钟青江
摘要：随着工程建设管理的日趋规范，工程资料管理所起到的作用愈加明显，因此本文对工程资料管理在施工管理中的作用与地位进行了分析，并讨论了所存在的问题及其原因，最后提出了相关建议和对策。
关键词：工程资料管理；施工管理；作用；地位
工程资料是指工程建设过程中形成的文件、图纸、原材料凭证、施工日志、质量验收报告、变更签证、相片、音像资料等信息资源，是施工活动全过程的记录。随着工程建设法律法规的不断完善，工程建设管理也更加规范化，工程资料的地位愈加重要，它所发挥的作用也更加显著，但是工程资料的形成要经过工程建设者们的密切配合、认真对待才能完成，而很多工程实际上施工人员并没有充分认识到工程资料的价值和重要性，以为只是资料回收或者出于应付资料员的工作而随便签字了事。须知，由于不重视工程资料作用而给施工带来影响乃至经济损失的情况也不少见[1]，因此本文对工程资料管理在施工管理中的作用和地位进行了分析，并对做好工程资料管理提出了对策和建议。
1 工程资料管理在施工管理中的作用与地位
1.1 工程资料是施工管理的重要依据
工程资料是施工企业围绕工程项目开展施工活动的原始凭证，可以保护企业、员工以及业主的合法权益，澄清责任，减少纠纷，这是其他材料所无法取代的[1]。例如施工日志是劳务用工结算、工期计算、重大事件调查等的重要依据。再如土石方工程、基坑支护、模板与脚手架工程、垂直运输机械等都需制定安全专项施工方案，它们也是竣工决算的依据。在调查质量安全施工时，有无专项施工方案、是否符合有关规定的要求以及是否经过相关单位签字，是调查取证重要依据[2]。这表明工程资料在施工管理中具有强大的凭证作用，任何人都无法忽视。
1.2 工程资料为施工管理活动提供参考作用
建设项目是一系列业务活动的有机整体，虽然没有完全相同的工程，但是总有共通性，这些共通性可以“继承”。如果不考虑“继承”，每一次都完全另起炉灶，就可能重复犯下以前犯过的错误并浪费大量资源。而施工企业重视工程之间的“继承”，就等于拥有了更多的资源，不仅利于新项目的快速突破，而且在接受主管部门检查、开展招投标活动等重要事件中具有更多的主动权。“继承”的载体就是工程资料，可见工程资料在施工管理中具有重要的参考作用。
1.3 工程资料在施工管理中支撑地位
前面已经分析了工程资料在施工管理中具有凭证和参考作用，因此也奠定了工程资料在施工管理中的支撑地位。一方面，工程资料可以全面反映施工过程和实物质量[3]。另一方面工程前期的工程资料是工程后期的依据，例如施工准备期形成的施工组织设计是开工后进行施工的依据，而施工中形成工程资料又是竣工验收的依据。因此，可以说工程资料在施工管理中具有支撑的地位。
2工程资料管理中的问题与原因
2.1 工程资料管理中存在的主要问题
2.1.1 工程资料不齐全
一些单位由于对工程资料管理重视不够，以致工程资料管理制度不健全和相关措施不得力，造成工程资料不完整，部分甚至重要部分缺失。例如某些工程出于赶进度的需要，在现场验收时没有举行签字仪式，由于不符合国家规定，竣工验收资料就少了最重要的一个环节。
2.1.2 工程资料不规范
许多工程都存在着工程资料管理不严谨的问题。例如工程文件要求按工程组卷，但有些工程以文字代图，这种做法是不规范的。再如工程验收资料格式不统一，内容冲突。还有原始资料书写不规范，潦草以致难以辨认，错别字多产生歧义，修改后无印章确认。
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2.1.3 工程资料延误移交
工程资料若不能按规定及时移交，就可能造成资料遗失，给工程资料管理带来损失。
2.1.4 工程资料管理手段落后
没有有效利用计算机和网络技术管理工程资料，造成查阅检索不便，直接从原始资料中翻找，不仅消耗大量资源，也影响工程资料管理成效。
2.2 工程资料管理问题原因
2.2.1 工程资料管理意识不强
当单位领导不重视，又缺少必要的宣传教育时，就会存在工程资料管理疏忽现象，导致工程资料不齐全、不规范事情发生。
2.2.2 工程资料管理机制不健全
如工程资料管理制度不完善，缺少约束力；工程资料相关人员责任未落实，难以有效配合工程资料管理。
2.2.3 工程资料管理人员素质低
一些单位未安排专职资料员，而兼职人员既未接受岗前培训，也从未有过工程资料管理教育经历，因此工作主动性差，专业素养不足。
3 加强工程资料管理的对策和建议
3.1 健全工程资料管理制度，落实相关人员管理责任
工程建设初期就要“建章立制”——建立工程资料管理制度，明确工程资料编制的细则、具体要求以及相关人员应承担的责任，以此规范工程资料管理和约束相关人员的行为。在工程资料管理制度中应明确以下几点：（1）根据工程性质，明确工程资料由经办人负责收集、整理、归档而由资料员集中保管的要求。（2）工程资料移交时，资料员必须检查资料的原始性、完整性、准确性，否则可以拒绝签收。（3）明确工程资料的借阅要求，包括登记、签收、销借手续以及借阅期限规定，借阅的资料不得有转借、涂改、拆卷、抽页行为，否则予以行政和个人利益处罚。
3.2 通过培训提高相关人员的工程资料管理能力
工程资料管理培训分为两种：一是资料员的培训，以提高他们工程资料管理的专业素质；二是对工程技术和行政管理人员进行培训，使他们在日常工作中按照工程资料管理相关规定和要求配合资料员的工作。对资料员的岗前培训，不仅要掌握一般的业务知识（例如需要通过哪个环节收集什么样的资料），更重要的是要让他们知道自己的职责，明白等、靠、要是得不到完整工程资料的，必须“主动出击”——勤收集、勤督促、勤检查，通过自己的主动换来工程资料的及时归档。对于工程技术和行政管理人员的培训，重点是提高他们对工程资料重要性的认识、不注重工程资料管理的危害以及可能要承担的责任。
3.3 规范工程资料管理方法
一是做好工程资料的收集工作，确保从资料形成到收集形成有序的链条，避免有保存价值的资料缺失，在这个期间资料员要勤于抽查和提醒。二是资料员要主动与业务部门进行沟通和协调，了解资料管理过程中存在问题和困难，相互配合做好工程资料的收集、立卷、归档和保管，以便工程资料管理井然有序——存放得法，查阅便捷。三是资料员要及早介入，在开始有工程资料形成时就参与资料管理，并按照资料产生的顺序登记入册，这样就能及时发现原件不齐全、资料不完整、资料不统一等问题，也就是从源头上遏制工程资料不齐全、不规范等问题出现。
3.4 提高工程资料管理的信息化水平
计算机和网络技术的普及，为提高工程资料管理的信息化水平创造了良好的条件，应充分利用工程资料管理信息系统管好工程资料，即通过计算机输入工程资料信息（基本信息和关键性内容），再利用信息检索功能提供借阅服务。
4 结语
工程资料是工程建设过程中形成的除实物产品以外的最有价值的知识“产品”，但是管理工程资料不是依靠几个人就能完成的，需要引起所有相关人员的关注，因此必须提高对工程资料管理重要性的认识，并形成良好的工程资料管理氛围，使工程资料管理迈入良性发展的道路。
参考文献：
[1]蒲艳丽.建筑企业工程资料规范管理的对策[J].石河子科技，2014（2）：51-52.
[2]王建波.试论工程资料在施工管理中的重要性[J].大陆桥视野，2013（8）：58，60.
[3]陈伟惠.浅析加强工程竣工验收资料管理重要性[J].卷宗，2013（12）：307-308.
作者简介：
钟青江，女（1977.1—），广东韶关市人，建筑工程管理助理工程师，目前主要从事工程管理工作。
论文作者:钟青江
论文发表刊物:《基层建设》2015年17期供稿
论文发表时间:2015/12/9
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