档案机检存在的问题及解决办法，本文主要内容关键词为：解决办法论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
计算机检索档案简称档案的机检，是一项操作性强，技术性高的工作。从档案信息的输入存贮到档案信息的检索输出最难掌握的一步就是档案信息的检索，检索质量的好坏，直接影响检索效率的高低。对机检人员来说，要想准确、迅速地检索出利用者所需的档案信息，提高检索效率，就必须了解和克服档案检索中存在的问题。
一、档案机检存在的问题
档案信息的检索关键在于检索策略的确定。检索策略，是汇检索者的提问（要查找什么），经过概念分析，转换成档案机检系统的检索语言（检索词或检索式）。每一个检索词或存取点用于描述记录中的主题内容或其它特征。由于机检人员对档案信息的主题概念和机检语言分析使用技术的熟练程度不一，在检索过程中容易产生如下问题：
1、选词错误。就是机检人员根据利用者的提问， 经过概念分析出的检索词不在倒排文件提供的检索词典范围之内。这就是无效检索词（本数据库中没有），系统将给出信息：***没找到***，导致错检，影响检索的准确率。如例1：用户查询《中共××市委一九九八年工作总结》，如果数据库中所记录的倒排文件登录项为“总结”，那么用“工作总结”检索，系统将拒绝受理；如例2 ：《××市政府关于房产管理工作的几项通知》，关键性主题概念应选用“房地产管理”（正式主题词）为检索词，如果选用“房产管理”系统将给出错误信息。
2、选词不全或过多。就是指机检人员在编制检索策略时， 对档案的主题概念把握不准，少于或多于档案用户所提问的主题概念。这种现象容易把有检索意义的检索词漏掉或输入检索意义不大的检索词，导致漏检和错检，影响查全率、查准率。如例3 ：用户查询“有关支援夏收、夏种工作方面的文献”，按照正确的主题分析，转换为待检的档案数据库所用的主题词应该是：支援农业 夏收 夏种。有人却选用“农业生产”，漏掉了主要的主题词，检索词选用错误，也有人选用“支援农业 夏季生产 夏收 夏种”，输入了检索意义不大的检索词“夏季生产”。
3、检索表达式组织不当。 就是指将选用的两个或两个以上的检索词，通过布尔运算符所组合的检索表达式不能准确地检索出利用者所需的档案信息。每一种运算符都指出了词与词之间的逻辑关系，这种逻辑关系分析不当，就容易出现错检、漏检、影响查全率、查准率。如例4：用户检索“公路、水路、铁路运输方面的文献”，如果使用逻辑与运算：公路运输*水路运输*铁路运输，就缩小了检索的范围，减少了命中文献的数量，只含有三个公共元素的类别。正确的检索表达式应该是使用逻辑或运算：公路运输+水路运输+铁路运输，这样就扩展了检索范围，增加了命中文献的数量，可以得到公共类别及其中任一类别。
4、检索词取舍错误。这是指机检人员在根据检索者的提问， 经过概念分析选定检索词时，所作的取舍上的差异。也就是说，应选上的没有选上，不应当选上的却选上了，因而就造成例3 中的漏检和过度检索，影响查全率、查准率。
二、解决上述问题的方法
以上是我们在机检中经常遇到的一些问题，如何减少误差，提高检索效率，克服这些问题呢？笔者以为：
1、提高机检人员素质，加强机检队伍建设。 机检人员在从事机检工作之前必须进行岗前培训，熟悉和掌握机检系统的特点、功能、和各个菜单的使用技术，并且具备五笔输入和DOS操作这些最基本的用法。 了解档案用户需求，掌握档案检索语言的原则、体系结构，并在实践中不断总结经验，努力提高业务水平。当然保持机检人员专业的相对稳定也非常重要，这样可以大大提高机检质量和效率。
2、熟悉和掌握著录规则，特别是主题词标引技术。档案著录、 标引是计算机检索档案的一项至关重要的前处理工作。标引质量的好坏，直接影响着机检效率的高低。并且档案标引所制定的主题分析规则，选词规则、组配规则、标引词的使用规则等对机检人员的检索技术将产生很大的帮助。同时由于机检人员的观点、方法和知识水平不同，对检索语言和主题内容的分析理解不同。往往容易出现误差。因此，机检人员不仅要熟练地掌握机检系统的操作技术，还要相应地掌握主题标引的使用技术。这样机检人员就可以驾熟就轻地选用检索词，并根据需要组合成各种复杂的检索表达式，以满足利用者所需。
3、必须熟记检索词清单（检索词典），以备选用。也就是说， 机检人员应有一本检索词典，以备查用。检索词是对某一指定数据库定义了的任何可检索元素。如主题词、关键词、标题、作者等等。在选用检索词时，必须是完全按存在倒排文件中的样子来指定，否则，在拼写上即使有一点微小的差异，系统也会拒绝受理。例如：某一数据库中记录的倒排文件登录项为“干部任命”，如果用“干部任职”，检索就会失败。因此，机检人员必须首先熟悉要查询的数据库的检索词，以及标引数据库记录的若干规定。这样，就可以通过表达检索词之间的逻辑操作，机检人员可精确地定义自己所需要检索的记录类型。
4、加强机检质量、效率的科学管理。首先， 应尽可能根据机检人员的不同素质、不同能力，进行合理的人员分工，实行严格的质量控制。其次，针对利用者的提问，将每次的检索结果及时登记造册。一方面可以为以后检索同类问题提供依据，并以此编写利用效果；另一方面，还可以收集机检的反馈信息，及时分析和研究检索误差的原则，为今后的工作积累经验，不断提高机检效率。
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