现代企业档案的鉴定，本文主要内容关键词为：现代企业论文,鉴定论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
从严格意义上讲，企业档案的鉴定，是为了把失去保存价值的部分剔出销毁，或对超过期限的档案重新确定保管期限。
传统档案学认为，档案的鉴定目的是：第一，鉴别档案的现实和历史价值，根据价值的大小确定其保管期限；第二，把失去保存价值的档案剔出销毁。
这种观念从某种意义上讲，是不准确的，它忽视了文件鉴定与档案鉴定的区别。
实际情况是，文件归档前的鉴定，是为了鉴别文件的现实和历史价值，根据价值鉴定的结果确定档案的保管期限。对这个保存期限的理解应该是广义的，其中包含剔除的意义。
档案的鉴定，是针对过期或到期的档案进行的鉴定。鉴定的目的是为了把失去保存价值的档案剔出销毁，同时对需要继续保存的档案重新确定新的保管期限。
一、企业文件材料归档前的鉴定
传统的档案学理论往往把档案作为鉴定的主要对象，一提到鉴定，就是对库存中大量成堆的、“玉石不分”的档案进行鉴定，而没有把对归档前文件的审查、鉴定工作放在首位。这反映了我国档案工作初创时期的一种思想和作法。档案工作初创时期，接收了大量玉石不分的档案，确实需要鉴定，鉴别档案的“真伪”和确定档案的保管期限。但是我们应该考虑，这些档案为什么还要进行“鉴定”呢？最根本的原因是档案管理工作的不正常，在接收归档文件时没有进行审查、鉴定。严格地说，没有进行审查、鉴定的文件，还不是档案，因为它还起不到档案的真正作用。可想而知，没有进行鉴定的档案，尚难以弄清它的保存价值，同时也无法弄清它的可靠性，更不能保证案卷质量。如果档案的内容是假的或是错误的，或在关键问题上手续不全（不具有法律效能），这样的档案怎么能利用呢？没有进行“审查、鉴定的文件，就称之为档案，必然造成玉石不分、鱼目混珠，使人们难以分清真伪，从而严重影响档案的使用，到头来，不得不动用大量人力进行返工，造成人力、物力的浪费。从档案管理角度来看，如果没有进行审查、鉴定的文件也能够转化为档案，那么文件和档案还有什么区别呢？果真如此，也就不需要档案工作者的工作，只需象收发室一样，来一份收一份，把它入库就行了，这就失去了档案管理工作的意义。由此可知，作为档案必须在文件归档前进行审查、鉴定。这就是我们所讲的企业文件归档前的鉴定。
企业文件归档前的鉴定意义如下：
1.确定文件的保存价值和避免无保存价值的文件入库，便于对无保存价值的企业文件进行处理；
2.文件在归档时进行审查、鉴定，对于文件中存在的问题易于及早处理，作出修改、更正，或加以说明；
3.文件归档时进行审查、鉴定，可避免问题成堆而进行大规模返工的现象，避免造成人力、物力的浪费。
从理论上讲，企业文件材料也只有经过归档前的鉴定，才能成为真正意义的企业档案。
（一）企业文件材料归档前鉴定的时间
企业文件，因为涉及文书、产品、基建设备等不同方面，因此，在对企业文件进行鉴定的过程中，必须根据文件的不同形成特点进行鉴定。
文书类文件应该在形成第二年的3月份左右进行鉴定， 经过鉴定之后即可归档保管。
产品、基建、科研文件，应在产品鉴定、基建项目验收、科研课题鉴定的同时，对文件进行同步鉴定，鉴定后的文件移交档案部门管理。
设备文件，待设备到达开箱检验的同时，对文件进行检查，符合要求后即可移送档案部门管理。
企业文件归档前的鉴定，是根据文件的形成特点，在文件反映的事务办结之后进行的，其最终目的第一判定哪些文件需要保存，哪些不需要保存，第二判定需要保存的文件应当保管多长的期限。
（二）企业文件材料归档前鉴定的内容
归档文件审查、鉴定的内容具体说包括五个方面，即真伪鉴别、技术水平和科学价值的鉴别、案卷质量审查、封面填写审查、保管单位保管期限的划分。
①企业文件的真伪鉴别
企业文件的真伪鉴别在正常情况下并不困难，但在特殊情况下如归档文件没时间、没地点、没有任何人签字，这就比较麻烦。在这种情况下，必须请有关专业人士或专家做出鉴定。
②技术水平和科学价值的审查、鉴定
在通常情况下，一般项目在任务完成后3个月内归档。 大型产品因研制周期过长，其依据性文件可以在一定时期后归档，预先研究项目和相对独立的子项目可以在任务完成后随时归档，但其主要成果及其主体原始记录材料应在成果鉴定时归档。在工作中，除了小型项目外，一般完成后都需要进行技术鉴定；即便是小型项目的技术成果或总结报告也都要有技术领导人的审查和签署。这已经是技术工作的重要程序之一。这就是说，凡技术成果一般都是由一定的技术组织或领导人审查、鉴定过的。至于档案部门，主要是检查其鉴定手续是否完整，包括技术评价和签字手续等。个别情况下，有关成果可能没有任何技术领导人审查签署，如果有关技术领导已无法找到，就需要请有关专家进行审查。在这里，我们必须把企业文件的鉴定纳入到项目的技术鉴定的程序之中，这不仅是档案工作的需要，而且也是完善企业管理的要求。
企业文件的准确性，一是数据的准确性，二是记录实体的文件是否与实体相符。前者应该说是技术鉴定的内容之一，只有有关专家才能识别、发现，档案工作者是无能为力的，但是档案工会者可以监督这项工作。至于记录实体的文件是否与实体相符，档案人员却有责任和能力进行审查、核对。
综上所述，企业文件技术水平和科学价值的鉴定，档案人员主要应依据有关技术领导人的审查和签署的意见进行判定。但是档案人员应该具备一定的专业技术知识，不但能够从审查有关鉴定手续的完整性中发现问题，查考有无虚假现象和漏洞，也要能够直接审阅某些文件的技术内容，作出正误判断，或提出处理意见。如果档案人员完全不具有有关专业技术知识，或不直接审阅任何文件，也就无法真正掌握有关档案的科学价值。
③案卷质量的审查、鉴定
案卷质量主要指归档文件的完整性、准确性、系统性和规范化程度。不同项目的技术水平和科学价值一般可能相差很大，但案卷质量却有一个基本的标准。但是对大型、开创性项目，有重大成就的项目，其案卷质量的要求就要更高、更严一些；一般的小型项目，对案卷的质量要求可以相对低一些。
企业档案是企业活动的真实记录，对于记录实体的档案，必须通过检查、调查、核对的方法，确认其准确性。对于具有法律效力的文件，尤其是复制文件要特别注意辨认其真伪性。凡具有重大责任性文件，必须要有有关领导签字，同时必须保存原件；在特殊情况下保存复制件时，要注意原件的保存位置和编号。总的目的是保持归档文件的法律凭证意义。
案卷的完整性、系统性检查，是档案人员的职能性工作之一。文件材料的形成是有规律的，一个课题或工作项目应该形成什么文件，这是档案人员应该熟知的事。科技人员往往缺乏档案知识而使应归档的文件没有归档，或使没有保存价值的文件归档。这时档案人员就要提出要求，剔除无保存价值的文件，更重要的是补齐应归档的文件，直至完全符合要求，以保证企业档案的完整性。如上所述，档案人员必须把工作做在整理工作的前面，如果在工作过程中形成的文件不全，整理工作就会无能为力。我们强调抓形成、抓积累的重要性，其意义就在于保持归档文件的完整性。文件的系统性整理既是科技人员的任务，又是档案人员的重要任务之一。一般说，科技人员由于缺乏档案工作知识，对于案卷组织的方法、要求知之不多，很难满足高质量要求，这时档案人员必须在科技人员整理、组卷的基础上，对某些文件重新进行组合、排列，进行案卷组织和技术整理。
对于大型项目，特别是复杂的周期较长的项目，完整性问题以及系统化整理，不是一个人或几个人能够完成的，往往需要组成由科技人员（最少应有高级技术人员一名）、档案人员等十几人甚至几十人的班子，从事集中性、专门性的收集和整理工作。在整理任务完成后，还必须请有关技术领导审查，直至科技人员、档案人员、有关领导和技术鉴定委员会完全满意为止。这里有必要说明，这样的大型、综合性的整理组卷工作，档案部门应起主导作用，不然是难以达到高质量标准的。所以，文件的整理、组卷工作，尤其是大型、高科技项目的整理、组卷工作，档案人员要有相当强的组织能力及专业技术知识，以及档案专业水平，否则难以胜任该项工作。
归档文件的规范化，包括文字、计量单位、符号和专用术语的使用、书写格式，用纸质量等，主要依赖于文件的形成管理。所以，档案人员一定要把相关工作做在前面。如果已有明确规定、要求，而有关科技人员不能认真对待，必须要求返工。
④保管单位封面的填写审查
保管单位封面，包括保管单位名称、密级、编制时间、编制单位、责任者、执笔人以及保管期限等项目，它是对保管单位外部特征的综合描述，是档案管理（包括登记、著录）、使用的重要依据。许多单位还在保管单位封面上填有立卷人说明、项目负责人意见、技术领导人审查意见等项目，这样保管单位封面又是对保管单位内容的概括介绍和权威性评价。因此，保管单位各项目填写的正确性，以及对它的审核，在文件审查、鉴定中占有十分重要的地位。
保管单位封面，一般在档案人员指导下由立卷人（科技人员）填写，但在文件归档时，档案审查、鉴定人员要逐项审查、核实，确认各项内容的正确性。在审查中尤应注意的是保管单位的命名、密级划定、责任者的顺序排列以及保管期限的划定等。如发现问题，应通过询问、查阅保管单位内容等方法来解决。在保管单位封面填写中，有时也有立卷人、项目负责人或技术领导人填写不认真的现象，作为档案审查人员，有责任提出意见，要求有关人员和领导重新填写和签署。
⑤保管单位寿命判别
保管单位的寿命，是保管单位使用价值的粗略体现。这里讲的使用价值，包括两方面，一是现实的科学经济等作用，二是历史研究、依据作用。文件的审查、鉴定的目的，说到底就是对案卷或保管单位使用价值的评定和识别。这种评定和识别的结果，在企业档案管理中应主要从两方面体现，一是文字描述，包括技术进步点（创新点）、实用性以及与国内外技术水平的比较等；二是划定寿命。总的说，文件的使用价值越大，其寿命就越长，价值越小，其寿命越短。所以我们说划定的文件寿命，在档案管理中实际上是档案使用价值的粗略的综合标记。文件寿命的鉴别是档案寿命管理的基础。在划定的寿命内，档案应受到特殊的保护，如载体材料发生自然变质，还必须采用复制等办法保持它的最高寿命，否则，档案人员便构成渎职。
传统的文件鉴定方法，只着重寿命档次的鉴别、划分，而忽略了技术水平和科学价值的具体的评价和记载。这样做的结果，第一会使寿命的鉴别、划定工作建立在“感觉”的基础上，而失去科学依据；第二，不利于文件的使用和文件寿命的最终审定工作。我们知道，档案的使用和保管，离不开对文件的评价，而文件寿命最终审定的基本依据，仍然是有关文件的评价材料。
文件寿命的鉴别和划定，应以文件的“保管单位”为单位进行。因为每个研究课题形成的文件，其保管价值差别很大，所以不能以“案卷”为单位进行。这样在组卷时，也就是组成保管单位时，尽可能地把同类型、同等价值的文件组织在一起，否则在管理上会造成许多困难。
文件寿命划定的依据，虽然主要取决于文件所反映的技术水平和科学价值，但它还不够具体，难以掌握。在实践中寿命的划定还必须有一个统一的标准，这个标准便是“档案保管期限表”。一般说，每个立档单位都应该有自己的“档案保管期限表”。制定保管期限表，应从文件的现实作用和历史作用两方面全面地看待文件的价值，从而制定出各类文件的具体保管期限。从基层单位说，上级的“保管期限表”就是总依据，在此基础上应使其更加具体化。
在企业档案工作实践中，文件保管期限的划定一般先由科技人员依据本单位的“档案保管期限表”提出意见，经有关科技领导同意后，再由档案部门审定。由于文件的审查、鉴定工作是件极其严肃、细致的工作，档案部门必须严把审查、鉴定关。在具体工程中应实行两个把关制，其中一人应为高级档案人员，或为熟悉本单位有关专业技术和档案业务的中级人员。
（三）企业文件材料归档前鉴定的方法
企业文件的鉴定工作包括归档文件审查、鉴定，多由有关产品、项目的鉴定委员会在对产品、项目进行鉴定的同时，对文件进行审查、鉴定。企业档案人员参加这个鉴定委员会的工作，主要会同专业人员一起对文件进行审查、鉴定。当然对文书类档案可另外组织鉴定。至于档案寿命的最终审定工作，要由档案部门提出意见后，分专业请有关专家审查，然后请主管领导批准后实施。
档案的审查、鉴定的另一个问题，就是要不要使用定量方法。根据文件的特点，最重要的是搞定性研究，其理由为：
①划定保管期限，虽然根据文件的综合质量，但主要取决于某一单项指标的冒尖程度，例如某一项目的技术指标达到国际水平，就可划定为“永久”；又如名家手稿，只要他的知名程度高，就可定为“永久”；
②文件审查、鉴定的有关项目的质量水平，不宜用数学方式表示。定量研究的基本要求是数学量化表达方式；
③文件的审查、鉴定不能搞得太复杂。一般说，一个大型企业文件的归档量都是很大的，每年少则数百个多则数千个保管单位，如此多的保管单位，都用定量方法计算，不但没有必要，在时间上也是不允许的。
因此，文件的审查、鉴定应主要采用定性研究，对决定性因素，如真伪性、技术水平和历史意义要认真、仔细分析、研究，做出恰当结论；对于并不影响档案寿命的一般性因素，可从宽考虑。
（四）企业文件材料归档的要求与手续
企业文件材料经鉴定之后即可进行归档，归档过程中要履行一定的手续。
①文件材料应由项目负责人主持，将所形成、积累的文件材料组成保管单位，向档案部门移交归档。
②整理归档的文件材料，必须层次分明，符合其形成规律。
③归档的文件材料，必须完整、准确、系统、规范。
④归档的文件材料，必须履行交接手续，填写移交清单（一式三份），交接清单应具有完备的签字手续。
在文件材料的归档过程中，常会遇到一些具体问题。
①蓝图与底图的归档问题。蓝图是一种工作图样，具有和底图相同的法定依据作用。它便于保管和利用，而且在更改补充时，蓝图更能充分保持和反映历史面貌。因此，蓝图应归档。
底图具有双重性，它是正式文件，又是复制工具。因此，对控制修改、减少保存数量以及提供复制都有意义，所以，底图亦应归档。
②原图的归档。原图基本上有两种，一种是设计中产生的白图，它是描绘底图前形成的过渡性图样，因此，这种原图一般不归档。
企业建设如勘测、测绘中形成的原图，即硬版图，它是十分精密而准确的文件材料，应归档。
③重要手稿和草图的归档。重要的手稿和草图应该归档。因为这些文件材料一般都具有比较高的利用价值。
④设计任务书与技术协议书的归档问题。设计任务书和技术协议文件，是企业活动的基本依据材料，具有法律效力。它是有关生产活动成套材料的重要组成部分，应划入产品类文件材料的归档范围。
⑤原始记录的归档问题。这里所指的是生产操作过程中形成的原始材料，它是生产实际情况的起初记录，应明确地划入归档范围。
⑥计算材料的归档问题。计算材料是生产活动中形成的重要文件材料，它对验证设计成果和日后查考都具有重要的价值，是日后处理一些技术问题的重要依据，所以计算材料应该归档。
⑦工程手册的归档问题。此类材料是工作设计、研制、施工过程中形成的重要材料，是设计科研等实践活动的规范，对于分析研究工程设计状况，具有重要的参考价值，一般应当归档保存。
⑧负结果与中断项目的归档问题。在企业生产建设活动中，常有一些不成功的负结果或中断的活动。如果这一类材料对今后有查考利用价值，原则上应归档。
⑨实物标本的归档问题。生产活动领域产生的实物标本，常常具有图样和文字材料不宜解决、或不能解决的特殊作用，因此，实物标本应当作为特殊形式的材料列入归档范围。
⑩更改通知单的归档问题。更改通知单，实际上同正式设计文件和图样具有同等的效力，所以往往将设计文件与更改通知单一并归档。
①①回访性材料的归档问题。回访性材料对于提高原设计水平和产品质量都具有重要的参考价值，它能反映产品的实际水平。因此，要特别重视回访性文件的归档。
二、企业档案到期鉴定
企业档案到期之后是否还需要继续保存，这就存在一个到期鉴定的问题。因为，企业档案到期之后，并不意味着必须销毁，这与我们在判定文件材料的寿命时的误差有关。有些档案虽然到期了，但仍然需要延期保存，而有些则可以销毁。
企业档案的到期鉴定，是一件慎重、细致的工作，因为这涉及到档案的命运，档案一旦误销，其损失是无法挽回的。所以，一些企业对到期档案转为资料保管的作法，是一种有意义的探索。
（一）企业档案到期鉴定的组织
企业档案的到期鉴定，应由档案部门出面组织一个鉴定机构，由有关技术、生产、管理部门参加实施，当然也可以由档案部门提出具体意见，报企业决策机构批准实施。
以上两种组织方式，可以根据企业和档案的具体情况考虑选择一种。
对企业重要到期档案的鉴定，其组织形式最好选择第一种，对一般到期档案的鉴定可以选择第二种。
（二）企业档案到期鉴定注意的几个问题
在对企业到期档案鉴定的过程中，要注意考虑以下几个问题：
①从长远利益出发
到期的企业档案，大多已失去现实的利用价值，但这并不意味着档案已无保存价值了。尤其是企业的产品类档案，虽然一项产品已停产多年，然而市场的变化有可能促使其重新上马，或者可以作为企业的资产向市场进行转让。
日本的某些企业把已不再生产产品档案，在技术转让的名义之下，向国外市场出售，为企业取得了巨大的效益。这不是什么市场的怪圈，也不是一般意义上的技术转让，而是企业档案所创造的巨大的经济效益。
日本的经验最起码告诉我们一点，那就是企业档案到期的鉴定，要注意档案的未来效益，这个预测应该是市场性的，也就是说，没有地域限制的。
预测企业档案的未来利用，这需要眼光，需要对市场的把握，因此档案人员在鉴定到期档案时，要把眼光放得远一些。
②从“留有余地”出发
到期企业档案的鉴定，一般应掌握保存从宽、销毁从严；孤本从宽，复本从严；本机关从宽，外机关从严；介于“两可”采取“就高不就低”；“判处销毁，暂缓执行”等等宽松的“弹性”处理原则。
③从企业历史出发
对本企业形成的档案，即便已失去了利用价值，但涉及企业历史的档案，从存史的角度看，也不应该随意销毁。对企业发展史的研究，是历史研究的一个方面，因此，对研究企业发展史有重要意义的档案应继续保存。
三、企业档案的保管期限
企业档案保管期限，一般可以采取我国档案界沿用的三种保管期限，即永久、长期、短期三种。长期多定为16年—50年；短期为15年以下。
当然，企业档案的保管期限，也可以根据企业的实际情况作某些调整。
标签：企业档案工作规范论文; 工作鉴定论文; 文件整理论文; 科技论文;