摘要：随着法制社会的不断完善，整个社会的法制建设也日益完善起来，机关单位对于档案管理工作也是愈发重视。现今机关单位的有关部门开始加强档案的管理，在一定程度上需要深入贯彻落实《档案法》，从而能够完善档案管理的工作，使其档案工作有着良好的发展空间。本文分析了机关单位档案管理的必要性以及机关单位档案工作过程的保密程序，同时针对机关单位档案管理工作的具体措施展开了探讨，帮助改善机关单位的档案管理工作。
关键词：机关单位制度；相关档案管理；必要性分析
档案规范化管理主要是通过建立一套完善的管理体系来进行档案的全面管理。而对于我国机关单位的档案管理工作就不断地进行完善，使得机关单位的档案工作更加规范化和信息化。机关事业单位档案规范化管理对机关事业单位的发展有重要作用。因此，利用信息技术对档案实施管理，在一定程度上提高了档案管理的水平。
一、机关事业单位档案规范化管理的必要性
1、有利于促进机关事业单位发展
在机关事业单位内部，档案管理工作已经成为重要的工作，它不仅是单位员工信息资料的记录，还是事业单位发展的基础。规范化的档案管理是衡量事业单位管理能力的标准之一，只有规范化的档案管理工作，才能使事业单位领导清楚了解本单位的具体运行状况，并且在实际管理过程中依此做出正确的决策。因此，加强机关事业单位档案管理工作，提升档案管理的规范化程度尤为重要。而且加强机关事业单位档案管理，提升档案管理理念，探索新形势下有效的档案管理途径，如实高效地将本单位的发展状况反映出来，不仅能促进社会经济的健全发展，而且对于提高机关事业单位的市场竞争力，促进机关事业单位健康发展有重要的作用。
2、可以为机关事业单位的后期管理提供参考依据
机关事业单位的档案资料不仅包含员工的各项信息，还包含了单位发展中所取得的成果和总结，以及单位发展的全过程，是对单位集中管理的体现。通过对机关事业单位档案信息的查询和应用，能够为机关事业单位后期的管理工作提供参考依据。机关事业单位的档案资料是单位发展和自身建设的重要记录资料，是机关事业单位信息材料的总体汇总，对机关事业单位健康持续发展有重要的促进作用，对加强机关事业单位档案管理工作尤为重要。
二、机关单位档案工作过程的保密程序
1、机关单位档案工作过程中的保密问题
在库房进行档案管理，库房管理问题可以算是单位档案保密工作的重中之重，从实际情况中来看，并不是任何房间都可以用做库房的。档案保密库房的建立也是有所要求的，首先，不能够将库房设在办公楼的第一层，因为第一层的保密程度较低，对于这种库房门窗更应该专门加固来防止有人盗窃；其次，对于房间的布局也是有严格规定的，要做到库房和办公室分开以及库房和阅览室分开；最后，档案库房要有专人负责管理,管理人员要制定严格的库房管理制度，防止无关人员入内，已达到强化防盗的要求。
2、档案使用过程中的保密工作
针对档案的使用，一般机关单位都会制定相应严格的制度，例如，阅览制度和外借制度，并包括复制制度。相应档案管理制度的建设必须符合一定的情况并根据实际情况，采取措施对于不同程度和不同层次的使用人员，确定不同的使用范围并保证规定不同的审核手段，才能确定文件的完好无损和良好的保密程度。
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3、做好档案的调整工作
有关档案的调整工作，必须要重点解决问题：第一，机关单位要主动接受保密部门对其调整工作的监督指导，更要齐心协力进行档案涉密文件的鉴定工作。第二，更要严格执行详细时间标准，保密规范标准。一定严格做到有法必依,执法必严。
三、机关单位档案管理工作的措施
1、提高工作的重视程度
机关事业单位的领导和档案管理人员没有意识到档案管理工作的重要性，这是机关事业单位的档案管理工作不能顺利开展的重要症结。因此，提高机关事业单位中档案管理工作效率，首先要强化机关事业单位的领导和档案管理人员对于档案管理工作的重视程度。目前，机关事业单位实行考核制度，将档案管理工作的效率列入机关事业单位考核范围之内，并且进行定期考核，不失为提高机关事业单位相关人员对档案管理工作重视程度的最有效方法。
2、加强专业人员的培训
加强人员培训，强化档案管理工作的地位先进的档案管理工作能够促进机关事业单位发展，提升机关事业单位运行的效率。目前，我国很多机关事业单位工作人员忽视档案管理，认为档案管理工作难以为单位发展创造价值，因此对档案管理工作缺少耐心，这就严重阻碍了档案管理效应的发挥。机关事业单位领导人要加强人员培训，提高单位人员对档案管理工作的认识，强化档案管理的地位，可以在单位内部进行相应的评比，表扬和鼓励那些档案管理工作出色的人员，提升他们工作的积极性。要对其他人员加强档案知识培训，根据人员具体情况开展专业化和科学化培训，也可以聘请专业档案管理人员到单位内部开展档案管理工作讲座，促进档案管理工作全面进行。
3、加强档案管理工作的监管力度
由于事业单位很多人员认为档案管理只是基础性的工作，与单位发展没有较大的联系，对档案管理的监管不严，忽视档案管理工作，对档案管理人员没有严格的规范，这就制约了机关事业单位的健康发展。要想提高档案管理工作的质量，机关事业单位要加强档案监管，注重对档案管理工作的核查和管理，不定期对档案管理人员进行岗位检查，凡是工作状况不佳或档案管理存在问题的人员要督促其尽快改正，并追究相关的责任。凡是工作状况较好，并且档案管理规范化程度较高的人员要及时给与表扬和奖励，以此带动其他人员，提高档案管理的质量。同时，还可以建立专门的档案督查小组，针对档案管理工作进行专门的检查，为机关事业单位档案规范化管理提供基础保障。
4、提升档案管理的服务意识
档案管理人员要摒弃传统的管理理念和服务理念，积极开展新形势下的创新性服务理念，提高服务意识。可以依据目前网络方便、快捷的优势进行档案信息的自主查询功能、分类查询功能的开展，对档案信息进行及时的更新和补充，充分发挥档案信息的有效性和准确性，为领导决策提供参考依据。也可以改变传统的档案管理模式，采用与单位发展相符的档案管理模式，将单位发展的实际状况融合进档案管理制度的制定中，提升档案管理的效率。档案管理人员只有创新管理理念，转变保守思想，开拓新的档案管理方式，创新服务意识，才能提高档案管理的效率和质量。
结语综上所述，档案管理工作是机关事业单位内部管理的重要组成部分，档案管理的质量和效率高低与机关事业单位能否健全、快速、稳定发展有重要关系。因此，事业单位领导人，要依据本单位具体的发展状况建立全面的档案管理体系，并针对目前档案管理工作中存在的问题找出相对应的解决办法，同时要提升档案管理人员的素质和积极性，积极推进机关事业单位档案管理的标准化和规范化进程，为机关事业单位高效发展提供保障。
参考文献
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[3]张宝燕.办公室档案管理效率的提高措施思考[J].中小企业管理与科技 (上旬刊),2015(07)
论文作者:张远清
论文发表刊物:《基层建设》2017年第7期
论文发表时间:2017/7/14
标签：档案论文; 档案管理论文; 机关事业单位论文; 管理工作论文; 单位论文; 机关论文; 库房论文; 《基层建设》2017年第7期论文;