摘要：伴随着信息技术和电子政务的推进，国内的电子文件档案管理技术得到了很大的发展，并且不断吸收国外的先进经验，有效的促进了我国档案管理工作的发展。本文主要分析了电子文件档案的优点，探讨了当前形势下电子文件档案管理存在的普遍问题，最后就这些问题提出了应对之策。
关键词：电子；文件档案；管理；储存
1电子档案的优点
电子文件档案因为具有众多优点，已经逐步取代了以纸质为介质的文件，成为档案管理的时代趋势。
1.节省存储空间
电子档案信息的存储介质主要有磁盘、磁带、光盘，尤其是光盘，由于信息存储的高密度性，使档案信息存储量极为丰富，随着科学技术的发展，电子档案存储介质的密度还将继续加大，信息存储量更为丰富，这将大大节约了档案的存储空间与场地。
1.2操作便捷快速
与传统档案管理工作相比，电子文件档案的储存更加的灵活。它避免了因补漏增缺而进行的拆卷重新归档过程，通过磁盘、光盘、云储存等方式来对电子文件进行传输、复制与交互，其过程不使电子文件档案发生任何改变，使档案的归档工作更加便捷。
1.3有效提升了质量
与传统档案管理工作相比，电子文件档案管理有了质的飞越。它避免了因人工疏漏而造成的错误，通过计算机系统对文件信息进行保存，归档处理，更加的准确。它能够进行二次开发与利用，实现了数据的查询、分析和挖掘。
2电子文件档案管理面临的主要问题
在很多办公自动化系统设计时没有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与意见，使得电子文件从生成到归档存在着不少问题。要对电子文件档案进行科学管理，必须分析其面临的一些主要问题。
2.1原始性易受到破坏
纸张是传统的文件档案的载体，也是文件的原始档案。我们可以根据文件纸张的材质、大小和书写的字体、字迹、折痕等方面对其进行判断，最终得出文件是否真实的信息。而电子文件是虚拟的数据化文档，其呈现的方式与效果并没有一个实质的物体来进行考量。这就容易导致操作的失误以及一些人恶意进行删除、复制和篡改，最终我们无法分辨其真实性与准确性。随着信息量的不断加大，电子文件档案将会愈加庞大，再加上一些硬软件系统出现的问题，更加难以保障电子文件档案的可靠性。
2.2很难长期保存
如上所述，很多电子文件在保管、使用、传输的时候都需要依靠载体，会受到计算机硬件系统、软件系统等各方面因素的影响，同时也受到其数字化环境的制约。作为存储的载体，其内在具有不稳定性，对环境的要求会比较高，一旦遇到了一些恶劣的自然环境、病毒黑客的进攻、硬盘损害、电压不够等各个元婴，很可能就造成载体的崩溃，所负载的电子文件也会随之消灭，重要信息会丢失。因此，电子文件在保管的时间上很短，很难达到长久性。
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2.3信息安全性不强
电子档案存放位置的不固定性、载体的可转换性、信息接受对象的开放性以及文件内容的可分解性，造成电子档案与载体的可分离，使电子档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。互联网的开放性，使电脑病毒和蓄意破坏的电脑“黑客”对档案存放载体形成威胁，载体一旦被电脑病毒感染或被“黑客”闯入，就可能造成信息数据无法读取或载体内所存信息的丢失，甚至造成整个信息系统瘫痪。
3电子文件档案管理对策分析
面对大量的电子文件，档案工作者要解决电子文件档案管理过程中存在的问题，应采取以下主要措施。
3.1建立统一的电子文件档案归档基本结构标准
随着信息技术的不断发展，每年将产生数以万计的电子文件档案。作为档案管理部门接收电子档案时首先应对电子档案信息内容的原始性和真实性进行科学的鉴定。目前，挪威等国的4NOARK文件登记簿标准”是对电子文件管理在ICA的档案著录规则基础上制定的规范。因此我国应结合中国的实际情况制定科学、合理的电子文件档案基本结构标准，从电子文件档案形成、收集、整理、归档、利用、统计等全过程保证电子文件档案信息的原始性和真实性。
3.2确保电子档案的原始性和真实性
加强立法，并在已有相关立法的基础上，如《档案法》中，进一步明确电子文件的法律地位，制定与《档案法》相配套的切实可行的电子文件管理法规及实施细则，保证电子文件的原始性、关联性、真实性、完整性、凭证性作用，从而保证电子文件的法律效力。制定科学、合理及符合我国实际情况的统一的归档电子文件及电子档案的基本结构标准，解决电子文档因存档方式不同而出现的转交困难问题。
3.3依靠科技和管理解决电子档案的安全问题
第一，注意电子档案的物理防护。主要是防磁、控制环境的温湿度和防机械损伤。第二，建立有效的防灾系统。最根本的措施是建立电子档案的备份系统，理想的备份系统应该尽量满足全方位、多层次的要求。应依靠硬件备份防止物理性故障，在此基础上用软件方式和人工结合的方式对付因软件或误操作造成的数据的逻辑性损坏，从而构成对电子档案的多级防护。第三，访问权限控制。这是网络环境下电子文档信息安全防范和保护的主要措施和手段，它的主要任务是保证电子文档在内的网络资源不被非法访问和非法使用，主要采取入网访问控制、权限控制、防火墙控制。第四，信息加密。其目的是保护网内的数据、文件、口令和控制信息传输，确保不宜公开的电子文档的非公开性。第五，数字签名。这是用来确保电子文档的真实性而进行身份验证，其内容是否被篡改或是否被伪造。第六，防写措施。将电子文档设置为“只读”状态，只能阅读，不能修改和复制。第七，建立有效的管理制度。采用法定程序，对电子文件的生命周期进行全过程的管理，要求管理人员认真登记日志，人员变动时做好交接记录。在软件管理上，要做到软件统一制作和配发，及时备份归档，软件资料保密，数据、参数、密码保密等。
3.4加强对电子文件的全程控制
从电子文件的形成、运行到归档管理，应当责成主管部门或负责人统一协调。在电子文件的形成、积累、归档、保管过程中，及时登记设备环境、相关数据等，以保证电子文件归档的质量。在这个过程中必须注意生成电子文件的专用软件必须与电子文件一同归档；对已归档的电子文件应有严格的制度和有效的技术措施确保其信息的原始性、真实性和完整性；作为归档长期保管的电子文件应与相同内容的纸质文件或硬拷贝一同归档；定期把符合归档条件的电子文件信息联机传送，在计算机网络上集中，并按档案管理要求的格式存储到长期保存的脱机载体上；具有保密要求的电子文件，上网时必须符合国家或主管部门的规定，要有必要的安全保密措施，以确保电子文件的安全
3.5更新观念，提高管理人员的素质
面对电子文件对档案管理带来的“冲击”，档案工作者当务之急是更新传统的管理观念，转变长期以来以纸质档案管理利用为基础的传统思维模式，建立以电子档案为基础的新型思维模式，树立档案现代化的管理意识，进行科学的管理。同时，现代化信息技术的应用，新型档案载体随之产生，这必然引起传统的档案管理模式、工作重心、服务手段等方面的变化，对档案专业人员的素质提出了更高的要求，除了具有较高的政治素质外，同时对他们的文化素质和专业素质提出了相应要求，档案工作人员除了要具有扎实的有关档案学方面的知识外，还要具有计算机知识和外语知识，还应该了解计算机信息管理和开发利用知识，并要熟悉掌握计算机在档案管理中的应用，以适应新时期档案工作的需要。
4结语
总之，随着电子文件档案的日益普及，档案管理工作也迎来了新的挑战，同时这也是一个机遇，将促进档案管理工作进一步发展。
参考文献：
[1]朱汇川.论元数据在电子档案管理中的应用[J].安徽科技.2008．
[2]范巧丽.浅议高校电子档案的管理与保护[J].浙江档案.2007.
论文作者:甘洋
论文发表刊物:《基层建设》2016年19期
论文发表时间:2016/11/23
标签：文件论文; 电子论文; 档案论文; 档案管理论文; 信息论文; 载体论文; 数据论文; 《基层建设》2016年19期论文;