一份会议通知的“九宗错”
□冯文涛
会议通知是常用公文文种之一，具有相对固定的结构格式和语言模式，是公文“大餐”中的一道“小菜”。会议通知贵在准确、精练地传达需与会单位知晓的内容和注意事项，虽然不需要“创新”和“深耕”，但必须用心和慎重。在日常公文处理工作中，经常见到一些让人啼笑皆非、摸不着头脑的“会议通知”。在此，结合本人审核制发会议通知的工作体会，借用一例“带病”会议通知，对存在的不当之处逐项解析，与大家共勉。
例文：
×××县公安局、工商局关于召开整顿全县旅店行业行为会议的通知
兹定于3月5日下午14：00在县交警大队二楼会议室召开整顿全县旅店行业行为会议的通知，时间半天。现将有关事项通知如下：
作为现代市场经济体系的重要组成部分，期货市场凭借其特有的价格发现和套期保值功能在国民经济运行中扮演着不可替代的角色。而原油作为一种重要的能源和化工原料，无论是在经济发展方面还是国家安全方面都具有举足轻重的地位。20世纪90年代以来，国际石油期货市场及相关衍生品市场得到迅猛发展，已成为国际金融市场的一个关键组成部分。期货市场最基础的功能是价格发现，而期货市场能否充分发挥其价格发现功能，市场是否有效率则是前提和关键。
一、会议时间：3月5日下午14：00。
二、会议地点：县交警大队二楼会议室。
三、会议内容：传达学习市县有关会议精神，安排部署整顿全县旅店行业行为。
另一场线下运动莫过于无人便利店，而无人便利店在过去的一年里面临的是具大的成本压力以及新物种“无人售货机”的挑战。
四、参会人员：全县国营、集体、个体旅店1名负责人。参会人员不准缺席，旷会旅店一律责令停业或取缔。
卫生器具在安装上的关键在于排水配件质量的好坏。与此同时，卫生器具和其他的配件在安装过程中存在着的问题就是安装的尺寸和规定是不相符合的，而且，坐便器在进行排水口安装的时候也没有依据规定进行[1]。除此之外，对卫生器具进行电位连接的时候，只是进行接地线的安装。但是，局部在进行电位连接的时候并不是完善的，穿钢管进行电位连接的敷设的这一现象时常的发生，在卫生间的管道和管道的金属支架以及穿楼板的金属套管中并没有实现电位连接。
五、会议报名：请将与会人员名单于3月4日下午16：00前上报。
三是概念错误。公文中使用概念一定要准确，且应当跟上时代发展的步伐，始终与现时政策以及使用惯例保持“同频共振”，不能使用一些过时的陈旧概念，避免产生歧义和错乱。该会议通知中使用了“国营”一词，让与会者很难对号入座。“国营”是早期使用的一个企业类别概念，属于计划经济时代的产物，在市场经济大背景下，早已不再使用，应改称“国有”企业。
有关要求：1.会议要严格遵守“八项”规定。
全部124例患者中有34例患者出现了高钠血症,这些患者接受治疗和护理后,有22例被治愈,有12例死亡,有16例患者的休克期不稳定,35例脓毒症,7例急性肾衰,12例死亡。我们将大面积烧伤患者分成了高钠血症死亡组,高钠血症存活组及非高钠血症组,对比三组的血钠水平、烧伤面积,和病因发病例数,结果存在统计学差异性。
2.公安系统人员要着正装。
2.1 标准曲线线性考察结果 根据葡萄糖对照品浓度(C)与吸光度值(A)的线性关系得回归方程A=67.428 57C-0.112 19，R2=0.999 5，说明葡萄糖浓度与吸光度值的线性关系良好。
3.所有人员手机要关机或者调至震动。
虽此问题是物权法上的一个小问题，但学说复杂繁多且混乱，管见以为主要是由于不同法域之物权变动模式所致，故确有厘清与统一学说之必要。不仅具有物权法理论上的意义，对实践立法也具有一定的意义，对我国日后民法典善意取得相关条文之立法具有一定的实际意义。
4.请报社、电视台派员报道。
附：《报名回执》
他们接着在显微镜下观察患病小鼠脊髓内的导血管。“在白血病小鼠中，你可以看到这些血管被白血病细胞所包围，”斯普金斯说，“这些细胞在隧道里，围绕着这些血管，来来回回。癌细胞找到了一条通往大脑和脊髓的捷径——一条他们有特殊钥匙的秘密通道。既然已经知道了这些关键技术，斯普金斯希望它们能被用于治疗急性淋巴细胞白血病和其他脑癌。
×××县工商局
×××县公安局
三月四日
评析：
一、标题表述不当
1.发文机关表述不规范。《党政机关公文处理工作条例》（以下简称《条例》）明确规定：文件标题由发文机关名称、事由和文种三部分组成。其中，发文机关名称应当使用发文机关的全称或者规范化简称，而不能使用发文机关的统称。纵览例文可以看出，这份会议通知是由“县公安局”和“县工商局”联合制发的。所以，标题中的发文机关名称应当为“××县公安局 ××县工商局”。发文机关统称一般用在“正文”以及“主送”和“抄送”中。
2.标点符号使用不当。为使标题简洁明了，一般不加标点符号。在公文标题中，发文机关如果是两个，一般上下两行，一行排一个发文机关名称，或者将两个发文机关名称并排一行，中间用空格隔开，不加标点符号。因此，该会议通知标题中发文机关之间的顿号（“、”）应当去掉，改用空格（一般空两格）。
3.事由表述不清。会议通知的事由部分一般包含或体现会议的名称，应简明扼要地点明会议的主要事项，让与会者一目了然，做到心中有数、有备而来。该会议通知，无论从标题的“事由”部分还是正文的“会议内容”中，都无法准确看到会议的主要事项。从句子搭配来看，会议目的是为了“整顿”，“整顿”的指向是“行为”，而产生“行为”的主体是“旅店行业”，但针对“旅店行业”的什么行为进行整顿，不得而知。按照正常逻辑可以推知，是“旅店行业”存在不规范、不合法或者不文明的经营行为，需进行整顿。由于该会议通知没有在标题事由部分明确交待，让整个会议通知陷入了“混沌”状态。事由部分可改为：“关于召开整顿全县旅店行业不文明经营行为会议的通知”。
二、会议要素出现重叠或表述不规范
会议通知必须准确地写明会议召开的时间、地点、主要内容和与会人员范围，在必要情况下，还需写明注意的事项。同时要做到语言简洁、表述准确，不能重复啰嗦。
1.会议要素重复。会议召开的时间和地点这两个要素在正文的开头部分已经写明，就不用再单列一项重复交代了。所以，该会议通知中的“一、会议时间”部分和“二、会议地点”部分应当删除。目前的惯常做法是，将会议时间、地点放在开头部分来说，不再单独列项，使整个会议通知显得更凝练、紧凑。
2.时间表述不规范。计时方式既可采用12小时制，也可采用24小时制。比如：“11时40分”表示“上午11时40分”，“21时30分”表示“晚上9时30分”。如果用12小时制表述，“17时30分”可表述为“下午5时30分”，“22时10分”可表述为“晚上10时10分”。在表述凌晨或上午的时间时，为了避免产生歧义，一般在时间前面加上表示时间段的“凌晨”或“上午”二字。比如：凌晨3时10分，上午9时30分等。同时，时间中的“时”“分”也可以用“∶”（位置居中，不能错用为冒号）表示。比如：“上午8时30分”可写为“上午8∶30”。可见，该会议通知中“下午14∶00”这样的时间表述是不规范的。例文中的“会议时间”安排在下午，可以表述为“3月5日14∶00（14时）”或者“3月5日下午2∶00（2时）”。
3.“会议地点”交代不清楚。会议地点一定要让所有与会人员能够轻松找到。如果不是常用地点或者比较偏僻的地点，应当写明具体地址或者比较明显的参照物。该会议通知中的“会议地点”——县交警大队，公安系统的与会人员可能比较熟悉，而工商系统和其他单位的与会人员可能并不熟悉。所以，出现类似“县交警大队”这样的特定地点的情况，应当在其后加括号标明具体位置，如“县交警大队（××路××号）”或“县交警大队（××大厦往东50米路南）”等，以便与会人员准确定位。
三、会议内容表述不清
一般情况下，与会单位都是根据会议内容安排相应人员参加会议的，如果会议内容不清楚，参会单位就会无所适从，不知道派何人参会比较合适。该会议的主要任务是“整顿”，同时还有“传达市县有关会议精神”一项内容，这样表述有两个不当之处。
一是缺少报名接收者。在“会议报名”一项，一般要说明何时、何种途径、向何单位（或何人）报名，在必要的情况下，还可以预留联系方式。该会议通知未说明把人员名单报向哪里，所以，与会单位就不知道需要向“县公安局”还是“县工商局”报名。如果有联系电话，与会单位就可以进行电话咨询，但该通知没有预留联系方式，令与会单位无从报名。
两组入院后均给予基础治疗，观察组采用氢溴酸西酞普兰、奥氮平联合治疗。氢溴酸西酞普兰片（四川科伦药业股份有效公司生产，20 mg/片），1次/d，单次剂量为10 mg；奥氮平片（常州华生制药有效公司，5 mg/片），1次/d，单次剂量为5 mg。对照组仅使用氢溴酸西酞普兰片治疗，1次/d，单次剂量为10 mg，两组患者均连续治疗12周。
根据会议的本意，可以有两种改法。一种是改为“全县各国营、集体、个体旅店各1名负责人”；另一种是改为“全县各国营、集体、个体旅店主要负责人”。但按照公文语言既简练又准确的要求，第一种改法虽然表达明确，但是过于繁琐，相比之下，第二种改法较为简洁明了，且不会产生歧义。
四、参会人员表述混乱
参会人员似乎是简单易定的要素，却是最容易出现纰漏的地方。该会议通知的“参会人员”部分就存在五处不规范的地方，这“五大差错”也是需要格外警惕的。
一是参会人员范围有歧义。“全县国营、集体、个体旅店1名负责人”，单就字面意思可以有两种理解：可以理解为3个人的会议，即国营、集体、个体三类旅店分别有1人参加会议；也可以理解为凡是属于这三种类型的旅店都要派1人参加会议。所以，这份通知中对参会人员的表述存在歧义，范围界定不清。
二是会议内容缺乏针对性。“安排部署整顿全县旅店行业行为”这样的表述，没有交代清楚“整顿”的具体内容，应明确具体的“整顿”内容。会议的主要内容应与会议的名称（会议通知标题中的事由）相一致。
二是内容杂糅。每一级标题下的内容，应当与本级标题相吻合，内容可以窄于标题的内涵和外延，但不能超过标题限定的范围。该会议通知中“参会人员”这个一级标题下，只能写“谁来开会”，而“参会人员不准缺席，旷会旅店一律责令停业或取缔”，明显不属于界定“参会人员”范围的内容，不应放在“参会人员”标题之下。“参会人员不准缺席，旷会旅店一律责令停业或取缔”放在参会要求当中较为合适。
三月三，我约他去山上放风筝，他欣然允诺。这天，看得出来他的兴致很高，他的头发高高地梳起，饱满亮泽，哇，可以拍飘柔广告了，想到这里，我扑哧一笑。他傻气地问我，你这个笨丫头，又在笑话我什么。我赶紧敲一下自己脑袋，别又嬉皮笑脸，今天我可是有任务的。
设lMA=0.9 m，lMB=0.9 m，lNC=0.8 m，lND=0.8 m，lMN=1.15 m，lZM=0.01 m，距离lOZ从30 m增加到100 m时，给定偏转角α分别为3°、6°、10°、12°、15°所对应的横向偏移量偏差分布如图3所示(实际作业中掘进机机身偏转角一般小于10°)。不同给定偏转角时进尺方向引起的偏差随靶标到摄像机之间距离增加的变化趋势如图4所示。
四是内容违法。“符合国家法律法规和党的路线方针政策”是《条例》对公文起草提出的基本要求。该会议通知把“参会人员不准缺席，旷会旅店一律责令停业或取缔”作为对参会者的一项要求，无法定依据，属于违法内容。没有哪一项规定说，不参加会议就将企业责令停产或取缔，在会议通知中出现这样的“要求”，明显超出了组织召开会议的两个部门的职责权限。这种“查无实据”的要求应当删除，确保公文内容合法合规合情。
低蛋白饮食通过减少饮食氮、酸、磷的摄入，减轻肾脏排泄代谢废物的负荷，可以延缓CKD 3～ 5期患者的肾功能进展、改善并发症，但易发生蛋白质营养不良。医用低蛋白主食是以普通米/面为生产原料，通过蛋白酶解技术析出蛋白质，留下米/面的其他原有成分，可在不影响进食体验的情况下，减少植物蛋白的摄入，同时保证CKD患者能量摄入和高生物效价蛋白的比例，既协助延缓肾功能进展又能避免营养不良的发生，在CKD 3～5期患者的治疗中具有很好的应用前景。
五是内容遗漏。该会议通知在罗列“参会人员”时，遗漏了重要参会人员。按照常理推断，会议是由“县公安局”和“县工商局”联合召开的，这两个部门所属单位的相关负责人也应当参加会议，而会议通知的“参会人员”中没有列明，应当补上两部门及下属单位的相关负责人。
在制发会议通知时，经常犯“灯下黑”的毛病。特别是由部门代党委、政府办公室（厅）起草的会议通知，代拟部门经常想当然地认为会议通知是由本单位起草的，而不将本单位列入“参会人员”范围。这是需要文件制发机关审核代拟稿时特别注意的，避免出现“会议组织者”不到会的严重失误。
五、与会单位无从报名
一是会议内容过于笼统和宽泛。应当明确哪一类或者某一具体事项的会议精神。写入“传达市县有关会议精神”这样的会议内容，有扣大帽子、扯大旗作虎皮之嫌。如果上级没有明确要求，也找不到确切的依据，纯属“创新”之举，这样强拉硬拽的“传达”内容不要也罢，千万不要牵强附后、生搬硬套，以免画蛇添足、弄巧成拙。
二是公文语言使用不规范。此前“上报”只能是下级单位对上级单位报送材料，而《条例》颁发后，无论是向上还是平行报送材料，一律使用“报送”或“抄送”，不再使用“上报”。例文中，被通知的与会单位只是接受组织召开会议的两部门的监督指导，并不直接隶属于“县公安局”和“县工商局”，从语言体例上看，也不应该用“上报”一词。
六、层次结构混乱
一是层级结构错乱。从会议通知全文来看，“有关要求”下有多项具体要求，在层级上应当与“会议内容”“参会人员”“会议报名”并列，属于一级标题，应改为“四、有关要求”。
二是部门与单位的隶属关系错乱。例文中“请报社、电视台派员报道”，作为一项要求不合适。因为报社、电视台与组织召开会议的两部门之间并非隶属关系，不相隶属的部门单位之间不能提指令性要求。虽然“报道”是报社、电视台的基本职能，文中还是用“邀请”较为合适。同时要去掉前面的序号“4.”，可单独成段，放在文尾；也可单独列一项“五、其他事项”，表述为“邀请县报社、电视台派员报道”。
正是晌午，一天中最热的时候，但这次，白光未能淹没金芒，相反，秀容川双瞳竟然扩大，占据了整个眼睛，刺射出来的金芒，汹涌澎湃，一个浪头高过一个浪头，几个浪头，就将白光打碎了，然后，金芒刺入老砍头瞳孔。
七、附件标注不规范
该会议通知的附件说明部分虽然字数较少，却存在多处瑕疵。
一是“附件说明”不规范。《党政机关公文格式》明确规定：如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。对照此规定，文中的“附：”应改为“附件：”。一般情况下，如果单标一个“附”字，后边附的就不是正文的“附件”，而是正文的主体。以前在向领导报送“呈阅件”时，通常会在正文前加几句“说明性”的汇报语言，然后把正文附后。在《条例》颁布以后，各地纷纷出台配套的实施办法，要求不得以“请阅件”“呈阅件”等非规范形式报送文件，故“附”这种情况就随之少见了。
二是“附件名称”不能添加书名号。如果附件名称不是特指或原标题中突出强调的，就不能添加其他标点符号。尤其是不能随意添加引号和书名号，附件名称后也不能加逗号、分号、句号等标点符号。该会议通知的附件名称应当去掉书名号。
八、发文机关署名和成文日期不合规
发文机关署名和成文日期就是我们通常所讲的“落款”，在《党政机关公文格式》中有严格的规范标准。例文中的“落款”有两处需要修改。
一是发文机关署名应当与标题中的排序对应一致。联合行文时，应当先编排主办机关名称。从例文的标题看，“××县公安局”应为主办机关，故“××县公安局”应排列在前，同时将“××县工商局”另行编排，显得更为美观。
二是成文日期应当用阿拉伯数字规范标注。例文中的成文日期，不仅缺少年份部分，而且未使用阿拉伯数字标注。应当改为“××××年3月4日”。
九、缺少主送机关
例文最大的硬伤是缺少“主送”。没有“主送”，文件就无法准确送达，就成了一纸废文。从会议通知中的参会范围来看，该会议通知的主送应为“县公安局、县工商局，各国有、集体、个体旅店”。
综上所述，一份简短的会议通知竟然存在九方面二十多处大大小小的不当之处。任何一处纰漏，都可能对整个会议产生不可估量的影响，甚至会影响整个“整顿”活动的顺利开展。因此，公文无大小，每文必用心，不能有一丝马虎和半点失误，要确保“零差错”，为有效开展工作打好基础。
（作者单位：山东省潍坊市人民政府办公室）
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