摘要：从大数据的概念和特点出发，分析了目前档案管理的大数据特征，包括档案资源量大、数据类型繁多且复杂以及资源价值高的特点。进一步研究了在大数据背景下档案管理的发展趋势，包括从数字化到数据化以及管理手段变迁这两大趋势。并总结了目前档案管理工作面临的机遇与挑战，最终从技术提升和提高安全意识两方面给出相应的对策。
关键词：档案管理；大数据；技术创新；监管力度；
一、大数据在档案管理中的应用概述
随着计算机科学和互联网技术的快速发展，我们已经进入了一个大数据时代。它给我们的生活带来了翻天覆地的变化，物联网、云计算、移动互联网、车联网、手机、平板电脑、PC以及遍布地球各个角落的各种各样的传感器，无一不是数据来源或者承载的方式。大数据在改变世界的同时，也给档案管理工作带来了翻天覆地的变化[1]。
档案的存在使得记录人文地理、发展人类传统、留住历史故事的想法成为现实，但是档案需要妥善管理。只有被人们妥善管理的档案，人们才能在再次寻找时不费吹灰之力。在传统的档案管理方法之中，一般采用的是文字记载的形式，这种形式非常容易丢失，而且所保存的档案数量也往往受到过多限制。而在大数据背景下，人类社会完全可以利用大数据进行档案管理，发挥大数据应有的优势，妥善管理好大数据，为人类社会留存更多的可参考的数据资料。
（一）大数据定义及特征
所谓大数据（big data），是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产[2]。IBM提出了大数据的五个特征，都是已字母“V”为开头：Volume（大量）、Velocity（高速）、Variety（多样）、Value（低价值密度）、Veracity（真实性）。其中，Volume（大量）表示大数据的数据体量非常巨大，级别从TB发展到了PB或更高的级别；Velocity（高速）表示大数据的处理速度极快，在大数据中有“1秒处理”的定律，就是在1秒之内能够通过各个数据库获得最多最有价值的信息；Variety（多样）表示大数据的种类多种多样，包括网络视频和网络图片、网络日志，还有医疗记录、学习笔记、军事记录以及大容量的档案等；价值（value）表示合理运用大数据，以低成本创造高价值；Veracity（真实性）代表数据的质量。
（二）档案数据的大数据特征
大数据时代的到来，给档案数据资源赋予了新的特征。由于档案也是信息资源大家族中的一员，它也具有一般信息所具备的属性。因此，档案大数据与互联网大数据有着相同的特点[3]。
档案数据资源整体量大且增长快。目前，我国单个档案馆数据资源总量达到 PB 级的还不多，但各档案馆（室）档案资源总和则堪称海量[4]。同时，随着已有档案的数字化和每年新接收的电子档案的增加，档案数据资源的数量将形成一个海量规模。
档案数据类型繁多且结构复杂。档案涉及政府机关、金融、教育等行业，每个行业产生的档案数据各不相同，既有传统的纸质档案，又有图片、图表、音频、视频等电子档案，格式、特征等形式多样，从而形成了大量的异构数据。所以档案数据资源中存在着大量的结构和非结构化的种类繁多的数据。
档案数据资源价值高。作为国家和社会精心保存的历史记录，档案这种数据资源具有很高的价值。与绝大部分数据资源“价值总量高、价值密度低”的特性相比，“档案是一种最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源”，使用的人越多，价值越大。
二、大数据背景下档案管理的发展趋势
档案是记录文化传统和历史长河中人与物之间发生的事迹的重要“收藏器”。通过档案，人们可以寻找到关于某个人、某件事、某个地名或者某种科技成果的发明过程，人们可以通过档案学习先辈们留下的优秀成果，因此“档案是人类智慧的物态结晶。”在学术界，档案被尊称为“历史文明之母”[5]。随着大数据时代的来临，对档案管理产生了广泛而深刻的影响。
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首先是从数字化到数据化的跃迁。在大数据时代背景下，数字化仅仅是解决了载体形式或者说是信息技术的应用问题，可以理解为档案工作对信息技术的适应性应用，对于深入的数据挖掘与利用是远远不够的。在大数据的时代背景下，信息管理者已经不再满足于更易管理和共享的信息形式，应更为关注信息所能带来的价值，这就要求对于档案的管理工作框架，需要实现从数字化到数据化的转变。
其次是管理方式的变化。档案管理要从传统档案向大数据时代的存储、组织方式转变。目前档案管理已经从纸质档案时代，到电子文档、数字档案时代，再到基于互联网、云计算等技术的大数据时代，新一代信息技术是推动其发展的关键因素。在大数据时代，档案管理要利用新技术对电子文档、数字档案进行重新存储、组织和管理，对档案数据进行重新关联、组合以挖掘出新的利用价值[6]。
三、大数据背景下的档案管理工作的机遇和挑战
（一）发展机遇
合理配置档案管理工作，解决信息化背景下档案的“胀库”问题[7]。在大数据时代背景下，档案管理工作也要抓住发展的机遇，这样才能适应时代发展的潮流，通过大数据进行档案管理，可以有效的提升档案管理质量和水平，优化档案管理制度，降低相关部门的档案管理成本。现在，很多机构产生的档案资源非常多，传统的档案管理占用的成本非常大，这就产生了信息化背景下档案的“胀库”问题，其本质上在于存储和计算资源分配的不够合理，传统的数据库架构在处理新的海量数据的过程中，灵活性远远不够[8]。解决这一问题，需要求助于大数据技术框架中的云计算技术，利用云计算技术强大的调配计算资源的能力，根据数据处理规模的需要，配置数字化档案管理所需要的存储和计算资源，保证档案的服务利用效率。（二）面临的挑战
档案管理人员的专业素养不够。目前制约档案管理发展的主要问题就是大数据时代档案管理人员的专业素养不高。很多从事档案管理工作的人员管理理念落后，不能适应全新的档案管理模式[9]。大数据时代背景下需要专业素养更高的人从事这项工作。
档案信息存在安全隐患。在大数据时代背景下，档案的安全管理十分重要，但是人们普遍的缺乏信息风险意识，导致目前的信息存在很大的安全隐患[10]。大数据时代背景下，档案更加透明化，一些黑客很容易侵入档案管理系统，这就导致信息出现泄露，容易被不法分子利用。
四、对策与建议
针对在大数据时代下档案管理工作面临的机遇与挑战，本文提出如下对策与建议：
（一）提高管理人员素质、注重技术手段创新
随着大数据的应用，对于档案管理工作人员提出了更高的要求，不仅仅只是对档案资源的被动保管，而是要在熟悉馆藏，有扎实的档案业务知识的基础上，还要有一定的数据采集、整理、分析能力。在保证数据挖掘的信息质量的基础上，进一步提高数据挖掘的准确率和效率。
（二）加大档案监管力度，提升管理安全意识。
对档案管理工作实现监管在大数据背景之下，给档案管理工作带来了诸多的便利，管理工作更为简单，且管理人员的工作量相对减少，但是不能忽视的是，大数据背景下档案信息开放程度提高，人们能够利用信息实现交流。
参考文献：
[1]李小晨.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].云南档案，2013（06）：48-50.
[2]兰祝刚，惠英，李刚.大数据时代下的档案工作[J].中国档案，2013（9）：74-75.
[3]冯芸，刘慧萍.档案资源大数据管理及信息服务创新研究[J].兰台世界，2015（11）：39-40.
[4]宋淑琴.大数据视野下档案管理思维方式的转变[J].档案学研究，2015（3）：36-39.
[5]邹华英.试论大数据时代的档案工作[J].档案与建设，2013（s1）：4-5.
论文作者:李晓芳
论文发表刊物:《基层建设》2018年第32期
论文发表时间:2018/12/24
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