员不要局限于档案主题内容的分析，而应重视对文件形成者、文件格式的研究，通过了解文件形成的背景知识来理解文件的信息内容，从而建立起一种反映机构职能、组织结构以及其他特征的来源索引。戴维·比尔曼和查理德·莱特认为，以来源为基础的信息检索注重研究的是规范文件的形式、功能和有机联系，它优越于主题检索和以内容为基础的检索方法，成为档案人员在电子文件时代发挥作用的关键；来源原则并不是为适应建立在计算机专业知识或信息管理技能基础之上的信息资源管理系统而必须抛弃的旧有遗产，而是决定档案人员“美妙前景”的相关因素(即机构如何形成、信息的利用和淘汰)的前提。
20世纪90年代以来，在深入研究的基础上，比尔曼坚持了来源原则在现代档案管理中的核心地位，强调档案人员必须依靠来源原则，改变以内容为基础的传统著录方式，建立以来源信息为基础的背景著录方式。他深刻地阐述了电子文件对来源原则的依赖性：一方面，电子文件的巨量信息使描述文件的内容难度极大；另一方面，电子文件的数据单元可以不留痕迹地随时组合和随时拆分。这种虚拟性使掌握数据单元的来源信息显得尤为必要，因为，如果不了解电子文件的生成环境，保护电子文件内容的真实性就无从谈起。
比尔曼的研究推动了档案界对电子文件领域来源问题的重新关注，使越来越多的人看到了来源原则在电子文件管理中的重要性。例如，美国国家历史文件和出版委员会在1991年的一次关于电子文件的讨论中达成共识——获取电子信息形成和使用的背景信息在电子文件管理中至关重要。这一认识改变了过去认为来源原则对电子文件管理已没有意义的观念，标志着美国档案界对来源原则中心地位的再度肯定。在1996年召开的第十三届国际档案大会上，意大利档案学者穆勒认为，抛弃来源原则并不能应付现代信息社会的严峻挑战，不是“要不要”的问题，而是“如何”继续使来源原则作为档案管理的基础，尽管来源原则可能不会提供解决每一个问题的数学公式，但它肯定能成为指导我们努力方向的一个指针。在这次大会上，加拿大档案学者特里·库克也指出，在电子文件时代，对来源原则的重新认识和评估，有可能促使“来源”观念的转变，即从以等级结构原始文件产生部门为中心的实际来源，转变为以变动、临时、甚至“虚拟”的机构中文件形成者的职能和业务活动为重点的概念来源；从传统理论对实体保管对象——实态文件的关注，转变为对文件、文件形成者及其形成过程的有机联系、目的、意图、职能和可靠性的关注。他认为，在电子环境中，如果档案人员不积极介入文件的形成和保管过程，文件将很可能不存在，或者至少不可能被鉴定、保存、编目或提供利用。
笔者以为，电子文件在本质上与其他文件并无二致，只是其存在和传播形式发生了革命性的变化。而来源原则并非由档案工作者凭空虚构并强加于档案工作上的抽象体系，而是由档案工作的特殊性质在实践中产生的一个实用的档案整理原则。因此，无论是现在还是将来，来源原则在现代文件，特别是在电子文件管理中有着不可替代的重要作用，应对现代档案管理中的挑战，必须更加依赖于来源原则，这就是档案学界所谓的“来源原则的重新发现”。其实，与其说是“重新发现”，还不如说是“重新认识和评价”。
实践证明，文件有机的历史联系性、全宗的完整性等理论仍然适用于电子文件的管理和利用实践。而一个半世纪以来逐渐发展并完善的来源原则是充分保证全宗的完整性和凭证性，保证电子文件有机的历史联系性的基本原则。以来源原则为基础，档案馆工作人员根据电子文件产生机构的职能进行的档案鉴定和著录工作也日益显示出可行性和可靠性。来源原则要求按照来源划分档案实体，要求将档案按其在公共行政机关内的来源进行分类，以保持档案实体的有机联系。因而，只有遵守来源原则，才能保持同一社会活动过程的电子文件之间固有的历史联系，确保电子文件的信息情报价值和法律证据价值。
随着办公自动化的发展，电子文件大量产生，而“电子文件的非人工识读性、信息与特定载体的可分离性以及信息的可变性和可操作性等特点使得其数据单元可以不留痕迹地组合和拆分，这种虚拟性使得掌握电子文件生成过程的背景信息或者说来源信息显得尤为必要”。[4] (P45)无论是在电子文件管理模式中所提出的“后保管模式”，还是“前端控制思想”，都要求深入文件产生和形成的具体过程中，了解文件信息组合的来龙去脉。来源原则从本质上讲，就是要求充分了解文件来源信息和保持全宗内的原始整理体系，而其对于电子文件时代的意义则是上升到了对获取“背景信息”的极端重要性的认同。因此，电子文件时代并未抛弃来源原则，而来源原则也将在接受挑战的过程中证实自身的生命力。
四、来源原则的电子化形态
20世纪90年代中期以来，随着电子文件的大规模产生，来源原则在电子文件领域的理论研究和实践得到了进一步的发展。
基于对来源原则的重新认识，在以特里·库克为首的档案学者的推动下，加拿大开始了来源原则在电子文件管理方面的实践，并取得了三个方面的重要成果：其一，国家档案馆采用的“新宏观鉴定和接收战略”是一种以职能为基点、以来源为基础、适用于多载体文件的方法。其二，全国建立一套著录标准系统，它采用了以来源为中心的“档案全宗”，再次突出了维护文件来源的必要性。其三，在全日制研究生档案教育计划中，要求档案专业人员重视传统档案理论，特别是加强对来源原则等档案学基本理论在电子文件时代的重要性的研究，体现了加拿大档案界对来源原则在电子文件时代取得重大发展并发挥更大理论价值的强烈期待。
与此同时，来源原则在电子文件鉴定领域也发挥了新的作用。其亮点主要体现在：塞穆尔斯提出了“文献战略”，主张鉴定的起点是分析文件产生的背景和机关的职能；特里·库克提出了“宏观鉴定战略”，指出应全面考虑社会结构、文件形成过程、文件形成者及其职能等多种因素。布姆斯提出了“社会分析和职能鉴定论”，他的核心观点是主张档案鉴定应体现文件产生时期的社会价值，并通过了解重要文件形成者的职能来判断。总的看来，这些鉴定理论都主张通过研究形成文件的过程、机构职能活动、社会环境和背景等动态性的诸因素来判断电子文件的价值，而不是直接分析文件内容。这与电子文件时代的新来源观不谋而合，可视为来源原则在电子文件鉴定领域的新发展和新创造。
相应地，来源原则在电子文件著录方面也有了新的发展。要鉴定电子文件的价值，就必须保存文件的所有原始信息，这就要求著录项目应覆盖所有的相关信息。加拿大国家档案馆在这方面进行了有益的尝试。该馆将馆藏电子档案分为两类：纯文本电子文件(如电子邮件、文字处理文件等)和非纯文本电子文件(数据、图表等)。它根据这两种不同的文件类型，制定了不同的整理著录规则，主要内容包括：(1)关于文件形成者的信息，如：组织机构、文件存放地点、成文过程、接收和存贮文件等数据；(2)关于自动化系统结构的信息，包括：收集数据的目标、准则和使用的工具等；(3)关于数据内容的信息，即：数据的相互联系、检索工具和代码等：(4)关于电子文件结构的技术著录：文号、硬件、软件、利用状况等。
理论来源于实践。在上述实践的基础上，档案学界对“来源”的认识也达到了一个新的高度。加拿大学者特里·库克从新的视角对来源赋予新的含义，提出了“概念来源”观：“来源不仅指文件的形成机关，更包括文件的形成目的、形成活动和过程、处理程序和职能范围等等。面对现代社会文件形成过程涉及的部门众多、结构不再稳定、文件保管体制不再是集中式的现实，来源将是概念化、虚拟和多方面的，不再是单一级别、结构稳定、与一个行政机构直接相联系的。”[5] 特里·库克新来源观的创新点集中表现在对“来源”含义的拓展，即将机关来源拓展为文件形成过程来源。换言之，就是指文件的形成过程和背景信息。西方档案学者普遍认为了解电子信息形成使用的背景信息对于电子文件管理至关重要。
中国档案学者何嘉荪等提出了“广义来源”观。他们认为，电子文件的真正源泉应该是人类的社会活动，或者说，“来源”应该是“具有相对独立性的人类社会活动”。只不过这种活动一般情况下都是由“相对独立性的机关、社会组织或个人”承担进行的。[6] (P2)因此，所谓“广义来源”是指来源于同一社会活动过程的历史联系(包括狭义的时间、来源、内容和形式联系)。
何嘉荪的“广义来源”观与特里·库克的“概念来源”观不谋而合，含义基本相同，都是针对电子文件管理中来源原则的理论困惑而提出的解决方案，都主张把传统的来源联系(来源于同一机构)作为构成来源的一个因素，同时还应广泛考虑其他因素，如目的、时间、形式和环境等。不同点在于：前者主张的“广义来源”有比较明确的边界，并非虚拟的、抽象的概念，而是活生生的存在于我们的社会生活中，就是“一项具体的形成文件的人类社会实践活动过程”。对它的边界，既可以根据该项活动的主体范围加以确定，也可以根据该项活动的客体对象相区分和进行鉴定。
“概念来源”观和“广义来源”观的提出表明，传统的“一对一”来源观已被充满时代气息的“一对多”或“多对一”的新来源观所取代。也就是说，传统的文件来源，很容易以“在事务处理过程中形成、积累、保存文件或档案的机关、团体、组织或个人”的来源定义对号入座，而电子文件却难于这样轻松。尽管电子文件在本质上具有特定的形成者，但在网络化和信息化极为发达的今天，这些“机关、团体、组织或个人”之间，不再“壁垒森严”，而是“你中有我，我中有你”，不同的机构可以形成同一份电子文件，这时的文件形成者已经很难准确地反映文件真实价值了。甚至有些文件形成者是虚拟的，犹如流星，一闪即逝，根本无法从网络中看到其实体的蛛丝马迹，要想知道这份电子文件的来龙去脉，只能转求于文件生成环境的各种“背景信息”了。可见，电子文件时代的来源将是动态的、多因多维的。
可见，新来源观较之于传统来源观在内涵上得到了很大的扩展。新来源观是传统来源原则在电子文件时代的“扬弃”，是在现代计算机技术和网络技术飞速发展的背景下，以电子文件作为档案管理对象的管理运动的本质把握。新来源不仅指文件的形成机关，而且更加强调要关注与电子文件形成者和形成过程相关的信息，包括变动、临时、甚至虚拟机关中文件形成者的职能和业务活动。从因果关系上看，它与以“前端控制”作为思想基础的“后保管模式”是一脉相承的。
新来源观不仅为电子文件的有效管理提供思想理论，而且为保证电子文件的真实可靠性提供可操作性的具体方法。新来源原则要求关注文件的形成过程和背景，即文件是由谁、在什么条件下、运用哪些数据、为了何种目的、采用怎样的结构形式等方面的综合背景信息，这些信息正是了解、管理和利用电子文件的关键所在。只要采取相应的有效措施，把电子文件形成过程和背景的源信息随同电子文件信息内容一同保留下来，就可以寻根溯源，保证电子文件的真实性和可靠性。新来源原则不仅适用于纸质档案的管理，更是来源原则面对电子文件的新特点和新挑战而作出的自我调适和自我发展，丰富了“来源”的内涵。新来源观在本质上是唯物主义的思维方式，在形式上又是具体的，是普遍联系和因果关系的具体表现。
由此可见，建立在新来源观基础之上的来源原则就是电子文件时代的来源原则，不妨称之为来源原则的电子化形态，它更加抽象化，更具普遍性理论指导意义。