企业信息资源的集成管理，本文主要内容关键词为：信息资源论文,企业论文，此文献不代表本站观点，内容供学术参考，文章仅供参考阅读下载。
1 集成管理概述[1]
集成是一种普遍存在的现象，如自然界多种自然因素协同作用所产生的各种植物生态群落、社会领域相关企业所组成的战略联盟、技术领域的合金材料和数控机床等皆属于集成现象。我国习语中常有集大成之说，其意是指将某类事物中好的方面、精华部分集中起来，从而达到整体最优的效果。集成对应的英文单词为integration，其主要含义包括综合、融合、结合、集成、一体化等。集成在IT(Information Technology)领域的应用非常广泛，如集成电路、系统集成、计算机集成制造等都是流行的术语。近年来，由于IT在社会各个领域的渗透和应用，基于IT的集成管理成为一个新的研究领域。
中国人民大学教授李宝山和刘志伟在《集成管理——高科技时代的管理创新》一书中认为：“集成是指某一系统或某一系统的核心把若干部分、要素联结在一起，使之成为一个统一整体的过程，集成的原动力是新的统一形成之前某种先在的系统或系统核心的统摄、凝聚作用。”从管理的角度来说，集成是一种创造性的融合过程，只有当构成一系统的要素经过主动的优化，选择搭配，相互之间以最合理的结构形式结合在一起，形成一个由适宜要素组成的、优势互补的有机体，才能被称为集成。集成的本质是一种竞争性的互补关系，即各种要素通过竞争冲突，不断寻找、选择自身的最优功能点，在此基础上进行互补匹配。集成是含有人的创造性思维在内的动态过程，它能够成倍地提升整体的效果、有利于优胜劣汰、有助于实现动态平衡。
集成管理则是一种全新的管理理念与方法，其核心是强调运用集成的思想和理论指导管理实践。集成管理的空间结构要素主要包括4个方面的内容，即管理主体、管理对象、管理方法和管理手段（见图1）[2]，其中，以管理主体为原点，管理对象、管理方法和管理手段为3个维线，形成了一个相互关联、相互作用的复合结构，这种结构又包括两个层次的关系：第一个层次，是指管理主体、管理对象、管理方法、管理手段等各自体系内部的要素关系，主要反映层次内各要素的相互关联作用；第二个层次，是指管理主体、管理对象、管理方法和管理手段之间的关系，主要反映这4个方面内容的相互协调匹配以及对整个管理系统构成的影响。上述4方面内容所组成的整体也称为一个集成管理系统。在集成管理系统结构中，管理主体往往是相对稳定的，管理对象处于被控的地位，管理方法是根据管理对象选择的，管理手段则支撑着管理方法的运用。
集成管理的本质是要素的整合和优势互补。在集成管理运作过程中，首先经历的是一个投入要素的聚集过程，当投入要素积累到一定的量时，集成能量便开始发生膨胀裂变，从而使各种单项要素优势催化出更大的整体优势，管理效果也因而急剧放大。深入地分析，集成管理过程有两个关键点，即起动规模点和临界规模点。起动规模是指企业实施集成管理所必须具备的最低限度的要素积累；临界规模是指企业实施集成管理时，当投入的要素量积累到一定标准时，集成能量将产生急剧膨胀，管理效果也将在该点上发生跃变。
深入地分析，集成管理实质上就是在一个统一的目标指导下，实现系统要素的优化组合，在系统要素之间形成强大的协同作用，从而最大限度地放大系统功能和实现系统目标的过程。对于企业战略信息资源的集成管理来说，首要的事情是识别企业内部的信息功能，然后依据企业的战略目标规整淘汰、优化配置、重新组合，形成内在一体的结构，最终在资源共享的基础上实现企业信息功能的放大作用。
2 信息功能集成
信息功能集成是指在识别企业信息功能单元的基础上对企业的信息结构实施重组，以达成企业信息要素优化配置和整体功能最优。以我国目前的大型国有企业为例，其信息功能单元通常包括战略规划小组、行业政策研究室、信息研究室、信息中心、科技情报或竞争情报部门、科技图书馆、工会图书馆、档案馆、企划部、公关组织等。这些信息功能单元是在不同时期分别建立起来的，它们代表着特定时期企业的信息工作模式和重点，在特定时期确实发挥过重要作用，但正因为它们是陆续建立起来的，缺乏统一的规划，所以彼此之间的职能重叠和功能冲消就在所难免。有鉴于此，从集成的角度对这些功能实施重组就成为目前企业信息管理面临的紧迫而艰难的任务。
其实，集成管理从起始就是信息资源管理的核心观念之一，如美国信息管理学家Horton就认为：“信息资源管理是一个集成概念，它融不同的信息技术和领域为一体，这些技术和领域包括管理信息系统、记录管理、自动数据处理和电子通信网络等。这些领域和职业在60年代和70年代是相互隔离和分散的，但它们必定会重新聚合在一起。[3]”美国信息管理学家Marchand和Kresslein则更详细地区分了公共机构中的信息资源管理功能，它们包括数据处理、电子通信、文书和记录管理、图书馆／技术信息中心、办公自动化、研究／统计信息管理、信息服务／公共信息办公室等（见图2），Marchand和Kresslein形象地称它们为“信息孤岛”，而“许多公共和私人组织并没有从功能方面做好准备来处理重新定义这些信息孤岛的目标和职责的艰巨任务。[4]”
Marchand和Kresslein认为，为了在图2中所列举的信息孤岛之间架起桥梁，需要组织制定一种能够提供指导方向和灵活性的管理战略，该战略的制定可遵循下述5个基本原则[5]，即：
(1)确立“信息是组织资源”的观念，这首先需要人们将信息视为一种具有成本和价值的资源而不是“免费食物”，将信息共享视为一种规则而不是例外；
(2)在利用信息资源和技术时，必须保证职责分明，也就是说，要明确规定谁管理这些资源、谁利用这些资源、彼此的权利和义务是什么、如何确保合作与资源共享等内容；
(3)业务规划与信息资源规划必须紧密地联系起来，信息资源管理的许多活动领域从前主要是依赖于用户需求的被动的辅助部门，随着信息资源管理的进化，这些活动领域与最高层的战略规划的关系越来越密切，这种趋势最终形成了一种规则；
(4)必须对信息技术实施集成管理，这是实现信息资源管理内部融合的前提，是在新技术环境下提高潜在生产率的必要条件，是最大限度地利用信息技术的集成优势的管理保证；
(5)最大限度提高信息质量、改进信息利用和促使信息增值是组织的战略目标，信息技术的应用和办公自动化只是手段，不能混淆目标与手段。
Marchand和Kresslein还进一步提出了信息资源集成管理的模型（见图3）[6]，在该模型中，图2中的信息孤岛统一在信息资源管理主任(IRM Director)的领导之下或者说统一在信息资源管理的目标之下，经过重组的信息功能之间建立了内在的联系，一体化的组织信息结构已基本形成。
Marchand和Kresslein在80年代中期就提出了信息资源的集成管理问题，这是非常有远见的。但囿于当时的认识深度和信息技术的发展水平，Marchand和Kresslein并没有完全识别出一个组织中的信息功能，他们在论述集成管理时，也仅仅是将所谓的“信息孤岛”集约在一个管理框架内，而没有对它们实施重组，可以说，这种集成管理是不彻底的。笔者认为，一个组织特别是一个企业内部的信息功能的集成管理可以分4步走：
(1)识别企业内部的所有信息功能单元。如前所述，一个企业内部的信息功能单元包括战略规划小组、行业政策研究室、信息研究室、信息中心、科技情报或竞争情报部门、科技图书馆、工会图书馆、档案馆、企划部、公关组织等；
(2)确定企业应该拥有哪些信息功能，应该将哪些信息功能外包出去或者说社会或社区应该承担哪些信息功能。现代社会是一个高度分工的社会，企业承担所有的信息功能是不实际的也是不经济的，企业所拥有的应该是能够满足企业战略信息需求的信息功能单元，满足企业管理者和雇员一般信息需求的信息功能应该由社会或社区来承担，譬如，工会图书馆就是以满足企业雇员的文化、娱乐和实用技术等方面的信息需求为主的，这一信息功能应该由公共图书馆或社区图书馆承担，企业不必拥有；另外一些功能外包出去可能效果更好，企业应主动“割爱”，如行业政策研究就可以委托社会上的有关研究组织承担；
(3)区分哪些信息功能单元存在职责重叠因而需要实施重组。就上述信息功能单元而言，战略规划小组、竞争情报部门、信息研究室、政策研究室、企划部乃至公共关系组织之间都存在不同程度的重叠问题（当然，一个企业通常不可能同时拥有所有这些信息功能单元），因此，它们可以精简归并为战略规划部门；科技图书馆和档案馆从信息资源的角度来讲也存在重叠问题，它们所收集和储存的都是企业的信息资源，所服务的信息用户同是企业的管理者和雇员，所采用的信息处理方法也基本一致，故可以整合为统一的信息资源中心；信息中心在此主要是指IT中心，它本身已是经过集成的信息技术统一体，主要包括信息体系结构、数据处理和电子通信3部分；
(4)将经过重组的信息功能单元依据它们之间的内在关联结构起来，置于CIO的统一领导之下。经过上述识别、确认和区分之后，企业的所有战略信息功能将归并为战略规划部门、信息资源中心和IT中心3大板块。
3 信息资源集成
信息资源集成是信息功能集成的具体化，其实质是确立企业内部及企业与环境之间的各种信息流的汇聚点，使企业信息流在此点汇聚并实现集成，然后再分流导向信息流的目的地。信息资源集成首先需要识别企业运行过程中所形成的各种信息流（见图4）[7]，这些信息流逻辑地内含着企业所生产和需要的全部信息资源，这些信息资源及其积累代表着企业的过去、解读着企业的现状、蕴涵着企业的未来，只有对它们实施统一的、分层次的、集成式的管理，才能充分发挥它们的潜在价值，为企业赢得竞争优势。如图4所示，企业信息流应汇聚于企业战略规划部门，当然，此处的战略规划部门是指经过重组和集成、从战略的高度来实施企业战略信息资源管理的决策支持组织。信息流汇聚于战略规划部门有助于从以下3个方面改进企业的信息管理工作：(1)有助于识别支持企业战略决策的战略信息资源，提高决策的效率和成功率；(2)有助于企业信息资源的增值，战略信息资源的汇聚和积累能够节约企业的信息成本，加速信息资源的开发，拓宽信息服务的范围；(3)有助于实现信息资源共享，最大限度地消除企业各部门之间的信息资源重复建设和资源封锁现象，强化企业内部的协同作用，为企业战略实施营造良好的信息环境。
企业信息流的汇聚是实现信息资源集成管理的现实必要前提，就此而言，一些企业已经有所意识和行动。笔者在1998年岁末参加“CIO'98信息主管商业会议”期间曾与青岛海尔集团信息中心的信息主管交流过这个问题，海尔的做法是通过网络链接每天汇总全国所有经销点的销售和财务数据，经分析后作为企业决策的依据。然而，如果仅仅是汇总企业内部的信息资源，还不足以支持高质量的战略决策，进一步讲，企业信息流汇聚仍然只是手段，只有在此基础上实现企业内部信息资源和企业外部信息资源的集成，实现口语信息资源、文献信息资源和网络信息资源的集成，实现现实信息资源和潜在信息资源的集成，实现战略层次、管理层次和操作层次的信息资源集成，才能真正体现信息资源的价值，使信息资源成为企业的生命之源，这也是笔者所设想的信息资源集成管理。英国Cranfield大学信息系统研究中心主任John Ward和自由信息管理咨询者Pat Griffiths在《信息系统战略规划》一书中所定义的“信息环境模型”（见图5）[8]为实施信息资源集成管理提供了佐证。据Ward和Criffiths的理解，图5中的总体信息环境并不停留在一个组织的边界，它延伸到了顾客、供应商、竞争者以及其他组织和影响势力存在的地方；外部环境是易变的，永远不可能完全模型化，其信息资源也不能轻易地捕获和得到。从内部来讲，信息常常是支离破碎的，当个人计算机用户建立起自己的信息小巢之后尤其如此。而由于定义和利用条件的不同，为满足专门的业务需求而设计的系统就不能使用户之间直接地相互交流，不能有效地共享、交换或组合信息，如图5中能够被组织管理的信息通常只是一小部分，要改变这种状况，实施信息资源的集成管理是唯一的选择。
企业信息资源集成意味着企业内部信息资源和企业外部信息资源的集成。内部信息资源是指企业内部所生产和交流的信息资源的总和，内部信息资源应通过制度化的方式定期汇总到战略规划部门，待战略信息人员分类、整理、鉴别、分析和综合后，再有针对性地转发给相关的信息用户或储存在信息资源中心供全体管理者和员工自由查阅。外部信息资源原则上应该统一归口由战略规划部门从外界获取，然后再转发给企业各部门或供各部门及员工自由索取；企业延伸到外界环境中的功能单元（如供应部门、销售部门、市场营销部门、R&D部门等）有义务采集本部门和企业整体所需要的信息，但必须与战略规划部门建立分工、合作与共享关系；鼓励企业所有管理者和员工利用各种可能的机会收集外部信息资源，再通过类似于内部信息资源的制度化方式汇总到战略规划部门供企业战略决策之需和企业内部共享。
企业信息资源集成意味着口语信息资源、文献信息资源和网络信息资源的集成[9]。口语信息资源是指在企业内部和外部的各种场合通过谈话、咨询、旁听、聚会、会议、讲演、教学、电话交流等方式获取的与企业有关的信息资源（图5中的“未记录信息”就有相当一部分属于口语信息资源），企业应通过制度化方式要求出公差或因公差加会议、学习、参观的管理者和员工在返回企业时总结和呈递报告，通过引导、奖励、表彰等方式鼓励管理者和员工在因私外出和日常交流时收集和呈递信息建议或报告。文献信息资源是指所有记录在物质载体上的信息资源，包括书报杂志、专利标准、政府文件、财务报表、进销发票、会议论文、文书档案、信件日记、产品说明书、内部资料、图表图纸、录音带、录像带、磁盘光盘等，凡属企业内部产生的与企业事务有关的文献信息资源由各部门根据一定标准筛选汇总后，都须呈递给战略规划部门进行再鉴定和分类处理；凡属需要从外部获取的文献信息资源，原则上都须由战略规划部门统一规划和采集，各部门在业务范围内获取的外部文献信息资源应按规定报送战略规划部门以避免重复购置。网络信息资源是指网络上处于持续的变化和流动状态的信息资源，原则上所有企业员工都可以自由地利用网络信息资源，但由于网络信息资源的获取需要时间和特定的技能，一般情况下组织所需的网络信息资源的获取应该委托战略信息人员来执行，个人采集的与企业有关的信息资源可以放在企业内部网的指定区域，以便内部共享。同时，上述3种类型的信息资源应该进行交互集成，即由战略规划部门定期检查、核实和评估企业所拥有的3种类型的信息资源，最大限度地避免重复建设，合理地优化配置不同类型的信息资源，实现以最低的成本、最有效的信息资源组合、最有力地支持企业战略决策的目的。
企业信息资源集成意味着现实信息资源与潜在信息资源的集成。现实信息资源相当于上述口语信息资源、文献信息资源和网络信息资源，这些信息资源并不是企业信息资源的全部，企业管理者和员工所掌握的专门知识(expetise)即笔者定义的潜在信息资源也是企业的重要财富，因此需要加以集成和管理。潜在信息资源的集成要求战略规划部门与企业人事部门密切配合，建立企业人力资源数据库，持续追踪企业管理者和员工的发展与进步，一方面要求管理者和员工定期总结自己在工作、学习、研究、管理等方面的成绩、经验、改进、新想法、新建议、新发明等信息并进而不断更新数据库记录，另一方面要求人事部门对企业管理者和员工进行评估并从旁观者的角度挖掘潜在信息资源，充分发挥它们的价值，确保企业信息资源不会因企业管理者和员工的流动而出现大面积流失。潜在信息资源本身是现实信息资源的补充，它们的集成将能有效地放大信息资源的作用，使企业战略信息资源的积聚达到一个新的临界规模点，使企业战略信息资源管理的效果发生跃变，从而使企业进入信息资源主导的发展阶段。
企业信息资源集成也意味着战略层次信息资源、管理层次信息资源和操作层次信息资源的集成。这3类信息资源的集成需要采用分层次的集成方法，如图4中各业务系统所产生的购买指令、购买记录、货物接收记录、库存记录、生产记录、成品移交记录、销售记录、顾客指令以及进销发票等操作层次的信息资源应该在相应的业务部门实现集成，然后由该部门主管定期分析并撰写分析报告，再将这些报告以及对企业战略具有重要价值的原始数据记录等呈递给战略规划部门实现第二次集成；管理层次的市场营销系统、R&D系统和人事系统本身是企业内部的信息资源消费大户，它们在信息战略的规划范围内可以依照上述信息集成方法对本部门信息资源实行集成，同时通过协作研究、信息共享、定期移交战略信息资源等方式与战略规划部门实现基于信息资源内容的集成；战略层次的信息资源由战略规划部门实现集中统一的管理，该部门对内规划、监督、协调、接收和统管内部信息资源，对外追踪、搜集、购买和汇总企业所需的战略信息资源，是企业战略信息资源管理的最高机构。战略层次、管理层次和操作层次信息资源的集成涉及信息资源集成的机制问题，它所描述的实际上也是企业信息资源的集中管理与分散管理的问题。
4 结束语
广义的信息资源集成还包括信息处理集成，信息处理是信息资源集成的延伸或支撑部分，其实质是信息资源管理手段的集成，核心内容是自动化、标准化和规范化问题。信息处理集成主要包括信息技术集成、信息方法集成和信息制度集成，具体内容此处从略，笔者将在另一篇论文中展开论述。需要指出，无论信息功能集成，还是信息技术集成，都不是目的，它们是为信息资源集成服务的，企业在实施信息集成管理时务必要处理好这些关系，使企业信息资源管理工作真正地发挥应有的作用。就信息功能集成、信息资源集成和信息处理集成来说，信息功能集成是信息资源集成的组织保证，信息处理集成是信息资源集成的技术和方法前提，只有信息资源集成，才是企业信息集成管理的核心和目的所在。
收稿日期：2000年1月24日