临沂市公路局兰陵县公路管理局 山东临沂 277700
摘要：新时期下，档案管理行业面临诸多机遇，也面对各种挑战。当前，档案管理工作现状并不乐观，已有的档案管理理念、管理方法已经无法顺应时代发展的要求。为此，需要不断优化创新档案管理工作，进行专业化管理。同时，在档案管理过程中，要调动工作人员的积极性，充分发挥其主观能动性，优化利用有限的资源，提高工作效率与质量。
关键词：档案管理工作；现状；创新
1档案管理工作现状
1.1档案管理较为复杂
在现代化的进程中，企业也开始重视档案管理工作，但是档案管理现状并不乐观，主要表现为档案管理工作较为复杂。首先，企业在发展壮大的过程中，各类项目、信息、数据不断增加，为了获得更好的发展，必须运用先进的技术手段，对复杂的档案进行定期分类、整理、更新。笔者在调研的过程中发现，很多单位、企业在档案管理方面，还是采取按照传统的工作模式进行处理，表面上没有严重的隐患，实际上已经在工作体系上出现了严重的混乱现象，如果不能在将来的工作中进行积极改善，将不利于开展档案管理工作。其次，档案管理较为复杂还表现在工作人员的工作态度不一。例如，有些工作人员的素质较高，能够在日常工作中保持端正的态度，努力做好自己的本职工作；有些工作人员则表现一般，丝毫没有团队意识；还有一部分工作人员完全是拖沓工作，影响了团队的进度。如此复杂的工作团体，不但无法实现档案管理的目标，而且不利于提高档案管理的效率。
1.2档案管理工作人员的综合素质低下
对于档案管理而言，工作人员的素质高低将直接影响档案管理的质量。目前，很多企业的档案管理工作人员的综合素质都不高，主要表现在以下几个方面：第一，在日常工作的过程中，很多工作人员没有严格要求自己，例如，当没有按时完成工作，或者是在管理上出现漏洞时，没有在第一时间想着如何去弥补，而是想着如何推脱责任，从而不利于正常开展档案管理工作；第二，工作人员并不了解相关前沿技术，例如，很多工作人员并不知道云计算、云存储等技术，即使有机会去学习，大部分人还会选择不学，导致在工作时还停留在旧观念上；第三，工作人员缺乏团队意识，只关注个人的得失，而很少关注团队的整体利益，从而会影响档案管理的全局部署。
1.3缺乏完善的档案管理机制
与其他工作不同，档案管理的敏感性较高，即便是出现了很小的问题，都容易对将来的长久发展构成严重的威胁。笔者在调查的过程中发现，很多企业缺乏完善的档案管理机制，甚至是出现了模糊条文的现象。首先，档案管理机制方面不够完善，就会造成工作的手段不够专业，在奖惩模式上也过于主观化，例如，有些企业、单位在制定档案管理机制的过程中，认为工作表现良好员工，可适当进行奖励和晋级，在这样的条文当中，“表现良好”是一个非常空泛的概念，如何评定完全停留在领导者的手中，因此无法激发员工的工作热情；其次，在部分情况下，档案管理机制完全效仿成功案例，未考虑本单位、企业的特殊情况，这就导致机制在实施过程中，容易出现严重的矛盾、缺失现象，由此造成的各类问题将会持续增加。
2创新档案管理工作的有效措施
我国已经进入信息化时代，任何行业的发展都经历了创新和发展。档案管理工作作为企业发展中的一项重要工作，所以创新档案管理的工作方式是非常重要的。我国档案管理工作理应与信息技术相结合，通过创新管理模式来提升工作效率，与此同时，还要加强档案管理工作安全保护。在创新工作方式的过程中，各行业还要提高档案管理人员的工作意识，保证档案管理工作顺利开展。
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2.1提高档案管理人员的职业素养
档案管理工作可以说是各行业工作的重中之重，因此各行业要重视档案管理工作，不断提升档案管理人员的职业素养。首先，档案管理人员要认清自己的工作职责，摆正自己的工作位置，要坚守岗位，履行职责；其次，档案管理人员要定时对档案进行查验，要及时找回出现遗漏的档案，从而提高档案管理的效率；最后，在进行档案管理工作的同时，档案管理工作人员也要不断创新管理观念，要随着时代变化不断更新观念，避免出现思想观念过于陈旧。
2.2建立档案管理工作新体系
在档案管理工作中，很多相关的工作档案需要进行集中管理，还有很多较为分散的工作资料信息需要进行整合。因此，在档案管理工作中，各行业需要对整个工作流程进行紧密的串联及规划，建立科学的档案管理工作体系，对相关的工作档案进行有效整合。首先，各行业要建立安全的网络平台，将档案资料录入，同时进行合理分类；其次，档案管理工作涉及的内容比较繁杂，需要利用电子技术进行管理，对纸质档案和电子档案进行备份，建立档案管理工作体系，完善档案工作流程；最后，工作流程还有工作体系都要进行创新，通过与电子技术相结合，保证电子档案能够与纸质档案相匹配。
2.3优化档案管理工作模式
档案管理工作需要积极的工作理念和高效的管理模式。随着信息化时代的到来，很多档案管理系统需要进行升级，才能够适应时代发展的要求。传统的档案管理方式已经不能够支撑整个档案管理工作的流程，因此各行业需要优化档案管理工作模式。首先，各行业要利用先进的信息技术来提高档案管理的水平，并运用科学化的管理方式提升管理效率。其次，各行业要逐渐从纸质档案管理模式向电子档案管理模式过渡。
2.4充分利用信息技术和安全软件
档案管理工作通过与信息技术相结合，能够实现档案管理在信息搜索、分类、编目、归档和处理等各个环节的信息化。有很多行业在工作过程中会出现档案丢失的问题，这就需要发挥互联网技术的优势，将所有档案进行备份，来保证档案的安全性。同时，档案管理部门要保证相关软件的安全性，通过建立防火墙来防止病毒入侵所引起的档案信息丢失，且还要及时更新软件。此外，我国众多行业都有着自身的保密信息，很多档案信息是不方便向外人透露的，所以工作人员在工作过程中一定要使用安全性高的软件。
2.5提升档案管理工作的服务能力
档案管理工作不仅是一项归档工作、记录工作，其实还是一项服务性的工作。在相关人员调取档案信息的时候，档案工作人员要具有良好的服务态度，要为其提供最好的服务。档案管理部门应当设置一个独立的档案服务部门，将服务功能延伸，形成一体化服务，通过专业培训来提升工作人员的服务能力，并要求其他部门对服务过程进行监督。
2.6优化业务流程
随着时代的发展，档案管理工作的内容也逐渐增加。我国很多行业的档案管理工作流程存在很多问题，这些问题最终会降低档案管理工作效率，因此各行业需要改变工作现状，优化工作流程。首先，档案管理工作相关部门要相互配合，使每个任务都有相关人员负责，绝不能出现问题没人负责的情况；其次，做好部门之间的工作分配，优化工作流程，部门之间要协调好工作关系，保证部门之间能够将工作进行合理分配，确保不会因工作分配问题引起冲突；最后，各个部门要明确自己的工作任务，在进行工作的时候要谨记工作流程，在自己管辖的范围内负起管理责任。
3结束语
总之，新时代下，采取多样化的措施不断优化创新档案管理工作具有一定的实践意义。它能够有效解决档案管理过程中存在的问题，充分利用有限的人力资源，进行优化重组，提升档案信息录入的精准率，提高档案管理的效率与质量。同时，能够不断提高档案管理人员自身的综合素质，构建一支新时代需要的高素质人才队伍，不断完善新时期档案管理工作。
参考文献
[1]姜玲玲.档案管理工作的改革和创新研究[J].才智，2016（24）：335.
[2]刘妤.论档案管理工作的创新研究[J].办公室业务，2016（11）：122+130.
[3]李静.目前档案管理工作的创新研究[J].东方企业文化，2016（14）：271.
论文作者:上官相伟
论文发表刊物:《建筑学研究前沿》2018年第14期
论文发表时间:2018/10/12
标签：档案论文; 管理工作论文; 档案管理论文; 工作论文; 工作人员论文; 过程中论文; 管理人员论文; 《建筑学研究前沿》2018年第14期论文;