职务说明书编写“五步”，本文主要内容关键词为：说明书论文,五步论文,职务论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
职务说明书是根据工作分析的结果而编制的，它是有关工作的范围、目的、任务与责任的广泛说明，也是工作评估、招募过程、培训需求及工作行为鉴定的基础。一份高质量的职务说明书不仅可以提高员工对其任务的明确程度，而且有助于提高管理质量，改善管理者及员工之间的关系。
但是目前人们对于职务说明书究竟该不该有，以及该由谁来编写还存在着两个误区。
误区一：员工自己写
现在有很多企业认为职务说明书只是一种形式，可有可无，没有太大用处。每一位员工该干什么都十分清楚，没有必要形成一套系统规范的职务说明书，或者员工只需根据本岗位一直以来从事的工作内容编写岗位（工作）职责就可以了。结果是格式不统一，表达不规范，只写出做什么，而做到什么程度、什么时间做、怎么做，以及为谁服务、谁给予服务一概不清。而且在描述过程中，无论是高层管理人员还是普通员工，往往用的最多的动词就是“负责”，无法分清各岗位的责任程度。例如：“负责仓库保管工作”这样的表述很难让人区分该岗位到底是仓库保管员还是主管仓库的储运部经理。因此建立在这种职务说明书基础上的绩效考核工作就很难有效地开展，各部门、岗位之间也会出现严重的扯皮现象，同时也影响员工招聘工作的效率和准确性。
误区二：请专家写
也有个别企业认识到了职务说明书的重要性，但却盲目相信咨询专家，认为专家写的才是最好的，于是将编写工作交给专家去做。结果得到一套格式规范、内容详细、版面设计美观的厚厚的文件，但往往不能完全符合企业的实际情况和特殊要求，会引起员工的不满和敌对情绪，认为是“企业请专家来整我们的”，同时也不能为绩效考核、责任追踪等一系列制度的贯彻落实提供真实并具操作性的依据。
我们的做法是“本着谁的事谁来做的原则”，具体分五步走：
第一步：专家调查访谈
专家针对各个岗位职责进行调查访谈。访谈对象是各个管理岗位、技术岗位的高层、中层、一般管理人员和一般技术人员。访谈人数基本定在：岗位人数在3人以下的访谈人数为1人；3人以上5人以下的为2人；5人—10人为3人；10人以上的不得少于3人。访谈内容主要就岗位职责展开。经过访谈，专家要基本清楚各个岗位的内容、责任、与其他各部门之间的联系，将访谈内容做书面记录，作为以后修订职务说明书的一个参考。
第二步：员工编写初稿
各个岗位的员工根据自己的工作内容粗略写出本岗位的岗位职责。参与竞争上岗的岗位其岗位职责由原岗位的员工编写，新增设的岗位其岗位职责由上级主管领导指定人员编写，取消的岗位其岗位职责不再编写。在岗位职责中主要写明内容、责任、所属部门、直接上级和下级、横向协作部门（或岗位），尽量做到详细完整。在编写过程中员工要注意时刻问自己“我的工作内容就这些吗？”每完成1项就想一下这个问题，这样可保证内容的完整性。
第三步：主管审核签字
员工将完成的岗位职责上交各自的直接上级主管，主管领导根据企业目标和部门目标认真审查“岗位职责”中内容与责任是否准确、完整，服务与被服务对象是否清晰，确定后签字认可。
第四步：专家培训
将主管领导签字后的“岗位职责”发给编写人，然后由专家和单位领导商定时间对他们进行集中培训。首先由专家讲解职务说明书的编写格式：题目是“**岗位职务说明书”；一、背景（综合描述该岗位的工作范围、位置、重要性、直接上下级和横向协作部门或岗位）；二、职责与权限：（一）总则（描述该岗位的核心职责是什么，通过哪些主要职责来完成）；（二）具体职责；（三）权限；三、服从、协调与领导；四、素质要求：1、思想与心理素质；2、知识素质；3、能力素质（具体可参考附例一）。然后在专家指导下现场将职务背景、总则拟写完成。在格式统一后，接下来是修改编写职务说明书的具体职责。由专家讲解职务说明书动词的应用，指导员工完成修改动词和规范格式的具体工作。（参见附例二）
第五步：专家审核修订
将员工修改完成后的职务说明书收齐，由专家再做最后的审查和修订工作，检查语言表达是否通顺、格式是否符合要求、动词应用是否准确、具体职责中是否有“完成领导交办的临时性任务”这一项，最后打印成稿。
经过员工自己写和专家指导完成的职务说明书不仅在内容上完整准确，符合企业实际，在格式上规范统一；而且在责任、工作完成程度和重要性的描述上清晰明确，便于操作。也许有人要问：这样做企业的工作量不是太大了吗？其实工作看似复杂却能一步到位。在以后的工作中，绩效考核的内容可以根据职务说明书确定，并在此基础上编制考核表，使每次考核有据可依，客观公正，省时省力；新员工能迅速、准确地了解岗位职责和要求，无须再浪费时间和精力去划清各自的职责范围，也可以减少并消灭部门之间、岗位之间相互扯皮的现象，有利于管理，有利于沟通，有利于提高工作效率。
职务说明书格式与动词用法（仅供参考）
附例一 制造部经理职务说明书
一、背景
制造部负责公司产品的生产。是公司重要的生产与管理部门。制造部经理属于B级岗位，直接向总经理负责。直接管辖的部门有1车间、2车间、3车间……等。主要业务协作部门有市场开发部、研究所、技术部、采购部、营销部，主要管理协作部门有管理部、人力资源部、财务部、行管部、总经办。
二、职责与权限
（一）总则
制造部经理的核心职能是组织产品的生产。通过生产计划管理、生产调度、产品质量控制、生产成本管理、生产现场管理、安全管理、设备维护与管理、内部人员管理等工作，完成其核心职能。
（二）具体职责
1、生产计划管理
2、生产调度与进度控制
3、产品质量控制
4、生产成本的控制
5、生产工艺与车间现场管理
6、设备管理
7、安全管理
8、部门内部管理
（三）权限
1、业务权限
2、财务权限
3、人事权限
4、……
三、服从、协调与领导
1、主动领会上级领导意图，服从上级决策；
2、主动做好与其他部门的协调，并承担相应的协调责任；
3、领导本部门完成所承担任务，并对下级行为负领导责任。
四、素质要求
制造部经理是公司B级管理人员，担负着产品生产的重任，是公司的核心岗位之一，其工作绩效直接影响到公司的产品生产。在很大程度上决定着公司的有效运转。其素质应具备以下条件：
1、思想与心理素质、2、知识素质、3、能力素质
附例二 职务说明书编写手册——动词的使用
一、A级岗位（总经理）（见图一）
1、决策功能
决定、裁决——对公司事务的最终决定权和裁决权
例：决定公司投资发展新项目；决定公司高层管理人员的报酬等。
图一
2、管理功能
(1)组织计划
主持——（主持召开股东大会、高层管理人员会议等公司重要会议。）
制定——（制定公司远期、中长期、近期发展计划、战略、目标。）
确定——（确定公司年度发展计划、目标。）
(2)指挥控制
指导——（指导下属完成组织目标。）
听取——（定期听取工作总结汇报。）
提出——（提出改进建议。）
督导——（督导各个副总和总经办主任的工作。）
协调——（协调各个副总之间、公司内外部关系。）
(3)人事行政
授权——（授权给公司副总……权力。）
委派——（在出差期间委派有关人员完成有关工作。）
签发——（签发有关人员的任命书。）
处置——（对公司人员的处置权。）
检查、考核——（检查或考核各个副总和总经办主任的工作完成情况。）
3、业务功能
审阅——（定期审阅公司的财务报表和其它重要报表。）
审批——（审批年度财务收支预算与年度利润分配方案。）
批准——（批准下属人员工作计划、人员安置录用。）
签署——（签署对外上报、印发的各种重要报表、文件、资料。）
4、执行功能
贯彻执行——（贯彻执行国家的方针政策和各项规章制度。）
完成——（完成上级有关主管部门指示的任务。）
二、B、C级岗位（各系统和部门负责人）（见图二）
1、管理功能
(1)组织计划
拟订——（B：拟订分管业务部门年度工作计划。C：拟订本部门工作计划，提交分管副总。）
图二
提交——（向总经理提交年度工作方案。）
制订——（制订分管业务部门规章制度）
主管——（主管市场部、日用品销售部等部门的工作。）
(2)指挥控制
听取——（B：定期听取分管系统各部门主管汇报工作。C：听取下属人员工作总结。）
督促——（督促下属认真完成组织交办的任务。）
布置——（向分管系统各部门主管或下属人员布置公司本年度工作任务。）
协调——（B：协调分管系统与其他系统以及系统内部部门之间的关系。C：协调好本部门与其他相关部门以及部门内的关系。）
监督——（监督下属人员的工作完成情况。）
(3)人事行政
考核——（B：考核分管系统各部门经理的工作和日常表现。C：考核本部门员工的工作完成情况和日常表现。）
评估——（正确公正评估下属人员……）
发掘——（及时发掘人才，进行合理储备……）
分配——（根据需要分配人员或奖励……）
宣布——（宣布公司有关人事决定、公司政策……）
2、业务功能
编制——（编制年度季度工作总结。）
提出——（向下属提出工作建议和要求。）
开展——（根据公司规定开展业务。）
考查——（考查方案的可行性……）
（分析、研究——（分析、研究市场状况，作出论证报告。）
维护——（C：维护办公场所的安全与卫生……）
处理——（对分管系统或主管部门出现的问题及时解决。）
解决——（解决有关问题……）
推广——（推广新技术、公司新出台的规章制度。）
3、执行功能
完成——（完成总经理或副总经理交办、分派的任务。）
执行——（执行总经理或副总经理命令。）
协助——（B：对总经理负责，协助总经理抓好全面工作。）
三、D级岗位——专业层（如图三）
1、管理功能
图三
专业执行层
管理功能
策划、设计、提出、协调、参与
编制、依照、根据、提供、请示、收集、整
理、调查、研制、统计、填报、履行、核对、
办理、解答、
业务、执行功能
维护、遵守、接受、维修、记录、发送、呈
报、接待、保管、核算、汇总、安装、打印、
校对、编写、调试、登记、记录、送达
策划、设计——（策划广告方案，设计新产品方案……）
提出——（提出工作建议……）
协调——（协调科室人员间的关系……）
参与——（参与公司有关项目的准备和讨论工作。）
2、业务功能
编制——（编制财务报表……）
依照、根据——（依照、根据公司经营状况……填报财务报表……）
提供——（及时提供所需资料、数据。）
请示——（在不能确定如何工作时，及时请示主管领导。）
收集、整理——（按时收集、整理资料、文件、数据。）
调查——（调查市场，作出调查报告。）
研制——（研制、开发新产品……）
统计——（定期统计产量、销量、费用，作出统计报告。）
履行——（认真履行公司的规章制度……）
核对——（定期与有关人员核对报表……）