信息社会与档案工程，本文主要内容关键词为：档案论文,社会论文,工程论文,信息论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
在第十三届国际档案大会上，美国学者D.比尔曼宣称：“我们社会所建立的几乎所有组织机构的文件都将用电子技术制作和传送”。“现在以保管为基础的实态档案库，再像过去那样将档案集中于某一个具体地点的做法，已显得不甚合理了。……未来的虚拟档案不再用收集、保管和提供现场检索的办法来管理，而是用控制有关文件信息及其利用的方法来确保它们的保存、处理和利用。”（注：[美]D.比尔曼《虚拟档案》，《第十三届国际档案大会报告集》第67—79页。）这就向档案界提出了实态档案和虚拟档案的新观念。对于实态档案我们非常熟悉，而且积累了丰富的管理经验，而虚拟档案则是新生事物，对于它的载体、产生和运作机制、特点等不仅没有现成的信息技术规范，而且正在摸索研究之中。世界各国的档案学家已将网络环境下的文档运作方案提交各种标准化组织和专业团体论坛讨论试行。（注：[美]D.比尔曼《虚拟档案》，《第十三届国际档案大会报告集》第67—79页。）其要点是：在文档一体化的框架下，运用计算机的软件模拟功能对文件与档案在计算机网络环境下进行操作。开发一个功能极强的文档监控系统，要具有良好的人机界面，原来的实态档案工作规范，已不适用于新的情况，现在要对电子文件（虚拟文件）制订种种新的操作规范。按照比尔曼的建议虚拟文件从生成开始就要进行软件“封装”，然后上网。提出了“文档封装无数据”的文档操作规范。共分六个层次。（注：[美]D.比尔曼《虚拟档案》，《第十三届国际档案大会报告集》第67—79页。）
1.登记数据：文件说明、操作、领域、日期等标识数据。
2.期限与条件数据：文档存取与使用版权、身份、许可证、款项、密钥等，文件发表、引用、复制、保护、销毁等有关政策、法律、规章、机构、期限、区域等标识数据。
3.结构数据：文档标识、鉴定、编码、字符、象素、抽样、数据压缩、数据源（个人、系统、指令）算法、数据类型（光、声、温度、位置……）、数据获取（个人、模式、背景、校准等）、特殊保护（隐私、专利、机密、版权等）、软件版本、硬件构成、加密、密钥等。
4.上下文关系数据：原作者、接收者、复制、使用、许可、契约、机构交易、授权、法律、组织、相关领域。
5.内容数据：标准与类型的描述、文件、档案主体，包括可执行形式的信息。
6.利用史数据：使用类型、查看、复制、编辑、归档、编索引、分类、发送、处理等。价值、时间、用户标识数据。
这组封装元数据从文件生成那天起，其内容不仅反映了文件产生时的种种文档特有的信息特征、标记，而且记载了文件从产生那天起，其载体、设备以及所用技术的变迁史；记载了每一次使用、干预文档的状况与造成的影响和后果的历史。因此，每一文档的封装元数据并不是一组静态的不变的数据，而是一组动态的历史的数据。
信息社会的档案事业面临着承前启后的崭新局面：一方面是继续维护以保管为基础的实态档案馆。另一方面建立和运作于网络环境下的具有许多新特征的虚拟档案库。
虚拟档案的特征是：在网络环境下进行软件操作，以文档数据库的形式独立存在，从文件生成开始进入计算机系统被自动封装，文件封装数据在人机对话过程中产生。封装软件是由档案专家与计算机专家联手设计，软件运行过程可以是计算机辅助式的，即由文档工作人员可以随时干预、修正、监控自动封装工作过程。主要进行如下的操作：
1.自动编目、鉴定。文件从产生那天起就在自动著录、编目、鉴定系统的控制之下，随时跟踪文件运行，由文件数据库进入档案数据库即为归档操作，鉴定文档价值、确立保管期限、销毁日期等。鉴定要考虑文档的职能、业务、综合价值和风险等多种因素。
2.自动标引。计算机系统根据国家档案分类法与国家档案主题词表自动进行分类标引与主题标引。
设计编制有关软件必须根据行政的规范、法律的规范以及经济、社会效益等种种细节的考虑。同时，对风险与危害的防范与制裁、版权与使用权、隐私、专利、机密、契约、证据等不同类型的文件的特点，在设计有关软件时也要加以考虑。
网络文档环境的另一个重要职能是可以将原来的实态档案馆藏全部上网，建立其数字化副本。相应地就有：图像格式和文本格式两种技术方案可供选择。图像格式是用扫描图像的技术将文档原件转换成数字图像，其优点是可选择高分辨率以及三维彩色等技术参数，以保持原件的原貌及一切细节，但缺点是只适于观看，数据加工等操作要另外安排，而文本格式的优点刚好是数据加工等操作一次完成，但缺点是繁重的数据输入工作，即使使用字符识别系统也需安排校对人员，从而使操作成本远高于图像格式。
从工程技术的角度，实态档案馆中所有的纸文化时代及其以前的档案，包括金石、泥板、蜡版、甲骨、竹木、绢纸等载体，都可以按图像格式或文本格式转换成虚拟档案并上网建库；电子文件以前的机读档案也可以加工成图像或文本格式的虚拟档案并上网建库。从而达到足不出户，人们便可以鉴赏、学习、研究全世界任何国家、任何历史时期的任何珍贵的档案（只要是属于解密的档案）。
从以上叙述可以看出，信息领域的变革引发了档案领域的历史性变革。首先，是信息载体的变革。载体的重量越来越轻，而其上记录的信息量则越来越大。
其次，是信息由直读转向机读。所谓直读，是由人眼直接阅读的，而机读是指写在磁盘、光盘以及录音带等载体上的信息，必须藉助一定的机器设备，才能到达人的眼、耳感官。
信息能记录在一定的载体上，这是人类的一个重大进步，从此才有了信息的存储、处理、传递等一系列技术的产生。但从直读到机读，也带来一系列的负面因素，如：阅读必须借助相应机器设备、载体脆弱、不稳定、信息与载体相分离，可无限制地原样再生复制、信息的可变性、易丢失、多形态性、信息的非物质性，所用技术的脆弱和不稳定性、设备和软件的寿命短暂、快速变化等等。技术环境在短期内快速变化、信息形态的多样性（文字、语言、图像、声音、符号、数字、图表、控制性功能信息等），所有这些特点和不利因素与其设备的强大功能并存，是技术高速发展中必然出现的现象。
第三，是计算机和通讯技术领域的变革。世界范围的信息高速公路支撑下的全球网络技术环境的形成。
技术的飞速发展，要求档案界尽快地熟悉、研究、驾驭虚拟档案技术。
档案保护技术将出现新的特点。将来档案将以三种形式出现：
1.在网上流动的数据库形态。
2.拷贝到纸上的形态。
3.记录在信息载体上的形态，可上网，也可脱网阅读，上网则容量无限制。此时档案的保管、保护技术工作包括下列几项：
1.将文件打印到纸上长期保存。
2.将已经淘汰的信息材料保存起来。正如我们以前保管甲骨、竹简、绢、纸文件一样。但现在保管的是载体与设备一体化的信息，排除其中故障，必要时可原样复制或整个更新在新一代的信息载体上。
3.在网上以档案数据库的形式，长期、短期或永久保存电子文件。
4.将历史档案包括纸文化时代前的档案、机读档案（缩微胶卷、电影胶卷、录音、录像带等），运用现代电子技术与计算机技术全部转变成电子档案，并以虚拟档案的形式，进入网络档案保管体系。
上述前两种属于实态档案；后两种属于虚拟档案，虚拟档案中又有实态档案的数字化副本，它们是人类社会的记忆库、灵活高效的信息库。在D.比尔曼提出的虚拟档案操作规范下，对“原件”问题是这样看待处理的：在纸文化及其以前的时代，原件表现为载体与信息不分离的特征；但在电子文件出现以后，载体与信息相分离的特征出现了，在虚拟档案文档封装六项数据中，记载了文件从产生那一刻起，其载体、设备以及所用技术的变迁史（主要反映在结构数据中）以及使用、干预该文件的整个历史过程（主要反映在利用史数据中）亦即不论载体、设备、技术如何更新换代，不论使用者、使用人数，有多少人次，都全部做为历史数据保存下来，年代越久远，积累下来的历史数据就越多，即一个文件的产生、使用、载体、设备更替的历史全部记录在案。物质实体，包括载体和设备尽管在不断地变迁，但信息却全部历史地保留下来，这就是载体与信息相分离的情况下，关于文档原件的新观念；此处的文档原件，则是以虚拟文档的形态保存在网上文档数据库之中。可见，随着技术的进步，信息既然可以从载体中“剥离”开来，其永久保存问题也就彻底解决了。这也是在档案技术方面提出的有关保护技术的新课题，所谓“软保护”的新观念。
总之，进入信息社会，档案工作从原来的手工操作为主的保管、编目、查找、利用等变成为计算机网络环境下，由文档监控系统软件控制的虚拟文档数据库，计算机辅助自动编目、标引、鉴定等。此时的档案工作，一方面仍服从档案学的基本规律和原理；另一方面又是一项复杂的软件工程，技术含量高，原有的档案管理模式已不适于虚拟档案，而代之以现代通讯技术和计算机技术武装起来的档案工程技术。