摘要：新时期，档案信息化主要是指在档案管理期间引进现代化信息技术来有效归纳和整合档案信息数据，以此提升档案管理的规范性。近些年来，信息技术已经普及到了我国社会的各个领域，在较大程度上转变了群众的生活和工作模式，有效的提升了工作人员的工作效果和生活质量。那么，给单位的档案管理工作带来的效果也是一样，信息技术的高效引用强化了档案管理效果，并且推动了单位的健康发展进程，给基层群众带来诸多保障。
关键词：档案信息化建设；档案管理；思路分析
1档案信息化建设与档案管理建设的重要作用
我国自从迈入了信息化时代之后，便对单位提出了严格的要求，单位在经营管理期间逐渐朝着数字化和网络化方向迈进。单位档案是单位重要的信息资源，档案信息化建设是单位信息化建设的组成部分，也是单位档案管理创新的重要方面。单位应采取有效措施，加大投入，确保单位档案信息资源的完整、安全和有效开发利用，全面推动单位档案管理现代化。现阶段，随着社会的发展，档案信息资源开发也在逐渐发展。实体档案尤其是纸质档案不仅耗费大量纸张，不符合环保要求，且保存难度大，储存空间要求高。诸类实际状况将会阻碍档案事业的进一步发展。应积极推进档案信息化建设，以现代化的管理手段提高档案工作的效率和质量，让档案事业发挥应有的作用。
2档案信息化建设的基本内容分析
2.1基础设施的信息化建设
档案信息化管理的实现，离不开信息化基础设施的支持。因此，档案管理部门应当采购一批网络硬件和软件设施，用于构建信息化框架。硬件方面的信息设备主要包括计算机、交换机等，主要功能是为了实现对档案资料的分类整理和查询检索等。软件方面的信息化建设主要是构建局域网和连接互联网。局域网的作用在于实现档案管理部门内部的信息共享，消除信息壁垒，有利于提高档案管理的效率。
2.2管理系统的信息化建设
信息化管理模式下，整个管理系统采用的是扁平化管理方式。这种管理方式的优点在于可以实现对档案信息资料的快速和便捷处理，并且可以通过信息反馈，使得管理人员能够及时掌握档案资料的利用情况，进而采取针对性的管理措施。作为档案信息化建设中的核心组成部分，管理系统的建设尤其关键。一般来说，管理系统除了能够对外发出指令，还要能够及时接受反馈信号，便于管理人员对档案管理工作的开展有一个基本的了解。
2.3人才队伍的信息化建设
虽然在引进信息化管理系统后，大量的管理工作都可以交由计算机设备完成，但是档案管理人员的重要性仍然不可忽视。因此，在档案信息化建设过程中，还必须要重视档案管理人才队伍的信息化培训。例如，许多档案管理部门近年来为了适应工作需要，都引进了信息化管理系统。通过对档案管理人员的技术培训，使其能够掌握这些信息化设备的操作技术，进而保证了信息化管理工作的高效率开展。
3档案信息化建设与档案管理中存在的问题
3.1档案信息利用效率不高
从当前发展情况可以看出，在单位运营过程中，由于档案管理人员的思想理念较低，因此其根本无法适应社会发展的基本要求，它们没有根据实际情况对档案信息的机密性和开放性进行有效的处理和归置，使得服务质量下降。此外，采取的配套设施不健全，周围环境差，使得档案信息的利用效率越来越低，这些情况的发生都影响了档案信息系统开发和管理工作的有效实施。
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3.2单位档案管理基础条件不足
目前，在单位档案管理期间，由于受人员、资金不足、设备不完善等因素的影响，使得单位档案管理的基础条件变弱，严重影响了工作的有效开展。再者，相关人员在工作过程中，没有加大对档案信息化的建设力度，有的部门虽然已经制定了档案信息管理网络，不过能够查找的档案信息资源不多，档案信息化建设质量不高，无法做到合理的应用和开发单位档案信息资源。
3.3档案信息透明性和公开性较低
单位经营过程中实施单位档案信息化工作，主要是将相关资源整合到一起，以此为单位人员查找资料提供一定的便利，增强单位信息的公平公正性。不过，从当前情况可以看出，在单位档案信息化管理期间，还存在着诸多的问题。比方，信息公开性和透明性较低，他们只是把单位的档案管理权限交由少数人员进行管理，根本没有做好公开化管理。此外少数人员管理的方式虽然能够有效维护和提升单位档案信息的安全性，不过，和档案信息化建设的真实含义相比较而言，还是有着特别大的差距，严重影响了单位后期的正常运营。
4档案信息化建设与档案管理措施研究
4.1提高重视程度，积极做好档案信息化的建设工作
为了将档案信息化管理工作逐步推进，领导需要对该项工作予以重视。领导需要了解档案信息化管理对于单位发展的作用，明确档案管理的重要性，在档案管理推进的过程中给予足够的支持与重视；需要提高档案科学管理意识，转变管理理念。单位的领导需要对档案信息化建设工作给予相应的支持以及监督，提高对档案管理人员的重视程度，使其在档案管理的过程中发挥自身能力，积极做好档案信息化的建设工作。
4.2提高档案信息化管理，遵循相关规定要求
现阶段，单位要想获得稳定发展，就需要采取多种方法来优化单位档案管理人员的自身理念，大力提升档案信息化管理的合理性，为人们提供更加优质的档案信息化服务。譬如，单位可以根据实际情况来实施单位档案管理工作，在健全单位档案资源数据库的基础上来提高信息化管理能力，进而为用户提供诸多的准确性信息。此外，单位档案管理机构还可以适当借鉴相似单位的档案信息管理情况，对档案进行编制和归纳的时候，应当严格遵循我国的规定要求，确保档案信息化管理和单位管理情况相一致，以此为单位应用提供一定的方便。
4.3建立资金技术支撑体系，确保管理系统正常运行
档案信息化建设需要技术和资金的双重支持，管理人员只有确保资金和技术到位，才能维持信息化建设工作保质保量地开展，进而为档案管理工作带来便利。资金方面的花费主要包括两方面：其一是在前期建设阶段，由于信息化建设需要采购大量的硬件和软件设备，加上信息系统的安装调试等，都需要花费较多的资金。尤其是在一些大型的、综合性的档案管理部门，前期建设资金的成本较高。其二是后期维护阶段，信息化系统的运行过程中需要不断进行维护，以确保档案信息管理系统的正常运行。另外，部分硬件、软件设备在使用一定年限后，也需要及时更换，从而带来额外的成本花费。技术方面所涉及的内容则相对复杂，除了信息系统的安装与调试技术外，还包括信息化管理系统使用过程中的安全维护技术和资源共享技术等。
5结语
综上所述，档案管理的信息化建设已经成为档案工作发展的必然要求，同时也是不断提高档案服务效率的客观需要。新形势下档案信息化建设的必然性和重要性，一方面要投入一定资金，引进信息化管理系统，提高重视程度，积极做好档案信息化的建设工作，提高档案信息化管理，遵循相关规定要求，建立资金技术支撑体系，确保管理系统正常运行，为档案的信息化管理提供条件支持。另一方面也要加强自我专业技术水平，能够对新型的信息化设备进行熟练操作。此外，通过双管齐下，可以确保档案管理工作向信息化和数字化方向发展，更好地发挥档案资料的利用价值。
参考文献
[1]盛玉凤,刘俊霞.全省高校档案工作现状分析及对策研究——由全省高校档案检查引发的几点思考[J].山东档案,2011(5):32-33.
论文作者:经雷雨
论文发表刊物:《基层建设》2019年第31期
论文发表时间:2020/4/20
标签：档案论文; 单位论文; 信息化建设论文; 档案管理论文; 信息化管理论文; 工作论文; 管理人员论文; 《基层建设》2019年第31期论文;