基于6S 理论的档案信息资源开发模式研究
吴 玥
摘 要 6S 管理理论是企业界大力推行的现代企业管理的有效方法。将6S 理论引入档案信息资源开发的过程中具有十分重要的意义。本文通过介绍6S 理论和档案信息资源开发，依据两者目的和内容的高度重合性得出6S 理论应用于档案信息资源开发的可行性,并建构基于6S 理论的档案信息资源开发模型，以便档案信息资源更好地开发。
关键词 6S 理论 档案 档案信息资源 开发模式
6S 理论是日本为更好地指导企业运营和发展而创设的管理理论，该理论给企业带来的成效是十分明显的。如今，各个领域如医学、教育学、地理学、人文社会科学等都相继将6S 理论引用到自身的领域，做到了很好的结合。档案信息资源开发作为当下档案事业发展的一项重要工作，亦应借鉴6S 理论，将6S 理论和档案资源开发相结合，指导档案信息资源开发工作更好地开展。
一、概念阐述：6S 理论和档案信息资源开发的理论耦合
1.6S 理论的理论内涵。6S 理论是现代企业管理的一种有效方法，包括整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）、安全（SAFETY）六个项目，因为六个项目都是以“S”开头，所以称之为6S 理论。整理（SEIRI）是指将企业中的所有物品分为有用物品和无用物品，将有用物品进行合理的保存，无用物品销毁或转出。整顿（SEITON）是指将物品按照规定，系统性地放在固定位置，并贴上标签，以便查找。清扫（SEISO）是指对于物品和物品放置地进行清理打扫，保证存放的物品和物品放置地干净。清洁（SEIKETSU）是将整理、整顿和清扫进行到底，并且制定相关的制度，维护好企业的整体环境。素养（SHITSUKE）是指企业的每一位成员在平时要保持一个积极的态度，要有良好的习惯和按照企业的相关规则做事。安全（SAFETY）是指企业成员要有极强的安全意识，致力于维持一个安全的保管环境。
2.6S 理论于档案信息资源开发的可行性分析。目前，我国档案信息资源建设与开发已经从单一发展模式转变为全方位的系统开发模式。但还存在着一些问题。第一，档案信息资源数字化整合力度不够。Web2.0时代要求各行业都要参与到网上建设中去，档案信息资源开发虽然已经融入这个潮流，但网络上的档案资源缺乏系统性、条理性，各地方馆藏资源数字化程度不一，和档案信息资源开发的目的相差甚远。第二，档案信息资源开发的上层建筑尚待完善。具体来说，有当前档案馆工作人员服务意识不强、支撑档案信息资源开发的制度不完善、管理与服务模式单一等问题。
针对档案信息资源开发出现的问题，档案工作者用日本企业管理中的6S 理论来看待和解决这些问题是十分必要的，且有可行性。
一是管理目的高度一致。从整体来看二者都是为了提高工作效率，从而达到更好的管理水平。6S 理论的目的是通过整理和维护商品的有序化、提高工作人员的综合素质和营造一个良好的运营环境，从而提高企业工作的整体效率和管理水平。档案信息资源开发，主要是针对具有较高价值的档案信息进行深入挖掘与开发，从而更好地实现档案信息资源管理和信息服务。两者从实施的内容看，实施每一项工作的目的也有高度的耦合性。6S 是最佳推销员、节约家，对安全有保障、标准化的推动者，是形成令人满意的职场和员工自我发展的培养者。与其相比，档案信息资源开发是最佳保管员、节约家，对安全有保障、标准化的推动者，形成令人满意的查阅环境和员工自我发展的培养者。
二是管理内容高度重合。当前，档案信息资源开发已经逐渐迈向了一个新阶段，开发的主体一是以网络为主的档案信息资源开发；二是网络外的档案信息资源开发。无论档案信息资源开发是在线上还是线下，都是通过对信息资源的深度挖掘，使档案信息资源更好地被利用者使用。从内容上看，6S 管理理论的每个部分在档案信息资源开发的环节中都能找到相对应的点，如表1 所示。
表1 6S 理论对应的档案信息资源开发内容
二、开发环节：6S 理论与档案信息资源开发的物质基础
6S 理论应用于档案信息资源开发可分为前后两个环节：分别是开发环节和维护环节，每一环节对应6S理论中的三个“S”。在开发环节，即物质基础维度，对应素养（SHITSUKE）、整理（SEIRI）和整顿（SEITON）三个“S”，即信息资源开发的主体、对象和方式。在维护环节，即后续运行维度，对应清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）和安全（SAFETY）三个“S”，即信息资源开发的呈现、维护和安保三个方面。具体如下图1 所示。
图1 档案信息资源开发6S 管理流程图
2.“整顿（Seiton）”：档案信息资源开发的存储逻辑。经过“整理”后，被保留的档案信息资源都是具有开发价值的。为了方便对于这些信息的查找，需要对这些鉴定后的档案信息资源进行“整顿”，即对于档案信息资源进行标引、分类和存储。档案信息资源的“整顿”分为线上和线下。线下的工作需要将档案信息资源按照本单位的管理制度进行流水排架（按进馆时间）和分类排架（年度、主题和形成单位）。排架整理后，对于馆藏的档案信息资源进行详细的著录和标引。要定期定时检查馆藏的档案信息资源，确保馆藏档案信息资源的完整性。同时，在档案信息资源平日的保管中，应该注意纸质档案的老化、材料污损问题，光盘、磁带和照片这些特殊载体的维护,做到“以防为主，防治结合”。线上的工作就是通过档案网站实现档案信息资源的开放，设置清晰的网站服务项目，将馆藏的档案信息资源分类，上传到对应的服务模块中，保证信息的准确、真实和有序，并且定期检查网站信息和及时更新网站信息。
1.“整理（Seiri）”：档案信息资源开发的素材鉴定。档案信息资源价值的鉴定是档案信息资源开发的首要环节。随着互联网的普及和Web2.0 时代的到来，信息已经成为人们生活中不可缺少的一部分，伴随而来的就是大量的档案信息资源堆积。鱼龙混杂的档案信息资源给档案的利用工作带来了较多的麻烦，这就需要人们对档案信息进行价值鉴定。档案信息资源价值的鉴定对于档案工作和社会来说都是十分有意义的。第一，有利于档案信息资源的利用。鉴定后的档案信息便于档案利用者能够快速查找，减少了查找时间，有效避免了“沙里淘金”的现象。第二，有利于档案信息资源的保管。档案信息资源的鉴定要贯穿于档案收集、整理和立卷、保管等环节，有效的鉴定利于保管。第三，有利于应对突然事故。在灾害来临的时候，鉴定后的档案信息资源有利于让保管者判断哪些档案的价值高，这样能够最大限度地减少损失。
1.“清扫（Seiso）”：档案信息开发资源的呈现形式。干净的档案信息资源开发环境能为工作者提供一个舒适环境，能够提高档案工作者工作效率，营造良好工作氛围。档案信息资源开发“整理”和“整顿”之后，“清扫”工作就显得尤为重要。档案信息资源长年在档案库房保存，档案工作者需要对环境和档案信息资源进行“清扫”。“清扫”主要是指保证档案信息资源开发环境的干净和档案信息资源的清洁。首先，档案工作人员应当定期对文字档案资源、图像档案资源和声像档案资源等进行维护，用专业的清洁工具对其擦拭，保证档案信息资源的干净和整洁。其次，要维护一个干净的档案资源开发环境。对于保管档案的设施和地面要定期擦拭和清扫，保持无灰尘，控制好库房的温湿度，做好防潮工作，放置杀害档案害虫的药品，避免虫害对于档案信息资源的影响。同时要维护档案信息资源开发网站的干净，删除垃圾信息和避免病毒对于网站的攻击。档案馆应该形成相应的“清扫”制度，来指导工作的实施。
最近几年来，离开家乡外出觅食中，目前暂居于浙江温州。我觉得最理想的生活方式莫过于本人的签名：劈柴喂马，撩拨山水。一个是生活，一个是梦想，我将为此而努力。
三、维护环节：6S 理论与档案信息资源开发的后续运行
3.“素养（Shitsuke）”：档案信息资源开发的人才梯队。“素养”是6S 理论中重要的一部分，因为每一个环节都有人的参与，所以在档案信息资源开发过程中人员的“素养”问题不容忽视，这就要求档案资源开发工作人员具备较高的综合素质。第一，档案信息资源开发人员应该遵守本单位的制度，培养良好的工作作风，正确看待自身的工作。第二，领导应该重视本单位的档案信息资源开发，加大对档案信息资源开发的投入，通过举办讲座、培训和专业考试提高工作人员的专业知识结构。第三，应该引入计算机及其相关专业人才，积极实现档案信息资源深度挖掘和开发，通过提升工作人员“素养”，建设优质的档案信息资源开发人才梯队。
例2，“新北仑”长263米、吃水11米、船速12节，有一对遇船“新成功18”TCPA为8分钟，前方一同向船“金桥16”TCPA为7分钟，这时不应追越，应减速等对遇后再追越，它船慢车配合除外。
2.“清洁（Seiketsu）”：档案信息开发资源的维护体系。档案信息资源开发的“清洁”工作，是对“整理”“整顿”和“清扫”的进一步落实和固化，形成相应管理制度进行维护和落实，体现了标准化和制度化，使档案资源开发环境达到一个理想的状态。一是要建立档案信息资源开发的法律、法规和相关政策。二是建立档案信息资源开发的制度。目前，已存在的如档案开放鉴定制度和档案密级鉴定制度对于档案信息资源开发都有一定的指导意义，但是也存在很大的问题。因此，建立档案信息资源开发制度刻不容缓。三是在档案馆建立临时的开发小组。由于档案信息资源开发涉及的科室较多，在档案信息资源开发中每个科室各自为政，不利于档案信息资源开发工作的进行，因此，应该从各个科室选调工作人员，形成临时小组，并选出临时小组负责人，这对于档案信息资源开发工作是十分必要的。四是完善档案信息资源开发的评价体系。当前，档案馆致力的考核体系，档案信息资源开发所占较少，档案馆应该将档案信息资源开发后的利用效益和社会效益纳入到档案馆的评价体系中，指导档案信息资源更好地开发和利用。五是建立开发人员奖励机制。综合档案信息资源开发人员工作的“量”和“质”，给予开发人员相应的精神奖励和物质奖励，从而更好地提高开发效率。
3.“安全（Security）”：档案信息开发资源的安全保障。“安全”工作是档案信息资源开发流程中覆盖最多的工作。在整个档案信息资源开发中，都要保证一个“安全”的环境。维持“安全”的开发环境，可以保护档案信息资源的完整性，可以避免网络黑客对于档案信息资源的攻击而造成的信息丢失。落实档案信息资源开发的安全工作，应该从以下几点做起。第一，档案信息资源开发人员要树立安全意识，要避免因为错误放置档案、不合理使用档案保管设备而造成的档案损坏和丢失。第二，要加强档案信息资源安全防护工作。应该定期对于档案信息资源进行安全排查，要做到防火、防盗、防虫、防鼠、防潮，控制库房的温湿度。第三，建立安全的防火墙。档案信息资源开发的网站建设后，很容易遭到病毒和黑客的攻击，档案信息资源作为十分重要的信息应该时刻提防危险的入侵，档案信息资源开发人员应该建立防火墙，为网站的档案信息资源提供一个安全的保障。
支气管结核治疗不及时或治疗不当会引起气管支气管狭窄，导致严重临床后果［9］。对于局部介入治疗效果差，临床症状明显的病例，应及早行外科手术切除治疗。由于病变部位特殊，手术创伤大，风险高。术前充分检查，积极对症治疗，给予心理疏导;术后加强体位和呼吸道护理，注重营养支持，及时发现、处理并发症是手术取得成功的重要保障。
式中，ni，（i=1，2，…，10）为间接影响因素对 f的影响程度，ni≤1；ti（i=1，2，…，10）为间接影响因素对f的影响程度权重系数，其中Σti=1。
参考文献
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Research on the Development Model of Archives Information Resources Based on 6S Theory
Wu Yue
Abstract The 6S management theory is an effective method for modern business management vigorously promoted by the business community. It is of great significance to introduce 6S theory into the process of archival information resources development. This paper introduces the 6S theory and the development of archives information resources, and based on the high-degree overlap of the purposes and contents between the two, determines the feasibility of applying 6S theory to the development of archives information resources. It also constructs an archives information resources development model based on 6S theory, so that the archives information resources can be better developed.
Keyword 6S theory; archives; archives information resource; development model
中图分类号 G273.5
文献标识码 A
收稿日期 2019-04-11
DOI： 10.16565/j.cnki.1006-7744.2019.12.14
★作者简介： 吴玥，黑龙江大学信息管理学院硕士研究生，研究方向为档案学理论与实践。
标签：6S理论论文; 档案论文; 档案信息资源论文; 开发模式论文; 黑龙江大学信息管理学院论文;