档案鉴定理论初探，本文主要内容关键词为：鉴定论文,理论论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
档案鉴定工作是档案工作的重要组成部分。它是“去粗取精”，提高档案工作效益的重要措施，也是关系档案存毁的一项非常严肃的工作。本文仅对我国档案鉴定理论的产生、形成及现状进行粗略探讨，就教于档案界同仁。
一、我国档案鉴定工作溯源
我国档案工作历史悠久，可上溯至夏商周，但从夏至汉的档案制成材料为甲骨、简牍和缣帛，受载体与书写条件的制约，社会实践活动形成的档案数量较少，保管与利用的矛盾还不突出，鉴定工作产生的条件尚不具备。随着人类文明的进步，国家机器的完备，特别是造纸技术与笔墨等书写材料的发展，为档案鉴定工作的面世提供了契机。唐王朝是我国封建社会的鼎盛时期，档案工作也发展到一个新的阶段，档案门类和数量日益增多，档案优化逐渐提到工作日程，鉴定工作应运而生。据《唐律疏议》、《唐令拾遗》记载：“文案不须常留者，每三年一拣除。”“凡文案、诏敕、奏案及考案、补官解官案、祥瑞、财物、婚、田、良贱、市估案，如此之类常留，以外年别检简，三年一除之，具录事目为记。其须为年限者，量事留纳，限满准除。”宋《庆元条法事类》卷十七记载：“诸制书及重害文书，若祥瑞、解官、婚田、市估、狱案之类长留。”“诸架阁公案非应长留者，留十年，每三年一检简，申监司差官复讫除之，其有本应长留者，移于别库籍内，仍随事朱书，所除所移年月同复官签书。”唐、宋已明确规定将档案分为长（常）留和非长（常）留两类。长留即永久保存的档案，有诏敕、奏案、补官解官、祥瑞、婚田、市估等等。非长（常）留档案一年鉴定一次，三年销毁一次。保存与销毁档案都要申报监司批准，并在登记簿上注明“除”、“移”年月日。这都说明唐宋已有鉴定档案的规定和必要的制度。而明清在档案鉴定工作方面几乎没有进展。
二、民国时期的档案鉴定工作实践和理论探索
本世纪30年代，由于文书档案改革运动的开展，我国档案鉴定理论步入了初步探索时期。
（一）“鉴定”词源的出现和提出档案鉴定的必要性
唐宋称鉴定为“拣除”、“检简”。据现有材料，“鉴定”二字运用在档案工作中，最早是著名历史学家徐中舒先生。他说：“我们觉得这样巨量的档案，全部保存，实在不是一件容易的事。而且有许多档案，实在也无须保存的。如果因为要全部保存，使重要档案与不重要档案，一同保存于不完备的设备之下，而任其逐渐淘汰，自然毁灭，不如经过多数学者鉴定一番，选其重要的，存储于完备的库藏中。”（注：徐中舒：《中央研究院历史语言研究所所藏档案的分析》，《中国近代经济史研究集刊》，1934年，第2卷，第2期。）梁上燕称：档案“何种应该存，何种应该毁，一定要经过一番谨慎的鉴定工作，而后才不致错误的。”（注：梁上燕：《县政府公文处理与档案管理》，中国行政研究社，1942年，第17页。）1933年8月， 行政院令发《各部会审查处理公文改良办法》，称：“查现行各机关保管文卷办法，大概不论文卷之是否重要与有无时间久暂性质，一概永久保存。尝见历史悠久之机关保管档案房屋巨厦连楹，仍告文件无处存放，弊害所至，往往因案卷杂糅，簿籍繁多，调阅时有困难。且档案既多，占地既广，保护亦不易周到。兹拟厘定文卷保管年限原则，其有历史关系与性质重要应存备查考之文卷，应即周密保护，妥慎庋藏；其有在一定时间以后，即失去保存之意义者，应即详定保存年限，于每年度之末清理剔出，由主管长官核定加以销毁。”（注：中国第二历史档案馆编：《民国时期文书工作和档案工作资料选编》，档案出版社，1987年，第292页。）
（二）档案存毁标准的探讨
梁上燕、殷钟麒称：“1.有下列内容之一者，应当存：1 ）有文献价值者。案卷虽失时效，而内容有重大历史价值。2）未失时效者。 新办案件，可供办案或处理行政事务之参考。3）法令规定者。 与行政工作无关，但法令规定应保存之年限未满者。4）悬案未决者。 有关本案未决的各件，纵无重要价值，亦应保存。5）其他有保存价值者。 如发现特殊事项之案卷，有欣赏或考证之价值。2.有下列原因之一者，应当销毁：1）重复文件；2）失去时效的文件，与现行政务关系已绝者； 3）例行文件，平凡久远无参考价值者；4）虫蚀破烂文件， 不能辨其性质者；5）其他无保存价值参考必要之文件。 ”（注：梁上燕：《县政府公文处理与档案管理》，中国行政研究社，1942年，第17～18页。）何鲁成称：“永久保存之卷，应具备下列三条件：1）为本机关主管事项；2）关系将来办案之根据者；3）其对象为一般而非各个。”（注：何鲁成：《档案管理与整理》，商务印书馆，1938年，第240页。）
（三）划分保管期限
1933年，行政院颁发《文卷保存年限四项原则》中提出：“案卷应分为定期保存卷与永久保存卷两种。”周连宽在《档案管理法》一书中，提出档案保管期限可分“永久保存”、“长期保存”、“短期保存”三类。傅振伦所著《公文档案管理法》介绍，军政部、蒙藏委员会将档案划分为永久和定期保存，但定期保存卷则具体标出保存1年、3年、 5年、10年、20年、30年等。每一种保管期限下，列出文件的具体名称与内容，实为早期的档案保管期限表。
（四）鉴定工作的组织和方法
民国时期，有些部会署的档案法规中，明确规定开展鉴定工作应建立一定的组织，销毁档案应造具清册并经机关主管领导批准。梁上燕则具体阐明了县政府开展鉴定工作的组织与步骤，主张成立鉴定委员会，由县政府指定各科室主管人若干人，县参议会派出2人， 另外请研究地方文献的“绅耆”2人组成。鉴定程序第一步为编定存毁案卷目录； 第二步由科室人员审查存毁目录，签注存毁意见；第三步由参议会人员和县长最后审查并决定存毁；第四步将应毁卷宗呈请省政府核准销毁。为保证鉴定工作质量，凡销毁案卷“应审查其案由，如案由摘录不清楚，应调阅全卷，详为审阅”，“应依照存毁鉴定原则，不能随本意的喜怒爱憎，以注定其存毁。至于有关地方文献及地方史实者，则由聘请之人员，从详审定，以免湮没史实。”（注：梁上燕：《县政府公文处理与档案管理》，中国行政研究社，1942年，第18～19页。）
综观民国时期的档案价值鉴定工作的实践和理论探索，其进步在于：1）从思想观念上，认识到档案必须鉴定， “鉴定”一词正式出现在档案工作中，并对其含义及内容加以诠释，鉴定在档案工作中占有重要地位，档案只有通过鉴定才能决定存毁。2 ）档案存毁的标准是：凡具有历史价值、行政参考价值、考证或欣赏价值的应保存；凡属信息重复、例行公文、失却时效、损毁破烂已无法修复者应毁。鉴定档案价值应以本机关为出发点，凡属反映本机关主要职能的文件、本机关制定的政策法规性文件，均应保存。3）档案保管期限可分为永久、定期， 或永久、长期、短期，定期保存的档案可标出具体年限。4 ）鉴定工作应有组织、有步骤地进行，成立鉴定工作组织，凡销毁档案应编制清册，经过一定批准手续后才可销毁。但也应看到囿于当时的历史条件，实践是局部的，理论是粗浅的。表现在档案鉴定工作的研讨局限在机关档案室，因为旧中国档案馆事业不发达；档案鉴定标准及档案价值的探索是零星的、不系统的，实践经验还未能升华到理论的高度，没有全国通用的档案保管期限表，保管期限划分还是仁者见仁，智者见智；各部会署制定的鉴定工作的规章制度，未能认真贯彻，“或仅为具文，而不为事实。”（注：何鲁成：《档案管理与整理》，商务印书馆，1938 年， 第238页。）从留存下来的档案看，大多数档案没有鉴定过，少量虽然鉴定过，但保管期限划分不准确，甚至该保存的未保存下来，无保存价值的却保存下来了，以至今天还要补上鉴定这一课。
三、现代档案鉴定理论的形成
新中国成立以来，经过半个世纪的努力，已建立起具有国家规模的档案事业，实现了对国家全部档案的科学管理。档案事业的发展为档案鉴定理论的形成奠定了现实基础。特别是党的十一届三中全会以来，在改革开放的大好形势下，我国档案工作者在深入总结档案鉴定工作经验的同时，广泛借鉴了国外的档案鉴定工作理论，进一步系统化了鉴定方面的理论性知识，使我国的鉴定理论开始脱离粗浅、零碎、直观和经验性状态，初步形成了一套科学性、系统性的概念、原理体系。概括起来，有以下几点：
（一）鉴定在档案工作中占有特殊地位
档案鉴定是档案工作必不可少的内容，它对于档案的存亡、国家档案财富的质量与构成状况，以及实现档案的科学管理有着重要的意义。鉴定贯穿于档案工作各环节之中，如在机关文件归档时确定归档范围，有保存价值的文件才归档保存转化为档案；在收集、整理、保管、检索、利用、编研等工作中都充分考虑或不断审查档案的价值与保管期限。档案鉴定理论是档案管理（或档案学）理论的一个组成部分。
（二）档案鉴定工作的含义与基本内容
档案的鉴定一般是指对档案真伪和档案价值的鉴定，而经常的业务工作则主要是后者。因为立档单位鉴定自身形成的档案，虽然仍有鉴别真伪的内容，但已退居次要地位。档案鉴定工作的基本内容，大体包括三个方面：1）制定档案价值的有关标准，包括单行规定和档案保管期限表等；2）具体判定档案材料的价值，确定其保管期限；3）挑出本无保存价值和保管期满的档案，按规定进行销毁或作相应的处理。（注：邓绍兴、陈智为主编：《档案管理学》（修订本），中国人民大学出版社，1997年，第27页。）
（三）鉴定档案价值的原则和标准
鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。（注：邓绍兴、陈智为主编：《档案管理学》（修订本），中国人民大学出版社，1997年，第28～29页。）档案价值是指档案主体与客体的关系，因而决定了档案这一客体是档案价值的物质承担者，它只有进入社会和人的活动领域，为人所共识，并同人的实际需要相联系、相统一时，才使档案及其属性进入价值化过程，与人的需要构成价值关系。故档案的价值取决于档案客体的属性和主体的需要这两方面的统一，二者缺一不可。据此，所谓档案的价值是指档案这一客体存在对人们所有的实用性或有益性。（注：邓绍兴、陈智为：《档案管理学》，首都师范大学出版社，1995年，第142～143页。）档案的价值具有多维性、潜在性、相对性的特点。鉴定档案价值的标准：1）档案属性标准。从档案客体方面分析， 文件来源、内容及形式特征可作为鉴定档案价值的标准。档案来源是指档案的形成者。档案形成者在社会上以及机关内的地位、作用和职能可以影响甚至决定档案的价值。档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。这是因为人们对档案最普遍最大量的需要来自档案的内容，而档案内容的重要性、独特性、时效性、真实性，则是准确把握档案内容其价值的依据。档案的形式特征是指文件的名称、责任者、形成时间、载体形式、记录方式、笔迹、图案等。在某些情况下，形式特征也影响档案的价值。2）社会需要标准。鉴定档案价值不仅要分析档案本身属性， 还应把握社会各方面利用档案的需要，才能确切判断档案的价值。社会需要方向、需要面、需要时间都可作为鉴定档案价值的标准。3 ）相对价值标准。鉴定档案价值应从档案管理体制和原则出发，依据馆、室藏档案的丰富和完整程度、档案内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复性等方面相比较而确定档案的价值。（注：邓绍兴、陈智为主编：《档案管理学》（修订本），中国人民大学出版社，1997年，第32～40页。）
（四）档案鉴定纳入法制轨道
我国的档案鉴定工作在法律和法规上已经得到确认和肯定。《中华人民共和国档案法》第十五条指出：“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法，由国家档案行政管理部门制定。禁止擅自销毁档案。”几十年来，我国已制定出一整套保管期限表，包括通用档案保管期限表、专门档案保管期限表、同系统机关档案保管期限表、机关档案保管期限表，从而使档案鉴定工作有法可依，有规可循。
（五）建立了科学的鉴定制度和组织
为了保证档案鉴定工作质量和防止有意破坏档案，使鉴定工作有条不紊地进行，国家档案行政管理机关制定了《关于机关文书档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》、《机关文件材料归档和不归档的范围》，以及各种档案保管期限表等一系列鉴定标准文件。规定机关的档案价值鉴定工作，应在机关负责人的领导下，由档案部门和有关业务部门的人员共同组成鉴定小组进行。档案馆的档案价值鉴定工作，可组织专门的鉴定小组或鉴定委员会来进行。经过鉴定对需要销毁的档案，应当编制档案销毁清册，办理批准手续。禁止擅自销毁档案。销毁准销的档案时，须实行两人监销的制度。档案鉴定工作通常分阶段实施。第一阶段，在机关文件归档时确定归档范围，无保存价值的文件不归档。第二阶段，对于归档文件确定保存期。第三阶段，到一定年限时进行档案价值复审，包括档案馆接收档案时的价值复审与划分为短期、长期档案的到期复审。（注：邓绍兴、陈智为主编：《档案管理学》（修订本），中国人民大学出版社，1997年，第53～55页。）鉴定档案价值以定性分析法作为判定档案价值的重要方法，而定性分析与定量分析相结合是档案鉴定工作方法发展的必然趋势，直接鉴定法是鉴定档案价值的基本工作方法。（注：邓绍兴、陈智为：《档案管理学》，首都师范大学出版社，1995年，第150～152页。）
（六）鉴定理论的研究覆盖了国家全部档案
现代的档案鉴定理论，已不局限于机关档案室的档案，还包括对各级各类档案馆档案的鉴定，这是我国已建立的严密的、完整的保管档案和管理档案工作的组织机构体系所要求的。现代档案鉴定理论，不仅是文书档案鉴定的理论，也是对各种门类档案鉴定的指南，如科技档案鉴定中提出技术因素、典型因素、时间因素、项目特征因素、投入产出因素等等。科技档案鉴定一般以一个项目（一个课题、一个产品、一个工程）为基础，但案卷是确定档案保管期限的单位。
我国的档案鉴定工作，经过近一个世纪和几代人的努力，在总结国内经验和借鉴国外经验的基础上，已初步形成了档案鉴定理论，使我国的档案鉴定工作脱离了纯粹直观地、按照指尖的感受来决定档案存毁的状态。在看到档案鉴定理论形成的同时，我们也应看到我国的鉴定理论还不完备。鉴定工作还是一个比较薄弱的环节，远没有像收集、整理、利用那样受到重视。鉴定工作存在的问题成堆，已到了非解决不可的地步，须要我们花大力气去做扎实细致的工作。只有开展档案鉴定工作，才能检验、修正和丰富鉴定理论，使之成熟和完备。社会实践是检验真理的唯一标准。理论来源于实践，理论由实践而赋予活力，理论与实践相结合才能得到发展。愿档案界同仁在档案鉴定工作实践中，来充实完善和发展具有中国特色的档案鉴定理论。