广东鼎华科技股份有限公司 528300
摘要：随着科学技术的不断发展，高校声像档案管理的重要性日益凸显。数字技术的发展给声像档案管理带来了很大的机遇与挑战。与此同时，传统的声像档案越来越不适应时代的发展要求。本文介绍了高校传统声像档案管理存在的问题，分析了数字化对传统高校声像档案管理产生的影响，提出新时代高校声像档案管理的办法与措施。
关键词：新时代、高校、声像档案、管理
一、引言
随着社会科技的进步，照相机、摄像机等器材的更新普及，声像档案在高校档案资源中的比重越来越大。声像档案相比传统纸质档案更为直观形象，活灵活现，给人以强烈的时空感和真实客观的感受。为了更好的收集、管理、利用声像档案，夯实高校档案工作的基础，更好地为学校保存历史，留下记忆， 必须重视声像档案管理。
二、高校传统声像档案管理存在的问题
1、高校传统声像档案管理制度不完善
大多高校有声像档案管理制度，但还停留在管理传统的照片、胶卷、录像带、录音带这一类的声像资源上，无法很好管理当前数码设备所录制的大体量、多种类的声像档案资源。另一方面，由于声像类档案资源的特殊性，例如对保存环境的恒温恒湿防磁等要求，大多高校都无法将声像档案管理制度完全落实到位。
2、高校传统声像档案管理环节较多
声像档案的载体材质差异较大，既有照片，也有影片、磁带等，这些不同载体的声像档案需要不同的管理环境作为支撑，由于不同载体的声像档案对管理要求差异较大，依靠单一的部门难以独立地完成全部工作，需要消耗不同技术人员的时间和精力，才能确保声像档案的管理工作。声像档案电子文件多以文件夹包含文件夹的形式存储，保存分散，环节较多，复杂的存储路径， 制约了传统技术条件下声像档案管理工作效率和质量。
3、高校传统声像档案的利用率偏低
高校声像类档案由于其自身特殊性，往往利用不方便， 导致利用率也不高。传统的声像类档案，大多清晰度不高，信息著录不完善，很大一部分几乎无法检索利用。 近期高校的声像类资源，一方面数量大、来源杂，缺乏合适的管理制度，导致检索存在困难，另一方面，近期的声像类档案资源特别是录像类资源由于文件大等原因，档案部门很难像传统纸质档案那样提供服务。
三、数字化对传统高校声像档案管理产生的影响
传统的高校声像档案管理工作量大，人力财力成本高， 工序烦琐，管理的效果不尽如人意，因此具有很大的局限性。同时，由于不重视声像档案管理，导致管理人员缺乏工作动力，给高校声像档案管理造成了很大的障碍。当前，数字化技术的飞速发展给高校声像档案管理带来了前所未有的发展机遇与挑战。主要表现为：首先， 数字化载体大量涌入，与传统的胶片、磁带载体相比较， 具有更大的优势。其次，在数字化技术的冲击下，高校声像档案管理人员的竞争意识有所加强，这加速了传统声像管理与数字化技术的转换，比如：采用扫描仪、计算机完成照片档案的存储。再如，在管理录音档案时利用数字技术实现转录。在信息化时代，将数字技术应用到高校声像管理中已经成为时代发展的必然趋势与潮流。实践证明，在计算机环境下，使高校声像档案在采集、管理，保管中更加高效化、科学化、合理化是完全可行的。这样， 不仅突破了传统高校声像档案管理的局限性，而且进一步深化了高校声像档案管理方面的知识与理论。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆可见，数字化技术的发展，不仅给高校声像档案管理带来了挑战，同时带来了发展的机遇。作为传统纸质档案的补充，声像档案能更好的记录高校发展的历史，声像档案来源丰富，全校师生都有可能成为档案资源的提供者，相比文字档案更能准确、全面地反映高校教学等活动中的人和事，其参考凭证作用尤为明显。
四、新时代高校声像档案管理的办法与措施
1、对照片档案进行数字化管理
对已经归档的照片档案，根据其数量多少进行相应的处理。例如，数量较多的照片档案，应先采用扫描仪分批对其进行扫描，并做好照片拍摄时间、人物、地点等标注。鉴于已经归档的照片档案具有原始凭证等特点，数字化后形成的数码照片不宜进行处理，应保持原貌。对于因保管不善或者保存不当而损坏的老照片，则可以使用PS 图形处理软件作相应的修复，以实现最优效果。采用数码相机等拍摄的照片档案，则可以直接利用数据线传输至电脑或者硬盘中以电子文档的形式进行保存，并标注拍摄的时间、地点、事件等主要信息。
2、对磁带、录像带、光盘等声像档案进行数字化管理
对已经归档的磁带、录像带、光盘等声像资料，通过计算机技术进行数字模式转化，并存储到硬盘中。在接收此类声像档案时，可以为每份文件编制唯一文件号或分类号、档案号等。这样，在归档时就可以对电子档案进行主题词标引、著录，还可以编制全面的检索工具，便于后期检索查询。
3、规范高校声像档案制度，优化高校声像档案流程
规范制度是高校声像档案管理的重要基础和必要条件， 高校声像档案管理工作应制定和完善适合自身发展、符合国家和地方相关标准的声像档案规范制度。同时高校声像档案管理应制定切合实际的具体机制，理顺工作流程，有序推进。从声像资源产生的源头做起，一方面规范拍摄的质量等，另一方面拓展收集渠道，使每位师生都能参与声像档案采集。其次重视声像档案的交接环节， 确保声像档案资源完整的进入档案部门。
4、完善高校声像档案的管理系统
声像档案有别于传统纸质档案，应建立适应其自身特殊性的声像档案管理系统，从而应对声像档案的收集、整理、储存、利用等各个环节的工作需要。声像档案系统可以是独立的系统，也可以是学校档案管理系统中的一个模块。声像档案管理系统应不局限于声像档案进入档案部门之后的管理，而更多的重视前期采集，和后期检索利用，利用网络信息化手段，提供远程采集、归档， 移动终端检索查档等功能。
5、创新高校声像档案的管理理念
档案管理人员应该充分理解数字化管理的创新价值，跟上时代发展，解决传统声像管理中的一些弊病，实现声像管理的利用高效化。应用高校声像档案的特点，设计理念先进，符合档案管理规范的档案管理系统， 使声像档案的收集、传输、保存工作，在计算机网络上实现数字管理一体化，既保证档案的安全性，又与实际工作紧密相连；既保证档案资源有效共享和利用，又便于系统的维护升级管理；既可以支持多格式的视频、音频文件管理，又便于数据文件的录入与管理；这是目前声像档案管理工作的核心要素。对数据库庞大的声像档案及时地进行数据库编目工作，根据档案的大类，小类依次进行相应的目录设置，建立常用目录明细，根据利用者的搜索习惯提高数字化声像档案的检索精度。
四、结语
传统管理模式给高校声像档案管理带来了很大的重复性， 增加了管理成本。数字技术的应用，为高校声像档案管理迎来了新的发展机遇。近年来，随着社会科技不断进步，信息技术广泛应用，信息网络快速普及，人们越来越频繁的使用摄像、摄影器材记录工作生活中的事件，越来越多的声像类资源归入档案，进行永久保存。如何应对科技进步带来的变化，更好的管理高校声像档案，进一步拓展档案工作发展空间，提升高校档案管理和服务工作，是我们亟待解决的问题。
参考文献：
[1]吴秀云. 近十年国内外面向档案馆的声像档案保护理论研究综述 [J]. 数字与缩微影像，2014(12).
[2]梁骁. 高校声像档案数字化管理的实现路径[J]. 办公室业务. 2016(18)
[3] 杜鹏鹏. 高校声像档案管理模式创新研究[J]. 金华职业技术学院学报. 2015(01)
[4] 高校声像档案数字化[J]. 信息技术与信息化. 2015(04)
论文作者:苏浩华
论文发表刊物:《文化研究》2018年第6月
论文发表时间:2018/8/3
标签：声像论文; 档案论文; 高校论文; 档案管理论文; 传统论文; 资源论文; 工作论文; 《文化研究》2018年第6月论文;