摘要：档案记录着企业的发展历程，记录着员工在企业的发展情况。因此，做好档案管理工作，对企业的未来发展有着十分重要的意义，但是现阶段，多数企业在管理工作中都存在缺乏专业人才、档案管理手段落后等问题，本文就针对优化企业档案管理工作的措施进行探讨，希望笔者的研究能给大家一些启发。
关键词：企业；档案管理；优化；措施
前言
社会在发展，科技在进步，企业的档案管理工作也应该与时俱进，不仅要能满足企业生存的需要，还要能推动企业发展。但是现阶段，很多管理者对企业档案管理工作的重视程度普遍不够，致使企业经常出现档案丢失、查找困难等问题，企业档案的利用率普遍不高，严重制约了企业的发展。本文就从现阶段企业档案管理工作中存在的问题以及优化企业档案管理工作的措施两方面出发来展开论述。
1现阶段企业档案管理工作中存在的问题
第一，缺乏专业的管理人才。不同于生产和销售工作，一些企业在档案管理人员的任命上会显得比较随意，导致档案管理人员无法胜任本职工作的原因主要有以下两点：一是企业对档案管理人员培训的重视程度不够，很多企业的档案管理者依然在沿用传统的工作方式，专业水平多年没有提高，无法适应现代企业档案管理工作的需要；二是在档案管理人员的任命上，一些企业会选择一些已经无法承担繁重的生产和销售工作的即将退休的人员承担相关工作，而不会招聘专业的档案管理人才，这也是企业档案管理工作质量始终无法提升的一个重要原因。
第二，对信息化建设重视程度不够。虽然很多企业管理者已经认识到了做好档案管理工作的重要性，但是在落实的过程中，效果依然不理想[1]。一些企业沿用的依然是传统的档案管理方式，传统的纸质的档案非常容易损坏，对保存环境的要求较高，无形中加大了企业的管理成本。还有一些企业虽然已经建立了自己的档案管理系统，档案管理工作的质量大幅度提高，但是，个别企业的档案管理系统很多年没有做出调整，很多部分已经无法适应现代企业的发展需要，严重影响了企业档案管理工作的效率。以上这些，都是企业管理者对企业信息化建设和档案管理工作重视程度不够的表现。
第三，缺乏健全的管理评估机制。现代的档案管理工作与传统的档案管理工作相比，其范围更宽，除了要做好档案保存方面的工作，管理者也要做好档案信息分析的工作，才能充分发挥档案对于企业发展的促进作用。企业管理者要定期对档案中记录的一些信息进行评估，根据档案记录的一些情况以及企业的发展实际，确定企业下一步的发展方向和发展目标。但是现实中，很多企业都忽视了这部分的工作，企业档案的利用率普遍不高，严重制约了企业的发展。出现这个问题，主要是由于企业对档案管理工作的质量、档案的调用等缺乏健全的评估机制，管理者不了解本公司的档案管理工作存在哪些问题，也就无从制定优化企业档案管理工作的方案。
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2优化企业档案管理工作的措施
2.1提升档案管理人员的专业素养
现代企业的档案管理工作更强调人与信息技术的配合，所以要提升档案管理人员的专业素养，主要可以从两个方面来落实：首先，要加强对档案管理人员的培训，传统的档案管理主要以人工为主，所以要想胜任新时期的档案管理工作，就必须提升档案管理人员的信息素养，可以通过组织员工培训的的方式来讲解档案管理系统的使用、维护等方面的知识，提升档案管理人员与系统的配合度[2]。其次，重视档案管理人员的聘用，要有国家承认的专业学位、有一定工作经验，能胜任现代的档案管理工作，才能从根本上提升企业档案管理工作的质量。
2.2加强信息化建设
建立档案管理系统不仅有利于提升企业档案管理工作的质量，也能大大降低企业档案管理的成本，提升档案的利用率，使企业档案能更好地发挥其对于企业发展的推动作用。首先，要建立完善的档案搜集、分类系统，要摒弃传统的档案搜集模式，档案管理工作要向自动化采集、数字化存储、人性化服务的方向发展，真正实现档案管理工作的网络化，提升企业档案管理工作的效率[3]。其次，建立完善的档案信息搜索系统。企业要根据自身特点，建立档案信息搜素目录，对于一些可以公开的档案资料，员工只需要一部手机、一台电脑就可以就可以根据自身需要自行查找，大大提升了企业内部信息传输的效率。
2.3建立健全的管理评估机制
档案管理工作中，要针对档案的搜集、整理、调用等建立一套完整的管理制度，要在保证企业信息安全的基础上，尽可能地确保信息在企业内部流通的时效性，并根据企业业务调整情况及时地调整信息系统的设置，最大限度地发掘企业信息的价值，促进企业的发展。企业要建立一套完善的档案管理工作质量评估机制，可以选择向员工发放问卷的方式，征求员工对于信息系统建设的意见，对于有价值的建议，要及时采纳，使档案管理系统能更好地服务于员工的工作。其次，对于档案管理系统的使用，管理者也要定期进行评估，发现问题，及时整改，确保企业档案管理工作能顺利推进。
结语
企业的档案管理工作对企业的发展有着十分重要的意义，企业管理者一定要加强重视。要加大档案管理基础设施的投入，推进企业档案管理工作的信息化建设，同时，聘请专业的档案管理人员，定期对档案管理工作的质量进行评估，充分发挥企业档案管理工作对于企业发展的推动作用。
参考文献
[1]刘泽珊.新时代企业档案创新管理探讨[J].城建档案,2018(11):44-45.
[2]孙雪.优化企业档案管理工作的具体措施[J].黑龙江档案,2014(03):132.
[3]李东辉.企业档案管理工作的优化措施[J].黑龙江档案,2013(06):104.
论文作者:杨淑芳
论文发表刊物:《电力设备》2019年第1期
论文发表时间:2019/6/26
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