三次档案价值鉴定刍议，本文主要内容关键词为：刍议论文,鉴定论文,价值论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
长期以来，我国档案价值鉴定理论滞后，甚至可以说没有真正意义上的档案价值鉴定理论。档案价值鉴定问题目前已成为档案管理实践的“瓶颈”，如不及时地加以解决，必将严重阻碍档案事业的发展。为了更有效地指导档案工作实践，理论界有必要对档案价值鉴定理论进行更进一步的探讨。档案价值鉴定工作是档案工作这个大系统中的一个子系统，因此，我们在进行档案价值鉴定理论研究时就不能就鉴定论鉴定，而是要将档案价值鉴定置于档案工作这个大系统之中，用系统的观点和方法来研究档案价值鉴定。我们知道，档案资源管理是集中的、分层次的、分阶段的。从档案的整个流程来看，可分为档案的形成、中转和归宿三个阶段；从档案管理活动整个过程来看，可分为档案室前期的管理阶段、档案室集中管理阶段和档案馆集中管理阶段。档案流程和管理过程的三个阶段是相互联接、相互适应的。①笔者拟就档案流程和管理过程的三个阶段的档案价值鉴定实践进行必要的理论概括，姑且称之为“三次档案价值鉴定理论”。
一、档案室前期管理阶段的价值鉴定——第一次鉴定
档案室前期管理阶段的价值鉴定——第一次鉴定，亦可称为档案的形成鉴定。所谓档案的形成鉴定有两层含义：其一，文书与档案的鉴定；其二，已经办理完毕可归档保存的文件材料中哪些属于应归档的文件材料？哪些属于不应归档的文件材料？上述的第一层含义指的是文书处理工作是否结束？这一层次的鉴定工作是避免将尚未办理完毕仍处在文书处理阶段的文件材料归档。第二层含义主要是指立卷归档过程中的价值鉴定工作。立卷归档工作既标志着文书处理工作的结束，又标志着档案工作的开端，是档案室工作的前提和基础。一般认为，文件在移交进档案室之前，文书处理部门要完成文件的收集、立卷和归档工作。严格意义上讲，这一说法是不够准确的，因为，它忽视了价值鉴定这一环节。立卷归档工作中也包括鉴定工作和鉴定环节，因此，完整科学意义上的立卷归档工作应包括收集、鉴定、立卷和归档工作。因为，不仅文件收集是否齐全、立卷质量的高低直接影响档案质量和今后的档案工作，而且鉴定工作的好坏也直接影响今后档案室工作的优劣。长期以来，档案室仅对文书处理部门或业务单位的文件收集、立卷、归档等工作负有指导、检查和监督的职责，却忽视了对其文件的价值鉴定工作负指导、检查、监督的职责。这进一步说明了档案价值鉴定工作从理论到实践都很不如人意。
那么，第一层含义的鉴定——文书与档案的鉴定——的标准是什么呢？简言之即为文书能否转化为档案，其条件应看其是否合乎档案的标准。依照《档案法》，只有是作者活动中直接形成的、有真实内容和保存价值的记录才称得上档案。这是把作者、直接记录（文字、声像等）、内容和保存价值当做一个统一体确定的。合乎全部条件才可转化为档案，只合乎某些条件就不能转化为档案。第二层含义的鉴定即文书立卷归档过程中的鉴定，实际上是“归档”与“不归档”的鉴定。鉴定的标准目前主要依据《机关文件材料归档和不归档的范围》（以下简称《归档范围》）。因此，根据国家的有关规定结合本部门的具体实际制定出可供操作的《归档范围》，是这次鉴定的核心环节。从某种程度而言，档案室前期管理阶段的鉴定工作是由文书处理部门完成，也就是说鉴定的执行者是文书处理工作人员。从微观而言，这次鉴定工作是最基层的鉴定工作；从宏观来说，却是最广泛的鉴定部门，我们姑且称之为“社会”鉴定“档案”——用社会价值最终鉴定档案的价值。这次鉴定工作的质量直接关系到档案室藏档案的完整性和准确性。
二、档案室集中管理阶段的价值鉴定——第二次鉴定
档案室集中管理阶段的价值鉴定又称为档案的中转鉴定，亦可称为档案价值的第二次鉴定。较之文书立卷归档阶段的四个环节——收集、鉴定、立卷和归档而言，档案室的集中管理阶段则包括六个环节——收集、整理、统计、鉴定、保管、利用。由此观之，鉴定是档案室工作的一个不可或缺的环节。文书经过归档这一环节后，实现了鉴定性质和职能的转化。与第一次鉴定相比，第二次鉴定的鉴定者、鉴定对象、鉴定标准均发生了变化。鉴定者，依据《机关档案工作条例》第十七条的规定为：在机关办公厅（室）主任的主持下，由档案部门和有关业务部门组成的鉴定小组；鉴定对象为：档案室藏档案；鉴定标准：主要依据《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》。
第二次鉴定简言之为“分清玉石”，即“玉”与“石”的鉴定——划分永久、长期、短期三种不同的保管期限。在第一次鉴定过程中，鉴定人员更多考虑的是其对职能部门（原始机关）所具有的价值——文件的第一价值（原始价值）。若是行政机关，第一价值则表现为行政机关需求的行政价值；若是业务部门，第一价值则表现为业务部门需求的诸如科研价值、财务价值、法律价值等。第一价值是文件所具有的简单而短暂的特征，其价值的鉴定应当由行政管理人员或业务人员对其大小作出判定。档案室集中管理阶段的鉴定则应由档案室工作人员来最后完成，鉴定者应该主要注意文件的第二价值——即对研究工作所具有的价值，亦可称为证据价值和情报价值。在鉴定证据价值时，应当弄清楚档案形成机关在行政级别体系中的地位；在鉴定档案的情报价值时，鉴定人员主要注意的不应再是档案的来源，而应是包含在档案中的信息情报。②
有人认为：我国可以仿效欧美国家把办理完毕的、具有保存价值的文件集中保存在文件中心，过若干年后再确定是否具有永久保存价值，是否进档案馆保存。并认为这种办法对档案价值的鉴定具有一定的理论和实际指导意义。③笔者则认为，我国的档案室集中管理档案阶段是具有中国特色的极类似如“欧美文件中心”的一种组织形式，不必再去成立什么“文件中心”。
目前，我国档案室集中管理阶段的档案价值鉴定的依据标准主要有二：其一，国家档案局1987年颁布的《关于机关档案保管期限规定》；其二，《文书档案保管期限表》。前者旨在适用于各机关企事业单位所有的档案，但其内容范畴和具体涵盖的例证主要是适用于党政机关的公文文书档案的鉴定。虽然，十一届三中全会后我国档案工作的重点由主要为政治服务转化为为社会各项事业服务，但从我国目前的档案工作实践看仍未走出为政治服务的阴影。后者是全国唯一的档案划分保管期限的依据。我们知道，档案在档案室保管阶段具有过渡性质，这一阶段的鉴定工作不仅关系到本单位档案的“命运”，而且决定进馆档案的质量。现行的《文书档案保管期限表》适应于档案室的鉴定，影响着档案馆的档案来源。然而，就是这么一个重要的档案价值鉴定标准，却随着档案工作实践的发展而越来越不适应档案价值鉴定工作的需要，其局限性愈来愈突现，主要表现在：（1 ）它不能作为其它类档案划分保管期限的标准；（2）它从单个全宗的角度规定档案文件的保管期限， 仅适用于档案室的档案鉴定，不适宜作为档案馆挑选档案的依据；（3 ）在一个表中将国家需要和一个立档单位的需要同等考虑，一表兼二种职能难以两全；（4）在表中以“重要”、 “一般”等主观随意性较大的模糊概念作为区分不同保管期限的依据，鉴定人员很难把握，标准难以统一。④
鉴此，第二次鉴定即档案室集中管理阶段的鉴定是整个档案鉴定工作的核心环节，它不仅呼唤档案价值鉴定理论的指导，而且呼唤实用性、可操作性的档案价值鉴定法规、原则、标准、办法的出台：（1 ）为了便于操作和提高鉴定工作的效率，笔者认同将传统档案保管期限划分的“三分法”——永久、长期、短期，改为“两分法”——永久、定期；⑤（2）适应档案工作实践的发展，不断制定、充实、 完善各级各类《档案保管期限表》，由国家档案局或主管专业机关制定各类《永久档案一览表》，作为全国通用的标准。定期档案由各机关企事业单位结合本单位的实际自行制定《定期档案保管期限表》，国家不作统一要求。
三、档案馆集中管理阶段的价值鉴定——第三次鉴定
前面说过，档案资源管理是集中的、分层次的、分阶段的。当档案进入档案馆后便进入了档案馆集中管理阶段。较之档案室集中管理的六个环节——收集、整理、统计、鉴定、保管、利用，档案馆的集中管理则包括八个环节——收集（接收）、整理、鉴定、统计、编目、编研、利用。鉴此，鉴定也是档案馆工作的一个不可或缺的环节。档案馆集中管理阶段的价值鉴定又称为档案的归宿鉴定，或曰第三次鉴定。与第二次鉴定相比，第三次鉴定的鉴定者、鉴定对象、鉴定标准相应地发生了变化。鉴定者为：档案馆工作人员；依据《档案馆工作通则》第二条的规定：档案馆是永久保管档案的基地，所以，第三次鉴定的鉴定对象主要是：馆藏永久档案（注：《档案馆工作通则》第六条又规定：“……省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；……”，按理，省辖市（州、盟）和县级档案馆接收的“长期保存的档案”亦属于该级档案馆的鉴定对象，然而，这一规定与该《通则》的第二条的规定有悖）；鉴定标准：目前主要依据《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》。如果说第一次鉴定是防止“有文必档”，第二次鉴定是“分清玉石”的话，那么，第三次鉴定则可以说是“去粗取精”、“去伪存真”的过程。第三次鉴定实际上主要是永久档案的价值鉴定问题，为了保证这次鉴定的完整性、准确性、科学性，笔者以为其具体鉴定工作应包括以下三个方面的内容：（1 ）指导档案室的档案价值鉴定工作；（2 ）对第二次鉴定（即档案室集中管理阶段的鉴定）的结果进行局部调整；（3）对档案馆永久保存的档案进行再鉴定。
第一次鉴定主要考虑文件的行政价值；第二次鉴定主要考虑的是文件的情报价值；第三次鉴定则不仅要考虑文件的行政价值和情报价值，而且更多考虑的是文件的管理价值和档案价值（或社会价值）。
也许有人要问，文件经过了“归档”与“不归档”的鉴定、“进馆”与“不进馆”的鉴定后，其质量怎样，价值如何，作者和执行者都有了估量，有没有必要再进行第三次鉴定？回答是肯定的。依据《档案馆工作通则》第十四条的规定：“档案馆对无需继续保存的档案，必须经过鉴定，并征求有关部门意见，报请主管领导机关批准，方能销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。”因此，进行第三次鉴定是非常必要的：（1）一个时期以来，人们把主要注意力放在档案的收集、 整理、保管、利用等工作环节上，馆藏档案价值的鉴定——第三次鉴定工作，无论是从思想认识上，抑或是从实际工作上都跟不上档案事业发展的要求，是一个薄弱的工作环节。为了同我国改革开放的新形势相适应，必须解放思想，更新观念，提高对第三次鉴定工作重要性、迫切性的认识。（2 ）我国各级综合性档案馆普遍存在着一方面馆藏档案种类结构不合理，亟待丰富馆藏；而另一方面，进馆档案大量重复，亟待鉴定销重的矛盾。因此，我们不仅要在宏观上丰富馆藏，实现馆藏档案种类结构整体优化；而且要在微观上对馆藏档案实体进行科学的鉴定，实现馆藏档案内容的整体优化。（3 ）由于现行有关档案工作规章制度对进馆档案的范围、内容等问题的规定不尽完善，造成进馆档案的大量重复。如《档案馆工作通则》规定，省辖市（州、盟）和县级档案馆应接收永久和长期保存的档案。因为长期保存的档案中大量是上级或下级文件，所以，这些档案进馆后必然会导致馆藏档案的重复。同时，《档案馆工作通则》的有关规定前后矛盾。如第二条规定：“档案馆……是永久保管档案的基地，……”；而第六条则又称：“……省辖市（州、盟）和县级档案馆同时接收长期保存的档案；……”。另外，《各级国家档案馆收集档案范围的规定》也未能对省、地、县进馆档案的内容作出明确界定。由于现行档案工作规章制度对馆藏档案鉴定的规定或模糊或矛盾或缺乏操作性，因此，完善档案工作规章制度，抓紧制定馆藏档案价值鉴定方面的《条例》或《办法》，是馆藏档案价值鉴定所面临的一个主要问题。此外，就档案工作的实践而言，按照我国现行档案接收的规定，市、县级档案10年后接收入馆；省级以上档案20年接收入馆。结果造成县市一级档案部门为鉴定档案忙得不可开交，而负责保管党和国家档案文献的核心馆——中央档案馆的鉴定工作却比较少，档案价值鉴定尚未进入正常轨道。⑥鉴此，必须改革档案价值鉴定“中央冷地方热”的现象，结合中央、省、地、县等国家综合档案馆的实际，合理规定档案接收入馆的时间，使中央和地方的档案价值鉴定工作协调发展。
档案流程和管理过程的三个阶段是相互联接、相互适应的，决定了三次档案价值鉴定工作亦是相互联接、相互适应的。具体而言，第一次鉴定——文书与档案的鉴定，“归档”与“不归档”的鉴定；第二次鉴定——永久、长期、短期三种保管期限划分的鉴定；第三次鉴定——“进馆”与“不进馆”的鉴定；馆藏档案价值的再鉴定等，这三次鉴定的各具体环节又是前后相承、密不可分的。然随着档案流程的时间、地点、条件的转移，档案价值鉴定在档案管理的三个阶段上又呈现出彼此在鉴定者、鉴定对象、鉴定标准上的差异性。同中求“异”，异中求“同”，这就是我们研究三次档案价值鉴定理论所采取的基本方法。我们知道，档案实体是从“社会实践中来”，而档案信息最终又要回到“社会实践中去”——为各行各业提供利用档案服务，因此，无论档案价值鉴定在档案管理的三个阶段上呈现出多少差异性，但社会实践都是三次档案价值鉴定中最基本、最重要的鉴定标准。同时，尽管我国档案价值鉴定工作无论是在理论上抑或是在实践上均存在这样或那样的局限，但由于我国档案工作在管理体制方面实行的是“集中统一管理”，因此，凡是业已提出或颁发的档案价值鉴定标准或规章都能自上而下地得以较好地实行。另外，虽然我国档案资源管理是集中的；但又是分层次的——中央、省、地、县；和分阶段的——档案室前期的管理阶段、档案室集中管理阶段、档案馆集中管理阶段，这就为笔者的“三次档案价值鉴定理论”准备了理论基础和实践方法。为了提高档案价值鉴定工作的科学性、合理性，应该加强对档案价值鉴定理论的探讨。相信经过档案实际工作者和档案理论研究者的共同努力，一个具有程序化、科学化、系统化的有中国特色的档案价值鉴定理论将应运而生。
收稿日期 1999—05—04