摘要：近年来我国工程建设的范围和规模都在不断扩大，工程监理是确保工程项目顺利推进的重要保障，而监理资料的管理又是监理工作的重要内容。
关键词：监理资料；文件编号；资料立卷；管理
1监理资料管理关键作用
1.1监理资料管理是监理工作内容的组成部分。进行监理工作时，监理资料的高效管理是确保整个监理工作得以有效推进的基础，监理资料经过系统科学整理之后可以变成有效的信息资源，以此确保监理工作的顺利进行。
1.2监理企业是为工程项目提供服务的，因此监理资料管理质量的好坏就可以直接体现其工作成功与否。监理工作最终成果全部集中于监理资料中，把整理好的监理资料提交给相关部门就成为了监理档案。
1.3有序真实的监理资料是过程质量追溯的重要依据。一旦发生工程纠纷问题，就可以随时调取监理资料结合实际情况做出公平的裁决。因此说监理资料是保障自身合法权益的关键证据。
1.4监理资料是工程项目实践的总结，对于监理部门而言有着非常重要的价值，不管是监理工程师还是整个监理部门都能够从过往的监理资料中学习到有效的监理实践经验，对于提升监理工程师自身的监理水平有着重要作用。
2监理资料管理具体内容
项目监理相关部门需要制定完善的资料管理体系，以此清晰界定资料管理的具体内容及其直接责任人员。必须要说明的是资料管理不但是资料员的工作，必须要发动所有人员参与到资料管理中来，且所有人员都应该在规章制度的基础上来完成监理资料管理工作，严格根据相关流程来整理或提交资料，避免出现资料散失问题。
2.1监理基本表式。工程项目在施工过程中监理资料的表式有着严格的规定，共分成A、B、C三种。所有工程建设参与单位在资料交流时均必须使用规定的监理基本表式，已达到高效沟通的目的。
2.2监理资料类型。建立过程中所产生的监理资料有着较多的特点，比如牵涉到的专业较多、综合性较强、同时还比较分散且复杂等。因此监理部门必须针对众多的监理资料进行合理分类，提出有效方案。监理资料的分类方法有很多，比如可以根据机构、分部或者专业等进行分类，也可以根据名称、问题类型进行分类。
2.3文件编号。进行文件编号时必须要基于资料分类来执行，文件编号务必准确描述出资料层次之间的关系。笔者在多年的实践中发现，工程项目施工质量验收时相关表格的编号就是非常好的借鉴，可以用到监理资料编号中来。
2.4资料积累。资料在积累时必须要有“资料清单”，
2.5资料立卷。也可以将资料立卷称之为组卷。资料立卷所涵括的具体内容有很多，下面对资料立卷过程中需要注意的问题进行简单描述：①文件甄别中需要将下属文件排除：上级或者建设单位下发的并非关于监理工程项目的文件；出现重复的文件；没有参考意义的普通事务性或者临时性文件；普通文件修改稿或者校对稿，亦或是没有正式签发生效的文件。②资料立卷、排列方法：进行资料排列时必须以“件”作为单位。比如一份报表、图册、名册或者监理日志等都可以视为一件，包括附件。③立卷必须要在资料分类的基础上进行，相同系列案卷宜通过相同方法进行组卷，特殊情况下也能够综合两种甚至多种方法来组卷。不管是采取什么方法都务必真实准确描述案卷之间的密切关系，同时还应该反映出案卷特点。④装订装盒要求：根据类目来针对案卷编号，通常情况下案卷资料厚度应该在3cm范围内，如果是成册资料则应该维持原状直接装盒。如果是散装监理资料则需要对其进行装订处理，确保装订的整齐性、牢固性以及便捷性，必须方便查阅和保管。⑤监理资料的移交与归档：在完成监理项目所有工作内容以后，根据有关要求认真整理资料并将这些资料提交至档案馆、建设单位及相关监理单位进行归档。
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3监理资料中常见问题及其应对方法
3.1用表不规范。我国的《建设工程监理规范》中已经明确了最基本的表式表样，比如A表A1~A10，B表B1~B6，C表C1~C2。实践中存在如下问题：①施工单位在将材料上报时部分表头出现漏写问题，比如将A1、B2等漏掉；②将施工组织设计（方案）报审表中的“方案”二字直接省掉。应对方法：在制表时严格根据《建设工程监理规范》中明确要求的表样格式来进行，并进行认真检查确认。
3.2签字盖章不合规定。相关规范中已经对文件盖章与签字权做出清晰的界定。实践中存在如下问题：①专业监理工程师直接越权替代总监进行签字；②盖章混乱，如本来需要盖公章的却错盖成了项目部章，或者是重复盖章等。应对方法：①需要总监签字的文件必须由总监签字，其他任何人不得代签。比如施工组织设计（方案）报审表、监理实施细则、工程变更单等等；②需要盖单位公章的文件必须要盖公章，不得多盖或错盖，比如开工报告、图纸会审纪录以及工程竣工报告等等；③竣工图只要求盖竣工图章即可，而不需要再盖其他类型的图章。
3.3用语不规范。实践中存在如下问题：①监理工程师通知单（B1）具体文字内容逻辑性较差，用语不规范；②监理工程师通知单（B1）详细内容中存在格式不正确问题。应对方法：①为更好的表述意思，应该针对不同严格程度情况下的措辞进行明确，比如用“必须”和“严禁”表示极其严格的情况；用“应”、“不应”或“不得”表示一般严格的情况；用“宜”和“不宜”表示可以稍有选择的情况。规范中规定，如果必须根据其他相关规范标准执行时具体措辞为：“应按……执行”或者“应符合……的规定”，如果是建议根据其他相关规范标准执行时的措辞为“可参照……”；②明确监理工程师通知单（B1）具体格式形式，使用时只需要向格式中填入对应内容即可。
3.4闭合性差。实践中存在如下问题：在填写监理旁站记录或者监理日志的过程中出现错误。然而未详细记录对应错误的检查结果及其处理措施，记录内容不够系统。应对方法：针对所有的工程质量问题或者事故都必须做好全面系统的记录，不仅仅是记录问题本身，还应该记录对应的解决措施，使之能够闭合。
3.5报审或报验资料附件不全。实践中存在如下问题：比如工程项目开工/复工报审表中通常都会附上开工报告以及相关证明文件，但是有时候就缺少证明文件等等。应对方法：工程项目开工/复工报审表中常见附件主要包括工程建设施工许可证（复印件）、施工组织设计图纸、施工现场管理人员以及相关人员的上岗证与资格证。相关证明文件以证明人员、材料与设备已经进场以及施工现场各项条件已经具备开工要求。
3.6监理审查意见不明确。实践中存在如下问题：报审或报验材料中给出的具体审查意见不清晰。比如在填写审查意见时只是简单的写上“同意”二字，或者“经过审查满足设计及规范要求”等等。应对方法：监理审查意见必须详细描述，这对建设工程施工许可证办理与否、是否持有上岗证或资格证、施工组织设计批准与否等逐条给出答复，最后综合上述信息给出最终意见。
4结语
总而言之，我国近年来社会经济建设取得了非常大的成就，随之开展了大规模大范围的工程项目建设，基于文章分析可以看出监理资料管理对于整个工程项目而言有着非常重要的作用。监理资料管理过程中必须确保资料的完整性和准确性，要想做到这一点，就需要做好监理资料分类与归档管理工作。相关工程监理人员必须引起高度重视，在实践中认真做好监理资料的管理工作，另一方面，以期本文的分析研究可以为同行提供些许帮助。
参考文献
[1]王怀栋.监理资料存在的若干问题与整改对策[J].建设监理，2008（09）:22-26.
[2]汤寅莺.房建工程的监理资料管理[J].工程技术:全文版，2016（55）:116.
论文作者:苏恒
论文发表刊物:《基层建设》2017年第21期
论文发表时间:2017/10/31
标签：资料论文; 文件论文; 方法论文; 案卷论文; 工程项目论文; 工作论文; 编号论文; 《基层建设》2017年第21期论文;