摘要：档案管理的最高目标是要实现管理现代化，规范化二建筑工程档案管理是建筑施工企业生产经营活动中的重要组成部分，是工程建设真实记录的工程档案，对工程质量监控、工程基础设施维修、查明事故原因、追究事故责任以及日常管理都发挥着不可替代的作用。
关键词：大型建筑工程；档案管理；难点与对策
1导言
建筑工程档案管理工作真实记录和反映了工程建设项目的各个方面，是全面鉴定工程质量的重要依据，在建筑工程管理工作中具有重要的保存价值。作为建筑工程管理的一项基础性工作，工程档案管理工作的有效开展对于促进工程管理工作的健康发展起到了积极地促进作用。但是，当前形势下，我国建筑工程档案管理工作还存在着诸多的问题。
2建筑工程档案管理中存在的主要问题
2.1档案管理意识淡薄，基础管理工作薄弱
当前形势下，工程档案管理的意识普遍淡薄，尤其是电子化档案的管理手段还在逐步普及和落实，这就使得部分工程建设部门对于档案管理工作手段的先进应用手段并不了解，造成档案管理工作严重滞后于工程基础建设项目。另外，工程档案管理工作由于其自身的特点，工作繁琐复杂，在整个工程建设项目中属于非营利性的，不能产生巨大的经济效益，因此，工程建设部门往往把更多的精力集中在工程建设项目进度上，对于工程档案管理工作的重视度就容易降低，对于一些工程建设中需要进行存档的档案管理工作消极的应对。这也往往出现工程建设项目即将完工时，才开始慌乱的整理工程管理档案，从而应付上级有关部门的检查的现象。
2.2档案管理人才匮乏，专业素质参差不齐
目前，我国建筑工程项目中的大量档案管理人员并非一些专业的档案管理专业人才，也没有经过严格的档案专业培训，普遍缺乏基本的档案管理工作经验和理论知识，甚至出现一人身兼数职的现象。尤其当前全球已经进入数字化时代，大量的电子文档的出现取代了传统的纸质档案，对于了解和掌握电子文件的规律和管理方法的人才十分稀少，大部分的工程建设项目组仍然采用传统的手工档案管理模式，工作效率低，劳动强度大，这也严重降低了工程建设的验收质量。工程建设档案管理人员专业素质参差不齐，管理手段方法落后，加之档案管理工作的枯燥乏味，待遇低下，很多的档案管理人员不能安于现状，责任心和敬业精神不高，职业道德素质和服务水平不高。
3优化建筑工程档案管理的对策研究
3.1健全档案管理体系，落实岗位责任制
健全的档案组织工作体系是顺利开展大型建筑工程档案管理工作的有力保障。建设单位作为项目的管理者，在项目建设启动时就要积极组织各参建单位共同建立覆盖各个单位的档案管理体系，并逐级落实岗位责任制，从源头开始将工程档案纳入到管控范围内。一方面，建设、监理、施工单位要分别建立以公司领导为责任人，技术负责人、技术员、档案管理员相协同的管理架构，形成齐抓共管的局面；另一方面，各单位要把档案收集、整理和归档工作纳入到相关责任人和工作人员的岗位职责中，并可考虑与经济责任挂钩。
3.2制定切实可行的档案管理办法
建设、总包、监理单位要依据《北京市城市建设档案管理办法》、《建设工程文件归档整理规范》、《建筑工程资料管理规程》等规章和规范，分别结合基建文件、监理文件、施工资料的形成流程，制定科学合理、操作性强的档案管理办法，规范各单位的档案管理工作。档案管理办法不仅要对档案形成、收集、整理、归档等工作提出具体要求，还要明确档案的收集范围、收集和编制组卷的方法以及归档的内容和流程等，使各参建单位在收集和编制档案时有章可循、标准一致。
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3.3科学组织档案交底工作
项目开工前系统和全面的档案交底是保障档案收集、整理、归档工作规范有序开展的重要手段。特别是大型建筑工程，建设单位更要抓好这一关键环节，组织施工、监理、设计等相关单位的档案工作主管领导、各专业技术负责人、技术员、档案员等共同参与交底大会，并就交底会的内容形成会议纪要。具体而言，为达到提高各参建单位档案管理意识和管理水平并统一管理标准的目的，交底会应明确以下相关内容：一是建设单位要对各参建单位的档案管理职责、项目档案管理制度和办法等作出详细交底，使参建各方的相关领导和工作人员明确自身的工作职责、任务以及应当遵守的档案管理办法；二是施工单位项目总工应详细介绍项目建设的基本信息，如项目建设特点、施工进度计划、施工流水段的划分、各专业的相关施工单位等，以利于各专业档案员尽快了解工程档案的形成规律，结合项目施工情况科学合理地开展档案收集和编制组卷工作；三是监理单位总监应对现场资料的报验程序、档案收集、整理和归档的要求以及档案工作的监督检查办法等作出明确交底。
3.4强化过程监督检查和指导
3.4.1强化监督检查，解决档案收集难
完善的制度和办法只有被充分落实才能发挥其应有的规范和约束作用。因此，要有效解决大型建筑工程档案收集与工程建设进度不同步的问题，建设单位须主动出击，联合监理单位，依据档案管理办法的相关要求，加强对各参建单位档案收集、整理工作的监督和检查，并对发现的问题提出整改意见。在监督和检查中，应注意如下两方面的问题：第一，在监督检查的时间选择上，要根据工程建设的具体情况，合理选择监管节点，从而取得事半功倍的效果。如抓项目开工、中途重要分项和子分部验收、竣工验收等档案收集工作的薄弱环节。第二，从监督检查的内容上，要有所侧重，即重点检查各专业档案是否分阶段、分类同步收集齐全，并紧盯那些难于收集的档案，如外来物资的合格证、检测报告及各类试验报告等。
3.4.2加强和细化对分包单位的指导与检查
针对分包单位管理意识和水平普遍薄弱的情况，建设单位应与总包单位密切协作，加强和细化对分包单位的指导与检查，注重提高档案员的业务水平，督促各分包单位同步开展档案收集、整理工作。首先，要准确掌握项目各分包单位的信息。建设单位应详细了解各分包单位的施工内容、进退场时间、档案工作负责人的联系方式等，形成项目分包单位档案管理工作统计表，为全面开展档案指导、检查以及准确完成竣工阶段档案的汇总工作奠定基础。其次，组织业务培训和观摩学习。建设单位可聘请经验丰富的专业人员为分包单位的档案员做专业技术培训，破解疑难，并定期组织他们到总包单位现场观摩，重点学习档案的收集、整理和组卷方法；再次，加强对分包单位退场前的指导与检查。由于施工队伍流动性很强，分包单位一旦离场，建设单位很难再对其档案工作进行监管。因此，在各分包单位退场前，建设、总包单位必须具体检查各单位工程档案编制工作的落实情况，并监督其移交系统、完整、准确的工程档案。
4结语
建筑工程档案与工程质量之间的关系紧密，一方面，工程档案是工程质量的重要依据和现实反映，另一方面，工程质量又是工程档案的重要内容，二者是相辅相成，互为补充和依存。要求把工程档案作为工程质量管理放在同等重要的位置抓好落实，提高建筑工程档案工作水平，更好地服务经济社会发展。
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论文作者:朱书娟
论文发表刊物:《基层建设》2017年第17期
论文发表时间:2017/10/16
标签：档案论文; 单位论文; 档案管理论文; 建筑工程论文; 管理工作论文; 工程论文; 工作论文; 《基层建设》2017年第17期论文;