档案信息资源与现代企业可持续发展，本文主要内容关键词为：现代企业论文,信息资源论文,可持续发展论文,档案论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
《“九五”企业管理纲要（执行）》中指出：“建立现代企业制度是企业改革的方向，改进和加强企业管理，是实现经济增长方式从粗放型向集约型转变的重要内容，是建立现代企业制度的一项基本要求。”而实现企业集约经营的根本途径是实施可持续发展战略，把发展的着眼点放在科学管理与技术进步的有效结合上。档案信息资源作为可再生的“软”资源，对促进企业技术进步，加强企业科学管理，提高企业经济增长的质量和效益具有不可替代的作用。
一、档案——档案信息——档案信息资源
档案——档案信息——档案信息资源概念的提出和发展，反映了人们对档案价值属性认识的深化。
企业档案的本质属性是原始性和历史性的统一。所谓原始性是指它是伴随企业各项活动而形成的真实记录。所谓历史性是指它是企业各项活动过程完成后的非现行记录。由于档案具有原始性，因而它是确立企业资产和个人权益的唯一合法凭证。由于档案具有历史性，它真实地记录了企业的成长发展历程，因而它对于企业当前和未来的发展具有借鉴意义，它是企业技术改造和管理创新的基础。可见，企业档案的本质属性决定了其在企业可持续发展中具有其它信息所不能替代的作用。
关于档案信息，人们从各自研究角度提出了不同的解释，有人认为是指档案中所记录的内容；有人认为是指档案内容和载体的结合；也有人认为包括档案内容、载体及其检索、加工品，如档案目录、文摘和综述等。笔者倾向于宽范围地把握档案信息概念，即档案信息＝档案内容与载体的原生信息+档案内容与载体的派生信息。前者是指档案原件或者通过某种手段或方式确认的具有原件意义的机读件；后者是指档案内容不同层次的加工品和档案原始载体的复制品。广义的档案信息观不仅保留了档案的原始性和历史性，而且可以突出档案的信息性——可扩充、可浓缩、可分享性等，有助于引导档案管理者通过各种途径，采取不同方式，发挥档案的作用，以强化人们对档案信息具有传播知识、交流技术及积累经验功能的认识。
关于档案信息资源，本文是指档案信息是一种资源，即档案原生信息和派生信息都是企业创造财富的来源。现代企业的可持续发展不仅取决于自然资源，如原料、燃料等“硬”资源的可持续利用，也依赖于科技资源、信息资源等以智力、知识为基础的“软”资源的合理利用。档案信息资源归属于可以再生的“软”资源。
二、档案信息资源在现代企业可持续发展中的作用
80年代国外针对全球的人口爆炸、资源短缺、环境污染及生态破坏问题日益严重提出了可持续发展的思想。我国作为人口众多、资源相对不足的发展中国家同样面临着科技落后造成的资源浪费、污染和管理中存在的问题等，因此，十五大报告提出了“在现代化建设中必须实施可持续发展战略”。
实现现代企业的可持续发展，就是要求通过加强技术进步和科学管理的途径，以降低消耗和成本，提高效益，增强企业自我发展的能力。档案信息资源在企业可持续发展中的作用主要表现在以下四方面：
（一）它是长期起作用的可再生资源
企业档案真实地记录着企业创建与发展的运动轨迹，它在企业的成长中具有形成及发挥作用持续性、长期性的特点。由于企业的现状是企业历史的延续，而企业的现状又将成为企业未来的历史，因此企业目前和未来的经营管理、技术开发及产品生产都离不开对企业原有和现有人、财、物、产、供、销等各种经营和生产技术条件的准确掌握，而所有这些信息都主要凝聚在企业档案中。所以说，企业档案信息资源在企业的持续发展中是始终发挥作用的资源。
企业档案信息同其它信息资源一样，同一信息可以为不同利用者多次重复使用。档案信息价值并不会因利用而降低，反而会因利用频率高而增加。当然，档案信息资源的再生性有别于其它信息资源，即档案原生信息的重复利用是有条件的，就是必须妥善保护档案载体的安全。因此，为了长久地发挥档案信息在企业持续发展中的作用，就应该加强档案保护及档案原生信息的开发和转载工作，以延长档案原件或具有原件意义的机读件的寿命。
（二）它可以节约“硬”资源的消耗
企业要持续发展，应该树立节约即增加财富的思想。节约的意义在于以节省的方式形成财富和通过技术改造使原有资产增值。
企业档案的本质属性决定了其在企业节约“硬”资源消耗，避免不必要的经济损失，提高企业自我发展能力中可以发挥两方面的作用。第一，直接作用，即依据档案对企业资产归属的权威证明使企业避免不应有的经济损失。如1993年重钢（集团）有限责任公司和某港务局就“重钢”能否直接进4号码头卸货问题发生纠纷，由于“重钢”档案馆提供出重经发[1985]技17号文，该文指出“重钢建好码头后，其船可以直接进港卸货”，因而这场官司“重钢”胜诉，使“重钢”避免了每年因货物运输周转而带来的经济损失1200万元。（注：重钢（集团）有限责任公司档案工作目标管理国家一级认定上报材料。）第二，间接作用，即通过档案信息的合理利用达到降低“硬”资源消耗，如节约工时、避免重复劳动，从而加速技术进步，提高经济效益的目的。例如，产品设计都是在继承基础上的创新，“一般一个新型号的设计有80%以上的图纸可继承过去的，全新设计只占15-20%。”（注：航空航天部科技委梁思礼副主任在“航天系统CAD机读文件归档问题研讨会”上的讲话（根据记录整理），《航天档案》，1993年，第1期。）又如，昆明虫胶厂“利用设备档案将4吨煤老虎锅炉改为1吨新型锅炉，每年节约煤炭512吨、节水13396吨，获经济效益20.46万元。”（注：《中国档案报》，1997年2月10日，第二版。）因此可见，及时、准确、系统地提供档案信息，可以节约“硬”资源的消耗，加快技术进步速度，为企业创造更多的财富。
（三）它可以启动“硬”资源的合理开发
企业档案信息资源作为企业经营管理和生产技术活动的原始历史记录，对进一步开发新产品和加强经营与技术管理，使固有的资源发挥更大的经济效益具有依据作用。例如，胜利石油管理局桩西采油厂桩古10井原是一口日产千吨原油的高产井，后来地层出水，油井减产，一度成停产井。为了使这口井恢复正常生产，单位领导和有关地质技术人员详细查阅了该井的档案材料，根据档案中记录的地质情况制定出相应的开井措施，终于达到了目的，保证了自然资源的持续开发。（注：胜利石油管理局档案馆《加强档案管理服务油田生产建设》，《全国企业档案工作会议文件》，1995年7月。）可见，完整、准确、系统地掌握档案信息是合理开发“硬”资源的前提和依据。如果缺少档案信息的支持，那么，就会造成“硬”资源的盲目投资及浪费，给企业带来经济损失。
（四）它与相关信息资源的有机结合可以大力促进企业的持续发展
档案信息作为历史信息，其与现行信息的结合；作为企业内部信息，其与外部信息的互补，均有助于实现企业生产经营管理的整体优化。而计算机集成制造系统(computer Integrated Manufacturing Systems,CIMS)则集中体现了以各种信息资源综合为特征的技术集成，创造了企业整体配合协作的环境，提高了企业的经济效益和市场竞争能力。目前，虽然CIMS还处于应用的初级阶段，但已显示出其强大的生命力。据美国科学院对美国在CIMS方面居于领先地位的五个公司的调查和分析表明，采用CIMS能够获得以下明显效益，即产品质量提高200-500%；生产效率提高40-70%；设备利用率提高200-300%；生产周期缩短30-60%；工程费用减少15-30%；人工费用减少5-20%；提高工程师的工作效率300-3500%。（注：汪星明、施礼明编著《现代生产管理》，中国人民大学出版社，1996年11月，第169页。）我国也提出“九五”期间，应用计算机技术改造传统产业，提高产品的质量和企业的经济效益，以逐步实现工业现代化的目标。（注：电子工业部部长胡启立《大力推进国民经济信息化》，《人民日报》，1998年2月24日，第二版。）而这一任务的重点之一就是计算机集成制造系统(CIMS)的开发，该系统的应用是实现现代企业可持续发展的有效途径。由于档案信息资源是计算机集成制造系统(CIMS)不可缺少的构成要素之一，所以，档案信息资源的有效开发利用有助于促进现代企业的可持续发展。
三、实现企业档案信息资源在企业持续发展中作用的关键性条件
（一）新观念的树立
科学的管理取决于先进的观念，观念落后是管理落后的重要根源。建立适应市场经济要求的现代企业，需要树立许多新观念，而直接影响档案信息资源在企业持续发展中的主要观念包括：战略决策观念、信息观念。
战略决策是具有全局性和长远性的决策，企业经营决策者只有注重企业经营发展决策，并把战略意图贯彻到企业经营管理的各项环节，才会避免企业的短期行为，对档案信息这种“细水长流”的“软”资源给以应有的重视。
无论是企业的经营决策者，还是档案信息管理人员都应树立信息观念。如果企业高层决策者认识到信息是科学决策的基础，它作为一种能够创造价值的知识，已经成为一种生产力，而档案是记录企业生产经营管理活动的真实历史信息，是企业信息资源的重要组成部分，那么，他们就会自觉地为加强企业档案管理工作创造条件。同样，企业档案管理者也应树立档案信息资源是企业创造物质财富不可缺少的“软”资源的观念，把保护档案，积极开发档案信息，充分满足企业不同层次、不同类型的利用者及企业不同时期工作重点的需求作为自己的天职，从而自觉地、有针对性地充分发挥档案信息的有用性，实现档案信息的价值，并由此体现档案管理者自身的工作价值。
（二）新机制的建立
适应市场经济要求的新机制包括多方面内容，如市场反应机制、结构优化机制、激励与约束机制、开拓发展机制等。机制与管理是一个不可分割的有机整体，要建立起新型经营机制，就应该加强、改进和创新各项管理职能。而健全、科学的全面计划管理、质量管理及资产管理等管理体系的确立，正是企业档案完整、准确及系统形成和合理开发的保障。同样，只有高质量的档案才能有效地为实现企业的各项管理职能提供依据和信息服务。
（三）人员素质的提高
为了实现企业的可持续发展，无论是企业档案信息的利用者，还是档案信息管理人员，都应具有不断更新自己思想、知识及技能的能力。只有这样，才能从根本上保证档案信息的形成质量和管理质量，才能有效地服务于企业的各项活动，推动企业的不断发展。