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摘要：当前，随着社会的快速发展，对于档案保密来说，是档案管理中的重要内容，并且直接关系到企业的商业秘密以及档案工作的安全，因此，档案保密工作具有重要意义，它是企业档案一种重要的社会信息资源，要充分发挥企业档案的作用，就必须充分地利用档案信息资源，把握企业档案保密与利用的关系，使企业档案更好地为企业和社会服务。文章首先分析了档案保管及利用环节中保密工作的现状，查找其中存在的问题；然后，主要针对档案保管及利用环节中存在的问题提出了建设性的对策和建议；最后，对档案保管及利用中保密工作的前景进行展望，以期为未来的档案保管及利用中保密工作的发展研究提供参考和借鉴。
关键词：档案保管；保密工作；现状；对策
一、档案保管及利用环节中保密工作的现状
1.立件（卷）归档问题过程的保密工作问题
一些档案管理的个别单位及档案管理工作人员在开展档案管理工作过程中，在立件（卷）归档的处理方法上经常采用的是“四分法”，对于该项工作能够有很大的帮助效果，提升工作效率，减少物力、财力、人力的浪费，但这样就会导致文件保密工作的完整性，在整理文件的过程中也无法将涉密文件资料和普通非涉密文件资料进行区别开来对待，个别管理人员也常常不按保密要求对文件的最高密级进行标示，表面上无法看出涉密文件的标志，因此使用人员也不知道所使用档案的密级，就会出现这样的结果：将两类有着不同重要性的文件资料在归档的过程中放到同一个案卷之中，在查阅档案的过程中，查阅人员就会很容易接触查阅到涉密文件资料，从而造成档案保管和利用环节中的保密工作带来泄密和安全问题。
2.档案管理人员普遍缺乏专业的素质和工作能力
目前情况下，在我国档案工作领域保管和利用过程中，相当多的工作人员普遍缺乏专业的档案管理素质和工作能力。有鉴于档案管理工作是一件相当繁琐且枯燥的工作，又要求工作人员具备耐心细致工作素养，这就导致选择这项专业的人员过少，即使一些专业人员选择了档案专业，最后也转作他行，从而导致档案管理工作人员普遍缺乏档案管理的专业知识，缺少管理水平。加之当今的时代已经是信息技术时代，档案管理工作也正在向着信息化发展，绝大多数都是年龄偏大的管理人员，他们无法适应现代化档案馆的建设，习惯从事于传统的手工操作，凭借自己以往的经验，也不愿主动去学习新的技术，这必然会造成档案保管及利用环节中的保密问题，从而严重影响档案的安全。
3.档案管理过程中的保密工作问题
在日常档案的管理及利用过程中，常常存在着一系列小的问题，比如说：有关涉密的文件资料存放条件方面过于简陋，欠缺一些安全措施，保险库房、保险柜等设施不健全，不利于文件资料的长期存放；对于一些涉密文件的处理方式过于简单，不能严格按照规定的手续进行查阅、移出以及销毁，在使用完毕后，没有按照规定清查。当出现泄密、丢失等问题后没有及时调查原因并进行一些补救措施、改进方式和经验总结。特别是一些秘密等级较高的文件，没有按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行严格区分，导致出现有些资料被擅自解密并对外提供，最终影响国家和个人信息被莫名其妙的泄露，引起一些额外麻烦和重大损失。
二、进一步加强档案保管利用中的保密工作
1.加强法制观念，提高保密意识
档案管理人员对档案的安全负有直接责任。在日常工作生活中，应该加强档案保密法制教育，培养他们严谨的工作作风，而且还要培养他们严守秘密，将档案管理过程中的保密工作作为自己工作的神圣职责。增强广大干部群众、工作人员保密法制观念，改掉他们的思维惯性——认为“无密可保，有密难保”。另外，要严格执行有关的保密法规，树立牢固的保密观念，随时更正对档案的审查、调密、解密以及相关工作，在任何环境下，任何时候都不能松懈。如果我们缺乏保密观念，对涉密档案无视、忽略其秘密性，在一定程度上就会无限地扩大开放利用范围，势必会给党和国家的利益造成不可挽救的损害。
2.认真做好档案库房管理过程中的保密工作
在日常档案管理过程中，档案的库房管理是档案保密的重点。要针对档案管理过程中普遍存在的问题进行管理，努力改进档案管理过程中存在的问题。档案库房应按照国家有关规定单独兴建，不是任何一间办公室都可以用作库房的，从档案保密的角度来看，应将用作档案管理的库房设在人员出入比较少的地方，而不宜将库房设在办公楼内出入最繁杂的地方。要努力改进涉密文件资料存放条件，库房门窗等应专门加固，以防他人盗窃，保证保险库房、保险柜、防盗器等设施的质量，指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，他人不能随便进出档案存放的库房，坚决杜绝无关人员一律禁止入内。
期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆应严格按照国家规定对档案保管期限和保密期限进行区分，禁止擅自解密或者对外提供涉密文件资料或者重要信息。实践证明，档案库房的科学、严格、有序管理，是做好档案保密、维护档案安全的基本保障。
3.加强日常管理
有关档案管理部门在日常工作中，应加强档案保密制度建设和法制建设，使档案保密工作的运作有章可循。建立和制定完整性、正规性的各项档案保密法律、法规，对于不同层次的利用人员我们应确定不同的利用范围和规定不同的审批手续。比如说：对于一些绝密档案的查阅、借出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经上级授权、指定的领导人审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自做主、破坏规定。绝密文件档案资料应在阅文室阅览，对使用完毕后的文件档案应及时清查、核对，如若发现失密、泄密等严重问题，应及时报告上级并查明原因，进行补救。
三、有效监督要落实
监督的目的是为了能够及时发现并有效制止与纠正在使用档案的过程中的各种不良行为。重点是档案的保密与保护。
档案的价值就在保密使用，在一定时间、一定范围内有效利用，是档案“保而用”的意义所在。把档案严格控制在一定时间、一定范围内，就是档案的保密工作。保密，一是把档案束之高阁，封藏起来，此时，需要监督档案保管环境是否达标，是否有利于档案的寿命，是否存在失窃风险。二是档案在使用过程中，此时，是否按照档案密级凭证调取，是否有偷撕或涂改行为，是否有翻书沾水、随手划线等不良阅读行为。对于以上多种情况，档案管理者要及时提醒并纠正，做好监督工作。为了更好地落实监督效力，在有条件的地方可以安装摄像监控系统。负责档案管理的主管部门与领导，要勤检查、勤督促、勤关怀，切实担负起领导责任，防患于未然。为了避免出现档案损坏、丢失情况，档案管理者要在档案使用者离开之前仔细检查，发现问题及时报告，及时查处，采取措施尽可能地挽回损失。
四、加大保密宣传力度
加强保密意识的宣传普法工作，不可否认，安逸舒适的生活的确令许多人淡化了保密意识，相关的法律法规宣传工作是比较缺失的。单纯地完全依靠档案管理者维护档案的保密性，难度是相当大的。因此，档案管理部门与管理者应该主动出击，联合其它部门、社会机构等，通过举办张贴标语、制作宣传栏、举办普法知识讲座等活动，让更多的人知晓保密工作的重要性，提升大众的保密意识，打造开展保密工作的良性环境。
五、加强档案的保管期限和保密期限之间的区分工作
确定保管期限所应当采取的原则是正确分析和鉴别档案的内容以及在当前的作用，然后以档案对本单位或者企业的作用以及未来作为历史的价值进行估值，并且对档案的保管期限进行较为准确的确定。保密期限主要是指该项绝密档案信息在规定的期限内，受到国家相关保密法律、法规的保护所产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，绝密级事项不超过30年，机密级事项不超过20年，秘密级事项不超过10年。保密期限在一年及一年以上的以年计，在一年以内的以月计。这里所说的“特殊规定”是指制定保密范围的中央、国家机关可以规定有关保密范围中某类事项的保密期限为“长期”。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关作出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期的保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
六、提高从业人员素质
档案管理者从事档案日常保管与维护工作，其工作岗位决定了他们具有知秘早、知秘多、知秘深的特点，因此，培养并提高档案管理者的职业素质至关重要。档案管理者的职业素质包括职业道德与专业技能，在职业道德方面，档案管理者应该树立历史唯物主义哲学观，甘于寂寞，安心本职，具有高度的事业心与强烈的责任感，具有积极主动、周到细致的服务态度；在专业技能方面，档案管理者必须掌握四种技能：①档案专业知识，②业务管理知识，③现代化设备操作技能，④书法技能。另外，档案管理者还要学会“善忘”，在非工作场合善于忘却工作内容，防止自己在不知不觉中泄露秘密，避免说者无意，听者有心。无论在什么时间什么场合，档案管理者都要把维护档案安全视作自己的第一要务。
七、结束语
综上所述，档案文件的保密工作关系着国家和个人的安全，在保管和利用过程中，档案管理人员必须严格按照国家相关规定开展管理工作，确保档案保管和利用过程中的保密环节的安全，切实保护好国家的安全，从而为社会发展提供服务。
参考文献：
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[2]王丽华.论我国档案保密工作的现状及对策[J].黑龙江科技信息，2011（5）：31.
[3]刘碧璞.简论档案保管与保密工作[J].西部大开发（中旬刊），2011（7）22-23.
论文作者:章莉
论文发表刊物:《基层建设》2016年20期
论文发表时间:2016/12/12
标签：档案论文; 保密工作论文; 库房论文; 档案管理论文; 过程中论文; 文件论文; 工作论文; 《基层建设》2016年20期论文;